מנהלי מערכת בקבוצות Google יכולים ליצור קבוצות שניהול החברוּת בהן הוא אוטומטי. אפשר ליצור קבוצות דינמיות כדי להוסיף או להסיר חברים באופן אוטומטי לפי שאילתת חברוּת שתיצרו. כך דואגים שהקבוצות נשארות עדכניות, במיוחד אם הארגון מתפרס על הרבה מיקומים או שחברי הצוות שבו מתחלפים.
אפשר להשתמש בקבוצות דינמיות בתור:
- רשימות של כתובות אימייל ורשימות תפוצה
- קבוצות בפיקוח ותיבות דואר משותפות
- קבוצות אבטחה
מהי חברוּת בקבוצה דינמית?
חברוּת בקבוצה דינמית שונה מחברות בקבוצות אחרות:
- אי אפשר להוסיף אנשים לקבוצה באופן ידני – כדי להחליף חברים בקבוצה, צריך לשנות את התנאים לחברוּת בקבוצה.
- רק משתמשים יכולים להיות חברים – קבוצות לא עומדות בתנאים לחברוּת, ולכן אי אפשר להוסיף קבוצה לקבוצה דינמית.
- קבוצות דינמיות לא יכולות להיות חברות בקבוצות אחרות – אי אפשר להוסיף קבוצה דינמית לקבוצה אחרת.
יצירת קבוצה דינמית
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי קבוצות.כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין בקבוצות.
- לוחצים על יצירת קבוצה דינמית.
- בונים את התנאים לחברוּת בקבוצה.
- רשימת תנאים – בוחרים קריטריונים לחברוּת. לדוגמה, כדי להגדיר קבוצה של אנשים בארגון שעובדים במחלקה מסוימת, בוחרים באפשרות מחלקה של משתמש.
- השדה 'ערך' – מזינים את הערך שרוצים להשתמש בו. אפשר להשתמש באותיות באנגלית, בספרות ובתו קו תחתון (_). אם תשתמשו ברווחים או בתווים אחרים, תוצג לכם הודעת שגיאה. אפשר ליצור רק תנאי אחד לכל קבוצה. כשבוחרים תנאים וערכים, השאילתה נוצרת ומופיעה כשורה של טקסט. לדוגמה, אם בוחרים באפשרות 'קוד המדינה שווה ל-US', השאילתה מופיעה כ-'user.addresses.exists(address, address.country_code=='US')'. אפשר לקרוא מידע נוסף על יצירת תנאים במאמר בנושא יצירת תנאים לחברוּת בקבוצות דינמיות.
- (אופציונלי) כדי להגדיר תנאי להכללה רק של משתמשים שלא עומדים בערך מסוים, יוצרים את התנאי בשלב 4 ואז לוחצים על סמל ההחרגה
. בשילתא, ההחרגה מופיעה כסימן קריאה (!).
מידע נוסף זמין במאמר בנושא החרגת משתמשים מקבוצה דינמית. (אופציונלי) אפשר להשתמש בכמה צמדים של תנאי-ערך כדי לבנות את התנאים לחברוּת בקבוצה. כדי לכלול או להחריג אנשים שעומדים בתנאים הבאים:
- כל התנאים – בוחרים מהרשימה את האפשרות And. בשאילתה, התנאים שנוספו מופיעים עם שני אמפרסנדים (&&) ביניהם.
- לפחות בתנאי אחד – בוחרים מהרשימה את האפשרות Or. בשאילתה, תנאי either/or מופיעים עם שני קווים אנכיים (||) ביניהם.
ככל שמוסיפים יותר צמדים של תנאי-ערך, צריך לשים לב שהאורך המקסימלי של התנאי הוא 10,000 תווים.
(אופציונלי) כדי להציג את המשתמשים האפשריים בקבוצה בהתאם לתנאי, לוחצים על תצוגה מקדימה.
לוחצים על יצירת קבוצה דינמית.
הזן את המידע הבא:
שדה תיאור שם השם שמשמש לזיהוי הקבוצה ברשימות ובהודעות. כדאי לפעול לפי ההנחיות הבאות:
- השם יכול להכיל עד 73 תווים.
- כדאי לתת שם שקל להבין ממנו מה מטרת הקבוצה.
תיאור מהי מטרת הקבוצה. המידע הזה יופיע בדף 'מידע כללי על הקבוצה'. אפשר להוסיף גם פרטים על החברים בקבוצה, התוכן בקבוצה, שאלות נפוצות וקישורים לקבוצות קשורות. כתובת האימייל של הקבוצה כתובת האימייל של הקבוצה. אם מופיע יותר מדומיין אחד, בוחרים את הדומיין המתאים מהרשימה. כתובות אימייל יכולות להכיל עד 63 תווים. מכסת תווים זו לא כוללת את הדומיין של הכתובת, למשל @example.com.
חלק מהמילים שמורות ואי אפשר להשתמש בהן לכתובות אימייל. באילו מילים אי אפשר להשתמש לכתובות אימייל?
לוחצים על שמירה.
(אופציונלי) משנים את הגדרות הגישה לפי הצרכים שלכם.
לוחצים על סיום.
אפשר ליצור עד 500 קבוצות דינמיות. כדי לבקש להגדיל את המגבלה הזו, צריך לפנות לתמיכה ולציין את מספר המגבלה הרצוי ואת תרחיש השימוש או הסיבה לבקשה. אנחנו בודקים כל בקשה לגופה. כדי להגיש את הבקשה, אפשר לעבור אל צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.
הקצאת תפקידים בקבוצות דינמיות
מקצים תפקידים בקבוצה דינמית כמו שמקצים תפקידים בכל קבוצה אחרת, אבל יש מגבלות מסוימות שחלות על בעלים ומנהלים של קבוצות דינמיות. אפשר לקרוא פרטים נוספים במאמר הסבר על תפקידים בקבוצות דינמיות.
אוטומציה של כללי מדיניות אבטחה באמצעות קבוצות אבטחה דינמיות
כדי לאכוף מדיניות באמצעות קבוצות דינמיות, צריך להוסיף להן תווית אבטחה. לדוגמה, אתם יכולים ליצור קבוצה דינמית כדי להגדיר מדיניות לכל מי שעובד בארגון במיקום גיאוגרפי מסוים. כשהמשתמשים עוברים ומשנים את המיקום שלהם בפרופיל המשתמש, המערכת מוסיפה אותם לקבוצה או מסירה אותם ממנה באופן אוטומטי.
- יוצרים קבוצה דינמית של משתמשים שעומדים בקריטריונים הרצויים.
- מוסיפים תווית אבטחה לקבוצה.
- כדי ליצור מדיניות ולבחור איזו מדיניות תקבל עדיפות, פועלים לפי השלבים במאמר התאמה אישית של הגדרות של שירות באמצעות הגדרות לקבוצת משתמשים.