כדי להגדיר הסגר אימיילים, צריך להיכנס לחשבון כסופר-אדמין.
הסגר אימיילים הוא תכונה של כלי הניהול של Google Workspace. ההסגר של אימיילים מאפשר לאדמינים ב-Google Workspace ליצור הגדרות שמעבירות להסגר הודעות אימייל נכנסות ויוצאות לפני שהן נמסרות לנמענים. מידע נוסף על כלי הניהול
כשמכניסים הודעות אימייל להסגר, אתם ואנשים אחרים בארגון יכולים לבדוק אותן לפני שהן נמסרות לנמענים. הסגר של אימיילים עוזר למנוע ספאם, מצמצם את אובדן הנתונים ומגן על מידע סודי. הסגר של אימיילים עוזר גם לנהל קבצים מצורפים להודעות, כדי שאנשים בארגון לא יפתחו או ישלחו משהו שהם לא צריכים.
אדמינים יכולים להוסיף הגדרות מותאמות אישית במסוף Google Admin כדי לציין אילו הודעות יועברו להסגר. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר הודעות יוצאות שמכילות מידע סודי, הודעות נכנסות שמכילות קישורים או קבצים מצורפים חשודים, או את כל ההודעות שמכילות מידע אישי או רגיש, כמו מספרים של כרטיסי אשראי או מספרי זהות לצורכי מס.
כשמכניסים הודעה להסגר, אפשר לבצע בה את הפעולות הבאות:
- לזהות את ההגדרה שגרמה להעברת ההודעה להסגר.
- משחררים את ההודעה מהסגר כדי שהיא תישלח לנמען המקורי.
- לחסום את מסירת ההודעה לנמען, ואם רוצים, אפשר ליידע את השולח שההודעה נחסמה.
הודעות בהסגר נשמרות עד שמבצעים אחת מהפעולות הבאות. אם לא תתבצע פעולה לגבי הודעה שהוכנסה להסגר, ההודעה תימחק באופן סופי אחרי 30 יום. מידע נוסף על ניהול הודעות בהסגר
תכונות ומגבלות של ההסגר
בקטע הזה מתוארים ההתנהגות והמגבלות שחשוב להכיר כשמשתמשים בהסגר אימיילים.
תקופת השמירה בהסגר
הודעות בהסגר מאוחסנות בהסגר עד 30 יום אחרי השליחה. ההודעות נמחקות באופן אוטומטי וסופי אחרי 30 יום. אדמינים או משתמשים לא יכולים לשחזר הודעות שנמחקו מההסגר.
אם אתם משתמשים בנפח אחסון נוסף לאימייל עם תקופת שמירה מורחבת, למשל Google Vault, הודעות בהסגר שגילן מעל 30 יום זמינות בנפח האחסון הנוסף עד שתקופת השמירה מסתיימת. מידע נוסף על תקופות שמירה ב-Vault זמין במאמר שמירת הודעות Gmail באמצעות Vault.
הסגר שמוגדר כברירת מחדל
החשבון שלכם ב-Google Workspace כולל הסגר שכבר הוגדר. זה נקרא הסגר ברירת המחדל. הסגרים שאתם יוצרים נקראים הסגרים בהתאמה אישית. אם מוסיפים הגדרה שמכניסה הודעות להסגר, אבל לא מציינים בהגדרה הסגר מותאם אישית, ההודעות שמוכנסות להסגר על ידי ההגדרה נשלחות להסגר ברירת המחדל.
אם מוחקים הסגר מותאם אישית שמכיל הודעות שהוכנסו להסגר, ההודעות בהסגר שנמחק מועברות להסגר ברירת המחדל.
הסגרים מותאמים אישית והסגרים עם גישה מוגבלת
סופר-אדמינים יכולים ליצור הסגרים בהתאמה אישית כדי:
- תמיכה בצרכים עסקיים ספציפיים. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר את כל ההודעות היוצאות שמכילות את הביטוי "סודיות החברה".
- לתת גישה להסגר לקבוצות משתמשים ספציפיות. זה נקרא הסגר מוגבל.
- שליחת הודעת דחייה לשולחים כשחוסמים את המסירה של ההודעות שלהם שהועברו להסגר.
- שליחת התראות אוטומטיות לאדמינים לגבי הודעות שהועברו להסגר.
שליחת הודעות למספר הסגרים
אפשר ליצור כמה הסגרים בהתאמה אישית. לדוגמה, אפשר ליצור הסגר אחד להודעות יוצאות שמכילות תוכן רגיש, והסגר אחר להודעות נכנסות שמכילות קבצים מצורפים שעלולים להיות מסוכנים.
