העברת התוכן של הארגון לאחסון שיתופי

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Business. השוואה בין מהדורות

אדמינים יכולים להעביר תיקיות לאחסון שיתופי, בתנאי שיש להם גישת צפייה לתיקייה והם מוגדרים כמנהלים של האחסון השיתופי. אתם יכולים גם לקבוע מי יכול להעביר קבצים מתיקיית 'האחסון שלי' לתיקיות באחסון השיתופי ב-Google Drive, ולהקצות למשתמשים שזקוקים לכך תפקיד אדמין עם הרשאות מוגבלות.

העברת תיקיות לתיקיות באחסון השיתופי כאדמין

משתמשים עם גישת ניהול לאחסון שיתופי יכולים להעביר תיקייה מ'האחסון שלי' לאחסון השיתופי. עם זאת, יש מגבלות על הקבצים שהם יכולים להעביר, ולכן לפעמים עדיף שהאדמין יעביר את התיקייה.

בשלבים הבאים מוסבר איך להוסיף את עצמכם כמנהלים של האחסון השיתופי, לקבל גישה לתיקייה שרוצים להעביר ואז להעביר את התיקייה.

הערה: יכול להיות שגישת הקבצים תשתנה כשמעבירים תיקייה:

  • כל החברים באחסון השיתופי יכולים לראות את התוכן של התיקייה, כולל קבצים שהוסתרו בעבר. (קבצים מוסתרים נוצרים בתיקיית 'האחסון שלי' כשמשתפים תיקייה עם מישהו אבל מסירים את הגישה לקובץ ספציפי בתיקייה הזו). חלק מהמשתמשים לא יכולים לראות תיקיות אם הגישה אליהן מוגבלת.
  • משתמשים שתיקייה שותפה איתם ישירות לפני ההעברה עדיין יכולים לגשת לתיקייה. למשתמשים עם גישת עריכה לתיקייה לפני ההעברה תהיה גישת ניהול תוכן אחרי ההעברה.
  • יכול להיות שמשתמשים שהייתה להם גישה עקיפה לתיקייה ולתוכן שלה דרך גישה לתיקיית הורה יאבדו את הגישה לתיקייה. הרשאות עקיפות לקבצים שעברו בירושה מההרשאות של התיקייה הראשית לא מועתקות.

כדי להעביר תיקייה לאחסון שיתופי:

  1. אם עדיין אין לכם הרשאת ניהול באחסון השיתופי:

    1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות and then Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

      כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

    2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
    3. מעבירים את העכבר מעל האחסון השיתופי שאליו רוצים להעביר את התיקיות ולוחצים על ניהול חברים. אם יש לכם הרבה תיקיות אחסון שיתופי, אתם יכולים לסנן את הרשימה לפי שם של אחסון שיתופי או לפי מאפיינים אחרים.
    4. מוסיפים את חשבון האדמין לאחסון השיתופי עם הרשאות ניהול.

  2. אם אין לכם גישה לתיקיות שאתם רוצים להעביר לאחסון השיתופי, בקשו מהבעלים לתת לחשבון האדמין שלכם גישה ברמת צפייה או יותר.

  3. פותחים את drive.google.com באמצעות חשבון האדמין.

  4. בצד ימין, לוחצים על קבצים ששותפו איתי ומאתרים את התיקייה שרוצים להעביר.

  5. בצד ימין, מרחיבים את תיקיות האחסון השיתופי ומאתרים את תיקיית האחסון השיתופי שאליה רוצים להעביר את התיקייה.

  6. גוררים את התיקייה שרוצים להעביר לאחסון השיתופי.

