ניתוב הודעות מ-Journal אל Google Vault

היומנים מאפשרים לכם לשמור עותק (יומן) של הודעות אימייל בארגון ולשלוח אותן לתיבת דואר בשרת Exchange. היומן שונה מארכיון. היומן מתעד את ההודעות של המשתמשים. העברה לארכיון היא דרך לאחסן עותקים בסביבה נפרדת לצורך עמידה בדרישות רגולטוריות, שמירת נתונים או תחזוקת שרתים.

הודעת יומן ב-Exchange מכילה את ההודעה המקורית, כולל כל הכותרות ופרטי המעטפה. פרטי המעטפה כוללים את השולח ואת כל הנמענים, כולל נמענים של עותק מוסתר ונמענים ברשימות תפוצה. המידע הזה נדרש כדי לפעול בהתאם לרוב התקנות.

• אם הגדרתם בעבר יומן רישום ב-Exchange, יכול להיות שכבר השלמתם חלק מהשלבים האלה. עם זאת, מומלץ לבצע את כל השלבים בתהליך הזה כדי לוודא שהיומן של Exchange מוגדר בצורה נכונה.
• צוות התמיכה של Google Workspace לא מספק תמיכה בשרתי דואר מקומיים או במוצרים של צד שלישי. במקרה של בעיה ב-Exchange, צריך להתייעץ עם האדמין של Exchange.
• ההוראות האלה מיועדות לשימוש בתרחישים נפוצים של Exchange. כל שינוי בהגדרות של Exchange צריך להתבצע בהתייעצות עם מנהל ה-Exchange.

כדי להעביר הודעות ביומן לתיבות הדואר של היומן לכתובת הקבלה, צריך להוסיף איש קשר חדש או לעדכן איש קשר קיים ב-Microsoft Active Directory. מיקרוסופט מתייחסת לאיש הקשר הזה כנמען SMTP מותאם אישית כי שרת היומן של Exchange מעביר את כל הודעות היומן לכתובת הקבלה שלכם באמצעות SMTP.

יצירת איש קשר חדש של SMTP

1. פותחים את Active Directory Users and Computers.
2. לוחצים לחיצה ימנית על היחידה הארגונית שבה רוצים ליצור את איש הקשר ובוחרים באפשרות חדשאיש קשר.
   נמען SMTP בהתאמה אישית חייב להיות זהה לכתובת האימייל שהוספתם בשדה קבלת הודעות יומן בכתובת הבאה (למעלה בדף הזה).
3. מזינים את הפרטים הבאים:
   • שם פרטי: Google
   • שם משפחה: Vault
   • השם המוצג: Google Vault
4. לוחצים על אישור.
5. בשרת תיבת הדואר, פותחים את Exchange Management Console.
6. מרחיבים את Recipient Configuration (הגדרת נמען), לוחצים לחיצה ימנית על Mail Contact (איש קשר עם כתובת אימייל) ובוחרים באפשרות New Mail Contact (איש קשר חדש עם כתובת אימייל).
7. לוחצים על איש קשר קיים, בוחרים את איש הקשר של Google Vault שיצרתם ולוחצים על אישור.
8. לוחצים על הבא.
9. בקטע External Email Address (כתובת אימייל חיצונית), לוחצים על Edit (עריכה) ומזינים את אותה כתובת שיצרתם עבור חשבון הקבלה (למעלה בדף הזה), לדוגמה, exchange-journal@solarmora.com.
10. לוחצים על אישורהבאחדש.

הגדרת ההגדרות של פורמט ההודעה

ב-Exchange 2007, דוחות היומן נשלחים בפורמט S/TNEF. ב-Exchange 2007 SP1 וב-Exchange 2010, אפשר לשלוח דוחות יומן ב-S/TNEF או ב-MIME. שימוש בפלט MIME בדוחות יומן. יש תמיכה ב-MIME רק ב-Exchange 2007 SP1 ובגרסאות חדשות יותר של Exchange. אין תמיכה בגרסאות קודמות. מידע נוסף על גרסאות Exchange זמין במסמכי העזרה של מיקרוסופט.