אפשר לשלוח הודעות ליותר מסגר אחד. המצב הזה קורה כשמוגדרות כמה הסגרות וכמה הגדרות ששולחות הודעות להסגרות שונות. אם הודעה תואמת ליותר מהגדרת הסגר אחת, היא נשלחת לכל הסגרים שצוינו בהגדרות התואמות.
מחיקת הסגרים
אי אפשר למחוק הסגרות בהתאמה אישית שאליהן יש הפניה בהגדרת הסגר. כדי למחוק את ההסגרים האלה, צריך קודם למחוק את ההגדרה שמפנה להסגר. אפשר גם לערוך את ההגדרה כדי לשלוח הודעות להסגר אחר.
סוגי הודעות נתמכים
אפשר לבצע פעולות רק בהודעות שהוכנסו להסגר שנשלחו אל משתמשים שרשומים בחשבון Google Workspace שלכם או מהם. אי אפשר להעביר להסגר את סוגי ההודעות הבאים:
- הודעות שנשלחות לקבוצות
- הודעות לחשבונות מושעים או מושבתים או מהם
הודעות יוצאות
- הודעות יוצאות שהוכנסו להסגר מופיעות בתיקייה נשלח של השולח. מחיקת ההודעה מהתיקייה הודעות שנשלחו לא משפיעה על סטטוס ההסגר של ההודעה.
- כדי להימנע משליחת מספר גדול של הודעות להסגר, אל תשלחו הודעות חיצוניות לרשימות תפוצה גדולות. כשמכניסים להסגר הודעה לקבוצה או לרשימה, עותק של ההודעה מוכנס להסגר עבור כל נמען. כתוצאה מכך, יכול להיות שמספר גדול של הודעות יועברו להסגר.
התראות
מפעילים את ההתראות בהגדרות של ההסגר:
- כדי ליידע את השולחים שההודעה שלהם הועברה להסגר, משתמשים באפשרות ההגדרה להסגר שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל.
- כדי להודיע לאדמינים מדי פעם על הודעות חדשות שהועברו להסגר, משתמשים באפשרות ההגדרה של ההסגר מדי פעם נודיע לאדמין על העברת הודעות להסגר.
הנמענים אף פעם לא מקבלים הודעה על העברה של הודעה להסגר.
הודעות S/MIME
- אם שולח מבקש הצפנת S/MIME להודעה יוצאת שתואמת להגדרת הסגר, ההודעה נדחית ולא נשלחת להסגר.
- אם האדמין מגדיר כללי תאימות וניתוב ל-S/MIME להודעות יוצאות, הודעות שתואמות להגדרות נשלחות להסגר.
הגדרה של הסגר לאימייל
ב-Google Workspace יש הסגר אימייל שמוגדר כברירת מחדל, ואפשר להשתמש בו לכל ההודעות שמועברות להסגר. אם הארגון שלכם קטן יחסית או שלא נשלחות או מתקבלות בו הרבה הודעות אימייל, יכול להיות שההסגר שמוגדר כברירת מחדל יתאים לדרישות שלכם.
אדמינים יכולים ליצור הסגרים בהתאמה אישית כדי לקבל יותר גמישות וקנה מידה. אפשר ליצור כמה הסגרים מותאמים אישית. לדוגמה, יכול להיות שתרצו ליצור הסגר אחד להודעות יוצאות שמכילות תוכן רגיש, והסגר אחר להודעות נכנסות שמכילות קבצים מצורפים שעלולים להיות מסוכנים.
בעזרת הסגרים המותאמים אישית, אתם יכולים:
- לתת גישה להסגר לקבוצות משתמשים ספציפיות, שנקראות הסגר מוגבל.
- שליחת הודעת דחייה לשולחים כשדוחים מסירה של הודעות שהועברו להסגר.
- שליחת הודעה אוטומטית כשנדחית מסירה של הודעות בהסגר.
כדי להגדיר הסגר אימייל בהתאמה אישית, קודם מוסיפים הסגר חדש ואז מוסיפים הגדרות ששולחות הודעות להסגר.
שלב 1: מוסיפים הסגר אימייל
מגדירים הסגר אחד או יותר במסוף Google Admin.
חשוב לבצע את השלב הזה לפני הוספת הגדרות להסגר של הודעות, כי צריך לציין את ההסגר בהגדרה.
