איך יוצרים ומנהלים כללים להרשאות שיתוף ב-Drive

נניח שחברי צוות השיווק בארגון שלכם צריכים לשתף את הקבצים שלהם עם אנשים מסוימים בארגון שותף. כדי לשמור על המידע של הארגון שלכם סודי, אתם יכולים ליצור כללים שקובעים את הגבולות הבאים לשיתוף עם משתמשים חיצוניים:

• לאפשר שיתוף של קבצים שבבעלות חברי צוות השיווק עם אנשים מסוימים בארגון שותף.
• לחסום שיתוף של קבצים שבבעלות של צוותים אחרים בארגון עם אנשים בארגון השותף.
• לחסום את האפשרות של צוותים אחרים בארגון השותף לשתף את הקבצים שלהם עם כל משתמש בארגון שלכם.

נניח שחברי צוות הכספים בארגון שלכם אמורים לשתף את הקבצים שלהם רק עם צוות המנהלים. כדי למנוע מצוותים אחרים לקבל מידע כספי סודי, אתם יכולים ליצור כללים שקובעים את הגבולות הבאים לשיתוף פעולה פנימי:

• לאפשר שיתוף של קבצים שבבעלות צוות הכספים עם חברי צוות הכספים וחברי צוות המנהלים.
• לחסום שיתוף של קבצים שבבעלות צוות הכספים עם צוותים אחרים בארגון.

מערכת Drive מנסה למנוע ממשתמשים חיצוניים לשתף עם המשתמשים שלכם ספאם או ניסיונות פישינג. יחד עם זאת, אם אתם רוצים לבצע פעולות נוספות כדי למזער את הסיכון, אתם יכולים ליצור כלל שמאפשר רק למשתמשים חיצוניים מדומיינים מהימנים לשתף קבצים עם המשתמשים הפנימיים בארגון. כדי לוודא שהמשתמשים עדיין יוכלו לשתף פעולה, אתם יכולים להחיל את הכלל הזה רק ביחידות ארגוניות שכוללות משתמשים שבדרך כלל לא מקבלים קבצים ממשתמשים חיצוניים.

הגדרות השיתוף ב-Drive הומרו באופן אוטומטי לכללים להרשאות שיתוף

כללים להרשאות שיתוף החליפו את ההגדרות ב-Drive בקטע אפשרויות שיתוףשיתוף מחוץ לארגון.

אתם יכולים לראות את הכללים שהומרו מההגדרות ב-Drive

כדי לראות את הכללים שנוצרו אוטומטית מההגדרות ב-Drive:

מדף הבית של מסוף Admin, נכנסים אל כללים. אפשר לסנן את הכללים לפי סוג: לוחצים על הוספת מסנןסוג הכללהרשאות שיתוף.

ברשימת הכללים יוצגו לכם:

• שני כללי ברירת מחדל לשיתוף קבצים עם גורמים מחוץ לארגון

  אחרי שהם יחולו, הכללים האלה יהיו פעילים או מושבתים, בהתאם להגדרות השיתוף המקבילות ב-Drive.

• כללים אחרים צריכים להתאים לגבולות אפשרויות השיתוף של ההגדרות הקיימות ב-Drive.

חשוב: הכללים האלה לא נאכפים עד שמפעילים את הכללים להרשאות שיתוף.

הגדרות השיתוף המקבילות ב-Drive הופכות ללא פעילות

אחרי שמפעילים כללים להרשאות שיתוף, אי אפשר יותר להשתמש בהגדרות ב-Drive לשיתוף עם גורמים מחוץ לארגון. פרטים נוספים על הגדרות השיתוף ב-Drive זמינים במאמר בנושא הגדרת הרשאות שיתוף של המשתמשים ב-Drive.

אפשר להשבית את הכללים להרשאות שיתוף

אתם תמיד יכולים להשבית את הכללים להרשאות שיתוף ולחזור להשתמש בהגדרות השיתוף ב-Drive במקומם. פרטים נוספים מופיעים בקטע איך מפעילים או משביתים את הכללים להרשאות שיתוף בהמשך המאמר.

באמצעות הגדרת היקף ההרשאות והתנאים של הכללים להרשאות שיתוף אתם יכולים לשלוט באפשרויות שיתוף הקבצים באופן מדויק יותר מאשר באמצעות הגדרות השיתוף ב-Drive. פרטים נוספים זמינים בקטע הסבר על הרכיבים של כלל להרשאות שיתוף בהמשך הדף.

הטבלאות הבאות משוות בין אמצעי הבקרה שזמינים אם משתמשים בהגדרות השיתוף ב-Drive או בכללים להרשאות שיתוף.

אמצעי בקרה: היקף ההרשאות

אמצעי בקרה: תנאים

כדי ליצור כלל להרשאות שיתוף אתם צריכים להגדיר את הרכיבים הבאים: היקף ההרשאות, הטריגר, התנאים והפעולה לביצוע. הרכיבים האלו מאפשרים לכם ליצור כלל שאומר שאם x קורה, צריך לעשות y.

לדוגמה, אם אתם יוצרים כלל כדי לאפשר שיתוף של קבצים שבבעלות של מחלקת המכירות של הארגון עם כל אחד בארגון של הלקוח שלכם (other-company.com), הרכיבים של הכלל יהיו:

• היקף ההרשאות: היחידה הארגונית של מחלקת המכירות.
• הטריגר: פעולה שמישהו מנסה לבצע כדי לשתף מסמך שבבעלות של משתמש שנכלל בהיקף ההרשאות.
• התנאי: כתובת עם סיומת other-company.com.
• הפעולה לביצוע: לאפשר את השיתוף של הקובץ.

הגדרת היקף ההרשאות

היקף ההרשאות הוא המשתמש בארגון שלגביו חל הטריגר של הכלל:

• אם הטריגר של הכלל הוא שיתוף קבצים, היקף ההרשאות הוא המשתמש שהוא הבעלים של הקובץ שרוצים לשלוט באפשרויות השיתוף שלו.

  חשוב: כלל לשיתוף שולט גם בשיתוף שמתבצע על ידי משתמשים עם הרשאות עריכה בקבצים שבבעלות של משתמש שנכלל בהיקף ההרשאות.

• אם הטריגר של הכלל הוא קבלת קבצים, היקף ההרשאות מתייחס לנמענים שאמורים לקבל את הקובץ.

לגבי היקף ההרשאות, אתם יכולים:

• לכלול את כל המשתמשים בארגון.
• לכלול או להחריג יחידות ארגוניות (שיכולות להכיל משתמשים ותיקיות אחסון שיתופי).
• לכלול או להחריג קבוצות בשירות "קבוצות Google" של הארגון.

הגדרת הטריגר

הטריגר מתייחס לפעולה שהכלל מאפשר או חוסם. אפשר לבחור באחד משני הטריגרים הבאים:

• שיתוף קבצים
• קבלת קבצים

הגדרת התנאים

התנאים הם המשתמשים שהקובץ אמור להיות משותף איתם או שאמורים לקבל אותו מהם:

• אם הטריגר של הכלל הוא שיתוף קבצים, התנאי הוא הנמען שאמור לקבל את הקובץ.
• אם הטריגר של הכלל הוא קבלת קבצים, התנאי הוא המשתמש שהוא הבעלים של הקובץ.

אתם יכולים לציין כמה תנאים בכל כלל, גם בתוך הארגון וגם מחוץ לארגון, כולל:

• יחידות ארגוניות
• קבוצות בשירות "קבוצות Google" של הארגון (יכולות לכלול משתמשים חיצוניים)
• דומיינים ברשימת ההיתרים (כל המשתמשים בכל הדומיינים החיצוניים שנכללים ברשימת ההיתרים)
• דומיינים חיצוניים שלא נכללים ברשימת ההיתרים (חייבים להשתמש ב-Google Workspace ולהיות מאומתים באמצעות דומיין)
• משתמשים ספציפיים בארגון
• כל מי שיש לו חשבון Google

הערה: רק תנאי אחד צריך להתקיים כדי שהכלל יופעל.

הגדרת הפעולה

הפעולה היא התוצאה שרוצים שתקרה כשהכלל מופעל. אתם יכולים:

• לאפשר את השיתוף
• לאפשר את השיתוף עם אזהרה

  הערה: אם אתם בוחרים באפשרות הזו, תוצג למשתמשים אזהרה כשהם משתפים קבצים, אבל לא כשהם מקבלים אותם.

• חסימת השיתוף

יש שני כללי ברירת מחדל לגבי שיתוף עם גורמים מחוץ לארגון:

אי אפשר לערוך את כללי ברירת המחדל, אבל אתם יכולים להשבית או להפעיל אותם מחדש (אלא אם אתם משתמשים ב-Cloud Identity).

* אם הגדרתם כבר ב-Drive הגדרות לשיתוף מחוץ לארגון: הסטטוס של כללי ברירת המחדל תלוי בהגדרות השיתוף המקבילות ב-Drive שהומרו לכללים להרשאות שיתוף.

כדי לאפשר או לחסום את השיתוף לפי מחלקות או קבוצות

חשוב ליצור את היחידות הארגוניות והקבוצות שעבורן אתם רוצים ליצור כללים להרשאות שיתוף:

• כאן תוכלו לקבל מידע איך מוסיפים יחידות ארגוניות.
• כאן תוכלו לקבל מידע איך יוצרים קבוצות.

כדי להגביל את השיתוף לדומיינים מהימנים בלבד

חשוב לוודא שהדומיינים המהימנים נכללים ברשימת ההיתרים שלכם. הדומיינים המהימנים חייבים להשתמש ב-Google Workspace, והם צריכים להיות מאומתים באמצעות דומיין. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא איך לאפשר שיתוף מחוץ לארגון רק עם דומיינים מהימנים.

לקוחות Cloud Identity: אם יש בארגון שלכם שילוב של רישיונות Cloud Identity ו-Google Workspace, הדומיינים שנכללים ברשימת ההיתרים של Google Workspace חלים גם על משתמשי Cloud Identity.

לפני שיוצרים כללים להרשאות שיתוף, כדאי להחליט אילו סוגי שיתוף רוצים לאפשר או לחסום ביחידות השונות במבנה הארגוני. חשוב לוודא שהכללים שאתם מגדירים לא מאפשרים למשתמשים בארגון לשתף בטעות קבצים עם אנשים, ושהם לא מונעים מהם לשתף קבצים עם האנשים הרצויים.

לדוגמה, נניח בארגון יש 4 יחידות ארגוניות: מחלקת מכירות, מחלקה משפטית, מחלקת מחקר, וכל הצוותים האחרים. אתם רוצים להגביל את סוגי השיתוף הבאים:

• אי אפשר לשתף קבצים שבבעלות של מחלקת מכירות עם מחלקת מחקר.
• אי אפשר לשתף קבצים שבבעלות של המחלקה המשפטית עם משתמשים מחוץ לארגון, פרט למשתמשים בייעוץ המשפטי החיצוני של הארגון.
• אפשר לשתף קבצים שבבעלות מחלקת מחקר רק בתוך הארגון עם משתמשים במחלקת מחקר ובמחלקה המשפטית.
• אי אפשר לשתף קבצים שבבעלות של כל הצוותים האחרים עם כל גורם מחוץ לארגון.

אלו השלבים המומלצים כדי ליישם את מודל השיתוף הזה:

שלב 1: מיפוי הגבולות של אפשרויות שיתוף הפעולה

אתם יכולים להשתמש במטריצה כדי למפות איזה שיתוף לאפשר למשתמשים שונים, לדוגמה:

שלב 2: יצירת הכללים הבאים:

שלב 3: השבתת שני כללי ברירת המחדל

כללי ברירת המחדל מאפשרים שיתוף רחב גם עם משתמשים בתוך הארגון וגם עם גורמים מחוץ לארגון. בדוגמה הזו, הכללים האלו מתנגשים עם מודל השיתוף המדויק יותר שאתם רוצים להגדיר.

אם אתם צריכים הרשאות נוספות כדי לנהל כללים להרשאות שיתוף, פנו לאדמין שלכם.

חשוב לדעת: אם אתם סופר-אדמינים, אתם יכולים ליצור תפקיד אדמין בהתאמה אישית לניהול של כללים להרשאות שיתוף ולהקצות אותו לאדמין ייעודי לנושא הזה. איך יוצרים, עורכים ומוחקים תפקידי אדמין בהתאמה אישית

מה קורה כשמפעילים את הכללים להרשאות שיתוף:

• הכללים הקיימים ברשימה "כללים" נאכפים, וההגדרות ב-Drive לשיתוף מחוץ לארגון מושבתות. פרטים נוספים זמינים בקטע איך כללים להרשאות שיתוף מחליפים את הגדרות השיתוף ב-Drive בתחילת המאמר.
• אם אתם משנים כל הגדרת שיתוף ב-Drive זמן קצר לפני הפעלת הכללים להרשאות שיתוף, הכללים עשויים לאכוף באופן זמני את ההגדרות הקודמות ב-Drive. יכולות לחלוף עד 48 שעות עד שהכללים להרשאות שיתוף יסתנכרנו עם השינויים האחרונים בהגדרות השיתוף ב-Drive.

כדי להפעיל כללים להרשאות שיתוף:

1. נכנסים לתפריט   כללים.

   כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין לצפייה בכללים להרשאות שיתוף.

2. בחלק העליון של הדף, בכרטיס שיתוף פעולה מאובטח לוחצים על הפעלה ב-Drive. כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין לניהול כללים להרשאות שיתוף והגדרות של Drive ו-Docs.

   רשימת המשימות שלכם תיפתח אוטומטית ותוצג ההתקדמות של הפעלת הכללים להרשאות שיתוף.

מה קורה כשמשביתים את הכללים להרשאות שיתוף:

• הגדרות השיתוף ב-Drive בארגון מופעלות שוב, וחוזרות למצב שהן היו לפני שהפעלתם את הכללים להרשאות שיתוף.
• כל הכללים להרשאות שיתוף שיצרתם נמחקים באופן סופי.

כדי להשבית את הכללים להרשאות שיתוף:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציותGoogle WorkspaceDrive ו-Docs.

   אל Drive ו-Docs

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על הגדרות שיתוף.
3. בקטע שיתוף מחוץ לארגון, לוחצים על השבתת כללים להרשאות שיתוף. כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין לניהול כללים להרשאות שיתוף והגדרות של Drive ו-Docs.

   רשימת המשימות שלכם תיפתח ותוצג ההתקדמות של השבתת הכללים להרשאות שיתוף.

אחרי שיוצרים כלל להרשאות שיתוף, אפשר:

• אתם יכולים לערוך אותו בכל שלב כדי לשנות את ההגדרות, לדוגמה את התנאים והפעולה, או כדי להשבית או להפעיל אותו מחדש.
• למחוק כלל להרשאות שיתוף בכל שלב.

1. נכנסים לתפריט   כללים.

   כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין לצפייה בכללים להרשאות שיתוף.

2. לוחצים על יצירת כללהרשאות שיתוף. כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין לצפייה בכללים להרשאות שיתוף, ניהול כללים להרשאות שיתוף, הגדרות של Drive ו-Docs, קריאה של קבוצות וקריאה של יחידות ארגוניות.
3. בקטע שם, נותנים לכלל שם ואפשר גם להוסיף לו תיאור.
4. בקטע היקף ההרשאות, בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:

   כברירת מחדל, הכלל הזה חל על כל המשתמשים בארגון.

   כדי להחיל את הכלל רק על משתמשים מסוימים:

   • בכלל לשיתוף קבצים, בוחרים את הקבצים שהכלל יחול לגביהם. הכללים להרשאות שיתוף חלים רק על הקבצים שנמצאים בבעלות של משתמשים או על תיקיות אחסון שיתופי בהיקף ההרשאות של הכלל. מידע נוסף
   • בכלל לקבלת קבצים, בוחרים מי מהמשתמשים הם הנמענים המיועדים של קובץ שמשתפים אותו.
   1. לוחצים על בחירת יחידות ארגוניות או קבוצות.
   2. בוחרים באפשרות לכלול או להחריג יחידות ארגוניות או קבוצות.
   3. בוחרים את היחידה הארגונית או הקבוצה להכללה או להחרגה.
   4. (אופציונלי) כוללים או מחריגים עוד יחידות ארגוניות או קבוצות.

      לדוגמה, כדי להחיל כלל על כל המשתמשים בארגון למעט קבוצה מסוימת, כוללים את היחידה הארגונית בראש ההיררכיה ומחריגים רק את הקבוצה הרצויה.

      כדי להסיר יחידה ארגונית או קבוצה, לוחצים על סמל המחיקה שמוצג לצידה.

5. לוחצים על המשך.
6. בקטע טריגרים, בוחרים אירוע אחד שהכלל יחול לגביו או את שניהם:
   • שיתוף קבצים: הכלל יופעל כשקבצים שבבעלות של אנשים בהיקף ההרשאות משותפים עם משתמשים שבחרתם בתנאים.
   • קבלת קבצים: הכלל יופעל כשאנשים בהיקף ההרשאות מקבלים קבצים שבבעלות של משתמשים או תיקיות אחסון שיתופי שהגדרתם בתנאים, או שנוספו כמשתמשים לתיקיות האחסון השיתופי בתנאים.
7. בקטע תנאים, לוחצים על הוספת תנאי, ואז בוחרים באנשים בתוך הארגון או מחוץ לארגון שאתם רוצים לאפשר להם (או לחסום מהם) את האפשרות לשתף קבצים עם משתמשים שהגדרתם בהיקף ההרשאות, או לקבל מהם קבצים.

   אפשרויות פנימיות:

   • משתמש: מתחילים להקליד את השם או כתובת האימייל של המשתמש.
   • יחידה ארגונית: לוחצים על בחירת יחידה ארגונית.
   • קבוצה: מתחילים להקליד את השם או כתובת האימייל של הקבוצה.
   • הארגון שלי

   אפשרויות חיצוניות:

   (אופציונלי) כדי לאפשר למשתמשים לשתף קבצים עם אנשים מחוץ לארגון שאין להם חשבון Google, מסמנים את התיבה הכללת מבקרים. האפשרות הזו לא רלוונטית לחלק מסוגי התנאים. מידע נוסף על שיתוף עם מבקרים

   • ארגון חיצוני: מקלידים את שם הדומיין של הארגון (לדוגמה, other-company.com). לארגון צריך להיות חשבון Google Workspace שמאומת באמצעות דומיין, אלא אם אתם משתמשים בשיתוף עם משתמש במצב אורח.
   • דומיינים שכלולים ברשימת ההיתרים – אפשר לבדוק אילו דומיינים כלולים ברשימת ההיתרים על ידי לחיצה על הצגת הדומיינים שברשימת ההיתרים.
   • כל מי שיש לו חשבון Google (כולל משתמשים פנימיים וחיצוניים)
8. לוחצים על המשך.
9. בקטע פעולה, בוחרים מה קורה כשהכלל מופעל: אישור, אישור עם אזהרה או חסימה.
10. לוחצים על סיום.
11. בוחרים אם להפעיל או להשבית את הכלל, ואז לוחצים על הפעולה הושלמה.

השינויים מתעדכנים תוך 48 שעות. במהלך פרק הזמן הזה, המערכת עשויה לאכוף לסירוגין הגדרות ישנות וחדשות יותר.

אתם יכולים לערוך כלל להרשאות שיתוף בכל שלב כדי לשנות את ההגדרות, כמו התנאים או הפעולה, או כדי להשבית או להפעיל אותו מחדש.

1. נכנסים לתפריט   כללים.

   כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין לצפייה בכללים להרשאות שיתוף.

2. מחפשים את הכלל ברשימה כללים.

   טיפ: אתם יכולים למיין את הרשימה לפי סוג הכלל, באמצעות לחיצה על שם העמודה סוג הכלל. אפשר גם לסנן את הרשימה באמצעות לחיצה על הוספת מסנןסוג הכללהרשאות שיתוף.

3. (אופציונלי) כדי לראות את ההיקף, התנאים, הטריגר והפעולה של הכלל, מצביעים על הכלל ברשימה ולוחצים על תצוגה מהירה.
4. (אופציונלי) לוחצים על הכלל כדי לפתוח את דף הפרטים ולראות את ההגדרות.
5. (אופציונלי) כדי לערוך את ההגדרות:
   1. בצד ימין של דף הפרטים, לוחצים על עריכת הכלל. אפשר גם ללחוץ על קטע ההגדרות. כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין לצפייה בכללים להרשאות שיתוף, ניהול כללים להרשאות שיתוף, הגדרות של Drive ו-Docs, קריאה של קבוצות וקריאה של יחידות ארגוניות.
   2. עורכים את ההגדרות.

      כדי לעבור להגדרה אחרת, לוחצים על המשך. כדי לסגור קטע, לוחצים על ביטולהתעלמות ויציאה.

   3. כשמסיימים לערוך את ההגדרות, לוחצים על סיום.

השינויים מתעדכנים תוך 48 שעות. במהלך פרק הזמן הזה, המערכת עשויה לאכוף לסירוגין הגדרות ישנות וחדשות יותר.

כשאתם מוחקים כלל להרשאות שיתוף, הוא מוסר באופן סופי משירות Google שלכם. לחלופין, אתם יכולים לערוך את הכלל כדי להשבית אותו, וכך תוכלו גם להפעיל אותו מחדש כשתרצו. איך רואים או עורכים פרטים של כללים להרשאות שיתוף

1. נכנסים לתפריט   כללים.

   כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין לצפייה בכללים להרשאות שיתוף.

2. בקטע כללים, לוחצים על הוספת מסנןסוג הכללהרשאות שיתוף.
3. ברשימה כללים, מצביעים על הכלל שרוצים למחוק ולוחצים על סמל המחיקה . כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין לצפייה בכללים להרשאות שיתוף, ניהול כללים להרשאות שיתוף והגדרות של Drive ו-Docs.

   האפשרות מחיקה מוצגת גם בצד ימין בדף הפרטים של הכלל (לוחצים על הכלל כדי לפתוח את דף הפרטים).

4. בהודעת האישור, לוחצים על מחיקה.

השינויים מתעדכנים תוך 48 שעות. במהלך פרק הזמן הזה, המערכת עשויה לאכוף לסירוגין הגדרות ישנות וחדשות יותר.

אתם יכולים לעיין ביומנים מפורטים שבהם מוצגת פעילות האדמין לגבי כללים להרשאות שיתוף. יש שלושה סוגים של יומנים:

• יצירת כלל
• מחיקה של כלל
• עדכון של כלל

אתם יכולים לעיין ביומנים מפורטים שמציגים את פעילות המשתמש בכללים להרשאות שיתוף של קובץ באחסון השיתופי. יש שלושה סוגים של יומנים:

• נמען חסום
• שיתוף הקובץ נחסם
• הצגת הקובץ נחסמה

מידע איך לראות סוגים שונים של אירועים זמין במאמרים הרלוונטיים בנושא אירועים ביומן של האדמין או אירועים ביומן של הכללים.

כדי לאפשר לשתף קבצים של צוות אחד או של משתמש אחד עם צוות או משתמש פנימי אחר, אתם צריכים להגדיר שני כללים: כלל אחד לגבי שיתוף קבצים, וכלל נוסף לגבי קבלת קבצים.

דוגמה: איך מאפשרים שיתוף קבצים של צוות אחד עם צוות אחר

נניח שאתם רוצים לאפשר לשתף קבצים שבבעלות של צוות המכירות עם צוות השיווק. במקרה הזה, אתם צריכים להגדיר כלל אחד שיאפשר לצוות המכירות לשתף קבצים עם צוות השיווק, וכלל אחר שמאפשר לצוות השיווק לקבל קבצים מצוות המכירות:

דוגמה: איך מאפשרים שיתוף קבצים של שני צוותים ביניהם

נניח שאתם רוצים לאפשר לשתף קבצים שבבעלות של צוותי המכירות והשיווק בין שני הצוותים האלו. כמו בדוגמה הקודמת, אתם צריכים להגדיר שני כללים. עם זאת, במקרה הזה, כל טריגר של כלל צריך לכלול גם שיתוף וגם קבלת קבצים:

אם כלל שמציין מה קורה כשמשתפים קובץ, הוא חל רק על הקבצים שבבעלות של המשתמשים (וכל תיקיית אחסון שיתופי) שהוגדרו בהיקף ההרשאות של הכלל. הכלל לא חל על קבצים שלמשתמשים שנכללים בהיקף ההרשאות יש הרשאות עריכה, אבל הם לא בבעלות שלהם.

לדוגמה, אם אתם יוצרים כלל כדי למנוע שיתוף של קבצים שבבעלות של צוות המחקר עם צוות המכירות, צוות המחקר עדיין יכול לשתף עם צוות המכירות כל קובץ שיש להם הרשאות עריכה בו. כדי למנוע ממחלקת המכירות לקבל קבצים מצוות אחר, אתם צריכים ליצור כללי חסימה.

הערה:

• אם הבעלים של קובץ עובר ליחידה ארגונית או לקבוצה אחרת, כללי הרשאות השיתוף לגבי הקובץ משתנים בהתאם ליחידה הארגונית או הקבוצה החדשה. השינוי הזה בכללים חל גם אם הבעלות על הקובץ מועברת למישהו ביחידה ארגונית או בקבוצה אחרת.

• לגבי קבצים שלא בבעלות של המשתמשים האלו, הם לא יכולים לשתף אותם מעבר לאופן שהבעלים של הקבצים יכולים לשתף אותם. ההגבלות האלו חלות גם אם המשתמשים נכללים ביחידות ארגוניות או בקבוצות שהוגדרו בהן כללים להרשאות שיתוף נרחב יותר.

בקטע הזה מוסבר איך פועלים כללים להרשאות שיתוף לגבי אנשים שאין להם חשבון Google או שיש להם חשבון Google שלא מנוהל על ידי אדמין.

אנשים ללא חשבון Google (מבקרים)

כללים שמאפשרים שיתוף

אם אתם יוצרים כלל שמאפשר למשתמשים לשתף קבצים מחוץ לארגון, כברירת מחדל, אפשר לשתף את הקבצים רק עם אנשים שיש להם חשבון Google מנוהל. עם זאת, אתם יכולים לאפשר למשתמשים לשתף קבצים עם אנשים שאין להם חשבון Google. במקרה הזה, לנמען מוקצה סוג חשבון מיוחד שנקרא חשבון מבקר. מידע נוסף על שיתוף קבוצות עם חשבונות מבקרים

כדי לאפשר שיתוף קבצים עם אנשים שאין להם חשבון Google, בהגדרות של הכלל לגבי התנאים, בוחרים באפשרות הכללת מבקרים. האפשרות הזו חלה רק על כללים שמאפשרים למשתמשים לשתף קבצים מחוץ לארגון, או עם דומיין חיצוני או עם כל משתמש חיצוני.

הערה: אתם יכולים לאפשר שיתוף של קבצים עם חשבון מבקר על ידי הוספה שלו לקבוצה שהוגדרתם כמאושרת לשיתוף חיצוני.

כללים שחוסמים שיתוף

כל כלל שחוסם את אפשרות שיתוף הקבצים מחוץ לארגון חל תמיד על מבקרים, גם אם האפשרות הכללת מבקרים לא נבחרה בתנאי.

עם זאת, אם יש כלל נוסף שמאפשר שיתוף עם חשבונות מבקרים, כלל חסימה לא חל על חשבונות מבקרים שנכללים בקבוצות. לדוגמה, אם הגדרתם את הכללים הבאים:

• כלל 1: לאפשר שיתוף קבצים עם כל מי שיש לו חשבון Google, וסימון האפשרות הכללת מבקרים.
• כלל 2: לחסום שיתוף קבצים עם קבוצת רשימת תפוצה שכוללת אנשים עם חשבונות מבקרים.

פעולות החסימה לא חלות על חשבונות המבקרים בקבוצה. המשתמשים בהיקף של כלל 2 עדיין יכולים לספק למשתמשים עם חשבונות מבקרים גישה לקבצים שלהם.

אנשים עם חשבון Google לא מנוהל

כללים שמאפשרים שיתוף

אם אתם יוצרים כלל שמאפשר למשתמשים לשתף קבצים מחוץ לארגון עם דומיינים או ארגונים מסוימים, המשתמשים לא יכולים לשתף את הקבצים עם חשבונות Google לא מנוהלים בדומיינים או בארגונים האלו. החשבונות האלה כוללים חשבונות פרטיים וחשבונות Google Workspace שאומתו באמצעות אימייל.

עם זאת, אתם יכולים לאפשר למשתמשים לשתף קבצים עם חשבונות לא מנוהלים ספציפיים: מוסיפים את החשבונות לקבוצה ויוצרים כלל שמאפשר לשתף קבצים עם הקבוצה הזו.

כללים שחוסמים שיתוף

כל כלל שחוסם את שיתוף הקבצים מחוץ לארגון חל תמיד על חשבונות לא מנוהלים.

אם ההיקף של הכלל להרשאות שיתוף כולל יחידה ארגונית, הכלל חל על כל תיקיות האחסון השיתופי של היחידה הארגונית הזו. לדוגמה, אם אתם יוצרים כלל שמאפשר ליחידה הארגונית של צוות הייצור לשתף קבצים עם המחלקה המשפטית, המשתמשים במחלקה המשפטית יכולים לגשת לתיקיות האחסון השיתופי של צוות הייצור.

כדי ליצור כללים להרשאות שיתוף לתיקיות אחסון שיתופי, אתם צריכים לוודא שאתם מגדירים תיקיות אחסון שיתופי ביחידות הארגוניות הרלוונטיות.

אם יש כמה היקפי הרשאות, טריגרים או תנאים שהוגדרו בכללים להרשאות שיתוף שתואמים לאירוע שיתוף מסוים, זהו סדר העדיפות בהתאם לרכיב הפעולה של הכללים:

1. חסימת השיתוף
2. לאפשר את השיתוף
3. לאפשר את השיתוף עם אזהרה

ריכזנו כמה דוגמאות איך המערכת מטפלת בהתנגשויות בין כללים. בדוגמאות האלה:

• ‫"your-organization.com" היא היחידה הארגונית ברמה העליונה.
• "מחלקת השיווק" היא יחידת בת ארגונית ברמה מתחת לרמה העליונה.

דוגמה 1

התוצאה: בגלל שמחלקת השיווק היא יחידת בת של כל הארגון, כלל 1 גם חל עליה. לכן, הם יכולים לשתף קבצים עם כל העולם, לא רק עם דומיינים שנכללים ברשימת ההיתרים. בדוגמה 2 למטה אתם יכולים לראות איך יוצרים כללים שיגבילו את מחלקת השיווק לשתף קבצים רק עם דומיינים שנכללים ברשימת ההיתרים.

דוגמה 2

התוצאה: בגלל שכלל 1 מחריג את המשתמשים במחלקת השיווק, רק כלל 2 חל עליהם. לכן, הם יכולים לשתף קבצים רק עם דומיינים שנכללים ברשימת ההיתרים. כל המשתמשים האחרים בארגון יכולים לשתף קבצים עם כל אחד בעולם.

דוגמה 3

התוצאה: כלל 2 מאפשר שיתוף רחב יותר, לכן המשתמשים במחלקת השיווק יכולים לשתף קבצים עם כל העולם. כל המשתמשים האחרים יכולים לשתף קבצים רק עם דומיינים שנכללים ברשימת ההיתרים.

דוגמה 4

התוצאה: בגלל שכלל 2 חוסם שיתוף, הוא מקבל עדיפות על אפשרות שיתוף הקבצים שמוגדרת בכלל 1. לכן, המשתמשים במחלקת השיווק יכולים לשתף קבצים עם כל אחד בעולם, למעט עם משתמשים ב-other-company.com.

כברירת מחדל, הסטטוס של הכללים החדשים שאתם יוצרים הוא פעיל. עם זאת, אתם יכולים לשנות את ההגדרה של כל כלל חדש או קיים ללא פעיל. לדוגמה, אתם יכולים ליצור כלל חדש ולהשבית אותו עד שתרצו להשתמש בו.

אם ההיקף או התנאים שהוגדרו בכלל להרשאות שיתוף לא כוללים יחידות ארגוניות, הכלל מוחל על שיתוף של קבצים ב-Drive תוך 24 שעות. עם זאת, אם ההיקף או התנאים כוללים יחידה ארגונית אחת או יותר, עשויות לחלוף עד 48 שעות, בהתאם לגודל של היחידה הארגונית.

אתם יכולים להגדיר עד:

• ‫200 כללים להרשאות שיתוף במצב פעיל
• ‫2,000 כללים להרשאות שיתוף (פעילים ולא פעילים)
• ‫150 תנאים בכל כלל להרשאות שיתוף
• ‫500 תנאים מהסוגים הבאים בכל הכללים להרשאות שיתוף בארגון:
  • יחידות ארגוניות
  • קבוצות
  • דומיינים (מהימנים) ברשימת ההיתרים
  • דומיינים חיצוניים
  • משתמשים ספציפיים: 1-200 משתמשים נספרים כתנאי אחד, 201-400 משתמשים נספרים כשני תנאים וכן הלאה

  הערה: אין מגבלה על המספר של סוגי התנאים הבאים שאפשר לכלול בכול הכללים להרשאות שיתוף:

  • ארגון
  • כל מי שיש לו חשבון Google
• ‫500 יחידות ארגוניות או קבוצות שנכללות או מוחרגות בהיקף ההרשאות, בכל כלל

אתם יכולים לבחור קבוצות שנוצרו על ידי אדמין או משתמש שנכללות ברשימת הקבוצות במסוף Admin. הסיומת של הכתובות בקבוצה צריכה להיות של הדומיין של הארגון. אי אפשר לבחור קבוצות חיצוניות להיקף ההרשאות או לתנאי של הכלל.

אלו כמה סוגי קבוצות שאפשר לבחור בכלל להרשאות שיתוף:

• קבוצות דינמיות: ניהול החברות באופן אוטומטי כשמשתמשים מצטרפים לארגון, עוברים בין מחלקות בארגון או עוזבים אותו. הן זמינות במסוף Admin או עם Cloud Identity API. השימוש בקבוצות דינמיות עוזר לצמצם את הזמן שאתם מקדישים לניהול החברות בקבוצה באופן ידני. כדי להשתמש בקבוצות דינמיות בכללים להרשאות שיתוף, חשוב להגדיר אותן גם כקבוצות אבטחה (קבוצות עם התווית אבטחה). מידע נוסף על קבוצות דינמיות

• קבוצות אבטחה: המרת קבוצה רגילה או קבוצה דינמית לקבוצת אבטחה, שמאפשרת להשגיח, לבדוק ולעקוב אחרי ההרשאות ובקרת הגישה לקבוצה. אתם יכולים ליצור קבוצות אבטחה במסוף Admin, או באמצעות Cloud Identity Groups API, על ידי הוספת התווית אבטחה. מידע נוסף על קבוצות אבטחה

• קבוצות שהועברו מפלטפורמות אחרות: אתם יכולים להשתמש ב-Google Cloud Directory Sync‏ (GCDS) כדי לסנכרן קבוצות שיצרתם ב-Microsoft Active Directory או בכלים אחרים עם Google Workspace. לאחר מכן, אתם יכולים להשתמש בקבוצות האלו שסונכרנו בכללים להרשאות שיתוף. מידע נוסף על GCDS

כדי להחיל כללים להרשאות שיתוף על משתמשים חיצוניים, אתם יכולים ליצור קבוצה עם כתובות חיצוניות (כולל כתובות של משתמשים בודדים או של קבוצה). לדוגמה, אם חברי הצוות המשפטי בארגון צריכים לשתף את הקבצים שלהם עם עורכי דין מסוימים מחוץ לחברת הייעוץ המשפטי, אתם יכולים ליצור קבוצה עם הכתובות של עורכי הדין האלו. אחר כך יוצרים כלל, לדוגמה:

• היקף ההרשאות: היחידה הארגונית של הצוות המשפטי
• הטריגר: שיתוף קבצים וקבלת קבצים
• התנאי: קבוצה עם כתובות של עורכי דין מסוימים
• הפעולה: לאפשר שיתוף קבצים.

אם חשבון של משתמש כבר לא כולל את שירותי Google Drive ו-Docs (לדוגמה, אם רישיון Google Workspace הוסר מהחשבון שלו), אפשר לשתף את הקבצים שהוא הבעלים שלהם רק בתוך הארגון, גם אם הכללים להרשאות שיתוף מאפשרים שיתוף מחוץ לארגון. כללים להרשאות שיתוף פנימי, כמו אלו שמגבילים את השיתוף ליחידות ארגוניות ספציפיות, לא יחולו יותר על הקבצים של המשתמש. עם זאת, כללים שמונעים ממשתמשים אחרים עם רישיון לקבל את הקבצים עדיין ייאכפו.

כדי להסיר את ההגבלה על שיתוף חיצוני מהקבצים של המשתמש, אפשר להוסיף לחשבון שלו רישיון ל-Archived User ‏ (AU). פרטים נוספים זמינים במאמר הוספת רישיונות ל-Archived User.

אם אתם יוצרים כלל שמאפשר לקבוצה לשתף קבצים מחוץ לארגון, ואז מסירים משתמש מהקבוצה, לא תהיה יותר גישה מחוץ לארגון לקבצים שלו.

אם בארגון יש משתמשים עם רישיון Google Workspace שלא כולל כללים להרשאות שיתוף, עדיין אפשר להחיל כללים להרשאות שיתוף על המשתמשים האלו ועל הקבצים שבבעלותם. בנוסף, אם למשתמש יש רישיון Google Workspace שכן כולל כללים להרשאות שיתוף, והחשבון שלו מועבר לרישיון שלא כולל את התכונה הזו, הכללים להרשאות שיתוף עדיין חלים על המשתמש ועל הקבצים שבבעלותו.

כללים להרשאות שיתוף חלים על משתמשים, לא על קבוצות, כי קבוצות עשויות לכלול משתמשים שלא חסומים באמצעות הכללים האלו. כלומר, אתם יכולים לשתף קבצים ב-Drive עם קבוצות חיצוניות, אבל בהתאם לכללים להרשאות שיתוף, הגישה של חלק מחברי הקבוצה לקבצים תהיה חסומה.

אם בארגון עוברים למהדורת Google Workspace שלא כוללת כללים להרשאות שיתוף, הכללים להרשאות שיתוף שפעילים בארגון יישארו פעילים ועדיין ייאכפו. אתם יכולים לראות את הכללים להרשאות שיתוף, אבל לא יכולים לערוך או למחוק אותם. אם יש לכם הרשאת סופר-אדמין, אתם יכולים להשבית את הכללים להרשאות שיתוף כדי להשתמש בהגדרות השיתוף ב-Drive במקומם.

כשמשביתים את הכללים להרשאות שיתוף: הגדרות השיתוף ב-Drive בארגון הופכות להיות פעילות שוב וחוזרות למצב שהן היו לפני הפעלת הכללים להרשאות שיתוף. כל הכללים להרשאות שיתוף שיצרתם נמחקים באופן סופי.

אם אתם מבטלים את המינוי ל-Google Workspace ויש לכם רק רישיונות ל-Cloud Identity, אתם לא יכולים להשתמש בהגדרות השיתוף ב-Drive.

כשמשתפים קובץ, המשתמשים יכולים לבחור באפשרות כל מי שיש לו את הקישור אם כל התנאים הבאים מתקיימים:

• הכללים להרשאות שיתוף שחלים על הקבצים של המשתמשים מאפשרים להם לשתף אותם עם כולם בארגון, עם כל מי שיש לו חשבון Google ועם חשבונות מבקרים.
• אין כללים שחלים על הקבצים של המשתמשים שחוסמים מהם את אפשרות השיתוף של הקבצים.
• הגדרת השיתוף הבאה ב-Drive מופעלת: כשאפשרות השיתוף מחוץ לדומיין מופעלת, המשתמשים יכולים להפוך קבצים ותוכן שפורסם לזמינים לכל מי שיש לו את הקישור. פרטים נוספים על ההגדרה הזו זמינים במאמר בנושא הגדרת הרשאות שיתוף של המשתמשים ב-Drive.

כן, חשבונות שירות נכללים בתנאי כל מי שיש לו חשבון Google. לדוגמה, אם אתם יוצרים כלל להרשאת שיתוף שחוסם מהמשתמשים בארגון את אפשרות שיתוף הפעולה עם כל מי שיש לו חשבון Google,הכלל גם מונע את הגישה של חשבונות שירות לקבצים שמוגנים על ידי הכלל הזה.

כללים להרשאות שיתוף חוסמים את הגישה של משיבים לטופס ב-Forms רק אם הטופס כולל שאלה שמחייבת העלאת קובץ שחלות עליו הגבלות שיתוף במסגרת כלל להרשאות שיתוף. משתמשים שנכללים בהיקף של הכלל להרשאות שיתוף לא מוגבלים מלהשיב לטפסים ב-Forms שלא מוצגת בהם בקשה למשיבים להעלות קבצים.