בחירת האופן שבו ההודעות יימסרו על סמך תוכן ההודעה

אדמינים יכולים ליצור כללים שקובעים איך Gmail יטפל בהודעות שמכילות מילים מסוימות שאתם מציינים. אפשר להחיל את הכללים האלה על הודעות נכנסות, על הודעות יוצאות או על שניהם. הכללים יכולים להנחות את Gmail לדחות הודעות, להעביר אותן להסגר או לשנות אותן לפני שהן מועברות. לדוגמה, אפשר ליצור כלל שדוחה הודעות יוצאות שכוללות מידע רגיש, שמסומן במילה 'סודי'. או אולי תרצו להכניס להסגר הודעות נכנסות שמכילות מילים בעייתיות שציינתם בכלל.

אפשר להשתמש בהגדרה תוכן מעורר התנגדות על ידי יצירת רשימת מילים, ואז לציין את הפעולות שיש לבצע בהודעות עם מילים תואמות.

לפני שמתחילים

איך פועלת התאמה לתוכן

כשיוצרים כלל של תוכן פסול, חשוב לזכור:

  • התאמת התוכן מתבצעת רק למילים בודדות. אין תמיכה בהתאמת תוכן למחרוזות. כלל יכול לכלול יותר ממילה אחת להתאמת תוכן.
  • המילים לא תלויות באותיות רישיות (case-sensitive). לדוגמה, אם מוסיפים את המילה BAD לרשימת המילים המותאמת אישית, המערכת תתייחס לכל ההודעות עם המילים הבאות כהתאמה: BAD,‏ bad ו-Bad.
  • כשמחילים את הכלל על הודעות, יש תמיכה רק במילים שלמות. לדוגמה, אם מוסיפים את המילה bad לרשימת המילים המותאמת אישית, הודעה עם המילה badminton לא תיחשב כהתאמה.
  • התאמת המילים מתבצעת בנושא ההודעה, בגוף שלה ובכל קובץ טקסט שמצורף אליה.
  • אין תמיכה בשימוש במילה בתוך סוגריים מרובעים, לדוגמה [BAD]. לכלל לא תהיה השפעה, גם אם הטקסט בכלל, כולל הסוגריים, תואם לתוכן בהודעות. אם אתם צריכים שכלל יופעל על טקסט שמוקף בסוגריים מרובעים, צריך ליצור כלל סינון לפי עמידה במדיניות שיפעל על הביטוי הרגולרי (?i)\[(BAD)\].

אימייל דינמי

אם הארגון שלכם משתמש בכללים לסינון תוכן פסול עם אימייל דינמי, כדאי ללמוד איך כללי העמידה במדיניות חלים על הודעות דינמיות.

איך ההגדרות מוחלות

הכללים יחולו על כל המשתמשים ביחידה ארגונית, אלא אם תשנו את האפשרויות. אתם יכולים להשבית ביחידת צאצא ארגונית כל כלל שהיא יורשת מהיחידה הארגונית ברמה העליונה. אפשר גם להוסיף מספר כללים לכל יחידה ארגונית.

אם מגדירים מספר כללים, ההתנהגות של ההודעות נקבעת לפי התנאים שהגדרתם והכלל שמקבל עדיפות. אפשר לקרוא פרטים נוספים במאמר איך בחירה של מספר הגדרות משפיעה על התנהגות ההודעות.

הגדרת כלל של תוכן פסול

טיפ: מומלץ לבדוק את הכללים החדשים כדי לוודא שהם פועלים בהתאם לצרכי הארגון. מידע נוסף זמין במאמר בנושא השיטות המומלצות לבדיקת כללים מהירה יותר.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציותand thenGoogle Workspaceand thenGmailואזתאימות.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

  2. גוללים להגדרה תוכן מעורר התנגדות בקטע 'תאימות', מעבירים את העכבר מעל ההגדרה ולוחצים על הגדרה או על הוספת כלל.
  3. בתיבה של הוספת הגדרה, מבצעים את השלבים הבאים:
    אפשרויות הגדרה מה לעשות?
    נדרש: מזינים שם או תיאור לכלל החדש. אם השדה הזה ריק, אי אפשר לשמור את הכלל החדש.
    הודעות האימייל שיושפעו מההגדרה

    בוחרים את ההודעות שעליהן רוצים להחיל את הכלל:

    • נכנסות: הודעות נכנסות משולחים מחוץ לארגון.
    • דואר יוצא – הודעות יוצאות שנשלחו על ידי אנשים בארגון שלכם.
    • פנימיות – שליחה: הודעות יוצאות משולחים פנימיים. הודעות משולחים פנימיים כוללות את הדומיין או תת-הדומיין של הארגון בשדה מאת.
    • פנימיות – קבלה: הודעות נכנסות משולחים פנימיים. הודעות משולחים פנימיים כוללות את הדומיין או תת-הדומיין של הארגון בשדה מאת.