  7. כדי להעביר את התיקייה לאחסון השיתופי, צריך לאשר את בקשת האישור. יכול להיות שתקבלו התראות על הבעיות הבאות:

    • בתיקייה יש פריטים שלא ניתן להעביר, כמו פריטים שנמצאים בבעלות של ארגון אחר. כדי לעיין ברשימת הפריטים שלא ניתן להעביר, לוחצים על הורדה של רשימת פריטים (CSV) בתיבת ההודעה. הרשימה כוללת את שם הפריט, הבעלים והסיבה לכך שאי אפשר להעביר אותו. פרטים נוספים מופיעים בקטע קבצים ותיקיות שלא ניתן להעביר שבדף הזה.
    • ניסיתם להעביר יותר מ-100,000 פריטים בבת אחת. אם תיקיית ההורה גדולה מדי, אפשר ליצור תיקיית הורה חדשה באחסון השיתופי ואז להעביר את תיקיות המשנה בנפרד כדי לא לחרוג מהמגבלה.
    • ההעברה תגרום לכך שיהיו יותר מ-500,000 פריטים בתיקיית האחסון השיתופי או יותר מ-20 תיקיות בתוך תיקיות. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא מגבלות על אחסון שיתופי.
    • אין לכם הרשאה להעביר תוכן לתיקיות באחסון שיתופי שבבעלות ארגונים חיצוניים.

קבצים ותיקיות שלא ניתן להעביר

אם יש קבצים או תיקיות שלא ניתן להעביר בגלל הרשאות או בעיות גישה, נוצר קיצור דרך לפריט באחסון השיתופי כדי לשמור על מבנה התיקיות הקיים, והפריט מועבר לשורש של תיקיית'האחסון שלי' של בעל הקובץ. כדי למנוע שינוי משמעותי במבנה התיקיות או בתוכן שלהן בגלל פריטים שלא ניתן להעביר, העברת תיקייה נדחית בתרחישים הבאים:

  • אי אפשר להעביר 25 פריטים או יותר
  • אי אפשר להעביר 10% או יותר מהפריטים

כדי לבדוק רשימה של קבצים שלא ניתן להעביר אותם והסיבה לכך, לוחצים על הורדת רשימת הקבצים (CSV) בהודעה שמופיעה אחרי שמנסים להעביר את הקבצים.

בעלי קבצים או עורכים יכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי

ההגדרה הזו קובעת מי יכול להעביר קובץ לאחסון שיתופי: בעלים ובעלי הרשאת עריכה, או רק הבעלים של הקובץ. הבעלות על הקובץ משתנה מהבעלים לארגון כשמעבירים קובץ לאחסון שיתופי, ולכן האפשרות הזו קובעת מי יכול לשנות את הבעלות על הקובץ.

  • כשהתיבה המשתמשים יכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי מסומנת:

    • הבעלים של קובץ יכולים להעביר אותו לאחסון שיתופי שבו יש להם לפחות הרשאת עריכה, ניהול תוכן או ניהול.
    • בעלי הרשאת עריכה יכולים להעביר קובץ לאחסון שיתופי שבו יש להם הרשאת תורם, מנהל תוכן או מנהל. עם זאת, אם האחסון השיתופי מוגדר כך שאי אפשר לשתף את הקבצים שבו עם אנשים שאינם חברים בו, הבעלים של הקובץ חייב להיות חבר באחסון השיתופי.

  • אם לא מסומנת האפשרות המשתמשים יכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי, רק הבעלים של הקובץ יכולים להעביר אותו לתיקיית אחסון שיתופי שבה יש להם גישה ברמה של עורכים, מנהלי תוכן או מנהלים.

לפני שמתחילים: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות and then Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הגדרות העברה.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. מסמנים את התיבה המשתמשים יכולים להעביר קבצים בין תיקיות אחסון שיתופי.
  5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).

מתן הרשאה למשתמש להעביר את רוב הקבצים והתיקיות לתיקיות אחסון שיתופי

אם משתמש צריך להעביר קבצים ותיקיות שלא נמצאים בבעלותו או שאין לו גישת עריכה אליהם, ואתם מוכנים להקצות לו גישת אדמין, אתם יכולים להקצות לו תפקיד אדמין מוגבל.

  1. יצירת תפקיד אדמין עם ההרשאה Drive ו-Docs העברת קבצים או תיקיות לאחסון שיתופי.
  2. מקצים למשתמש את תפקיד האדמין.