אדמינים של קבוצות Google יכולים לעדכן את הפרטים של כל קבוצה בארגון, גם אם הם לא יצרו את הקבוצה. כך למשל, הם יכולים לראות את שמות הקבוצות, כתובות האימייל, התיאורים, כתובות האימייל החלופיות, חברי הקבוצות והגדרות הגישה.
שינוי שם של קבוצה
שימוש במסוף Admin
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי קבוצות.כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין בקבוצות.
- לוחצים על שם הקבוצה.
- מימין, לוחצים על שינוי השם של הקבוצה.
- מזינים שם חדש.
- לוחצים על שמירה.
איך משנים את כתובת האימייל, התיאור או כתובת האימייל החלופית של הקבוצה
שימוש במסוף Admin
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי קבוצות.כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין בקבוצות.
- לוחצים על שם הקבוצה.
- לוחצים על פרטי הקבוצה.
- כדי לערוך את פרטי הקבוצה, לוחצים על סמל העריכה
בפינה השמאלית העליונה, מול פרטי הקבוצה או כתובות האימייל החלופיות.
אם משנים את כתובת האימייל של קבוצה במסוף Admin, הכתובת הקודמת מתווספת ככתובת אימייל חלופית. שינוי כתובת האימייל לא יגרום למחיקת אימיילים שנשלחו אל הקבוצה וממנה. מידע נוסף על עריכת כתובות אימייל חלופיות
עדכון הגדרות נוספות בקבוצות Google
שימוש בקבוצות Google
צריך להפעיל את Groups for Businessב-קבוצות Google אפשר לעדכן את ההגדרות הבאות, שחלקן לא זמינות במסוף Admin:
- כללי – שם הקבוצה, כתובת האימייל והגדרות בסיסיות אחרות שאפשר לבצע במסוף Admin. בנוסף, יש פיצ'רים כמו הודעת פתיחה או אפשרות להפוך את הקבוצה לתיבת דואר משותפת.
- פרטיות החברים – אילו פרטים מזהים אישיים החברים צריכים לספק או להציג, או מי יכול לפנות לבעלים של הקבוצה.
- מדיניות פרסום – מי יכול לפרסם או לצרף קבצים, כתובת ברירת מחדל לשליחת הודעות מהקבוצה, האם ההודעות מנוהלות, מגבלות פרסום לחברים חדשים ועוד.
- אפשרויות אימייל – הוספת כותרת תחתונה לאימיילים שנשלחים מהקבוצה, תשובות אוטומטיות להודעות נכנסות ועוד.
- ניהול חברים – מי יכול להוסיף או להסיר חברים, או ליצור תפקידים או הרשאות בהתאמה אישית לקבוצה.
פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא עדכון ההגדרות של קבוצה.
אם משנים את כתובת האימייל של קבוצה בקבוצות Google, הכתובת הקודמת לא מתווספת ככתובת אימייל חלופית.
שינוי הגדרות הגישה
שימוש במסוף Admin
אדמינים יכולים להשתמש במסוף Admin כדי לערוך את הגדרות הגישה של קבוצות הארגון בקבוצות Google. הגדרות הגישה קובעות מה חברי הקבוצה יוכלו לעשות בה, בהתאם לתפקיד שלהם ולאפשרויות השיתוף של הארגון.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי קבוצות.כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין בקבוצות.
- לוחצים על שם הקבוצה.
- לוחצים על גישה הגדרות כדי לבדוק את ההגדרות של חברי הקבוצה.
- גוללים למטה בדף כדי לראות מי יכול להצטרף לקבוצה ואם מותר לצרף אליה משתמשים מחוץ לארגון.
- בפינה השמאלית העליונה של הקטע סוג הגישה, לוחצים על סמל העריכה .
-
בוחרים את סוג הגישה לקבוצה – ציבורית, צוות, לפרסום הודעות בלבד או מוגבלת.
כל סוג כולל הרשאות מוגדרות מראש לבעלי הקבוצה, למנהלים ולחברים, וגם הגדרה אם הקבוצה פתוחה לכל הארגון או לאנשים מחוץ לארגון. -
(אופציונלי) כדי להתאים אישית את הגדרות הגישה, לוחצים על התאים בטבלה כדי לבחור או לבטל את הבחירה באפשרות. אם משנים את אחת האפשרויות, סוג הגישה של הקבוצה משתנה למותאם אישית.
בטבלה הבאה מפורטים תיאורים של ההגדרות:הגדרה
תיאור
הגדרות גישה
הגדירו מה אנשים יכולים לעשות בקבוצה. אפשר גם להגדיר הרשאות מבוססות-תפקידים לקבוצה ב'קבוצות Google' בכתובת groups.google.com. מידע נוסף על תפקידים בקבוצה
הקטגוריה 'חיצוניים' כוללת את כל מי שלא שייך לארגון שלכם. אנשים מחוץ לארגון יכולים להיות חברים בקבוצה או לא להיות חברים בה.
- מי יכול לפנות לבעלים של הקבוצה – ההגדרה הזו קובעת מי יכול לשלוח אימייל ישירות לבעלים של הקבוצה.
- מי יכול לראות את השיחות – ההגדרה הזו קובעת מי יוכל לראות את השיחות שמפורסמות בקבוצה. אנשים מחוץ לארגון (חיצוניים) שלא חברים בקבוצה יכולים לצפות בשיחות רק אם אפשרויות השיתוף ב-Groups for Business מוגדרות כגלויות לכולם באינטרנט.
- מי יכול לפרסם – ההגדרה הזו קובעת מי יכול לפרסם הודעות בקבוצה.
- מי יכול לראות את חברי הקבוצה – ההגדרה הזו קובעת מי יכול לראות את חברי הקבוצה.
- מי יכול להצטרף לקבוצה — הגדרה של מי יכול להוסיף אנשים, להזמין אנשים ולאשר בקשות הצטרפות לקבוצה.
מי יכול להצטרף לקבוצה
בוחרים איך להוסיף אנשים לקבוצה:
- כל משתמש מהארגון יכול לשלוח בקשה — משתמשים מהארגון יוכלו לשלוח בקשת הצטרפות לקבוצה ולקבל אישור לפני ההצטרפות.
- כל אחד בארגון יכול להצטרף — משתמשים מהארגון יוכלו להצטרף בעצמם לקבוצה ישירות.
- רק משתמשים מוזמנים — אנשים יכולים להצטרף לקבוצה רק אם קיבלו הזמנה.
הפעולה מותרת לחברים מחוץ לארגון
כדי למנוע מאנשים מבחוץ להצטרף לקבוצה, צריך להשבית את ההגדרה הזו. אפשר גם להפעיל את ההגדרה כדי לאפשר לאנשים מבחוץ להצטרף לקבוצה.
אם אתם אדמינים, אתם תמיד יכולים להוסיף אנשים מבחוץ לקבוצות במסוף Google Admin, בלי קשר להגדרה של חברות חיצונית.
הפעלת ההגדרה הזו מוסיפה באופן אוטומטי הודעה לביטול הרשמה לכותרת התחתונה של הודעות אימייל שנשלחות לחברי קבוצה חיצוניים. כדי להסיר את ההודעה, משביתים את ההגדרה הזו.
- לוחצים על שמירה.