ייבוא קבצים מחשבון Dropbox

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Essentials Starter,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits,‏ G Suite Basic ו-G Suite Business. השוואה בין המהדורות

כדי להעתיק קבצים, תיקיות והרשאות משויכות מחשבון Dropbox עסקי לחשבון Google Workspace של הארגון, אפשר להשתמש בכלי לייבוא נתונים. אלא אם מצוין אחרת, את השלבים הבאים תצטרכו לבצע במסוף Google Admin של חשבון Workspace שאתם מייבאים אליו נתונים.

דרישות לגבי סביבת העבודה

  • מוודאים שסופר-אדמין מגדיר ומפעיל את ייבוא הנתונים. מפיצים לא יכולים לייבא נתונים מהחשבונות של הלקוחות שלהם.
  • צריך להפעיל את Google Drive לכל המשתמשים שרוצים לייבא ל-Workspace. פרטים נוספים זמינים במאמר הפעלה או השבתה של Google Drive ו-Docs למשתמשים.
  • אתם צריכים ליצור תיקיות אחסון שיתופי ב-Workspace בשביל הקבצים של הארגון. פרטים נוספים זמינים במאמר הגדרת תיקיות באחסון השיתופי בארגון. אם כבר יש לכם תיקיות אחסון שיתופי, אתם יכולים לעבור אל ניהול תיקיות אחסון שיתופי כאדמינים.
  • צריך חשבון משתמש ורישיון ב-Workspace לכל משתמש שמייבאים. פרטים נוספים זמינים במאמר אפשרויות להוספת משתמשים.
  • אפשר לייבא עד 150 תיקיות אישיות או תיקיות צוות של Dropbox בכל פעם. אם אתם צריכים לייבא עוד משתמשים או תיקיות, אתם צריכים להתחיל ייבוא נתונים נוסף.

דרישות לגבי Dropbox

  • חשוב לוודא שאדמין של צוות ב-Dropbox עוזר בתהליך ייבוא הנתונים.
  • אתם צריכים את כתובת האימייל של המשתמש ב-Dropbox לכל תיקייה אישית שאתם רוצים לייבא. צריך נתיב לכל תיקיית צוות שאתם מייבאים. כדי לקבל רשימה של כתובות אימייל ונתיבים של תיקיות צוות בדייר שלכם ב-Dropbox, אתם צריכים לייצא דוח נתוני חברים ודוח אחסון של צוות.

לפני שמתחילים: איך להימנע מבעיות ידועות

  • אם תצאו מייבוא נתונים ואז תתחילו ייבוא חדש של אותה קבוצת נתונים, יכול להיות שהייבוא השני ייצור קבצים כפולים ב-Workspace. כדי למנוע כפילויות, אל תיצרו 2 ייבואים נפרדים של אותה קבוצת נתונים.

  • יכול להיות שתיתקלו בבעיות אם תסיימו ותצאו מייבוא נתונים מ-OneDrive למיקום ב-Workspace, ואז תבצעו את 3 הפעולות הבאות:

    • ליצור ייבוא נתונים חדש לאותה קבוצת נתונים תוך 14 ימים ממועד ייבוא הנתונים הראשון.
    • מייבאים את קבוצת הנתונים למיקום שני ב-Workspace.
    • צריך להפסיק את ייבוא הנתונים לפני שנתונים כלשהם יועתקו ל-Workspace.

    כשמפעילים מחדש את ייבוא הנתונים, הוא פועל כייבוא דלתא ומעביר את הנתונים מ-OneDrive מהמיקום הראשון ב-Workspace למיקום השני ב-Workspace. הנתונים שיובאו לא זמינים יותר במיקום הראשון ב-Workspace.

שלב 1: התחברות לחשבון Dropbox

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז נתונים ואז ייבוא וייצוא נתונים ואז ייבוא נתונים.

    כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  2. בקטע Dropbox, לוחצים על ייבוא.
  3. לוחצים על התחברות ונכנסים ל-Dropbox בתפקיד אדמין של הצוות.

שלב 2: יוצרים קובץ של תיקיות Dropbox לייבוא

יוצרים קובץ CSV (ערכים מופרדים בפסיקים) שכולל את רשימת התיקיות ב-Dropbox שרוצים לייבא. אתם יכולים ליצור קובץ CSV חדש. אפשר גם להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. קובץ ה-CSV המלא חייב להיות קטן מ-10MB.

כדי ליצור את קובץ ה-CSV:

  1. באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace, פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים. אפשר גם ללחוץ על הורדת קובץ CSV לדוגמה במסוף Admin.
  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת ערך מקור ב-Dropbox ומזינים כתובת אימייל לכל תיקייה אישית או נתיב תיקייה לכל תיקייה של צוות. תיקיות של צוותים מיובאות לאחסון שיתופי ספציפי ב-Workspace. כל תיקייה צריכה להיות בשורה נפרדת.
  3. אם אתם מייבאים תיקיית צוות מ-Dropbox, בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת Target Drive FolderID (מזהה תיקיית היעד ב-Drive). אחר כך, מזינים את המזהה של האחסון השיתופי ב-Workspace שאליו רוצים לייבא את התיקייה של הצוות. כל תיקיית צוות צריכה להיות בשורה נפרדת.

  4. אם אתם מייבאים תיקיית צוות מ-Dropbox, בעמודה השלישית, מוסיפים את הכותרת משתמש היעד ב-Google ומזינים את כתובת האימייל של המשתמש ב-Workspace שאליו אתם מייבאים. כל תיקייה צריכה להיות בשורה נפרדת.

    מומלץ: להשתמש בכמה משתמשי יעד בקובץ כדי למנוע כשלים בייבוא הנתונים ובעיות בביצועים של Google Drive. אפשר לייבא עד 500,000 פריטים לחשבון Google אחד של משתמש יעד.

    לדוגמה:

    סוג התיקייה Source DropboxValue מזהה תיקיית היעד ב-Drive משתמש היעד ב-Google Workspace
    אישי terry@example.com לא נדרש אם הערך של DropboxValue במקור תואם למשתמש ב-Workspace לא נדרש אם הערך של DropboxValue במקור תואם למשתמש ב-Workspace
    ChromeOS /folder/folder2 BDEz25J3DzFb

    alan@example.com,

    emma@example.com

  5. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.

  6. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:

    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את קובץ ה-CSV עם המיפוי ואז לוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על "משימות" כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.

  7. אם קובץ ה-CSV לא עולה:

    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה ואז כן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב.

    אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, פנו לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

שלב 3: יוצרים ומעלים קובץ מיפוי זהויות

יוצרים קובץ CSV שני (נפרד מהקובץ של התיקיות ב-Dropbox) כדי למפות תיקיות וקבצים ב-Dropbox למשתמשים ב-Workspace. אתם יכולים ליצור קובץ CSV חדש. אפשר גם להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. קובץ ה-CSV המלא חייב להיות קטן מ-10MB.

לפני שמתחילים: אם אתם מייבאים קבוצות מ-Dropbox לקבוצות Google, אתם צריכים:

כדי ליצור את מפת הזהויות:

  1. באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace, פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים. אפשר גם ללחוץ על הורדת קובץ CSV לדוגמה במסוף Admin.
  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת ישות מקור ומזינים כתובת אימייל לכל תיקייה אישית או נתיב תיקייה לכל תיקייה של צוות שרוצים לייבא מ-Dropbox. כל תיקייה צריכה להיות בשורה נפרדת.
  3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל יעד ומזינים את כתובת האימייל ב-Workspace שאליה רוצים לייבא.

    לדוגמה:

    זהות המקור כתובת אימייל יעד
    emma@example.com emma@solarmora.com
    קבוצה א' group-team-a@solarmora.com
  4. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
  5. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:
    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את קובץ ה-CSV עם המיפוי ואז לוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על "משימות" כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.

  6. אם קובץ ה-CSV לא עולה:

    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה ואז כן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב.

    אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, פנו לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

שלב 4: קביעת הגדרות ייבוא הנתונים

  1. לוחצים על עריכת ההגדרות ומשתמשים בהגדרות הבאות כדי לבחור אילו נתונים להעתיק מ-Dropbox.

  2. אם רוצים לייבא את כל המשתמשים ב-OneDrive, כולל אלה שלא נמצאים במיפוי הזהויות, מסמנים את התיבה מיפוי של חשבונות נוספים שהתגלו במהלך ייבוא הנתונים ובוחרים אפשרות:

    • אם כתובת האימייל של המשתמש ב-Dropbox זהה לכתובת שלו ב-Workspace, בוחרים באפשרות שמירה על כתובת האימייל המקורית.
    • אם שם הדומיין של כל המשתמשים המיובאים משתנה, מסמנים את התיבה הגדרת החשבונות האלה באמצעות דומיין אימייל אחר ואז בוחרים דומיין מהרשימה.

    הערה: ההגדרות האלה לא חלות על משתמשים חיצוניים או על קבוצות ב-Dropbox.

  3. אם רוצים להעתיק קבצים לפי תאריך, מסמנים את התיבה לכלול רק קבצים שנוצרו או שונו אחרי התאריך הבא ובוחרים אפשרות:

    • כדי להעתיק קבצים שנוצרו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות נוצר אחרי ואז בוחרים תאריך.
    • כדי להעתיק קבצים ששונו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות שונו אחרי ואז בוחרים תאריך.

    הערה: הגדרות התאריך מבוססות על אזור הזמן המקומי שלכם, והן חלות רק על קבצים ספציפיים, לא על תיקיות. כל התיקיות מיובאות, בלי קשר לתאריך שבחרתם.

  4. אם אתם לא רוצים לייבא את כל סוגי הקבצים, סמנו את התיבה לא לכלול פורמטים ספציפיים של קבצים, ואז הזינו את סיומות הקבצים שאתם רוצים להחריג. צריך להפריד בין סיומות קבצים שונות באמצעות פסיק (לדוגמה, tmp, log, bak וכו').