1. בשרת תיבת הדואר, פותחים את מסוף ניהול Exchange.
2. מרחיבים את Recipient Configuration (הגדרת הנמען) ובוחרים באפשרות Mail Contact (איש קשר באימייל).
3. בוחרים את איש הקשר של SMTPלוחצים על מאפיינים.
4. לוחצים על כללי, ואז על אף פעם לצד שימוש בפורמט טקסט עשיר של MAPI.
   בהגדרה הזו, דוחות היומן נשלחים ב-MIME ולא ב-S/TNEF.

אפשר להגדיר כמה תיבות דואר ליומן ונתוני תיבות דואר בשרת Exchange אחד או יותר. כשמגדירים תיבת דואר לרישום ביומן, צריך למקם אותה במסד נתונים של תיבות דואר שבו לא מתכננים להפעיל רישום ביומן.

הגדרת תיבת הדואר של היומן ויצירת רשימת התפוצה לניהול יומן

1. בשרת תיבת הדואר, פותחים את מסוף ניהול Exchange.
2. מרחיבים את Recipient Configuration (הגדרת נמענים), לוחצים לחיצה ימנית על Mailbox (תיבת דואר) ובוחרים באפשרות New Mailbox (תיבת דואר חדשה).
3. לוחצים על תיבת דואר של משתמשהבא.
4. בוחרים באפשרות משתמש חדשלוחצים על הבא.
5. בוחרים את היחידה הארגונית שבה רוצים ליצור את תיבת הדואר של היומן.
6. בשדה First Name (שם פרטי), מזינים Archive (ארכיון).
7. בשדה Last Name (שם משפחה), מזינים Master (ראשי).
8. בשדה Name (שם), מזינים Archive Master (ארכיון ראשי).
9. בקטע שם הכניסה של המשתמש (השם הראשי של המשתמש), מזינים AMaster.
10. מזינים את הסיסמה של המשתמש ומאשרים אותה.
11. מבטלים את הסימון בתיבה המשתמש נדרש לשנות את הסיסמה בהתחברות הבאהלוחצים על הבא.
12. בוחרים את מסד הנתונים המתאים של תיבת הדואר, את המדיניות לניהול רשומות של הודעות ואת המדיניות של תיבת הדואר של Exchange ActiveSyncלוחצים על הבא.
13. בודקים את סיכום ההגדרות. אם רוצים לבצע שינויים, לוחצים על הקודם.
14. כדי ליצור את תיבת הדואר, לוחצים על חדש.
15. ב-Active Directory, יוצרים רשימת תפוצה (קבוצה) חדשה ונותנים לה את השם Journal Recipient.
16. מוסיפים את החברים הבאים לרשימת התפוצה (קבוצה):
    1. איש קשר SMTP – אותה כתובת שיצרתם בקטע יצירת איש קשר SMTP (למעלה בדף הזה).
    2. ‫Archive Master – יצרתם את הגיליון הזה בשלב 8 (למעלה בדף הזה).

בהתאם לגרסת Exchange שבה אתם משתמשים, אתם יכולים להפעיל יומן רגיל או יומן פרימיום. בניהול יומן רגיל, מגדירים ניהול יומן לכל מסד נתונים רלוונטי של תיבות דואר. בניהול יומן מתקדם, אתם מגדירים כללים שמזהים את קבוצות השולחים והנמענים שההודעות שלהם יתועדו ביומן. במאמרי העזרה של מיקרוסופט אפשר לקרוא פרטים נוספים על סוג הרישום ביומן שנתמך בגרסת Exchange שלכם.

בהתאם לגודל הארגון ולהגדרת הכללים, יכול להיות שיהיה לכם תיבת דואר אחת או כמה תיבות דואר לרישום ביומן. במקרים שבהם יש לכם תיבות דואר רבות של יומנים עם נפחים גדולים של דוחות יומן, יכול להיות שתרצו להקצות משאבים ספציפיים למסדי הנתונים של תיבות הדואר האלה.