    דומיין נחשב לפנימי אם הוא דומיין מאומת ב-Workspace, או תת-דומיין או דומיין ראשי של דומיין מאומת ב-Workspace.
    הוספת מילים שברצונך לחפש בכל הודעה
    1. מסמנים את התיבה התאמה אישית של מילים מעוררות התנגדות.
    2. בקטע הזנת מילים, מזינים מילים שמפעילות את הכלל, בהתאם להנחיות הבאות:
      • מפרידים בין מילים בודדות באמצעות פסיקים.
      • אין תמיכה במחרוזות.
      • כדי להפעיל את הכלל, לפחות אחת מהמילים שמזינים כאן צריכה להופיע בגוף ההודעה, בנושא או בקבצים המצורפים.

    איך מתבצעת התאמת תוכן
    אם הביטויים שלמעלה תואמים, יש לבצע את הפעולות הבאות

    בוחרים את האפשרות לטיפול בהודעות שמפעילות את הכלל:

    • דחיית ההודעה – ההודעה נדחית לפני שהיא מגיעה לנמען. אם ההודעות תואמות, לא יחולו כללי ניתוב או כללי תאימות אחרים. מערכת Gmail מוסיפה אוטומטית קוד דחייה של SMTP, כמו 550‎ 5.7.1. זו דרישה של תקן SMTP (דואר אלקטרוני), ואי אפשר למחוק את הקוד. אפשר גם להזין הודעה חוזרת מותאמת אישית בקטע התאמה אישית של הודעת הדחייה כדי שהשולחים ידעו למה ההודעה שלהם נדחתה.
    • העברת ההודעה להסגר – ההודעה נשלחת להסגר של אדמין, שם אפשר לבדוק אותה לפני שמעבירים או דוחים אותה. האפשרות הזו זמינה רק בחשבון מסוג 'משתמשים'. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא סוגי חשבונות שיושפעו. כדי ליידע את השולחים שההודעות שלהם הועברו להסגר, מסמנים את התיבה התראה לשולח כשהודעת האימייל שלו מועברת להסגר (דואר יוצא בלבד).
    • שינוי ההודעה – הוספת כותרות, הסרת קבצים מצורפים, שינוי של כתובת הנמען בשרת הדואר, הוספת נמענים ושינוי הנתיב לפני מסירת ההודעה.
    שינוי האפשרויות של ההודעה

    אם בחרתם באפשרות שינוי ההודעה למעלה, צריך לבחור אפשרויות כדי לציין איך לשנות את ההודעות התואמות לפני שהן נמסרות:

    הוספת כותרת X-Gm-Original-To

    אם הנמען השתנה מתווספת כותרת, כדי שהשרת המקבל יידע מהי כתובת הנמען המקורית בשרת הדואר. דוגמה לפורמט של תג כותרת היא X-Gm-Original-To: user@solarmora.com.

    הוספת הכותרות X-Gm-Spam ו-X-GM-Phishy

    הוספת כותרות שמציינות הודעות ספאם וסטטוס פישינג. האדמינים של שרתים מקבלים משתמשים במידע הזה כדי להגדיר כללים מיוחדים לניהול ספאם והודעות פישינג. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הוספת הגדרה של כותרות ספאם לכל כללי הניתוב שמוגדרים כברירת מחדל.

    הוספת כותרות מותאמות אישית

    הוספת כותרות מותאמות אישית להודעות שמושפעות מההגדרה הזו. לדוגמה, אפשר להוסיף כותרת שתואמת לתיאור שהזנתם בהגדרה. כותרות בהתאמה אישית יכולות לעזור לכם לפתור בעיות בהגדרות הניתוב ובשליחת ההודעות.

    הוספת נושא מותאם אישית בהתחלה

    הוספה של טקסט מותאם אישית בתחילת שורת הנושא של הודעות ספציפיות. לדוגמה, אפשר להזין סודי בהודעות רגישות. אם ההגדרה הזו תחול על הודעה שהנושא שלה הוא דוח חודשי, שורת הנושא תתעדכן ל: [סודי] דוח חודשי.

    שינוי הנתיב והאפשרות 'בנוסף, ניתוב מחדש של ספאם'

    • שינוי הנתיב – שינוי יעד ההודעות מהשרת של Gmail שמוגדר כברירת מחדל, לשרת אימייל אחר. לפני שמשנים את הנתיב, מוסיפים את השרת באמצעות ביצוע השלבים שמפורטים במאמר הוספת שרתי דואר לניתוב אימיילים ב-Gmail.