  5. אם אתם לא רוצים לייבא קבצים גדולים, סמנו את התיבה להחריג קבצים שהגודל שלהם הוא מעל, הזינו גודל מקסימלי ואז בחרו באפשרות MB או GB.

  6. לוחצים על שמירה.

שלב 5: הפעלת ייבוא נתונים

התחלת ייבוא נתונים מאפשרת להעניק גישה ברמת הדומיין ויוצרת מזהה לקוח לייבוא נתונים ב-Workspace. מידע נוסף זמין במאמר בנושא שליטה בהרשאות הגישה ל-API באמצעות הענקת גישה ברמת הדומיין.

  1. לוחצים על התחלת ייבוא הנתונים.
  2. אפשר לראות עדכונים על הפרטים הבאים בזמן אמת במהלך ייבוא הנתונים:
    • הצלחה – מספר המשימות שהושלמו.
    • לא נכללו – משימות שלא נכללו בגלל הגדרות מסוימות של ייבוא נתונים, או כי הן הושלמו בייבוא נתונים קודם.
    • אזהרה: משימות שהושלמו אבל לא כצפוי.
    • נכשלו: משימות שלא יובאו בגלל שגיאה.
    • הזמן שחלף – הזמן שחלף מתחילת ייבוא הנתונים.
    • קבצים שזוהו – מספר הקבצים שזוהו במהלך ייבוא הנתונים
    • קבצים שיובאו – מספר הקבצים שיובאו בהצלחה
    • קבצים שהמערכת דילגה עליהם – מספר הקבצים שיובאו בעבר והמערכת דילגה עליהם.
    • קבצים שההעברה שלהם נכשלה – מספר הקבצים שהייבוא שלהם נכשל.
    • גודל הקבצים שיובאו – הגודל הכולל של הקבצים שיובאו
    • בעיות שזוהו בזמן חיפוש משימות חדשות – תיקיות מ-Dropbox שלא הייתה אפשרות לסרוק אותן.
  3. (אופציונלי) כדי לייצא דוח על ייבוא נתונים שבאמצע התהליך:
    1. לוחצים על הצגת יומני ייבוא נתונים או על ייצוא דוח סיכום.
    2. אם רשימת המשימות לא נפתחת באופן אוטומטי עם הדוח המיוצא, לוחצים על "משימות" ואז הקישור לדוח.
    3. לוחצים על פתיחה ב-Google Sheets כדי לפתוח את הדוח ב-Google Sheets.
  4. (אופציונלי) כדי להפסיק ייבוא שמתבצע, לוחצים על הפסקת הייבוא. יכול להיות שיעברו כמה דקות עד שהייבוא יפסיק, ותהליך הייבוא לא יחזור למצב הקודם. אם אתם מריצים אצוות אחרות בו-זמנית, הייבוא של האצוות האלה יימשך. נתונים מ-Dropbox שיובאו לפני העצירה לא נמחקים מ-Workspace.

בסיום ייבוא הנתונים תקבלו אימייל שכולל נתונים סטטיסטיים על הייבוא. הדוחות מצורפים. פרטים נוספים על הדוחות זמינים במאמר הסבר על דוח ייבוא נתונים מ-Dropbox.

שלב 6: יציאה מייבוא נתונים שהושלם

אחרי שיוצאים מייבוא נתונים, אי אפשר לגשת לנתוני ההגדרה או לדוחות שלו.

אתם יכולים להפעיל ייבוא דלתא ולבדוק את המידע על ייבוא נתונים שהושלם במסוף Admin עד שאתם יוצאים מהייבוא. אם אתם צריכים להפעיל ייבוא נתונים חדש מ-Dropbox, צריך לצאת מהייבוא הקיים.

אם אתם מעדכנים את העמודה אימייל יעד במיפוי הזהויות אחרי שסיימתם לייבא נתונים, אל תפעילו ייבוא דלתא. ייבוא הדלתא לא יעתיק נתונים לכתובות אימייל חדשות. במקום להפעיל ייבוא דלתא, צריך להפעיל שוב את ההעברה המלאה.

כדי לצאת מייבוא נתונים:

  1. אם אתם רוצים לייבא קבצים חדשים או מעודכנים לפני שאתם יוצאים, בצעו את השלבים שמפורטים בקטע הפעלת ייבוא דלתא ל-Dropbox.
  2. (אופציונלי) אם רוצים לשמור יומנים ודוחות מייבוא נתונים, לוחצים על צפייה ביומנים של ייבוא הנתונים ואז ייצוא של דוח הסיכום.
  3. לוחצים על יציאה מהייבוא ואז יציאה ומחיקת הייבוא.

ייבוא נתונים נועד לשמש כתכונה שתומכת בפרודוקטיביות ולא ככלי עזר בנושאי עמידה בהוראות הדין. האחריות לבדיקה של צורכי עמידה בהוראות הדין של הארגון ועמידה בהם חלה עליכם ועל הארגון שלכם. אם יש קבצים ותיקיות שדרושים לכם לצורכי עמידה בהוראות הדין, מומלץ לגבות את הקבצים שנמצאים ב-Dropbox לפני ייבוא הנתונים ל-Workspace.


‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.