כאדמין של קבוצות, אתם קובעים אם משתמשים יכולים לגשת לקבוצות הפנימיות של הארגון באפליקציית קבוצות Google – שזמינה במרכז האפליקציות 
ובכתובת groups.google.com. כדי לעשות זאת, צריך להפעיל או להשבית את השירות קבוצות Google לעסקים בחשבון שלהם במסוף Admin.
הפעלה של Groups for Business גם מוסיפה תכונות, למשל לבקרה על שיחות ותיבות דואר משותפות. אפשר גם להגדיר מדיניות לכל הארגון בנושא יצירת קבוצות, גישה לקבוצות ועבודה בהן בקבוצות Google.
הפעלה והשבתה של Groups for Business
לפני שמתחילים: כדי להפעיל או להשבית שירות למשתמשים מסוימים, צריך לשייך את החשבונות שלהם ליחידה ארגונית (אם רוצים לשלוט בגישה לפי מחלקה) או להוסיף אותם לקבוצת גישה (אם רוצים לאפשר גישה למשתמשים ממחלקות שונות או למשתמשים בתוך מחלקה).-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Google Groups for Business.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על סטטוס השירות.
-
כדי להפעיל או להשבית שירות לכולם בארגון, לוחצים על מופעל לכולם או על מושבת לכולם ואז לוחצים על שמירה.
-
(אופציונלי) כדי להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
- בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
- כדי לשנות את סטטוס השירות, לוחצים על מופעל או מושבת.
- בוחרים אפשרות:
- אם ההגדרה של סטטוס השירות היא הועבר בירושה ואתם רוצים שההגדרה שעדכנתם תישמר גם אם הגדרת ההורה תשתנה, לוחצים על שינוי.
- אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור להגדרה שיש להורה, לוחצים על העברה בירושה. אם אתם רוצים שההגדרה החדשה תישמר גם אם ההגדרה של ההורה תשתנה, לוחצים על שמירה.
מידע נוסף על מבנה ארגוני
- (אופציונלי) כדי להפעיל שירות לקבוצה של משתמשים בתוך יחידה ארגונית או בכמה יחידות ארגוניות שונות, צריך להגדיר קבוצת גישה. מידע נוסף מופיע במאמר התאמה אישית של גישה לשירותים באמצעות קבוצות גישה.
מה קורה אם...
יש לכם קבוצות קיימות במסוף Admin
אחרי שמפעילים את Groups for Business, כל הקבוצות שכבר יצרתם במסוף ה-Admin נעשות זמינות בספריית הקבוצות של המשתמשים בקבוצות Google. המשתמשים יכולים לצפות בקבוצות בהתאם להגדרות של הרשאות הגישה בקבוצה. יכול להיות שיחלפו 24 שעות עד שהקבוצות יופיעו. הגדרות השיתוף הנוכחיות של הקבוצות הקיימות לא ישתנו.
השבתה של Groups for Business
אם משביתים את Groups for Business:
- הקבוצות של הארגון לא זמינות בקבוצות Google — כתוצאה מכך אין גישה לתכונות כמו:
- היסטוריית שיחה קבוצתית
- הגדרות החברים והמינויים
- הגדרות עבור הכותרות התחתונות של האימייל של הקבוצה, תחיליות בשורת הנושא וניהול הודעות
- קבוצות קיימות לא נמחקות — קבוצות שאתם או המשתמשים שלכם יצרתם נשארות בחשבון Google Workspace שלכם. אנשים שיש להם הרשאה לפרסם בקבוצה יכולים עדיין לעשות זאת דרך האימייל. כדי למנוע שימוש בקבוצה, צריך גם למחוק אותה.
- אפשר עדיין לגשת לקבוצות במסוף Admin — מנהלי מערכת יכולים עדיין לגשת לכל הקבוצות של הארגון במסוף Admin.
הפעלה מחדש של Groups for Business
אם בהמשך מפעילים שוב את Groups for Business:
- הקבוצות של הארגון משוחזרות בקבוצות Google — אתם והמשתמשים שלכם יכולים לגשת להגדרות מתקדמות עבור הקבוצות שלכם באתר groups.google.com.
- קבוצות שנמחקו לא משוחזרות — אם מוחקים קבוצות אחרי ההשבתה של Groups for Business, אותן הקבוצות לא משוחזרות.
- הגישה להיסטוריית השיחות משוחזרת — עבור קבוצות שהיסטוריית השיחות שלהן הייתה מופעלת, ההיסטוריה כוללת צ'אטים קבוצתיים שפורסמו כש-Groups for Business היה מושבת. ההשבתה או ההפעלה של Groups for Business לא משפיעה על אחסון ההודעות בהיסטוריה. לעומת זאת, משתמשים יכולים לגשת להיסטוריית ההודעות רק אם Groups for Business מופעל.