התכונה 'הסגר אימייל' בכלי המרכזי לניהול תוכן ב-Google Workspace מאפשרת לאדמינים לשלוח הודעות אימייל נכנסות ויוצאות להסגר, שם הן מוחזקות לצורך בדיקה לפני המסירה לנמענים. מידע נוסף על הגדרת הסגר אימיילים
במרכז הבקרה של הסגר האימיילים, אפשר לקבל מידע מפורט על הודעות שהוכנסו להסגר ואז להחליט איזו פעולה לבצע לגביהן:
- משחררים את ההודעה מהסגר כדי שהיא תימסר לנמען.
- למנוע את מסירת ההודעה לנמען.
פתיחת הסגר של האימייל
חשוב: כשמתחברים להסגר אימיילים, הרשאות האדמין קובעות אילו הסגרים והודעות בהסגר יוצגו. מידע נוסף זמין במאמר איך נותנים למשתמשים גישה להסגר האימיילים.
אפשר לפתוח את ההסגר לאימיילים באחת מהדרכים הבאות:
איך עוברים ללוח הבקרה של ההסגר במסוף Admin
- במסוף Admin, עוברים אל אפליקציות > Google Workspace > Gmail > ניהול הסגרים.
- לוחצים על מעבר להסגר.
מזינים בדפדפן את כתובת ה-URL של מרכז הבקרה של ההסגר
בדפדפן האינטרנט, כשמחוברים לחשבון Google Workspace, עוברים לכתובת http://admin.google.com/ac/moderation. מכאן יש לכם גישה לכל ההסגרים שמשויכים לתפקיד האדמין שלכם ולקבוצה שאתם חברים בה.
בדיקת הודעות בהסגר
כשמתחברים להסגר האימייל, תצוגת ברירת המחדל היא של כל ההודעות בכל ההסגרים עם הסטטוס בהמתנה למיון.
כדי לראות לאיזה הסגר שייכת הודעה, מציבים את הסמן על ההודעה בלוח הבקרה. תיבת פרטי ההסגר נפתחת ומוצגים בה שם ההסגר וההגדרות שיצרתם עבור ההסגר.
לוח הבקרה של ההסגר כולל את העמודות הבאות:
| עמודה | תיאור |
|---|---|
| שם | כתובת הדוא"ל של המקבל |
| כיוון |
כיוון הודעת האימייל:
|
| no heading |
שם ההסגר. העמודה הזו כוללת את כל ההודעות שנמצאות בהסגר. הגדרות שונות יכולות לשלוח הודעות ליותר מהסגר אחד. לוחצים על שם ההסגר כדי לראות את ההגדרות שלו, ואם רוצים, גם לערוך אותן:
|
| no heading | נושא ההודעה |
| no heading | החלק הראשון של תוכן ההודעה |
| שעה | השעה שבה ההודעה נשלחה. השעה מוצגת באזור הזמן המקומי של מסוף Admin. |
סינון הודעות בהסגר
באמצעות האמצעים לבקרה בחלק העליון של מרכז הבקרה, אפשר לסנן הודעות לפי הסגר או לפי סטטוס ההודעה.
חשוב: כשמסננים לפי סטטוס ההודעה, מוצגות רק הודעות שההרשאות של האדמין מאפשרות להציג. מידע נוסף זמין במאמר איך נותנים למשתמשים גישה להסגר אימיילים.
- כדי להציג הודעות מבידוד מסוים, לוחצים על בידוד, בוחרים בידוד מהרשימה ולוחצים על החלה.
- כדי להציג את כל ההודעות מכל ההסגרים, לוחצים על הסגר, בוחרים באפשרות הכול ולוחצים על החלה.
- כדי לסנן הודעות לפי סטטוס ההסגר, לוחצים על סטטוס, בוחרים סטטוס ולוחצים על החלה.
| סטטוס | תיאור |
|---|---|
| בהמתנה למיון | הודעות שלא נדחו או אושרו. אם לא תתבצע פעולה לגבי ההודעות האלה, הן יימחקו אחרי תקופת השמירה של הודעות בהסגר. |
| נדחתה | הודעות שנדחתה המסירה שלהן. מוצגות רק הודעות שנשלחו להסגר בתוך תקופת השמירה. |
| מותר | הודעות ששוחררו למסירה לנמענים. מוצגות רק הודעות שנשלחו להסגר בתוך תקופת השמירה. |
חיפוש הודעות בהסגר
כדי לחפש הודעות לפי התוכן שלהן, מזינים את מונחי החיפוש בשדה חיפוש בחלק העליון של מרכז הבקרה. החיפוש מתבצע רק בהודעות שתואמות למסנני לוח הבקרה הנוכחיים (שם ההסגר וסטטוס ההודעה).
כל תוכן ההודעה נסרק, כולל פרטי הכותרת כמו כתובת השולח, כתובת האימייל של הנמען, נושא ההודעה וגוף ההודעה.
כדי ליצור חיפושים ממוקדים יותר, אפשר להשתמש באותם אופרטורים של חיפוש שמשמשים ב-Gmail.
| שדה | תיאור |
|---|---|
| תיאור הכלל | השם או התיאור של ההגדרה שגרמה להעברת ההודעה להסגר. השדה מופיע פעם אחת או יותר. השדה הזה מופיע לכל כלל שהכניס את ההודעה להסגר. |
| שם ההסגר | שם ההסגר שאליו ההודעה נכנסה. השדה הזה מופיע לכל סוג של סגר שההודעה מופיעה בו. הודעות יכולות להופיע ביותר מסגר אחד. |
| מקור | החלק בהודעה שתאם להגדרה שהכניסה את ההודעה להסגר. לדוגמה, כותרת של הודעה או תוכן בגוף ההודעה תאמו למחרוזת שהזנתם בהגדרה שהעבירה את ההודעה להסגר. לפעמים המידע הזה לא זמין והשדה הזה לא מוצג. |
| מחרוזת שנמצאה מתאימה | המילה או המחרוזת בהודעה שתאמו להגדרה שהעבירה את ההודעה להסגר. לפעמים המידע הזה לא זמין והשדה הזה לא מוצג. |
הצגת הכותרות של הודעות אימייל
כותרות הן קטעי קוד קצרים שנשלחים עם הודעת אימייל ומכילים מידע על ההודעה. כותרות מסוימות, כמו From: ו-Subject:, בדרך כלל גלויות בהודעה. כותרות אחרות מוצגות רק כשמציגים את הכותרות המלאות של ההודעה. כדי לראות את התוכן המלא של הודעת אימייל שהוכנסה להסגר, כולל כל כותרות האימייל:
- במרכז הבקרה של ההסגר, לוחצים על סמל התפריט
מימין לעמודה שם. הכניסה למרכז הבקרה מתרחבת ומוצגת ההודעה. - בפינה השמאלית התחתונה של הרשומה המורחבת, לוחצים על הצגת המקור.
מידע נוסף על כותרות של הודעות אימייל
ביצוע פעולות בהודעות בהסגר
כשמאשרים או דוחים מסירה של הודעה שהועברה להסגר, אי אפשר לבטל את הפעולה.
אפשרות למסור הודעות בהסגר
כדי לאפשר מסירה של הודעה שהוכנסה להסגר, מסמנים את תיבת הסימון בעמודה הימנית לצד הודעה אחת או יותר, ואז לוחצים על אישור בחלק העליון של מרכז הבקרה.
ההודעה נשלחת לנמען. אם הנמען לא מוצא את ההודעה, צריך לבקש ממנו לבדוק בתיקיית הספאם.
דחיית מסירה של הודעות בהסגר
כדי לדחות מסירה של הודעה בהסגר, בוחרים הודעה אחת או יותר על ידי לחיצה על תיבת הסימון בעמודה הימנית, ואז לוחצים על דחייה בחלק העליון של מרכז הבקרה. כשדוחים מסירה, יכול להיות שתישלח לשולח הודעת דחייה שמוגדרת כברירת מחדל, בהתאם לאפשרות התוצאה של הדחייה שבחרתם בהגדרות ההסגר.
הודעות שנדחו נשארות בהסגר עד שהן נמחקות באופן סופי, 30 יום אחרי שהן נשלחו. אחרי 30 יום, ההודעות האלה לא זמינות בהסגר, ואדמינים או משתמשים לא יכולים לשחזר אותן.
אם אתם משתמשים באחסון נוסף, למשל Google Vault, ההודעות זמינות באחסון הזה עד שתקופת התפוגה שהוגדרה לאחסון הזה מסתיימת.
דחיית מסירה של הודעה שנמצאת ביותר מהסגר אחד
אפשר לשלוח הודעות לכמה סוגי הסגר. התוצאה של פעולת דחייה מבוססת על ההגדרות של ההסגר שנבחר כשדוחים את מסירת ההודעה.
לדוגמה, יכול להיות שהודעה תופיע בהסגר שנקרא חשוד, שההשלכה של הדחייה שלו היא מחיקת ההודעה, וגם בהסגר שנקרא קובץ מצורף גדול, שההשלכה של הדחייה שלו היא שליחת הודעת דחייה. אם תדחו את המסירה של מופע ההודעה מהסגר החשוד, ההודעה תוסר אבל לא תישלח הודעת דחייה.