Groups for Business הוא שירות ליבה במסוף Google Admin שקובע איך אפשר להשתמש בקבוצות של הארגון באפליקציית המשתמשים של קבוצות Google בכתובת groups.google.com.
מנהלי קבוצות יכולים להשתמש ב-Groups for Business כדי:
- קובעת אם משתמשים יכולים לגשת לקבוצות של הארגון ב'קבוצות Google' (ההגדרה נקבעת לפי המצב של השירות 'קבוצות Google לעסקים' – מופעל או מושבת).
- אתם יכולים לקבוע איך הקבוצות שלכם ישמשו ב-קבוצות Google.
הערה: אם סופר-אדמין מפעיל את ההגדרה 'קבלת אישור ממספר משתמשים' לשיתוף קבוצות ב-Groups for Business, כל שינוי בהגדרות השיתוף יפעיל תהליך של קבלת אישור ממספר משתמשים. השינוי ייכנס לתוקף רק אחרי שתשלימו את התהליך הזה. פרטים נוספים מופיעים במאמר קבלת אישור ממספר משתמשים לביצוע פעולות רגישות.
ההבדל בין הפעלה להשבתה של Groups for Business
כאשר Google Groups for Business מופעל
-
הקבוצות של הארגון יהיו זמינות בספריית קבוצות Google של המשתמשים – אפשר לגשת אליהן ממרכז האפליקציות של המשתמשים 
כמו שמוצג כאן ובכתובת groups.google.com. - אדמינים יכולים לאפשר למשתמשים ליצור קבוצות בארגון. אפשר גם להגדיר מדיניות לכל הארגון בנושא גישה לקבוצות ועבודה בהן.
- אתם ובעלים ומנהלים אחרים של הקבוצה יכולים להפוך קבוצה לתיבת דואר משותפת, להגדיר מדיניות פרסום ופיקוח ולהוסיף תכונות אחרות בקבוצות Google.
- חברים עם ההרשאות המתאימות יכולים לגשת לקבוצות של הארגון בספרייה של קבוצות Google, לצפות בשיחות בקבוצה ולפרסם בהן, ולבצע משימות אחרות.
כאשר Google Groups for Business מושבת
- הקבוצות של הארגון לא זמינות באפליקציית קבוצות Google של המשתמשים.
- אי אפשר לאפשר למשתמשים ליצור קבוצות בארגון.
- אתם לא יכולים להשתמש בתיבות דואר משותפות, לנהל שיחות או להוסיף תכונות אחרות.
- אדמינים עדיין יכולים ליצור קבוצות במסוף Admin שאפשר להשתמש בהן במגוון דרכים אחרות (ראו בהמשך).
הערה: כדי להציג או להסתיר קבוצות חיצוניות בקבוצות Google, צריך להשתמש בשירות הנוסף של קבוצות Google.
שלב 1: השוואה בין התכונות הזמינות
הנה תכונות שזמינות לכם אם Google Groups for Business מופעלות, לעומת תכונות שזמינות אם הן מושבתות:
| התכונות הזמינות של קבוצות Google | השירות Groups for Business | |
|---|---|---|
| אפליקציית קבוצות Google (groups.google.com) | מופעל | מושבת |
| זמינה במרכז האפליקציות של המשתמשים |
✔ | * |
| הצגת קבוצות ציבוריות וקבוצות חיצוניות אחרות | * | * |
| הצגת הקבוצות הפנימיות של הארגון | ✔ | |
* זמין רק אם השירות הנוסף של קבוצות Google מופעל במסוף Admin
| איך אפשר להשתמש בקבוצות | ||
|---|---|---|
| רשימות של כתובות אימייל ורשימות תפוצה, שיתוף, הזמנות לפגישות ביומן | ✔ | ✔ |
| הגדרות לקבוצת משתמשים להגדרת הגדרות במסוף Admin | ✔ | ✔ |
| קהל היעד לשיתוף ב-Drive וב-Docs | ✔ | ✔ |
| תיבת דואר משותפת | ✔ | |
| שיחות קבוצתיות עם תכונות נוספות | ✔ | |
| מי יכול ליצור קבוצות | ||
| אדמינים עם הרשאת קבוצות | ✔ | ✔ |
| משתמשים פנימיים (אם ההגדרות מאפשרות זאת) | ✔ | |
| חיצוני וציבורי (אם ההגדרה מאפשרת) | ✔ | |
| אפשרויות לניהול חברות בקבוצה | ||
| הוספת משתתפים ישירות | ✔ | ✔ |
| ניהול חברים באופן דינמי, למשל לפי מחלקה | ✔ | ✔ |
| ניהול חברים בכמות גדולה באמצעות API או סנכרון עם שרת LDAP | ✔ | ✔ |
| הוספת משתמשים חיצוניים לקבוצה | ✔ | ✔ |
| הזמנה של משתמשים להצטרף לקבוצה | ✔ | |
| משתמשים שלא חברים בקבוצה יכולים לבקש להצטרף | ✔ |
שלב 2: איפה מנהלים את הקבוצות בארגון
אם משביתים את Groups for Business, אפשר לדלג על הקטע הזה. במקרה כזה, כל ניהול הקבוצות הפנימי מתבצע במסוף Admin.
אם מפעילים את Groups for Business, אפשר לנהל את הקבוצות של הארגון דרך מסוף Admin או דרך אפליקציית קבוצות Google. בשני המקומות אפשר לנהל את אותן קבוצות, אבל יכול להיות שתצטרכו לעבור ממקום אחד למקום אחר כדי להשתמש בתכונה מסוימת.
בהמשך מפורטות הפעולות שאפשר לבצע בכל מקום.
- מסוף Admin – ברשימה קבוצות
דף הבית (אלא אם צוין אחרת) - קבוצות Google – נפתחת ממרכז האפליקציות או בכתובת groups.google.com
| משימה של אדמין | מסוף הניהול | קבוצות Google |
|---|---|---|
| יצירת קבוצות חדשות לשימושים האלה | ||
| רשימות תפוצה, שיתוף, הזמנות ליומן, דיונים עם מנחה | ✔ | ✔ |
| תיבת דואר משותפת | ✔ | ✔ |
| קהל היעד לשיתוף ב-Drive וב-Docs | * | |
| הגדרות לקבוצת משתמשים לביצוע הגדרות במסוף Admin | ✔ | |
| ניהול החברות בקבוצה | ||
| הוספה והסרה של חברים באופן ידני | ✔ | ✔ |
| ניהול חברות באופן דינמי, למשל לפי מחלקה | ✔ | |
| הקצאת תפקידים שמוגדרים כברירת מחדל לחברי הקבוצה (בעלים, מנהל, חבר) | ✔ | ✔ |
| יצירה והקצאה של תפקידים בהתאמה אישית לקבוצה | ✔ | |
| הצגה וניהול של הגדרות הקבוצה | ||
| הצגת הקבוצות בארגון | ✔ | ✔ |
| עדכון השם או כתובת האימייל של קבוצה | ✔ | ✔ |
| מחיקת קבוצה | ✔ | ✔ |
| הוספה של הודעת פתיחה, מענה אוטומטי ועוד | ✔ | |
| הפיכת קבוצה לתיבת דואר משותפת | ✔ | |
| ניהול שיחות קבוצתיות ובקרת תגובות | ✔ |
* קבוצות של קהלי יעד נמצאות בספרייה 
קהל יעד, ולא ברשימה הראשית של הקבוצות