אדמינים יכולים לקבוע אם היסטוריית הצ'אט תישמר עבור המשתמשים בארגון. אתם יכולים להגדיר את ברירת המחדל וגם לאפשר למשתמשים לשנות את הגדרת ההיסטוריה לכל שיחה.
חשוב: המידע הבא רלוונטי לצ'אטים ישירים וקבוצתיים, ולא למרחבים. איך מפעילים את ההיסטוריה במרחבים
ההגדרות של היסטוריית הצ'אטים בארגון נמצאות במסוף Google Admin. מידע נוסף על הגדרות ההיסטוריה בצ'אט
כדי להפעיל או להשבית את היסטוריית צ'אט בארגון, אפשר לצפות בסרטון או לפעול לפי השלבים הבאים.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Google Chat.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על היסטוריית צ'אטים.
- בקטע יחידות ארגוניות, בוחרים את הדומיין או את היחידה הארגונית שרוצים להחיל עליהם את ההגדרות.
בוחרים באפשרות הפעלה או השבתה של ההיסטוריה.
- אם מפעילים את ההיסטוריה , אפשר להשתמש ב-Vault כדי לקבוע את משך הזמן שבו ההודעות יישמרו. ההודעות ייעלמו אחרי תקופת השמירה ב-Vault (אם הגדרתם כזו).
- אם משביתים את ההיסטוריה Off, ההודעות נמחקות אחרי 24 שעות. ב-Vault אי אפשר להחזיק, לשמור או לחפש צ'אטים ישירים שנשלחים כשההיסטוריה מושבתת.
- השבתת ההיסטוריה לא מסתירה תוכן מסריקות שמטרתן לזהות מידע אישי רגיש או התנהלות פוגעת. מידע נוסף מפורט בקטע 'פרטי ההיסטוריה' שבהמשך.
כדי לאפשר למשתמשים לשנות את הגדרות ההיסטוריה, מסמנים את התיבה המשתמשים יכולים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם.
לוחצים על שמירה.
פרטי היסטוריה
שמירת הודעות בין שינויים בהגדרות ההיסטוריה
השינויים בהיסטוריה חלים רק על הודעות חדשות. לדוגמה:
- אם היסטוריית הצ'אט מופעלת בשיחה, רק הודעות חדשות יישמרו.
- אם היסטוריית הצ'אט מושבתת, ההודעות הישנות שנשמרו בעבר עדיין נשמרות.
כאן אפשר לקרוא על שמירת היסטוריית הצ'אט כשההיסטוריה מופעלת או מושבתת.
הגדרות היסטוריה למשתמשים באזורים גיאוגרפיים שונים לאחסון נתונים
אם ההיסטוריה מושבתת, אנשים מאזורים גיאוגרפיים שונים לא יכולים לשוחח בצ'אט. (ההיסטוריה מופעלת בכפייה אם ההגדרה 'היסטוריה של צ'אטים' היא מופעלת וההגדרה המשתמשים יכולים לשנות את ההיסטוריה שלהם לא מסומנת). אם אתם מאפשרים למשתמשים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם, ההיסטוריה תושבת אוטומטית כשאנשים מאזורים גיאוגרפיים שונים לאחסון נתונים יתכתבו בצ'אט.
ביקורת על הודעות אם ההיסטוריה מושבתת
כשההיסטוריה מושבתת, פרטי האירוע בצ'אט נרשמים ביומן כדי שהאדמינים יוכלו לראות שהצ'אט התקיים. מנהלי מערכת עדיין יכולים לראות את תוכן ההודעה. כשהודעות משויכות לאירועים של מניעת אובדן נתונים (DLP), יומן האירועים של ה-DLP מצביע על ההודעה, ואדמינים יכולים לראות את ההודעה עד שהיא נמחקת תוך 24 שעות. אחרי השלב הזה, יומן האירועים נשאר, עם רשומה שההודעה נמחקה.
כשההיסטוריה מושבתת, יכול להיות שהודעה עם משתתפים חיצוניים תישמר יותר מ-24 שעות אם משתמש יסמן אותה כהתנהגות פוגעת או אם ידווחו על ההודעה ל-Google בגלל ספאם, פישינג או תוכנות זדוניות.