אדמינים ב-Google Workspace יכולים להשתמש בהגדרה מחיקה אוטומטית של הודעות אימייל וצ'אט כדי לנהל את אפשרויות אחסון ההודעות עבור האנשים בארגון. תוכלו להגדיר את מספר הימים שההודעות יישארו בתיבת הדואר הנכנס של המשתמשים, וליצור הגדרות כדי:
- להעביר הודעות לאשפה או למחוק אותן סופית כשתקופת האחסון נגמרת.
- לשמור הודעות עם תוויות מסוימות.
- למחוק הודעות אוטומטית, או לאפשר למשתמשים לנהל את אפשרויות מחיקת ההודעות.
ההגדרה מחיקה אוטומטית של הודעות אימייל וצ'אט רלוונטית לאחסון הודעות ב-Gmail ובגרסה הקלאסית של Hangouts (הוצאה משימוש) בלבד. מידע על ניהול האחסון של הודעות ב-Google Chat זמין במאמר בנושא מחיקה אוטומטית של הודעות ב-Chat בארגון.
ניהול האחסון של ההודעות באמצעות Vault
אם אתם צריכים להשתמש במחיקה אוטומטית בכל החשבונות וההודעות, לדוגמה לצרכים משפטיים או לעמידה בדרישות, תוכלו להשתמש ב-Google Vault במקום בהגדרה מחיקה אוטומטית של הודעות אימייל וצ'אט. מומלץ להשתמש בהגדרת המחיקה האוטומטית או ב-Vault כדי לנהל את שמירת ההודעות, אבל לא בשתי האפשרויות בו-זמנית. מידע נוסף זמין בדף שאלות נפוצות בנושא שמירה ב-Vault.
איך הגדרות המחיקה האוטומטית מופעלות
בקטע הזה מוסבר איך ההודעות מנוהלות באמצעות ההגדרה מחיקה אוטומטית של הודעות אימייל וצ'אט:
ההגדרה חלה על הודעות אימייל בתיבת הדואר הנכנס של המשתמש, על הודעות בארכיון ועל הודעות שנוספו באמצעות Gmail API.
אם הודעה אחת לפחות בשיחה נשמרת לפי ההגדרה, כל ההודעות בשיחה נשמרות. זה קורה גם אם תצוגת השיחה מופעלת וגם אם היא מושבתת.
ההגדרה הזו לא מופעלת לגבי הודעות בתקייה אשפה. הודעות באשפה נמחקות באופן סופי אחרי 30 יום.
ההגדרה מופעלת בהודעות לפי לוח זמנים. לכן, כשתקופת האחסון מסתיימת, יכול להיות שההודעות לא יוסרו מיד. הן יוסרו בפעם הבאה שההגדרה תופעל.
כדי לקבוע מתי למחוק הודעות, ההגדרה משתמשת ביום ובשעה שבהם ההודעה התקבלה ב-Gmail. בהודעות שהועברו ל-Gmail או שהתקבלו ב-Gmail מתיבת דואר בפרוטוקול POP או IMAP, ההגדרות יפעלו לפי הכותרת 'תאריך:' או לפי מאפיין התאריך הפנימי ב-IMAP.
איך מפעילים מחיקה אוטומטית של הודעות
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציותGoogle WorkspaceGmailתאימות.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.
- בצד ימין, בוחרים בארגון ברמה הכי גבוהה, שהוא לרוב הדומיין.
- גוללים להגדרה מחיקה אוטומטית של הודעות אימייל וצ'אט ובוחרים באפשרות מחיקה אוטומטית של הודעות אימייל וצ'אט ששמורות מעל מספר הימים שצוין.
- מזינים את מספר הימים לשמירת ההודעות. לדוגמה, מזינים 45 כדי למחוק הודעות לאחר 45 ימים. מספר הימים המינימלי הוא 30.
- בקטע 'איך לטפל בהודעות שנמחקו אוטומטית', בוחרים באחת מהאפשרויות הבאות:
- העברת הודעות לתיקייה 'אשפה' ההודעות יישארו בתיקיית האשפה למשך 30 ימים נוספים לפני שהן נמחקות. בזמן הנוסף הזה תוכלו לאחזר הודעות שנמחקו בטעות.
- מחיקת ההודעות באופן סופי: ההודעות לא מועברות לאשפה, ונמחקות באופן סופי לאחר מספר הימים שצוין. אי אפשר לאחזר הודעות שנמחקו באופן סופי.
- (אופציונלי) כדי להחריג מודעות ממחיקה אוטומטית באמצעות תוויות מסוימות, צריך להזין רשימה מופרדת בפסיקים של שמות התוויות בקטע לא למחוק באופן אוטומטי הודעות עם התוויות הבאות. כדאי לשתף אנשים אחרים בארגון מהן התוויות האלו, כדי שהם יוכלו ליצור את אותן תוויות בהודעות שהם רוצים לשמור. איך יוצרים תוויות לארגון ההודעות ב-Gmail
- בחלק התחתון של הדף לוחצים על שמירה.