בחירת הנתונים שרוצים לייצא מ-Workspace

רוצים לייצא את כל הנתונים? כאן אנחנו מסבירים איך מייצאים את כל הנתונים של הארגון.

הכלי לייצוא נתונים מאפשר לכם לייצא חלק מנתוני הארגון, או את כולם, לארכיון של Google Cloud Storage ואז להוריד אותם. יש ארגונים שלא צריכים לייצא את כל קבוצות הנתונים שלהם, אלא רק נתונים מסוימים. לדוגמה, ארגון שצריך לייצא רק את התוכן שנוצר על ידי מחלקת המכירות.

כדי לאפשר למשתמשים להוריד את הנתונים שלהם, אתם צריכים להפעיל את Google Takeout ולהפנות אותם למאמר איך מורידים נתונים מחשבון Google.

לפני שמתחילים

דרישות

כדי לייצא את נתוני הארגון, אתם צריכים:

להשתמש בחשבון סופר-אדמין ב-Google Workspace או ב-Cloud Identity שנפתח לפני 30 ימים לפחות (אלא אם יצרתם את החשבון הארגוני לפני פחות מ-30 ימים).
להפעיל אימות דו-שלבי (2SV) בחשבון. אכיפה מסוג אימות דו-שלבי נדרשת רק בחשבון של האדמין שמתחיל את הייצוא. כדי לבדוק אם מופעל אימות דו-שלבי בחשבון, צריך לבדוק את הגדרות האבטחה של החשבון.

כדי לגשת לנתונים שיוצאו, צריך להפעיל את Google Cloud בחשבון האדמין. איך מפעילים או משביתים את Google Cloud למשתמשים

תכונות ייצוא במהדורות Google Workspace

התכונות שאתם יכולים לייצא בעזרתן תלויות במהדורת Google Workspace שיש לכם.

	Assured Controls,‏ Assured Controls Plus	Enterprise Essentials Plus, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus	כל המהדורות האחרות של Google Workspace
ייצוא כל הנתונים של הארגון	✔	✔	✔
ייצוא נתונים מסוננים של משתמש יחיד	✔	✔	✔
ייצוא נתונים מסוננים של יחידה ארגונית, קבוצה או עד 100 משתמשים	✔	✔
ייצוא נתונים מסוננים של אחד או יותר משירותי הליבה של Workspace	✔
ייצוא נתונים מסוננים של תווית אחת ב-Drive	✔
ייצוא נתונים מסוננים של 7, 30 או 90 הימים האחרונים	✔
ייצוא רציף	✔
ייצוא תואם ל-FINRA	✔
ייצוא לקטגוריה של Cloud Storage משלכם (שמירת נתונים במאגר מקומי)	✔
מספר פעולות הייצוא שניתן לבצע בו-זמנית	2	2	בוחרים באחת מהאפשרויות הבאות: ייצוא נתונים אחד מלא וייצוא נתונים אחד של משתמש יחיד שתי פעולות ייצוא נתונים של משתמשים יחידים
מרווח הזמן המינימלי בין 2 פעולות של ייצוא נתונים מלא	ללא	ללא	30 ימים

אילו נתונים אפשר לייצא?

סופר-אדמינים שרוצים לייצא נתונים מיחידות ארגוניות, קבוצות או משתמשים ספציפיים, יכולים להשתמש במסננים בכלי לייצוא הנתונים. אפשר גם לסנן את הנתונים לפי השירות (לדוגמה, Gmail או Drive), לפי תווית ספציפית ב-Drive, או לפי פרק זמן מסוים.

הערה למהדורות של Google Workspace for Education: אם משתמשים במסננים של יחידה ארגונית או קבוצה בכלי לייצוא הנתונים, חשוב לסמן את תווית הגיל כל המשתמשים בני 18 ומעלה. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הגדרת הגישה לשירותי Google לפי גיל.

הכלי לייצוא הנתונים מייצא את אותם נתונים שהמשתמשים יכולים לייצא באמצעות Google Takeout. כדי לדעת אילו נתונים מיוצאים בכל שירות, עיינו ברשימה שבמאמר ייצוא כל הנתונים של הארגון.