כדי להוסיף הסגר:
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Gmail
ניהול הסגרים.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.
- לוחצים על הוספת הסגר.
- בתיבה של הוספת הגדרות של הסגר, מבצעים את השלבים הבאים:
האפשרות בהגדרה מה לעשות? שם מזינים שם להסגר. כדאי להשתמש בשם שמתאר איזה סוג של כלל שולח הודעות להסגר הזה, למשל קבצים מצורפים חשודים. השם הזה מופיע ליד כל הודעה בלוח הבקרה של ההסגר.
תיאור (אופציונלי) מוסיפים פרטים נוספים על ההסגר הזה. התיאור הזה מוצג בלוח הבקרה של ההסגר. קבוצת בודקים של הסגר (אופציונלי) אתם יכולים לאפשר לאנשים אחרים בארגון שלכם לגשת להסגר הזה. הם צריכים להיות בקבוצה שהגדרתם למטרה הזו. אם לא בוחרים קבוצה, הגישה להסגר הזה מוגבלת לסופר-אדמינים ולאדמינים שהוקצתה להם ההרשאה Access Admin Quarantine ב-Gmail.
כדי ליצור קבוצה חדשה עם גישה להסגר, בתיבה הוספת הסגר, לוחצים על ניהול קבוצות. לפירוט השלבים, אפשר לעיין במאמר איך מאפשרים למשתמשים לגשת להסגר אימיילים.
כדי לתת לקבוצה קיימת גישה להסגר הזה:
- לוחצים על בחירת קבוצות.
- בחלון בחירת קבוצות, גוללים או מחפשים כדי למצוא קבוצה.
- לוחצים על שם הקבוצה כדי לבחור אותה.
- בפינה השמאלית העליונה של החלון בחירת קבוצה, לוחצים על X כדי לסגור את החלון ולשמור את הקבוצה בהגדרת ההסגר.
- כדי לתת גישה לעוד קבוצות, חוזרים על שלבים א עד ד.
תוצאת דחייה נכנסת בוחרים פעולה שתתבצע כשמונעים מסירה של הודעות נכנסות שהוכנסו להסגר על ידי ההגדרה הזו:
- הסרת ההודעה: ההודעה לא נמסרת לנמענים ונמחקת. השולח לא מקבל על כך התראה.
- שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל: ההודעה לא נמסרת לנמענים ונמחקת. הודעת דחייה נשלחת לשולח.
מידע נוסף על התנהגות של הודעות דחייה זמין במאמר שימוש בהודעות דחייה שמוגדרות כברירת מחדל.
תוצאת דחייה יוצאת בוחרים פעולה שתתבצע כשמונעים מסירה של הודעות יוצאות שהוכנסו להסגר על ידי ההגדרה הזו:
- הסרת ההודעה: ההודעה לא נמסרת לנמענים ונמחקת. השולח לא מקבל על כך התראה.
- שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל: ההודעה לא נמסרת לנמענים ונמחקת. הודעת דחייה נשלחת לשולח.
מידע נוסף על התנהגות של הודעות דחייה זמין במאמר שימוש בהודעות דחייה שמוגדרות כברירת מחדל.
שליחה תקופתית של עדכונים כאשר הודעות מועברות להסגר (אופציונלי) בוחרים באפשרות הזו כדי לשלוח התראות אוטומטיות תקופתיות לסופר-אדמינים כשמועברות הודעות להסגר.
תוכן ההתראה: ההתראות כוללות את מספר ההודעות שנוספו לכל הסגר ואת המספר הכולל של ההודעות שהוכנסו להסגר במהלך תקופת ההתראה.
תזמון: ההתראות נשלחות תוך שעה אחרי שההודעה נכנסת להסגר. התדירות והתזמון של ההתראות נקבעים לפי התדירות שבה הודעות חדשות מוכנסות להסגר. מקבלים לכל היותר התראה אחת בשעה.
נמענים: ההתראות נשלחות רק לסופר-אדמינים. ההודעות לא נשלחות למשתמשים עם הרשאות של תפקיד האדמין 'אדמין גישה להסגר', או לקבוצות עם הרשאות גישה להסגר.
- בחלק התחתון של התיבה הוספת הגדרה, לוחצים על שמירה. הסגר החדש יתווסף לטבלה ניהול הסגרים.
השינויים יתעדכנו תוך 24 שעות, אבל בדרך כלל זה לוקח פחות זמן. מידע נוסף - כדי להוסיף עוד הסגרים, חוזרים על השלבים האלה.
