התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus, Business Plus, Enterprise Standard ו-Enterprise Plus, Education Standard ו-Education Plus, Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus. השוואה בין המהדורות
אתם יכולים לקבוע אם ההודעות שאתם שולחים ב-Google Chat יימחקו אוטומטית ומתי, באמצעות ההגדרות של המחיקה האוטומטית ב-Chat. התכונה הזו חלה רק על הודעות שנשלחו כשהיסטוריית השיחות מופעלת.
אתם יכולים להפעיל מדיניות נפרדת של מחיקה אוטומטית לכל סוג של שיחה: צ'אטים ישירים, צ'אטים קבוצתיים ושיחות במרחבים.
הודעות עם ארגונים חיצוניים נמחקות רק בהתאם למדיניות של מי שיצר את השיחה. לכן, שיחות שנוצרו על ידי הארגון שלכם יפעלו בהתאם למדיניות המחיקה שלכם, בעוד ששיחות שנוצרו על ידי גורמים חיצוניים לא יפעלו בהתאם למדיניות שלכם.
מחיקה אוטומטית ב-Google Chat ו-Google Vault
מדיניות המחיקה האוטומטית ב-Chat וההודעות שנמחקו בעקבותיה כפופות לכללי השמירה ב-Chat וב-Google Vault.
אם כלל שמירת נתונים ב-Vault חל על שיחה עם מדיניות מחיקה אוטומטית ב-Chat, ההודעות יימחקו באופן הבא:
- שמירה ב-Vault מסירה הודעה לפני תקופת המחיקה האוטומטית ב-Chat – ההודעה תוסר מהשיחה ותישמר ב-Vault למשך 30 יום בגלל כלל ברירת המחדל לשמירה. תהליך המחיקה מתחיל ביום ה-30, ויכול להימשך כמה ימים בהתאם למספר ההודעות שנמחקות.
- תקופת המחיקה האוטומטית ב-Chat מסתיימת לפני תקופת השמירה ב-Vault – ההודעה תוסר מהשיחה ותישמר ב-Vault למשך שארית תקופת השמירה או למשך 30 יום לפחות.
- משתמש מוחק הודעה לפני המחיקה האוטומטית או לפני ש-Vault מוחק אותה – ההודעה תישמר ב-Vault למשך שארית תקופת השמירה ולמשך 30 ימים לפחות.
אם לא חל על ההודעה כלל שמירה ב-Vault, ההודעות שנמחקו אוטומטית נשמרות למשך 30 ימים אחרי שמדיניות המחיקה האוטומטית הופעלה או אחרי שהמשתמש הסיר אותן מהשיחה. תהליך המחיקה מתחיל ביום ה-30, ועשוי להימשך כמה ימים.
מרחבים גדולים ו-Google Vault
החזקה לצורך משפטי בחשבון מונעת מחיקה של נתוני המשתמש. אפשר להחיל הקפאה על חשבונות נפרדים או על יחידות ארגוניות שלמות. אתם יכולים להשתמש בהקפאות כדי למנוע מחיקה של נתוני הודעות (הודעות שנשלחו כשהיסטוריית הצ'אט הייתה מופעלת).
עם זאת, התכונה הזו לא רלוונטית להודעות שנשלחות במרחבים גדולים במיוחד (מרחבים עם יותר מ-50,000 משתמשים). הודעות שפורסמו במרחבים גדולים במיוחד יוסרו בהתאם למדיניות שמירת הנתונים של המרחב. הודעות שלא פורסמו במרחבים האלה יישמרו כרגיל. מסיבות שקשורות למדרגיות ולביצועים, יכול להיות קשה לבדוק את סטטוס ההשעיה של כל משתמש לגבי כל הודעה שנשלחת. חשוב לתכנן בקפידה את הפעילות במרחבים הגדולים.
מידע נוסף מופיע במאמר איך מתחילים להשתמש בהשעיות ב-Google Vault.
ניהול מדיניות המחיקה האוטומטית ב-Chat
איך מפעילים או משביתים את המחיקה האוטומטית של צ'אטים אישיים
לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזו, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Google Chat.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על מחיקה אוטומטית.
- לוחצים על צ'אטים אישיים.
- (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
- מסמנים או מבטלים את הסימון בתיבה הפעלה של מחיקה אוטומטית כדי להפעיל או להשבית את המחיקה האוטומטית.
- בשדה מספר הימים שההודעה תישאר גלויה בצ'אטים האישיים, מזינים מספר בין 30 ל-36,500.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.
איך מפעילים או משביתים את המחיקה האוטומטית של צ'אטים קבוצתיים
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Google Chat.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על מחיקה אוטומטית.
- לוחצים על צ'אטים קבוצתיים.
- מסמנים או מבטלים את הסימון בתיבה הפעלה של מחיקה אוטומטית כדי להפעיל או להשבית את המחיקה האוטומטית.
- בשדה מספר הימים שההודעה נשארת גלויה בצ'אטים קבוצתיים, מזינים מספר בין 30 ל-36,500.
- לוחצים על שמירה.
הפעלה או השבתה של מחיקה אוטומטית של הודעות במרחבים
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Google Chat.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על מחיקה אוטומטית.
- לוחצים על מרחבים.
- מסמנים או מבטלים את הסימון בתיבה הפעלה של מחיקה אוטומטית כדי להפעיל או להשבית את המחיקה האוטומטית.
- בשדה מספר הימים שההודעה נשארת גלויה בהודעות המרחב המשותף, מזינים מספר בין 30 ל-36,500.
- לוחצים על שמירה.