    • בנוסף, ניתוב מחדש של ספאם – האפשרות הזו זמינה כשבוחרים באפשרות שינוי הנתיב. ספאם בוטה מוסר בזמן המסירה. האפשרות בנוסף, ניתוב מחדש של ספאם מנתבת כל אימייל נוסף שמסומן כספאם. כדי לנתב הודעות רגילות אבל לא ספאם, לא מסמנים את התיבה. הגדרות האימייל במסוף Admin (לדוגמה, רשימה של שולחים מורשים מראש) מבטלות את הגדרות הספאם.

    • ביטול הודעות חוזרות מהנמען הזה – הודעות חוזרות לא מנותבות מחדש למסלול האימייל שהוגדר. לדוגמה, יכול להיות שתרצו שהודעות חוזרות לא ינותבו מחדש למערכת אוטומטית. אם רוצים שמערכת הדואר המקבלת תקבל הודעות חוזרות, למשל כדי שהשולחים ידעו שההודעה שלהם לא נמסרה, לא מסמנים את התיבה הזו.

    שינוי של כתובת הנמען בשרת הדואר

    ההודעה עוקפת את תיבת הדואר של הנמען המקורי ועוברת לנמען החדש. אפשר לשנות את כתובת הנמען בשרת הדואר באחת מהדרכים הבאות:

    • החלפת כתובת האימייל המלאה של הנמען – אחרי שמחליפים את הנמען, מזינים את כתובת האימייל המלאה, כמו user@solarmora.com.
    • החלפת שם המשתמש – כדי לשנות רק את שם המשתמש בכתובת האימייל של הנמען בלי לשנות את הדומיין, לפני ‎@existing-domain מזינים את שם המשתמש, כמו user.
    • החלפת דומיין – כדי לשנות רק את שם הדומיין בכתובת האימייל של הנמען בלי לשנות את שם המשתמש, אחרי הכיתוב existing-username@‎ מזינים את הדומיין, כמו solarmora.com.

    חיפוש MX בדומיין של הנמען החדש קובע את שרת היעד. לחלופין, אם משתמשים בפקד שינוי המסלול, השרת שמוגדר כיעד נקבע לפי המסלול שצוין. כדי להוסיף נמענים נוספים לשדה 'עותק מוסתר', משתמשים באפשרות הוספת נמענים נוספים, שמתוארת בהמשך הדף.

    עקיפת מסנן הספאם עבור ההודעה הזו

    שליחת הודעות נכנסות לנמענים, גם אם מסנן הספאם מזהה אותן כספאם. האפשרות הזו חלה רק על הודעות נכנסות. אי אפשר לעקוף את מסנני הספאם להודעות יוצאות. הערה: האפשרות הזו לא זמינה לסוג החשבון 'קבוצות'. פרטים נוספים זמינים במאמר סוגי החשבונות שיושפעו.

    הסרת קבצים מצורפים מההודעה

    כדי להסיר קבצים מצורפים מההודעות, בוחרים באפשרות הזו. אפשר גם להוסיף טקסט כדי להודיע לנמענים שהקבצים המצורפים הוסרו.

    הוספת עוד נמענים

    1. כדי להגדיר מסירה כפולה או מסירה לכמה נמענים, מסמנים את התיבה הוספת נמעניםואזלוחצים על סמל ההוספה .
    2. כדי להוסיף כתובות אימייל ספציפיות, בוחרים באפשרות בסיסי מהרשימהואזלוחצים על שמירה.
    3. (אופציונלי) כדי להוסיף עוד כתובות, לוחצים על סמל ההוספה .
    4. (אופציונלי) כדי לבחור אפשרויות מתקדמות למשלוח המשני, בוחרים באפשרות מתקדם מהרשימה.

      אתם יכולים לשנות את הנמען של המעטפה, להוסיף כותרות, להוסיף נושא בהתאמה אישית ולהסיר קבצים מצורפים למסירות משניות. הערה: האפשרות המתקדמת לא להעביר ספאם לנמען הזה לא נתמכת בסוג החשבון 'קבוצות'.

    כשמוסיפים נמענים, חשוב לזכור:

    • המגבלה היא 100 נמענים נוספים לכל כלל.
    • ההגדרות של המשלוח הראשי חלות גם על המשלוחים המשניים.
    • במשלוחים משניים, התיבות לא לשלוח ספאם לנמען הזה וביטול הודעות חוזרות מהנמען הזה מסומנות כברירת מחדל.
    • אם מוסיפים נמענים נוספים, נוצרת הודעה לכל נמען שנוסף. ההגדרות המתקדמות של Gmail חלות על כל הודעה.

    הצפנה (דואר יוצא בלבד)

    כברירת מחדל, מערכת Gmail מנסה להעביר הודעות באמצעות Transport Layer Security ‏ (TLS). אם אי אפשר להשתמש בהעברה מאובטחת, ההודעה תועבר דרך חיבור לא מאובטח. בוחרים אפשרויות הצפנה להודעות שיושפעו מההגדרה:

    • דרישה להעברה מאובטחת (TLS) – כל ההודעות שעומדות בתנאים בהגדרה יישלחו בחיבור מאובטח. אם אי אפשר להשתמש ב-TLS בצד השולח או המקבל, ההודעה לא תישלח.
    • הצפנה של הודעות שלא הוצפנו – ההודעות מוצפנות באמצעות S/MIME. אם יש לכם חשבון Enterprise או Enterprise for Education, אתם יכולים גם להחזיר הודעות או לדרוש שההודעות יישלחו רק אם הן מוצפנות באמצעות S/MIME. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא שיפור אבטחת ההודעות באמצעות S/MIME מתארח.
    סוגי חשבונות שיושפעו (אופציונלי)

    יכול להיות שסוגים מסוימים של חשבונות לא יהיו זמינים, בהתאם לפעולה שקשורה להודעה שבחרתם ולסוג היחידה הארגונית שאתם מגדירים.

    בוחרים סוג אחד או יותר של חשבונות שההגדרה תחול עליהם:

    • משתמשים (ברירת מחדל) – ההגדרה חלה על משתמשים שהוקצו. עבור שליחת דואר ודואר יוצא, ההגדרה מופעלת כשהמשתמשים שולחים אימייל. עבור קבלת דואר ודואר נכנס, ההגדרה מופעלת כשהמשתמשים מקבלים אימייל.
    • קבוצות – ההגדרה חלה על הקבוצות שהוגדרו בארגון שלכם. עבור שליחת דואר ודואר יוצא, ההגדרה מופעלת כשהקבוצות מעבירות אימיילים או סיכומים לחברים בקבוצה. עבור קבלת דואר ודואר נכנס, ההגדרה מופעלת כשהקבוצות מקבלות אימייל.
    • לא מזוהה/מסלקת דואר – ההגדרה מופעלת כשהארגון מקבל אימייל שלא תואם לאחד המשתמשים שהוקצו. הבחירה הזו חלה רק על אימיילים שמתקבלים ונכנסים.

    הערה: סוגי החשבונות 'קבוצות' ו'לא מזוהה/מסלקת דואר' לא חלים על אמצעי הבקרה הבאים:

    • הוספת כותרות מסוג X-Gm-Spam ו-X-Gm-Phishy
    • עקיפת מסנן הספאם עבור ההודעה הזו
    • בנוסף, ניתוב מחדש של ספאם

    בסיום, עוברים אל הוספה ושמירה של ההגדרה.
    סינון כתובות שולחים ונמענים (אופציונלי)

    כדי להשפיע רק על שולחים ונמענים ספציפיים בשרת הדואר, מגדירים מסנן בשרת הדואר:

    1. בחלק התחתון של החלון הוספת הגדרה, לוחצים על הצגת אפשרויות.
    2. מסמנים אחת מהאפשרויות הבאות או את שתיהן:
      • השפעה על שולחי מעטפה ספציפיים בלבד
      • השפעה על נמעני מעטפות ספציפיים בלבד
    3. בוחרים אפשרות מהרשימה:
      • כתובת אימייל אחת – מזינים את כתובת האימייל המלאה של המשתמש.
      • התאמת תבניות – מזינים ביטוי רגולרי כדי לציין קבוצה של שולחים או נמענים בדומיין. לדוגמה:

        ^(?i)(user1@solarmora\.com|user2@solarmora\.com|user3@solarmora\.com)$

        מידע נוסף על הנחיות לשימוש בביטויים רגולריים

      • חברות בקבוצה – בוחרים קבוצה אחת או יותר מהרשימה. עבור כתובות השולחים, האפשרות הזו חלה רק על דואר שנשלח. עבור כתובות הנמענים, האפשרות הזו חלה רק על דואר שהתקבל. אם עדיין לא עשיתם זאת, תחילה עליכם ליצור את הקבוצה.

        הערה: האפשרות הזו משפיעה על החברים בקבוצה ועל החברים בקבוצות הצאצא. לדוגמה, אם קבוצה ב' היא חברה בקבוצה א', האפשרות הזו תשפיע על החברים בקבוצה א' ועל החברים בקבוצה ב'.
  4. בחלק התחתון של התיבה הוספת הגדרה, לוחצים על שמירה. יכול להיות שיחלפו 24 שעות עד שהשינויים ייכנסו לתוקף, אבל בדרך כלל זה קורה מהר יותר. מידע נוסף

הגדרת כללים שדורשים חתימה והצפנה באמצעות S/MIME עם S/MIME מתארח.


‫Google,‏ Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.