הפעלת יומן רגיל

1. פותחים את Exchange Management Console.
2. מרחיבים את Server Configuration (הגדרת שרת) בוחרים באפשרות Mailbox (תיבת דואר).
3. בוחרים את השרת של מסד הנתונים של תיבת הדואר שבו רוצים להפעיל את היומן.
4. לוחצים לחיצה ימנית על מסד הנתונים של תיבת הדוארלוחצים על מאפיינים.
5. לוחצים על כללינמען היומן.
6. בקטע שליחת דוחות יומן אל, לוחצים על עיון, בוחרים באפשרות נמען יומן (רשימת התפוצה שיצרתם של נמעני ההודעות שנוספו ליומן) ולוחצים על אישור.
7. לוחצים על אישור.
   כל ההודעות שמתועדות ביומן של משתמשים במסד הנתונים הזה של תיבת הדואר נשלחות עכשיו לרשימת התפוצה של הנמען ביומן.
8. חוזרים על השלבים לכל מסד נתונים של תיבת דואר שרוצים להפעיל בו יומן.

הפעלת יומן פרימיום

1. מוודאים שהסוכן Journaling מופעל בשרת Hub Transport:
   • מריצים את הפקודה Get-TransportAgent. אם שם הנציג לא מוחזר, סימן שהנציג לא מופעל.
   • אם צריך להפעיל את סוכן היומן, מריצים את הפקודה Enable-TransportAgent -Identity "Journaling agent".
2. בשרת Hub Transport, פותחים את Exchange Management Console.
3. מרחיבים את Organization Configuration (הגדרות הארגון) ובוחרים באפשרות Hub Transport.
4. לוחצים על Journaling (ניהול יומן)New Journal Rule (כלל חדש לניהול יומן) ומזינים שם לכלל לניהול היומן.
5. בקטע שליחת דוחות יומן אל, לוחצים על עיון ובוחרים באפשרות נמען יומן (רשימת התפוצה שיצרתם של נמעני ההודעות שמתועדות ביומן).
6. בקטע היקף, בוחרים את ההיקף של כלל היומן.
   • כדי להחיל את הכלל על נמען יחיד (במקרה של Journal Messages for Recipient), לוחצים על Browse (עיון) ובוחרים את הנמען המתאים.
   • כדי להחיל את הכלל על כמה נמענים (במקרה של הודעות ביומן של נמען), לוחצים על עיון ובוחרים את רשימת התפוצה המתאימה.
7. לוחצים על חדשסיום.
   כל ההודעות שמתועדות ביומן של משתמשים בשרת Hub Transport הזה נשלחות עכשיו אל AMaster.
8. חוזרים על השלבים לכל שרת Hub Transport שרוצים להפעיל בו יומן.

כדי לוודא שיש מספיק נפח אחסון לדוחות יומן, צריך ליצור כלל של הגדרת תוכן מנוהל למחיקה אוטומטית של כל ההודעות מתיקיית תיבת הדואר הנכנס, במרווח זמן שאתם מציינים.

מומלץ להגדיר את המרווח הזה ל-7 ימים בהתחלה. לאחר מכן, עוקבים אחרי הגודל של תיבת הדואר של היומן במהלך השבועות הראשונים אחרי שמפעילים את היומן, ומשנים את המרווח לפי הצורך. אם רוצים לכלול את כל דוחות היומן בגיבויים המתוזמנים, צריך להגדיר מרווח זמן מתאים כדי לוודא שדוחות היומן לא יימחקו לפני הפעלת הגיבוי.

שלב 1: יצירת הגדרת תוכן מנוהל לתיקיית תיבת הדואר הנכנס

1. ב-Exchange Management Console, מרחיבים את Organization Configuration (הגדרת הארגון) ובוחרים באפשרות Mailbox (תיבת דואר).
2. לוחצים על תיקיות ברירת מחדל מנוהלות ובוחרים באפשרות תיבת דואר נכנס.
3. בחלונית הפעולות, לוחצים על הגדרות חדשות של תוכן מנוהל כדי לפתוח את האשף הגדרות חדשות של תוכן מנוהל.
4. בשדה Name (שם), מזינים Google Vault Content Setting (הגדרת תוכן של Google Vault).
5. בשדה סוג ההודעה, בוחרים באפשרות כל התוכן בתיבת הדואר.
6. מסמנים את התיבה אורך תקופת השמירה(בימים).
7. מזינים את מספר הימים שבהם רוצים לשמור את ההודעות.
8. בקטע תקופת השמירה מתחילה, בוחרים באפשרות כשנמסר, תאריך סיום למשימות ביומן ולמשימות חוזרות.
9. בקטע פעולה לביצוע בסיום תקופת השמירה, בוחרים באפשרות מחיקה סופית.
10. לוחצים על הבא הבא כדי לדלג על דף היומן.
11. לוחצים על New (חדש) Finish (סיום).

שלב 2: יצירת מדיניות לתיבת דואר של תיקייה מנוהלת

1. ב-Exchange Management Console, מרחיבים את Organization Configuration (הגדרת הארגון) ובוחרים באפשרות Mailbox (תיבת דואר).
2. בחלונית הפעולות, לוחצים על New Managed Folder Mailbox Policy (מדיניות חדשה של תיבת דואר לתיקייה מנוהלת) כדי לפתוח את האשף New Managed Folder Mailbox Policy (מדיניות חדשה של תיבת דואר לתיקייה מנוהלת).
3. בשדה Managed folder mailbox policy name (שם מדיניות תיבת הדואר של התיקייה המנוהלת), מזינים Google Vault Policy (מדיניות Google Vault).
4. בקטע Specify the managed folders to link with this policy (ציון התיקיות המנוהלות לקישור למדיניות הזו), לוחצים על Add (הוספה) כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח Select Managed Folder (בחירת תיקייה מנוהלת).
5. בוחרים באפשרות תיבת הדואר הנכנסלוחצים על אישור.
6. לוחצים על New (חדש) Finish (סיום).

שלב 3: החלת המדיניות של תיבת הדואר של התיקייה המנוהלת על תיבת הדואר של היומן

1. ב-Exchange Management Console, מרחיבים את Recipient Configuration (הגדרת הנמען) ובוחרים באפשרות Mailbox (תיבת דואר).
2. לוחצים לחיצה ימנית על Archive Master (ארכיון ראשי) ובוחרים באפשרות Properties (מאפיינים).
3. לוחצים על Mailbox Settings (הגדרות תיבת הדואר) Messaging Records Management (ניהול רשומות של הודעות) ובוחרים באפשרות Properties (מאפיינים).
4. מסמנים את התיבה Managed folder mailbox policy (מדיניות תיבת דואר של תיקייה מנוהלת) ולוחצים על Browse (עיון).
5. בוחרים באפשרות מדיניות Google Vault ולוחצים על אישור.
6. לוחצים על אישור כדי לאשר.

שלב 4: מגדירים את הכלי Managed Folder Assistant להפעלת המדיניות

1. במסוף Exchange Management, מרחיבים את Server Configuration (הגדרת השרת) ובוחרים באפשרות Mailbox (תיבת דואר).
2. לוחצים לחיצה ימנית על שרת הדואר שמארח את תיבת הדואר של היומן הראשי של הארכיון ולוחצים על מאפיינים.
3. לוחצים על ניהול רשומות של הודעות, ובקטע תזמון של הכלי לניהול תיקיות בוחרים באפשרות שימוש בתזמון בהתאמה אישית ולוחצים על התאמה אישית.
4. בקטע תזמון, בוחרים את השעות והימים שבהם רוצים שהעוזר לניהול תיקיות יפעל.
   מומלץ להפעיל את העוזר הדיגיטלי בשעות שבהן העומס נמוך.
5. לוחצים על אישור.

עכשיו צריך להסיר את תיבת הדואר של היומן מרשימת הכתובות הכללית של Exchange כדי למנוע ממשתמשים לשלוח הודעות אימייל ישירות לארכיון.

1. משתמשים ב-cmdlet‏ Set-Mailbox כדי לשנות את ההגדרות של תיבת הדואר של היומן כך שהיא תוסר מרשימת הכתובות הגלובלית.
2. מריצים את הפקודה Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true.

לבסוף, מגדירים הגבלת מסירה למשתמש AMaster כדי למנוע מאף אחד לשלוח הודעות אימייל ישירות לתיבת הדואר של היומן.

1. משתמשים ב-cmdlet‏ Set-Mailbox כדי לשנות את ההגדרות של תיבת הדואר של היומן.
2. מריצים את הפקודה Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster.