אדמינים יכולים להפעיל או להשבית את Google Drive עבור אנשים בארגון. ההגדרה הזו שולטת גם בגישה לעורכי Google Docs, כמו Google Docs, Sites ו-Apps Script. ברוב המקרים, שירות Drive ו-Docs מופעל בארגון כברירת מחדל. אפשר להפעיל את השירותים Drive ו-Docs לכל המשתמשים בארגון, או ליחידות ארגוניות או קבוצות מסוימות.
משתמשים שמחוברים לחשבון Google Workspace שמופעלים בו Drive ו-Docs יכולים להשתמש בכל התכונות שלהם. משתמשים שמחוברים לחשבון Google Workspace שהשירותים Drive ו-Docs מושבתים בו עדיין יכולים להשתמש בשירות, אבל רק באופן מוגבל, כמו משתמשים שלא מחוברים לחשבון שלהם. לדוגמה, הם עדיין יכולים לגשת למסמכים ששותפו כגלויים לכולם באינטרנט באופן אנונימי, גם אם המתג של Drive ו-Docs מושבת.
מה קורה כשמשביתים את Drive ו-Docs
המשתמשים לא יכולים:
- גישה לקבצים או יצירת קבצים ב-Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Vids או Apps Script. סקריפטים קיימים של Apps Script עדיין יפעלו. כשמשביתים את Drive ו-Docs לבעלים של קובץ, משתמשים אחרים שהאפשרות Drive ו-Docs מופעלת אצלם והקובץ שותף איתם עדיין יכולים לגשת אליו.
- שליחת טפסים מ-Google Forms שדורשים שיתוף מסמכים מחוץ לארגון.
- להעלות קבצים למרחבים בגרסה המורחבת של Gmail. מידע נוסף על Gmail מורחב
- משתמשים בפריסות אימייל בהתאמה אישית ב-Gmail.
האדמינים מוגבלים באופן שבו הם יכולים לנהל את הגדרות שיתוף הקבצים:
- אי אפשר לשנות את הרשאות שיתוף הקבצים במסוף Admin.
- אם הפעלתם והגדרתם כללים להרשאות שיתוף, הכללים האלה עדיין חלים על הקבצים של המשתמשים. פרטים נוספים על כללים להרשאות שיתוף זמינים במאמר בנושא יצירה וניהול של כללים להרשאות שיתוף לצורך שיתוף ב-Drive.
אם רוצים לאפשר למשתמשים להשתמש ב-Drive אבל לא ליצור קבצים באמצעות Docs, Sheets ושאר כלי העריכה של Docs, צריך להגדיר את השירות Drive ו-Docs למצב מופעל ולהשבית את האפשרות ליצור קבצים ב-Docs.
איך קובעים מי בארגון יוכל להשתמש ב-Drive ובכלי העריכה של Docs
לפני שמתחילים: כדי להפעיל או להשבית שירות למשתמשים מסוימים, צריך לשייך את החשבונות שלהם ליחידה ארגונית (אם רוצים לשלוט בגישה לפי מחלקה) או להוסיף אותם לקבוצת גישה (אם רוצים לאפשר גישה למשתמשים ממחלקות שונות או למשתמשים בתוך מחלקה).-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על סטטוס השירות.
-
כדי להפעיל או להשבית שירות לכולם בארגון, לוחצים על מופעל לכולם או על מושבת לכולם ואז לוחצים על שמירה.
-
(אופציונלי) כדי להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
- בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
- כדי לשנות את סטטוס השירות, בוחרים באפשרות מופעל או מושבת.
- בוחרים אפשרות:
- אם ההגדרה של סטטוס השירות היא הועבר בירושה ואתם רוצים שההגדרה שעדכנתם תישמר גם אם הגדרת ההורה תשתנה, לוחצים על שינוי.
- אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור להגדרה שיש להורה, לוחצים על העברה בירושה. לחלופין, אם אתם רוצים שההגדרה החדשה תישמר גם אם ההגדרה של ההורה תשתנה, לוחצים על שמירה.
מידע נוסף על מבנה ארגוני
- (אופציונלי) כדי להפעיל שירות לקבוצה של משתמשים בתוך יחידה ארגונית או בכמה יחידות ארגוניות שונות, צריך לבחור בקבוצת גישה. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא הגדרה של קבוצות גישה כדי לתת הרשאות לשירותים שונים בהתאם לצרכים.