אדמינים יכולים לקבוע אם לשמור את היסטוריית הצ'אטים של המשתמשים בארגון. אתם יכולים להגדיר את ברירת המחדל ולאפשר למשתמשים לשנות את הגדרות ההיסטוריה בכל שיחה.
חשוב לדעת: ההסבר הבא רלוונטי לצ'אטים אישיים וקבוצתיים, ולא למרחבים משותפים. איך מפעילים את ההיסטוריה במרחבים משותפים?
ההגדרות של היסטוריית הצ'אט של הארגון נמצאות במסוף Google Admin. מידע נוסף על הגדרות ההיסטוריה בצ'אט
כדי להפעיל או להשבית את היסטוריית הצ'אט בארגון, אתם יכולים לצפות בסרטון או לפעול לפי השלבים שבהמשך.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Google Chat.כדי לעשות את זה, נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Chat.
- לוחצים על היסטוריית צ'אטים.
- בקטע יחידות ארגוניות, בוחרים את הדומיין או את היחידה הארגונית שרוצים להחיל עליהם את ההגדרות.
בוחרים אם ההיסטוריה תהיה מופעלת או כבויה.
- אם ההיסטוריה מופעלת, אתם יכולים להשתמש ב-Vault כדי לקבוע את משך הזמן שההודעות יישמרו. ההודעות ייעלמו אחרי תקופת השמירה ב-Vault (אם הגדרתם תקופה כזו).
- אם ההיסטוריה מושבתת, ההודעות נמחקות אחרי 24 שעות. ב-Vault אי אפשר לשמור, להחזיק לצורך משפטי או לחפש צ'אטים ישירים שנשלחו כשההיסטוריה מושבתת.
- השבתת ההיסטוריה לא מסתירה את התוכן מסריקות שמטרתן לזהות מידע אישי רגיש או התנהלות פוגעת. מידע נוסף מופיע בקטע "פרטי ההיסטוריה" שבהמשך.
כדי לאפשר למשתמשים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם, מסמנים את האפשרות המשתמשים יכולים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם.
לוחצים על שמירה.
פרטי ההיסטוריה
שמירת ההודעות כשמשנים את הגדרת ההיסטוריה
השינויים בהיסטוריה חלים רק על הודעות חדשות. לדוגמה:
- אם היסטוריית הצ'אט מופעלת בשיחה, רק ההודעות החדשות יישמרו.
- אם היסטוריית הצ'אט מושבתת, הודעות ישנות שנשמרו בעבר עדיין נשמרות.
כאן תוכלו לקרוא על שמירת ההיסטוריה ב-Chat כשהיא מופעלת או מושבתת.
הגדרות ההיסטוריה של משתמשים באזורים גיאוגרפיים שונים לאחסון נתונים
אם ההיסטוריה מופעלת, אנשים מאזורים גיאוגרפיים שונים לאחסון נתונים לא יכולים להתכתב בצ'אט. (ההיסטוריה נשמרת אם ההגדרה "היסטוריית הצ'אטים" מופעלת והאפשרות המשתמשים יכולים לשנות את הגדרת ההיסטוריה לא נבחרה). אם תאפשרו למשתמשים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם, ההיסטוריה תושבת אוטומטית כשאנשים מאזורים גיאוגרפיים שונים לאחסון נתונים ישוחחו בצ'אט.
ביקורת הודעות כשההיסטוריה מושבתת
כשההיסטוריה מושבתת, פרטי האירוע של הצ'אט נרשמים ביומן כדי שהאדמינים יוכלו לראות שהצ'אט התקיים. האדמינים עדיין יכולים לראות את תוכן ההודעה. כשהודעות משויכות לאירועים של מניעת אובדן נתונים (DLP), יומן האירועים של DLP מפנה להודעה, והאדמינים יכולים לראות את ההודעה עד שהיא נמחקת תוך 24 שעות. אחרי פרק הזמן הזה, יומן האירועים נשאר, עם תיעוד שההודעה נמחקה.
כשההיסטוריה מושבתת, הודעות בשיחות עם משתמשים חיצוניים יכולות להישמר ליותר מ-24 שעות אם אחד מהמשתמשים מסמן אותן כהתנהלות פוגעת או מדווח עליהן ל-Google כספאם, פישינג או תוכנה זדונית.