הנתונים הבאים לא נכללים בייצוא של נתונים מסוננים:

אי אפשר לייצא יחידות ארגוניות וקבוצות שנוספו ב-24 השעות האחרונות.
נתונים שלא בבעלות של משתמש יחיד, למשל מסמך באחסון שיתופי, לא מיוצאים. לדוגמה, אם משתמש יוצר גיליון אלקטרוני ושומר אותו בתיקיית האחסון שלי, אז הבעלים של הגיליון האלקטרוני הוא המשתמש. לעומת זאת, אם משתמש יוצר גיליון אלקטרוני ומעביר אותו לאחסון שיתופי, אז הוא כבר לא הבעלים של הגיליון האלקטרוני. דוגמאות לתכונות שהן לא בבעלות משתמשים יחידניים:
- מרחבים ב-Chat וצ'אטים קבוצתיים
- Google Sites
- תיקיות אחסון שיתופי
- יומנים משניים
אי אפשר לסנן נתונים של אחסון שיתופי לפי טווח תאריכים, והם מיוצאים כקבוצה אחת.

רוצים לייצא את כל הנתונים של הארגון, כולל תוכן באחסון השיתופי? מידע נוסף בנושא מופיע במאמר ייצוא כל הנתונים של הארגון.

איפה נשמרים הנתונים שיוצאו?

הכלי לייצוא נתונים מייצא את הנתונים של הארגון לקטגוריה של Google Cloud Storage ‏(GCS). כברירת מחדל, הכלי נותן קטגוריה זמנית של Cloud Storage ש-Google מספקת.

אם יש לכם את התוספים Google Workspace Assured Controls ו-Assured Controls Plus, אתם יכולים לציין קטגוריה של Cloud Storage בבעלותכם כדי לשמור נתונים במאגר המקומי. התכונה הזו נותנת מענה לחששות בנוגע לריבונות נתונים: היא מעניקה לכם יותר שליטה במיקום הנתונים שלכם ומאפשרת לקבוע מי יכול לגשת אליהם.

אם בוחרים קטגוריה ש-Google מספקת

אפשר לבחור קטגוריה שמאוחסנת בארצות הברית, באירופה, או לציין שאין העדפה.
הנתונים המיוצאים נמחקים באופן אוטומטי 60 יום לאחר תחילת הייצוא.

אם אתם בוחרים קטגוריה של Cloud Storage משלכם

כדי לשמור את הנתונים למשך יותר מ-60 יום, אתם צריכים ליצור ייצוא מותאם אישית ולבחור קטגוריה של Cloud Storage משלכם. איך מייצאים נתונים מ-Workspace ושומרים אותם במאגר מקומי?

כמה זמן לוקח לייצא נתונים?

כשמתחילים לבצע ייצוא, כל הסופר-אדמינים מקבלים אימייל שיש ייצוא נתונים בהמתנה. הייצוא יהיה מוכן 48 שעות או יותר אחרי שעת ההתחלה. תקופת ההמתנה הזו מגינה על האבטחה של נתוני הארגון.

ייצוא נתונים נמשך בדרך כלל 72 שעות, אבל יכול גם להימשך עד 14 ימים – בהתאם לנפח הנתונים שמייצאים. כל הסופר-אדמינים מקבלים התראה באימייל כשתהליך הייצוא מסתיים. כל הסופר-אדמינים יכולים לראות את הייצוא.

הגדרה וניהול של ייצוא רציף

פעולות של ייצוא רציף כוללות נתונים רק ממשתמשים שיש להם רישיון ל-Assured Controls.

אתם יכולים לתזמן ייצוא רציף שיתבצע אוטומטית. תכונת הייצוא הרציף מאפשרת לכם לקבוע הגדרות ייצוא נתונים של אדמין, ואז להפעיל את הייצוא באופן רציף. הכלי לייצוא נתונים מפעיל אוטומטית תהליכי ייצוא רציפים, ומתחיל ייצוא חדש אוטומטית חמישה ימים אחרי התחלת הייצוא הקודם. אם הייצוא הקודם עדיין מתבצע, הייצוא החדש יתחיל אחרי שהוא יסתיים, וכל פעולת ייצוא תיצור ארכיון חדש.

הכלי לייצוא נתונים מוסיף את התווית רציף לארכיונים שנוצרו באמצעות פעולות ייצוא רציף אוטומטיות.

הפסקה או השהיה של ייצוא רציף

כדי לעצור או להשהות פעולות ייצוא עתידיות לארכיון, פותחים את האפשרות פעולות בתפריט הנפתח של הארכיון ובוחרים בהשבתה של ייצוא רציף. התווית תשתנה למושבת.
כדי להפעיל מחדש את הייצוא הרציף, בוחרים באפשרות הפעלה של ייצוא רציף.

עריכה של ייצוא רציף

כדי לשנות אילו נתונים לכלול בפעולות ייצוא עתידיות, או כדי לספק יעד שונה, פותחים את האפשרות פעולות בתפריט הנפתח של ארכיון כלשהו ובוחרים באפשרות עריכת הייצוא. מבצעים את השינויים ולוחצים על עדכון הייצוא. בפעם הבאה שתרצו לייצא נתונים, הייצוא יתבסס כבר על ההגדרות החדשות.

ייצוא נתוני המשתמשים

כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט נתונים ייבוא וייצוא נתונים ייצוא נתונים.

מעבר לכלי לייצוא נתונים

כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.
לוחצים על הגדרת ייצוא חדש.
בתיבה שם, מקלידים שם לייצוא.
בתיבה סוג ייצוא, בוחרים רגיל.
בתיבה היקף, בוחרים את נתוני המשתמש שרוצים לייצא:
- כדי לייצא את כל הנתונים של הארגון, כולל נתונים שזמינים רק לאדמינים, בוחרים באפשרות ייצוא כל נתוני המשתמשים של כל הארגון ומדלגים על השלב הבא. מידע נוסף מופיע במאמר ייצוא כל הנתונים של הארגון.
- כדי לייצא נתונים של משתמשים ספציפיים, בוחרים באפשרות ייצוא נתונים של משתמשים ספציפיים ובוחרים אם לזהות את המשתמשים האלו לפי היחידה הארגונית, הקבוצה או שמות של משתמשים יחידים.
(אופציונלי) בוחרים אם רוצים לייצא נתונים מקבוצות, יחידות ארגוניות, או שמות משתמשים. לאחר מכן לוחצים על תיבת הבחירה ובוחרים או מזינים את הערך שרוצים.
- אם בוחרים ביחידה ארגונית, רק הנתונים של החברים הישירים ביחידה הארגונית מיוצאים, ולא של אלו ביחידות הבת הארגוניות שלה. לדוגמה, ביחידה הארגונית "כספים" יש שתי יחידות בת ארגוניות: אירופה ואסיה. אם בוחרים ביחידה הארגונית "כספים", רק הנתונים של המשתמשים הישירים ביחידה הארגונית הזו מיוצאים. לא מתבצע ייצוא של היחידות הארגוניות אירופה ואסיה.
בתיבה שירות, בוחרים את השירותים שאת הנתונים שלהם אתם רוצים לייצא.
(אופציונלי) בתיבה תוויות, אתם יכולים לבחור את הנתונים לייצוא שכוללים תוויות ספציפיות של Google Drive. בוחרים מהתפריט הנפתח את תווית ה-Drive הרצויה.
בתיבה טווח תאריכים וסוג, בוחרים טווח תאריכים לייצוא הנתונים מ-Google Drive,‏ Gmail ו-Chat מטווח זמנים מסוים, או שמגדירים ייצוא רציף. אתם יכולים לקרוא מידע נוסף על ייצוא רציף
הערה: אי אפשר לסנן קובצי אחסון שיתופי לפי טווח תאריכים.
(אופציונלי) כדי להגדיר ייצוא רציף, מסמנים את תיבת הסימון.
הערה: רק ארגונים שיש להם את התוסף Assured Controls רואים את התיבה ייצוא רציף.
בתיבה יעד, בוחרים את היעד שבו אתם רוצים לשמור את הנתונים שיוצאו.
בכלי לייצוא נתונים אתם יכולים לייצא את נתוני המשתמש לקטגוריה של Cloud Storage שמסופקת על ידי Google או לקטגוריה של Cloud Storage בבעלותכם. מידע נוסף על המקומות שבהם שמורים הנתונים שיוצאו
- כדי להשתמש בקטגוריה זמנית ש-Google מספקת, בוחרים באפשרות קטגוריה ש-Google‏ מספקת ובוחרים אזור לקטגוריה: ארצות הברית, אירופה, או אין העדפה.
  הערה: אי אפשר להשתמש בקטגוריה הזמנית של Cloud Storage שמסופקת על ידי Google בשביל ייצוא רציף.
- כדי לבחור קטגוריה של Cloud Storage בבעלותכם, בוחרים באפשרות הקטגוריה שלך ומזינים את שם הקטגוריה שיצרתם. למשל: my-gws-data-export-bucket
לוחצים על התחלת הייצוא.
כשניתן, המערכת תחשב את משך הזמן המשוער שיארך הייצוא. כשהפעולה תסתיים, יופיע הזמן המשוער לסיום.

