הגדרה של אחסון כל האימיילים (CRL)

אדמינים יכולים לוודא שעותק של כל ההודעות שנשלחות או מתקבלות בדומיין שלהם (כולל הודעות שנשלחות מתיבות דואר שאינן Gmail או מתקבלות בהן) נשמרות בתיבות הדואר ב-Gmail של המשתמשים המשויכים.

אחסון כל האימיילים (CRL) ו-Vault

אם בארגון שלכם משתמשים ב-Vault, כדאי להגדיר אחסון מקיף של אימיילים כדי לוודא של-Vault תהיה גישה מלאה להודעות האימייל של הארגון:

המשתמשים יכולים לשלוח הודעות אימייל באמצעות שירותים מרכזיים אחרים של Google Workspace מלבד Gmail. לדוגמה:

יומן Google – הזמנות יוצאות והודעות שנשלחות באמצעות האפשרות שליחת אימייל למשתתפים ביומן במחשב.
‫Drive – תוכן ההודעה שנשלח כשמשתמשים משתפים קבצים ב-Drive, מעבירים בעלות או מוסיפים תגובות.
‫Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides ו-Drawings – הודעות שנשלחות על ידי האפליקציה כשמשתמשים שולחים קבצים באימייל כקבצים מצורפים או משנים אישורים בקבצים.
טפסים – הודעות אימייל שמכילות טפסים או קישורים לטפסים.
‫Keep – הודעות אימייל שנשלחות כשמשתמשים משתפים פתקים ב-Keep.

אחסון כל האימיילים מבטיח שהודעות שנשלחות משירותים מרכזיים אחרים יופיעו בתיקיות הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ולכן יהיו נגישות ל-Vault.

הערה: אחסון מקיף של אימיילים רלוונטי רק לשירותי הליבה של Google Workspace. יכול להיות ששירותים נוספים של Google יוכלו לשלוח הודעות אימייל בשם המשתמשים. יכול להיות שהודעות שנשלחות מהשירותים האלה לא יישמרו בתיקיית הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ולא יהיו זמינות ב-Vault.

בארגונים שמנתבים מחדש הודעות לשרתי אימייל שאינם של Gmail, אפשר להגדיר אחסון מקיף של דואר כדי לוודא שכל ההודעות מאוחסנות בתיבות דואר ב-Gmail וזמינות ב-Vault.
אפשר גם להגדיר את זה אם יש לכם מערכת שאינה Gmail שמשתמשת בשירות שרת ה-SMTP כדי לנתב הודעות בשם המשתמשים שלכם – למשל, מערכות למעקב אחרי כרטיסים, מסדי נתונים של באגים או מערכות התראות אוטומטיות – ואתם רוצים שההודעות יוצגו בתיבות הדואר של המשתמשים ב-Gmail. ההגדרה הזו חיונית לשמירת הודעות ב-Google Vault לכל המשתמשים שמפעילים שרת SMTP.

נקודות שכדאי לשים לב אליהן לפני שמפעילים את אחסון כל האימיילים (CRL)

לפני שמפעילים אחסון מקיף של אימיילים, חשוב לעיין בשיקולים הבאים:

לא מומלץ להפעיל אחסון מקיף של אימיילים אם יש לכם כללי ניתוב לצורכי תאימות שמשנים את הנמען (ואתם לא רוצים שהנמען המקורי יקבל עותק של האימייל).
אם הפעלתם את שרת ממסר ה-SMTP, עותק של ההודעה יישמר בתיבות הדואר של המשתמשים בתיקייה 'פריטים שנשלחו' (לדוגמה, כששולחים אימייל מסורק), אם הפעלתם את האפשרות 'אחסון כל האימיילים'. יכול להיות שהחשבונות יחרגו ממגבלות האחסון אם למהדורה של החשבון שלכם יש מגבלות אחסון. השוואה בין מהדורות
כדאי להפעיל את האפשרות 'אחסון כולל של דואר' אם אתם משתמשים ב-Gmail רק בשביל התכונה של Vault ומעבירים אימיילים לשרת האימייל המקומי או לספק אימייל אחר.