כדי למחוק או לשנות הסגר, בטבלה ניהול הסגרים, בוחרים את הפעולה בעמודה פעולות.
שימוש בהודעות דחייה שמוגדרות כברירת מחדל
בקטע הזה יש מידע חשוב על האפשרות שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל בהגדרות ההסגר.
- כשדוחים הודעה קבוצתית לדואר נכנס, ההודעות שנדחות מושלכות (לא מועברות לשולח), גם אם האפשרות הזו נבחרה בהגדרות של ההסגר.
- בכל פעם שדוחים הודעה אחת או יותר בפעולה אחת, השולח מקבל הודעת דחייה. לדוגמה, אם בוחרים 3 הודעות משולח מסוים ולוחצים על דחייה, ואז בוחרים 5 הודעות מאותו שולח ולוחצים על דחייה, השולח יקבל 2 הודעות דחייה. כדי לצמצם את מספר ההודעות על דחייה שנשלחות לשולחים, בוחרים את כל ההודעות משולח אחד בבת אחת ואז לוחצים על דחייה. השולח מקבל הודעת דחייה אחת עם רשימה של כל ההודעות שנדחו והנמענים שלהן.
- הודעות הדחייה כוללות את הנושא של ההודעה המקורית שהוכנסה להסגר בגוף ההודעה. לכן, אם הנושא גרם להכנסת ההודעה המקורית להסגר, גם הודעת הדחייה עלולה להיכנס להסגר. כדי לפתור את הבעיה, צריך לעדכן את הגדרות ההסגר כך שלא יכללו הודעות מהסוגים 'יוצאות' או 'פנימיות – שליחה'.
שלב 2: הוספת הגדרות להעברת הודעות להסגר
אחרי שיוצרים הסגר אחד או יותר, מוסיפים הגדרות שמציינות אילו הודעות יועברו להסגר.
ההודעות מועברות להסגר על סמך ההגדרות שמוסיפים במסוף Google Admin. בהגדרות Gmail שבטבלה שלמטה יש אפשרות להכניס להסגר הודעות שעומדות בקריטריונים שצוינו בהגדרה. ההגדרה גם מציינת לאיזה סוג של הודעות בהסגר היא מתייחסת. אתם יכולים לשלוח הודעות להסגר שמוגדר כברירת מחדל או להסגר מותאם אישית שיצרתם.
לשלבים מפורטים להוספה, למחיקה או לעדכון של הגדרות שקובעות הסגר להודעות אימייל, אפשר לעבור לדף שמקושר מהעמודה הגדרה שבהמשך:
| הגדרה | תיאור |
|---|---|
| תאימות של קבצים מצורפים |
העברת הודעות להסגר על סמך שם הקובץ המצורף, סוג הקובץ המצורף או הגודל הכולל של ההודעה (כולל הקבצים המצורפים). לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר הודעות נכנסות ויוצאות שמצורפים אליהן קבצים מסוג .exe, כי הקובץ המצורף עשוי להיות תוכנה מסוכנת. התראות: בהגדרה הזו יש אפשרות לשלוח התראה לשולחים בארגון כששולחים הודעה פנימית שהוכנסה להסגר באמצעות ההגדרה. |
| סינון לפי עמידה במדיניות |
העברת הודעות להסגר אם הן מכילות סוג של תוכן רגיש שאתם מציינים, וציון המיקום של התוכן הרגיש בהודעה. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר הודעות יוצאות שמכילות מספר כרטיס בגוף ההודעה. התראות: בהגדרה הזו יש אפשרות לשלוח התראה לשולחים בארגון כששולחים הודעה פנימית שהוכנסה להסגר באמצעות ההגדרה. |
| תוכן פסול | הסגרת הודעות שמכילות מילים מסוימות שאתם מציינים, מתוך רשימה של מילים מותאמות אישית שאתם יוצרים. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר לסגר הודעות נכנסות שמכילות שפה גסה. |
| תכנון מסלול |
הכנסת הודעות להסגר לפי השולח או הנמענים. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להכניס להסגר את כל ההודעות הנכנסות מדומיין ששלח בעבר אימיילים זדוניים למשתמשים שלכם. התראות: בהגדרה הזו יש אפשרות לשלוח התראה לשולחים בארגון כששולחים הודעה פנימית שהוכנסה להסגר באמצעות ההגדרה. |
| ספאם | העברה להסגר של הודעות נכנסות ש-Gmail קובע שהן ספאם. |