הגדרה של תיקיות אחסון שיתופי בארגון

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Starter (למעט מה שמצוין),‏ Business Standard ו-Business Plus‏, Enterprise Standard ו-Enterprise Plus‏, Education Fundamentals‏, Education Standard ו-Education Plus‏, Essentials‏, Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus‏, Nonprofits‏, G Suite Business. השוואה בין מהדורות

כדי ליצור אחסון שיתופי, עוברים לכאן.

אדמינים יכולים להגדיר איך המשתמשים בארגון יכולים ליצור תיקיות באחסון השיתופי ולהשתמש בהן כדי לשתף פעולה ב-Google Drive. הקבצים באחסון השיתופי הם בבעלות הארגון, ולא בבעלות של משתמש ספציפי. הם נשמרים גם אם האדם שיצר את הקובץ עוזב את הארגון, וכך עוזרים לכם למנוע אובדן נתונים.

כדאי לעודד את המשתמשים להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי עבור תוכן שמיועד לשימוש בכל הארגון או לשימוש צוותי, כמו תוכניות פרויקט, תוצאות מחקר או סיכומי פגישות צוות. כדאי שהמשתמשים ישמרו קבצים אישיים ופרטיים, כמו סיכומי פגישות אישיות, הערכות ביצועים ותוכניות לפיתוח קריירה, בתיקייה 'האחסון שלי'.

הנושאים בדף

התחלה מהירה

  1. מידע נוסף על תיקיות אחסון שיתופי ושיטות מומלצות לשימוש בהן זמין במאמר מהן תיקיות אחסון שיתופי?
  2. איך יוצרים תיקיות אחסון שיתופי ומוסיפים חברים הערה: תיקיות אחסון שיתופי יוצרים ב-Drive ולא במסוף Admin.
  3. (אופציונלי, לא זמין ב-Business Starter) כדאי לשקול אם רוצים להגביל את השיתוף עם משתמשים חיצוניים, מבקרים או משתמשים שלא חברים באחסון השיתופי, ולהגדיר את הרשאות השיתוף שיהיו ברירת המחדל באחסונים השיתופיים.
  4. איך מוסיפים קבצים ותיקיות לאחסון שיתופי

הגדרה בסיסית

  1. איך הרשאות הגישה פועלות באחסון שיתופי

  2. הגדרת המשתמשים שיכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי. במהדורות Google Workspace Business ו-Enterprise, כל המשתמשים יכולים ליצור אחסון שיתופי כברירת מחדל. אצל לקוחות Google Workspace for Education, האפשרות ליצור תיקיות אחסון שיתופי מושבתת כברירת מחדל.

  3. הגדרת היחידה הארגונית שאליה ישויכו תיקיות אחסון שיתופי חדשות.

    כברירת מחדל, תיקיות אחסון שיתופי מוקצות ליחידה הארגונית ברמה העליונה, וחלות עליהן מדיניות הנתונים של Drive שמוגדרת ביחידה הארגונית הזו. כדי לקבל שליטה מדויקת יותר, אפשר להקצות אותן ליחידה הארגונית של יוצר האחסון השיתופי או לכל יחידה ארגונית אחרת.

  4. שיתוף משאבי הדרכה למשתמשים.

פריסה וניהול מתקדמים

השלבים האלה יעזרו לכם להבין איך לפרוס תיקיות אחסון שיתופי כשאתם צריכים להעביר תוכן או לנהל שיתוף.

שלב 1. תכנון העברת תוכן לתיקיות אחסון שיתופי

  1. אם אתם צריכים להעביר הרבה קבצים ותיקיות לתיקיות אחסון שיתופי, כדאי לעיין במגבלות על תיקיות אחסון שיתופי ובשיטות מומלצות להעברה של כמות גדולה של נתונים ב-Google Drive.
  2. כדי לשמור על מבנה התיקיות מ'האחסון שלי', אדמינים ומשתמשים עם הרשאת ניהול יכולים להעביר תיקיות שבבעלותם או ששותפו איתם לתיקיית אחסון שיתופי. אחרת, חברים באחסון השיתופי עם הרשאת עריכה או הרשאה גבוהה יותר יכולים ליצור תיקיות ולהוסיף קבצים.
  3. הגדרת המשתמשים שיכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי.

שלב 2. הגדרת שיתוף מתקדם של תיקיות אחסון שיתופי, הגנה על נתונים ושמירת נתונים

לא אפשרי ב-Business Starter

  1. הגדרת הרשאות השיתוף שמוגדרות כברירת מחדל לתיקיות אחסון שיתופי.

    • הגדרת האפשרות לשתף תוכן באחסון השיתופי עם משתמשים חיצוניים או עם אנשים שאינם חברים באחסון השיתופי.
    • קובעים אם בעלי הרשאת צפייה ובעלי הרשאת תגובה יכולים להוריד, להדפיס ולהעתיק קבצים באחסון השיתופי.
    • הגדרת האפשרות לחברי האחסון השיתופי עם הרשאת ניהול לשנות את הגדרות ברירת המחדל של השיתוף.

    • הגדרה של האפשרות שמנהלי תוכן יוכלו לשתף תיקיות.

      הערה: הרשאות השיתוף של תיקיות אחסון שיתופי לא מגבילות את המשתמשים שאפשר לשתף איתם את בקשות הטופס ב-Google Forms.

  2. אם הארגון שלכם משתמש בכללים למניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Drive, כדאי לבדוק את הכללים ולוודא שהם מתאימים לקבצים בתיקיית האחסון השיתופי. כללי DLP ל-Drive חלים על קבצים בתיקיות אחסון שיתופי לפי יחידה ארגונית. מידע נוסף על DLP ועל האופן שבו מוקצים כוננים שיתופיים ליחידות ארגוניות

  3. אם הארגון שלכם משתמש ב-Google Vault כדי לשמור קבצים ב-Google Drive, כדאי להגדיר כללי שמירה לקבצים בתיקיות אחסון שיתופי.

  4. שיקולים נוספים:

    • כשמעבירים קבצים לתיקיות אחסון שיתופי, יכול להיות שהמשתמשים שאיתם שותף הקובץ יאבדו את הגישה אליו. הגדרות השיתוף של האחסון השיתופי יכולות לבטל את הגדרות השיתוף של קובץ מסוים. לדוגמה, אם הקובץ שותף עם משתמש חיצוני אבל שיתוף חיצוני לא מותר בתיקיית האחסון השיתופי, המשתמש החיצוני מאבד את הגישה לקובץ.
    • אם לחלק מהמשתמשים בארגון יש רישיונות שלא תומכים בתיקיות אחסון שיתופי, כמו מהדורות Frontline או Cloud Identity Premium, כאן מוסבר איך המשתמשים האלה יכולים לגשת לתוכן בתיקיות אחסון שיתופי.
    • אם אתם רוצים לאפשר שיתוף קבצים ותיקיות עם אנשים שאין להם חשבונות Google, אתם יכולים להפעיל את "שיתוף עם משתמש במצב אורח".

שלב 3. (אופציונלי) יצירת אחסון שיתופי והעברת קבצים

אדמינים יכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי בתרחישים הבאים:

  • אם אתם בוחרים לאפשר רק לכם ולאדמינים אחרים ליצור אחסונים שיתופיים ולהעביר קבצים, אתם צריכים להגדיר אחסונים שיתופיים למשתמשים שלכם.
  • אם הארגון שלכם רק מתחיל להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי ואתם רוצים ליצור מבנה לתיקיות אחסון שיתופי שנמצאות בשימוש נרחב.

איך יוצרים תיקיות באחסון השיתופי, מוסיפים חברים ומגדירים את רמת הגישה שלהם אם אתם מנהלים של תיקיית האחסון השיתופי, אתם יכולים להוסיף חברים בכתובת drive.google.com. לחלופין, אתם יכולים להוסיף חברים במסוף Admin.

חשוב: עד שתצרפו חברים לאחסון השיתופי, רק משתמשים ששיתפתם איתם את הקבצים באופן ישיר יוכלו לגשת אליהם.

הדרכה למשתמשים

כדי לעזור למשתמשים להפיק את המרב מתיקיות אחסון שיתופי, כדאי לשתף איתם את המקורות הבאים:

גישה למשתמשים עם רישיונות שלא תומכים באחסון שיתופי

ההרשאות באחסון השיתופי למשתמשים עם מהדורות Frontline,‏ G Suite Basic,‏ Cloud Identity Premium ו-Cloud Identity Free תלויות במיקום האחסון השיתופי – בתוך הארגון או מחוצה לו.

תיקיות אחסון שיתופי פנימיות

אפשר להוסיף את המשתמשים האלה כחברים באחסון שיתופי, אבל רק עם הרשאות צפייה. אבל אם קובץ באחסון השיתופי שותף איתם ישירות, יכול להיות שגם תהיה להם אפשרות להוסיף הערות לקובץ או לערוך אותו. הם לא יכולים להעלות קבצים לאחסון שיתופי, גם אם הם חברים בו.

תיקיות אחסון שיתופי חיצוניות

אפשר להוסיף את המשתמשים האלה כחברים בתיקיות אחסון שיתופי חיצוניות ולתת להם כל רמת גישה, כולל מנהל.