איך מתחילים לנהל קבוצות בארגון

הדף הזה מיועד לאדמינים שמנהלים קבוצות לארגון. אם אתם לא אדמינים וצריכים עזרה בניהול הקבוצות שלכם, כדאי להיעזר במרכז הלמידה.

---

עם Google Workspace, הארגון יכול להשתמש בקבוצות כדי לתקשר ולשתף פעולה בקלות בין צוותים. אדמינים יכולים גם להשתמש בקבוצות כדי להגדיר תכונות ושירותים לקבוצות שונות של משתמשים.

כך מתחילים להשתמש בקבוצות בארגון.

הגדרת קבוצות לצורכי תקשורת ושיתוף פעולה

	יצירה של רשימות כתובות אימייל ורשימות תפוצה כדי להתחיל, יוצרים קבוצות לצוותים, למחלקות או לקבוצות אחרות של אנשים בארגון. קבוצה מאפשרת למשתמשים: שליחת אימייל לכל חברי הקבוצה להזמין את חברי הקבוצה לפגישות או ישיבות לשתף תוכן עם כל חברי הקבוצה, כולל מסמכים, אתרי אינטרנט, סרטונים ויומנים שנתחיל? איך יוצרים קבוצות
	הגדרת אפליקציית קבוצות Google למשתמשים אם מפעילים את השירות Groups for Business במסוף Google Admin, המשתמשים יכולים לגשת לקבוצות של הארגון באפליקציית קבוצות Google – האפליקציה זמינה במפעיל האפליקציות ובכתובת groups.google.com. קבוצות Google מספקת תכונות נוספות לקבוצות (ראו בהמשך). בהתאם למדיניות שאתם מגדירים במסוף Admin, אתם יכולים לאפשר למשתמשים ליצור קבוצות, לנהל אותן ולעבוד בהן במגוון דרכים. שנתחיל? מה מקבלים עם Groups for Business
	הוספת תכונות לקבוצה באמצעות קבוצות Google תיבת דואר משותפת אחרי שיוצרים קבוצה, הבעלים והמנהלים של הקבוצה (כולל אדמינים) יכולים להשתמש באפליקציית קבוצות Google כדי להפוך את הקבוצה לתיבת דואר משותפת. כאן, חברי הקבוצה שיש להם הרשאות יכולים להקצות שיחות זה לזה ולעקוב אחרי סטטוס התשובה. הפיכת קבוצה לתיבת דואר משותפת ניהול נוסף של חברים ושיחות אתם יכולים גם להשתמש בקבוצות Google כדי להוסיף לקבוצה תכונות כמו הודעת פתיחה, פיקוח על הודעות, תשובות אוטומטיות להודעות בקבוצה ועוד: הוספת תכונות וניהול שיחות באמצעות קבוצות Google

הגדרות לקבוצות משתמשים לשימוש האדמינים

אדמינים יכולים להשתמש בקבוצות כדי להתאים אישית את ההגדרות למשתמשים שונים, בלי לשנות את המבנה הארגוני. בדרך כלל, משתמשים ביחידות ארגוניות כדי להתאים אישית את ההגדרות. אבל בארגון גדול יותר יכול להיות שיהיה צורך לבצע התאמות אישיות נוספות באמצעות קבוצות.

אדמינים יכולים להשתמש בקבוצות כדי:

• הפעלת שירות לקבוצה

  לדוגמה, יכול להיות שתרצו להפעיל את YouTube רק עבור קבוצת משנה של צוות התמיכה.

• התאמה אישית של הגדרות של שירות לקבוצה

  לדוגמה, אתם יכולים לאפשר רק לחלק ממחלקת יחסי הציבור לשתף יומנים באופן ציבורי.

אפשרויות לארגונים גדולים

כאן מופיעות אפשרויות לארגונים עם קבוצות גדולות או הרבה קבוצות.

• יצירת קבוצות מומלצות לשיתוף (משתמשי יעד)

  כשרוצים להנחות משתמשים לשתף פריטים עם צוותים מתאימים, במקום עם הארגון כולו, אפשר ליצור משתמשי יעד. לדוגמה, אפשר להוסיף קהל יעד להגדרות השיתוף של המשתמשים, כמו האפשרות 'קבלת קישור' לשיתוף ב-Drive.

• ניהול חברות באופן אוטומטי באמצעות קבוצות דינמיות

  אפשר ליצור קבוצה שהמערכת מוסיפה או מסירה ממנה חברים באופן אוטומטי לפי התנאים לחברוּת בקבוצה. האפשרות הזו שימושית אם אנשים בארגון משנים תפקידים או מיקומים לעיתים קרובות, ואתם צריכים דרך אוטומטית לעדכן את החברות בקבוצות.

• סנכרון קבוצות עם שרת LDAP או Active Directory

  (נדרשות מיומנויות פיתוח). מסנכרנים את הקבוצות הקודמות עם Google Workspace באמצעות כלים שמשתמשים ב-Directory API של Admin SDK. הכלים האלה כוללים את Google Cloud Directory Sync ‏ (GCDS) וכלים שאתם יוצרים בעצמכם.

• יצירה וניהול של קבוצות באמצעות ממשקי API

  (נדרשות מיומנויות פיתוח). אפשר לנהל הרבה הגדרות ותכונות של קבוצות בבת אחת באמצעות API שקשור לקבוצות.