שיטות מומלצות להעברה גדולה של נתונים ל-Google Drive

המאמר הזה מיועד לארגונים שרוצים להעביר מאות אלפי קבצים ממערכת של צד שלישי אל Google Drive. לפני שמבצעים העברה גדולה, כדאי לעיין בשיטות המומלצות האלה. ההנחיות האלה קובעות את הבסיס לגישה להעברה.

בכל תיקייה בתיקיית 'האחסון שלי' או באחסון השיתופי של המשתמש יש מגבלה של 500,000 פריטים בסך הכול. מה נכלל בחישוב של נפח האחסון

במהלך ההעברה, לא מומלץ למלא תיקיות ותיקיות אחסון שיתופי כדי שהם יוכלו לגדול באופן אורגני כשהמשתמשים יוצרים תוכן חדש. מידע נוסף על מגבלות בתיקיות ב-Drive

לפני שמתחילים

ברוב ההעברות הגדולות:

יצירה של קבצים ובעלות על קבצים

חשוב: כדי לצמצם את הסיכוי לטעויות ולשפר את הביצועים במהלך ההעברה ואחריה, אל תאפשרו למשתמש ליצור או להיות בעלים של יותר מ-500,000 קבצים, תיקיות או קיצורי דרך.

כדי להאיץ את ההעברה, במקום זאת, כדאי להשתמש בחשבונות שירות כדי לשתף את יצירת הקבצים בין כמה חשבונות. חשבונות שירות הם חשבונות מכונה שמבצעים פונקציות עסקיות לא אישיות ב-Google Workspace.

מבנה התיקיות

אם היררכיות התיקיות גדלות, יכול לקחת הרבה זמן לעדכן אותן. כדי להקל על עדכון ההרשאות והפריטים, מומלץ לא להוסיף יותר מדי פריטים לתיקייה אחת או להשתמש בהיררכיות מקוננות עמוקות. אי אפשר להציב יותר מ-100 רמות של תיקיות בתוך תיקיית 'האחסון שלי' או בתיקיית אחסון שיתופי. מגבלות על אחסון שיתופי

שימוש בתיקיות אחסון שיתופי

משתמש יוצר קבצים ואז יכול להוסיף אותם לאחסון השיתופי, ובשלב הזה האחסון השיתופי הופך לבעלים של הקבצים. כדאי להעביר לאחסון שיתופי פריטים שלא צריכים להיות בבעלות של אדם אחד. אפשר גם להוסיף קבוצות ספציפיות כחברים באחסון השיתופי.

אם חברים עוזבים את הארגון, הקבצים בתיקיות האחסון השיתופי נשארים במקומם. הצוות יכול להמשיך לשתף מידע ולעבוד מכל מקום ומכל מכשיר. מידע נוסף זמין במאמר מהן תיקיות אחסון שיתופי?

שיתוף והרשאות ב-Google Drive

ההורשה היא מושג חשוב להבנת שיתוף קבצים ב-Drive ולהעברה מוצלחת. הקבצים מקבלים בירושה את אמצעי הבקרה לשיתוף של התיקיות שבהן הם נמצאים. לכן, בדרך כלל כדאי להחיל הרשאות על תיקיות לפני שמוסיפים קבצים.

מגבלות העלאה, מכסות ופטורים

מגבלות אחרות במערכת מגנות על הנתונים שלכם ומבטיחות את הביצועים. מידע נוסף זמין במאמרים מגבלות של אחסון והעלאה ב-Google Workspace ומגבלות השימוש ב-Drive API.

כדי להימנע מחריגה מהמגבלות והמכסות, מומלץ לפעול לפי השיטות המומלצות הבאות ולעקוב אחרי מכסות ה-API. אם אתם חושבים שתחרגו מהמכסות האלה, בקשו להגדיל אותן.

  • כדאי לאגד כמה קריאות לבקשה אחת באמצעות Google Drive API, במיוחד כשמשנים את המטא-נתונים של קבצים רבים ששייכים לאותו משתמש. מידע נוסף זמין במאמר בנושא Google Drive API.
  • אל תאפשרו לחשבון שירות ליצור יותר מ-500,000 קבצים בשם חשבון משתמש נתון.
  • מגבלות המכסה שמוגדרות כברירת מחדל ל-Drive API הן 20,000 קריאות בכל 100 שניות, לכל משתמש ולכל פרויקט. המגבלה הזו חלה על הסכום של קריאות קריאה וכתיבה.
  • קצב בקשות הכתיבה ל-Drive API מוגבל – חשוב להימנע מחריגה מ3 בקשות לשנייה של בקשות כתיבה או הוספה מתמשכות לכל חשבון. הערה: אי אפשר להגדיל את מגבלת הקצב הזו.
  • אם נתקלתם בשגיאות במהלך ההעברה, תוכלו לבצע את השלבים לפתרון הבעיות. כך מבצעים ניסיון חוזר של בקשות שנכשלו כדי לפתור שגיאות.

שימוש בחשבונות שירות כדי להתחזות למשתמשים רבים ולהעלות קבצים

חשוב: צריך להשתמש בחשבונות שירות להענקת הרשאות רק במקרים שבהם הזהות היא של משתמש יחיד. שימוש בחשבון השירות כבעלים משותף ליצירת הרבה מסמכים משותפים עלול לגרום לבעיות בביצועים. אל תשתמשו בחשבונות שירות כדי להשיג נפח אחסון נוסף או כדי לפעול כחברים בדומיין.

חשבונות שירות ממלאים תפקיד חשוב בהעברות, כי הם מאפשרים ליצור תוכן באופן אוטומטי בשם המשתמשים, להחיל הרשאות ולמקם פריטים בצורה מתאימה במבנה התיקיות. שימוש בחשבונות שירות יכול לעזור לכם להשלים את ההעברה מהר יותר, כי העומס של ההעברה מתחלק בין משתמשים רבים.

אפשר להשתמש בהם כדי:

  • ליצור תוכן בשם משתמש על ידי התחזות למשתמש.
  • כדאי לפזר את בקשות ההעלאה וההוספה על פני הרבה חשבונות משתמשים. כדי להעלות תוכן ל-Google Drive במהירות ולמנוע בעיות שקשורות למכסת נפח האחסון, אפשר להשתמש בחשבון שירות עם הענקת גישה ברמת הדומיין כדי לפזר את פעילות הכתיבה בין הרבה משתמשים שונים שמתחזים אליהם.

כך עושים זאת:

הערה: במקום להקצות בעלות על קבצים ותיקיות לחשבון השירות שמבצע את ההעלאה, כדאי למקם את התוכן באחסון שיתופי או להקצות בעלות לחשבון משתמש.

העלאת סרטונים ל-Drive

בדרך כלל, קובצי וידאו שמועלים ל-Drive עוברים עיבוד כדי שאפשר יהיה להפעיל אותם ישירות באפליקציות האינטרנט או בנייד של Drive. עם זאת, יש הגבלות על עיבוד סרטונים כדי להגן על המערכות שלנו, וההגבלות האלה עשויות להיות מופעלות על ידי העברות. אם אתם מעבירים כמות גדולה של קובצי וידאו וצריכים שהם יפעלו ישירות ב-Drive, מומלץ לפנות לשותף ההעברה לפני שתמשיכו. כאן אפשר לקרוא על שמירה והפעלה של סרטונים ב-Google Drive ועל מגבלות ההעלאה ב-Google Drive.

אסטרטגיית מידע

לפני ההעברה, כדאי לתכנן מערכת לארגון הפריטים במאגר התוכן. לדוגמה, כדי ליצור מטא-נתונים של קובץ ולבנות את התוכן של הארגון, מבצעים את השלבים הבאים:

  • החלת מאפייני קובץ מותאמים אישית. מידע נוסף
  • הגבלת גרסאות סופיות של קבצים באמצעות נעילה. מידע נוסף
  • החלת מדיניות שמירת נתונים של Google Vault על התוכן. מידע נוסף
  • מציינים את מדיניות השיתוף של הארגון. מידע נוסף

עדיין צריכים עזרה?

פונים לשותף ההעברה. אם אתם לא עובדים עם שותף, תוכלו לפנות לתמיכה של Google Workspace.