איך אפשר למצוא הודעות בעזרת חיפוש ביומן אימייל (ELS)

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Frontline Starter,‏ Frontline Standard ו-Frontline Plus;‏ Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Basic ו-G Suite Business. השוואה בין מהדורות

אתם יכולים להשתמש בכלי 'חיפוש ביומן אימייל (ELS)' כדי לאתר הודעות אימייל שנשלחו או התקבלו על ידי אנשים בארגון, ולבדוק את הפרטים שלהן. אפשר להציג את כל ההודעות או לחפש הודעות ספציפיות לפי השולח, התאריך או מזהה ההודעה. אפשר גם לחפש הודעות בחיפוש מוגדר מראש עם קריטריונים שמוגדרים כברירת מחדל, או ליצור חיפוש מותאם אישית עם קריטריונים משלכם. תוכלו גם להוריד את תוצאות ה-ELS כגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets או כקובץ csv.

אי אפשר להציג את התוכן של ההודעות באמצעות ELS. ‫Google Workspace כולל תכונות נוספות שמאפשרות לאדמינים להציג ולנהל תוכן בהודעות, כולל כללי סינון לפי עמידה במדיניות ב-Gmail, הקצאת הרשאות ל-Gmail ו-Google Vault.

חיפוש ELS לא זמין למפיצים שמנהלים את המינויים של הלקוחות שלהם ל-Google Workspace. מידע נוסף על מפיצים של Google Workspace

חיפוש הודעות באמצעות ELS

בעזרת חיפוש ELS תוכלו למצוא הודעות אימייל חסרות ולפתור בעיות בשליחת הודעות. תוכלו גם לבדוק את הסטטוס של ההודעות אחרי שהן נשלחות, כולל מידע על התוויות של ההודעה, המיקום של ההודעה, אם ההודעה סומנה כספאם ואם ההודעה נמחקה אחרי שנשלחה.

חיפוש ELS מאפשר לכם לחפש הודעות לפי קריטריונים שונים:

  • לפי השולחים או הנמענים בארגון.
  • לפי כתובת אימייל, כתובת IP או דומיין.
  • בטווח זמנים מוגדר מראש או מותאם אישית.
  • הודעות שנשלחו לקבוצות Google או לרשימות תפוצה אחרות בארגון.

טיפים לחיפוש באמצעות ELS

ריכזנו כמה טיפים מועילים לשימוש בחיפוש ELS לאיתור הודעות.

מגבלות לגבי הודעות מלפני יותר מ-30 יום

יש כמה מגבלות כשמשתמשים בחיפוש ELS לאיתור הודעות מלפני יותר מ-30 יום:

מגבלות על תוצאות החיפוש

בחיפוש ELS אחד יכולים לקבל עד:

  • ‫1,000 הודעות
  • ‫15,000 רשומות ביומן לכל הודעה

ברשומות ביומן לכל הודעה מוצג הסטטוס של כל שלב בתהליך השליחה. כל הודעה בדרך כלל כוללת 5-7 רשומות ביומן לכל נמען. לכן, הודעות שנשלחות לקבוצות גדולות של נמענים יכולות לכלול יותר מ-15,000 רשומות ביומן.

הזמן שלוקח לקבל את תוצאות החיפוש תלוי במספר ההודעות שמתקבלות בחיפוש. אם יש מספר גדול של הודעות, ייקח עד שעה לקבל את תוצאות חיפוש ה-ELS.

צמצום החיפוש

כשאתם משתמשים בחיפוש ELS כדי לאתר הודעה עם מספר גדול של נמענים, יכול להיות שתוצג לכם ההודעה הבאה: החיפוש רחב מדי, ואי אפשר להציג את כל ההודעות. מומלץ לצמצם את הקריטריונים לחיפוש.

כדי לצמצם את החיפוש, אפשר להשתמש בשם הנמען כקריטריון החיפוש היחיד. אם אתם מחפשים הודעה מסוימת שנשלחה להרבה נמענים, כדאי לחפש באמצעות מזהה ההודעה והנמען הספציפי.

תוכלו גם לצמצם את החיפוש על ידי הוספת תנאי חיפוש אחרים, או על ידי בחירת טווח זמן קצר יותר.

איתור הודעות בעזרת חיפוש ELS מוגדר מראש

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז דיווח ואזחיפוש ביומן אימייל (ELS).

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

  2. לוחצים על הכרטיסייה חיפוש מוגדר מראש. בפעם הבאה שתבצעו חיפוש ELS, הכרטיסייה חיפוש מוגדר מראש תיבחר כברירת מחדל.

  3. בכרטיסייה חיפוש מוגדר מראש, בוחרים באחת מהאפשרויות בתפריט חיפוש מוגדר מראש:

    אפשרות תיאור
    כל ההודעות מהיום חיפוש של כל ההודעות שנשלחו אל כל המשתמשים בארגון או מהם במהלך היום הנוכחי, החל מחצות, זמן מקומי.
    כל ההודעות מאז אתמול חיפוש של כל ההודעות שנשלחו אל כל המשתמשים בארגון או מהם ב-48 השעות האחרונות. טווח הזמנים של 48 השעות מתחיל בחצות של היום הקודם, זמן מקומי.
    כל ההודעות מ-7 הימים האחרונים

    חיפוש של כל ההודעות שנשלחו אל כל המשתמשים בארגון או מהם במהלך 7 הימים האחרונים. טווח הזמנים של 7 ימים מתחיל 7 ימים לפני היום הנוכחי, החל מחצות זמן מקומי.
    הודעות שנשלחו מהדומיין מאז אתמול חיפוש של כל ההודעות היוצאות שנשלחו מהדומיין ב-48 השעות האחרונות.
    ההודעות שהתקבלו בדומיין מאז אתמול חיפוש של כל ההודעות הנכנסות שנשלחו לנמענים בדומיין ב-48 השעות האחרונות.

  4. לוחצים על חיפוש. תוצאות החיפוש מוחזרות בתוך דקה עד שעה, בהתאם למספר ההודעות שנכללות בתוצאות החיפוש.

איתור הודעות בעזרת חיפוש ELS מותאם אישית

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז דיווח ואזחיפוש ביומן אימייל (ELS).

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

  2. לוחצים על הכרטיסייה חיפוש מותאם אישית. בפעם הבאה שתשתמשו ב-ELS, הכרטיסייה חיפוש מותאם אישית תיבחר כברירת מחדל.

  3. בכרטיסייה חיפוש מותאם אישית, מזינים את הקריטריונים לחיפוש באחד או יותר מהשדות הבאים. כל השדות למעט תאריך הם אופציונליים, אלא אם טווח התאריכים שנבחר הוא לפני יותר מ-30 ימים:

    שדה תיאור
    תאריך

    בוחרים את טווח התאריכים לחיפוש (חובה):

    • היום
    • מאז אתמול
    • 7 הימים האחרונים
    • ציון טווח: מציינים טווח תאריכים מותאם אישית במסגרת 30 הימים האחרונים.
    • לפני יותר מ-30 ימים: אם בוחרים באפשרות הזאת, צריך להזין את כתובת האימייל המלאה של הנמען ואת מזהה ההודעה.
    השולח

    מזינים את כתובת האימייל המלאה, כתובת האימייל החלקית או הכתובת להחזרה של השולח. כתובת האימייל להחזרה מוצגת בכותרת של ההודעה. מידע נוסף על כותרות של הודעות

    חשוב לזכור:

    • אי אפשר להשתמש בתווים כלליים לחיפוש (כמו כוכבית) בשדה הזה.
    • בחיפוש לפי כתובת אימייל חלקית צריך להזין לפחות 3 תווים.
    • כדי למצוא התאמה מדויקת, צריך להזין את כתובת האימייל המלאה במירכאות, לדוגמה, john@solarmora.com.
    הנמענים

    חיפוש של הודעות שנשלחו לנמענים מסוימים או לקבוצות Google מסוימות.

    כדי לחפש נמענים, צריך להזין את כתובת האימייל המלאה או החלקית של הנמען:

    • אי אפשר להשתמש בתווים כלליים לחיפוש בשדה הזה.
    • בחיפוש לפי כתובת אימייל חלקית צריך להזין לפחות 3 תווים.
    • כדי למצוא התאמה מדויקת, צריך להזין את כתובת האימייל המלאה במירכאות, לדוגמה, john@solarmora.com.

    כדי לחפש הודעה שנשלחה לכתובת אימייל של קבוצה ב-Google, צריך להזין את מזהה ההודעה. התוצאות מחיפוש ELS לפי כתובת אימייל של קבוצה לא יראו אם ההודעה נשלחה לכל חבר בקבוצה.
    כתובת ה-IP של השולח

    מזינים את כתובת ה-IP המלאה של שולח ההודעה. אי אפשר להשתמש בתווים כלליים לחיפוש בשדה הזה.

    הערה: כשמחפשים לפי כתובת ה-IP של השולח, תוצאות חיפוש ה-EL עשויות להציג כתובת IP יוצאת של Google במקום כתובת ה-IP היוצאת הציבורית של הדומיין. ‫Gmail שולחת הודעות יוצאות דרך השרתים של Gmail, שבהם נעשה שימוש בכתובות IP יוצאות של Google.
    כתובת ה-IP של הנמען

    מזינים את כתובת ה-IP המלאה של הנמען של ההודעה. אי אפשר להשתמש בתווים כלליים לחיפוש בשדה הזה.
    נושא

    מזינים את שורת הנושא של ההודעה או חלק ממנה. השדה הזה לא תלוי אותיות רישיות.
    מזהה הודעה

    מזינים את מזהה ההודעה.

    בחיפוש לפי מזהה ההודעה, המערכת מתעלמת מכל טווח תאריכים שנבחר. כל ההודעות שמתאימות לחיפוש נכללות בתוצאות גם אם הן מחוץ לטווח התאריכים שנבחר.

    לכל הודעת אימייל יש מזהה הודעה ייחודי. מזהה ההודעה מוצג בכותרת של ההודעה, ומסומן בתווית 'מזהה הודעה'. מידע נוסף על כותרות של הודעות

  4. לוחצים על חיפוש. תוצאות החיפוש מוחזרות בתוך דקה עד שעה, בהתאם למספר ההודעות שנכללות בתוצאות החיפוש.

השלבים הבאים

מידע על תוצאות החיפוש זמין במאמר הסבר על תוצאות החיפוש ביומן אימייל (ELS)

מידע על ייצוא תוצאות החיפוש זמין במאמר איך מייצאים את תוצאות החיפוש ביומן אימייל (ELS)