הצגה והורדה של נתונים מיוצאים

כשייצוא הנתונים יסתיים, סופר-אדמינים בארגון שלכם יקבלו התראה באימייל עם קישור לצפייה בארכיון. אפשר לגשת לארכיון גם דרך מסוף Google Admin.

במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט נתונים ייבוא וייצוא נתונים ייצוא נתונים.

מעבר לכלי לייצוא נתונים

כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.
בטבלה של ייצוא הנתונים מופיעות כל פעולות ייצוא הנתונים, והיא כוללת את הפרטים האלה:
- השמות של פעולות הייצוא
- תאריכי ההתחלה והסיום האחרונים
- מי הגדיר כל פעולת ייצוא
- סטטוס הייצוא
- פעולות שאפשר לבצע לגבי הנתונים שיוצאו
בטבלה של ייצוא הנתונים, לוחצים על השם של פעולת הייצוא כדי לראות תצוגה מפורטת.
בקטע היקף הייצוא, אפשר לראות אילו משתמשים, קבוצות או יחידות ארגונית יוצאו.
בקטע סטטוס אפשר לראות אם הייצוא הושלם או אם היו שגיאות:
- נכשל: – לא יוצאו נתונים
- שגיאות: – חלק מהנתונים לא מופיעים בארכיון
- הושלם: – כל הנתונים יוצאו
כדי לצפות בארכיון, לוחצים על פעולות הצגת הארכיון.
אם ייצוא הנתונים הסתיים עם שגיאות, אתם יכולים להריץ תיקון שגיאות.

צפייה בארכיון ייצוא הנתונים

ארכיון הנתונים שיוצאו זמין בקובצי ZIP (קבצים דחוסים). בתיקיית הבסיס יש רשימה של תיקיות משתמשים שמכילות את הנתונים שלהם בקובץ ZIP. המידע מחולק לפי שירות כמו Drive או Gmail ולפי מגבלת גודל הקובץ. לדוגמה, למשתמש יכולים להיות נתוני Drive ו-Gmail מחולקים לכמה קבצים עם התוויות: Drive (חלק 1), Drive (חלק 2), Gmail (חלק 1) ו-Gmail (חלק 2).

הערה: סדר השירותים עשוי להשתנות בכל פעם שמייצאים נתונים. אז יכול להיות ש-Drive יופיע ראשון אחרי ייצוא מסוים, ובפעם אחרת Gmail יופיע ראשון.

כדי לראות ולהוריד את ארכיון הנתונים המיוצאים:

בממשק המשתמש של Cloud Storage, לוחצים על תיקיית הבסיס.
הערה: חלק מהנתונים, כמו קבצים בתיקיות אחסון שיתופי, שייכים לחשבון השירות ולא למשתמש. בארכיון הייצוא, חשבונות שירות נקראים "משאב".
בממשק המשתמש של Cloud Storage אפשר להוריד רק אובייקט אחד בכל פעם. כדי להוריד תיקייה או כמה אובייקטים בבת אחת, צריך להשתמש בכלי שורת הפקודה של gcloud storage.
דוגמה:

gcloud storage cp --continue-on-error --recursive \

"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .

לוחצים על קובץ ה-ZIP כדי להוריד את נתוני המשתמש.
מחלצים את הקובץ כדי לראות את נתוני המשתמש לפי מוצר.

נושאים קשורים

אפשרויות לשמירת נתונים של עובדים לשעבר