הגדרה של אחסון כל האימיילים (CRL)

אדמינים יכולים לוודא שעותק של כל ההודעות שנשלחות או מתקבלות בדומיין – כולל הודעות שנשלחות או מתקבלות על ידי תיבות דואר שהן לא של Gmail – יאוחסן בתיבות הדואר ב-Gmail של המשתמשים המשויכים.

אחסון כל האימיילים (CRL) ו-Vault

אם בארגון שלכם משתמשים ב-Vault, כדאי להגדיר אחסון מקיף של אימיילים כדי לוודא של-Vault יש גישה מלאה להודעות האימייל של הארגון:

משתמשים יכולים לשלוח הודעות אימייל עם שירותים מרכזיים אחרים של Google Workspace מלבד Gmail. לדוגמה:

  • יומן Google – הזמנות יוצאות והודעות שנשלחו באמצעות האפשרות שליחת אימייל למשתתפים ביומן למחשב.
  • ‫Drive – תוכן ההודעה שנשלחת כשמשתמשים משתפים קבצים ב-Drive, מעבירים בעלות או מוסיפים הערות.
  • ‫Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides ו-Drawings – הודעות שנשלחות על ידי האפליקציה כשמשתמשים שולחים קבצים באימייל כקבצים מצורפים או משנים אישורים בקבצים.
  • טפסים – הודעות אימייל שמכילות טפסים או קישורים לטפסים.
  • ‫Keep – הודעות אימייל שנשלחות כשמשתמשים משתפים פתקים ב-Keep.

אחסון כל האימיילים מבטיח שהודעות שנשלחות על ידי שירותים מרכזיים אחרים יופיעו בתיקיות הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ולכן יהיו נגישות ל-Vault.

הערה: אחסון מקיף של אימיילים רלוונטי רק לשירותי הליבה של Google Workspace. שירותי Google נוספים יכולים לשלוח הודעות אימייל בשם המשתמשים. יכול להיות שהודעות שנשלחות מהשירותים האלה לא יישמרו בתיקיית הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ולא יהיו זמינות ב-Vault.

  • בארגונים שמנתבים מחדש הודעות לשרתי אימייל שהם לא של Gmail, אפשר להגדיר אחסון כל האימיילים כדי לוודא שכל ההודעות מאוחסנות בתיבות הדואר ב-Gmail וזמינות ב-Vault.
  • אפשר גם להגדיר את זה אם יש לכם מערכת שאינה Gmail שמשתמשת בשירות שרת ממסר SMTP כדי לנתב הודעות בשם המשתמשים שלכם – למשל, למערכות מעקב אחר כרטיסים, למאגרי באגים או למערכות התראות אוטומטיות – ואתם רוצים שההודעות יוצגו בתיבות הדואר של המשתמשים ב-Gmail. ההגדרה הזו חשובה מאוד לאחסון הודעות ב-Google Vault לכל המשתמשים שמפעילים שרת ממסר SMTP.

נקודות שכדאי לשים לב אליהן לפני שמפעילים אחסון כל האימיילים (CRL)

לפני שמפעילים את האפשרות לאחסון מקיף של אימיילים, חשוב לקרוא בעיון את הנקודות הבאות:

  • לא מומלץ להפעיל אחסון מקיף של אימיילים אם יש לכם כללי ניתוב לצורכי תאימות שמשנים את הנמען (ואתם לא רוצים שהנמען המקורי יקבל עותק של האימייל).
  • אם הפעלתם את שרת ממסר ה-SMTP, עותק של ההודעה יישמר בתיבת הדואר של המשתמש בתיקייה 'הודעות שנשלחו' (לדוגמה, כששולחים אימייל מסורק), אם הפעלתם את האפשרות 'אחסון כל האימיילים' (CRL). יכול להיות שבעקבות זאת החשבונות יחרגו ממגבלות האחסון, אם למהדורה של החשבון שלכם יש מגבלות אחסון. השוואה בין מהדורות.
  • כדאי להפעיל את האפשרות 'אחסון כל האימיילים' אם אתם משתמשים ב-Gmail רק לצורך התכונה Vault ומעבירים אימיילים לשרת האימייל המקומי או לספק אימייל אחר.

הגדרה של אחסון כל האימיילים (CRL)

הערה: כשמופעל אחסון כל האימיילים, הרשומה SOR_INSERTED נכללת בדוח חיפוש ביומן אימייל.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואזGoogle Workspace ואזGmail ואזתאימות.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

  2. בצד ימין, בוחרים ארגון.
  3. גוללים להגדרה אחסון כל האימיילים (CRL).
  4. מסמנים את התיבה מוודאים שעותק של כל הדואר שנשלח והתקבל מאוחסן בתיבות הדואר של המשתמשים המשויכים.
  5. בחלק התחתון של המסך לוחצים על שמירה.