הפעלה או השבתה של Google Drive ו-Docs למשתמשים

המאמר הזה מיועד לאדמינים שמנהלים את Drive ואת עורכי Docs בארגון. כדי לקבל עזרה בניהול הקבצים שלכם, אתם יכולים להיכנס למרכז הלמידה.

אדמינים יכולים להפעיל או להשבית את Google Drive בשביל המשתמשים בארגון. ההגדרה הזו גם קובעת את הגישה לעורכי Google Docs, כמו Google Docs, ‏Sites ו-Apps Script. ברוב המקרים, שירותי Drive ו-Docs מופעלים בארגון כברירת מחדל. אפשר להפעיל את השירות Drive ו-Docs לכל המשתמשים בארגון, או ליחידות ארגוניות או קבוצות מסוימות.

משתמשים שמחוברים לחשבון Google Workspace שהשירות Drive ו-Docs מופעל בו יכולים להשתמש בכל התכונות שלו. משתמשים שמחוברים לחשבון Google Workspace שהשירות Drive ו-Docs מושבת בו עדיין יכולים להשתמש בשירות, אבל רק באופן מוגבל, כמו משתמשים שלא מחוברים לחשבון שלהם. לדוגמה, הם עדיין יכולים לגשת באופן אנונימי למסמכים ששותפו באופן ציבורי באינטרנט, גם כשהמתג של Drive ו-Docs מושבת.

כשהאפשרות "Drive ו-Docs" מושבתת

המשתמשים לא יכולים:

  • לגשת לקבצים או ליצור קבצים ב-Drive, ב-Docs, ב-Sheets, ב-Slides, ב-Forms, ב-Sites, ב-Vids או ב-Apps Script. סקריפטים קיימים של Apps Script עדיין פועלים. כש-Drive ו-Docs מושבתים אצל בעלי הקובץ, משתמשים אחרים ש-Drive ו-Docs מופעלים אצלם והקובץ שותף איתם עדיין יכולים לגשת אליו.
  • לשלוח טפסים ב-Google Forms שדורשים מהם לשתף מסמכים מחוץ לארגון.
  • להעלות קבצים למרחבים משותפים בגרסה המורחבת של Gmail. מידע נוסף על Gmail המורחב
  • להשתמש בפריסות אימייל בהתאמה אישית ב-Gmail.

האדמינים מוגבלים בדרכים שבהן הם יכולים לנהל את הגדרות שיתוף הקבצים:

אם אתם רוצים לאפשר למשתמשים להשתמש ב-Drive אבל לא ליצור קבצים ב-Docs, ב-Sheets ובכלי עריכה אחרים של Docs, אתם צריכים להפעיל את השירות Drive ו-Docs ולהשבית את היצירה של קובצי Docs.

איך קובעים מי בארגון יוכל להשתמש ב-Drive ובעורכי Docs

לפני שמתחילים: כדי להפעיל או להשבית שירות למשתמשים מסוימים, צריך לשייך את החשבונות שלהם ליחידה ארגונית (אם רוצים לשלוט בגישה לפי מחלקה) או להוסיף אותם לקבוצת גישה (אם רוצים לאפשר גישה למשתמשים ממחלקות שונות או למשתמשים בתוך מחלקה).

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.

  2. לוחצים על סטטוס השירות.

  3. כדי להפעיל או להשבית שירות לכולם בארגון, לוחצים על מופעל לכולם או על מושבת לכולם, ואז לוחצים על שמירה.

  4. (אופציונלי) אם רוצים להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
    1. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
    2. כדי לשנות את סטטוס השירות, לוחצים על מופעל או מושבת.
    3. בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא עבר בירושה ואתם רוצים שהבחירה שלכם תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שינוי מברירת המחדל.
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור לערך של ההגדרה הראשית, לחצו על קבלה בירושה. אם אתם רוצים שהבחירה שלכם תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שמירה.

        מידע נוסף על מבנים ארגוניים

  5. (אופציונלי) כדי להפעיל שירות לקבוצה של משתמשים בתוך יחידה ארגונית או בכמה יחידות ארגוניות שונות, צריך להגדיר קבוצת גישה. מידע נוסף מופיע במאמר התאמה אישית של גישה לשירותים באמצעות קבוצות גישה.
השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף