Cómo agregar notas personalizadas

Agrega banners y pies de página personalizados a los mensajes que contienen contenido sensible

Ediciones compatibles con esta función: Frontline Standard y Frontline Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus. Compara tu edición

La DLP para Gmail también está disponible para los usuarios de Cloud Identity Premium que tienen una licencia de alguna edición de Google Workspace que incluya Gmail.

Como administrador de Google Workspace, puedes crear reglas de Prevención de pérdida de datos (DLP) para agregar automáticamente notas personalizadas a los mensajes de Gmail. Las notas personalizadas se agregan a los mensajes enviados a destinatarios externos o a destinatarios que usan apps de correo electrónico que no son de Gmail. La nota puede aparecer como un banner en la parte superior del mensaje o como un pie de página debajo del cuerpo del mensaje y la firma de Gmail.

Las notas personalizadas incluyen información sobre el contenido sensible del mensaje y orientación sobre cómo el destinatario debe manejar los mensajes según las políticas de privacidad y uso compartido de datos de tu organización. Como administrador, puedes personalizar el texto que aparece en la nota cuando creas la regla de DLP.

Para la seguridad de DLP para usuarios internos de Gmail, te recomendamos que uses reglas de DLP con etiquetas personalizadas de Gmail. Obtén más información en Evita que se filtren datos en correos electrónicos y archivos adjuntos.

Cómo se agregan notas personalizadas a los mensajes

Las reglas de DLP analizan los mensajes cuando se envían. Cuando el contenido del mensaje activa una regla de DLP con una acción de Agregar nota personalizada, la nota personalizada se agrega al mensaje cuando se envía.

Puedes crear varias reglas de DLP que agreguen diferentes notas personalizadas a los mensajes según el contenido del mensaje o cualquier otro atributo del mensaje, por ejemplo, el asunto o los encabezados del mensaje. Si un mensaje de correo electrónico activa más de una regla de notas personalizadas, se agregarán al mensaje las notas personalizadas de todas las reglas de DLP activadas. Para obtener el mejor rendimiento, te recomendamos que sigas los límites de contenido y tamaño de las reglas de DLP.

DLP de Gmail y pies de página de cumplimiento de las normas de contenido

Cuando un mensaje activa una regla de DLP con una acción de Agregar nota personalizada y una configuración de cumplimiento de las normas de contenido de agregar pie de página, la regla de DLP tiene prioridad y se agrega primero la nota personalizada. Luego, se agrega el pie de página de la regla de cumplimiento de las normas de contenido. Los destinatarios ven todos los pies de página en el mensaje. Obtén más información sobre la configuración Agregar pie de página.

Limitaciones conocidas

Las notas personalizadas se agregan de forma asíncrona, y el remitente no recibe una notificación cuando se agrega una nota. No se admite la aplicación síncrona de notas personalizadas. Obtén más información sobre el análisis síncrono y asíncrono.

Agrega notas personalizadas con una regla de DLP

Sigue estos pasos para crear una regla de DLP que agregue una nota personalizada a los mensajes que cumplan con las condiciones de la regla.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Reglas y luego Crear regla y luego Protección de datos.

    Requiere tener los privilegios Ver y Administrar reglas de DLP.

  2. Ingresa el nombre y (opcionalmente) una descripción para la regla.
  3. En la sección Apps, selecciona Gmail y luego Mensaje enviado o Mensaje recibido.
  4. Haz clic en Continuar.
  5. En la sección Acciones, selecciona Agregar nota personalizada y, luego, ingresa el texto personalizado:
    • Título : Opcional. Texto del encabezado del pie de página que aparece en negrita sobre el contenido principal del pie de página. Puede tener hasta 50 caracteres.
    • Contenido del cuerpo: Texto para el encabezado principal o el contenido del pie de página. Puede tener hasta 300 caracteres, incluida cualquier URL que agregues con Insertar vínculo.
    • Insertar vínculo : Opcional. El texto del vínculo tal como quieres que aparezca en el encabezado o el pie de página, y la URL de destino del vínculo.
    • Especificar la ubicación de la nota personalizada en los correos electrónicos: Selecciona dónde quieres que aparezca la nota personalizada en los mensajes: Arriba (encabezado) o Abajo (pie de página). La opción predeterminada es pie de página.
    • Mostrar como banner : Opcional. Selecciona esta opción para agregar un fondo de color al pie de página.
  6. Opcional: Para especificar cómo se trazan los incidentes en el panel de incidentes de DLP, en la sección Alertas, elige un nivel de gravedad (Bajo, Medio, Alto).
  7. Opcional: Para activar las notificaciones en el Centro de alertas, marca la casilla Centro de alertas. Para enviar una notificación a los administradores, marca la casilla Todos los administradores avanzados o agrega las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
  8. Haz clic en Continuar.
  9. En Permiso, elige una opción:
    • Para aplicar la regla a toda tu organización, selecciona Todo en nombre_de_dominio.
    • Para aplicar la regla a unidades organizativas o grupos específicos, selecciona Unidades organizativas o grupos y, luego, incluye o excluye esas entidades.

Si existe un conflicto entre las unidades organizativas y los grupos en términos de inclusión o exclusión, el grupo tiene prioridad.

  1. Para agregar una condición, haz clic en Agregar condición y selecciona la parte del mensaje que se analizará:

    Importante: Si creas una regla de DLP sin ninguna condición, la regla analizará todas las partes del mensaje y aplicará la acción especificada a todos los mensajes de Gmail.

    • Todo el contenido: Analiza el encabezado, el asunto, el cuerpo y los archivos adjuntos del mensaje.
    • Cuerpo del mensaje: Analiza el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos.
    • Encabezados de correo electrónico: Analiza el encabezado y el asunto del mensaje. Si el mensaje se envía con la encriptación del cliente (CSE) de Google Workspace, solo se puede analizar el contenido de los encabezados de correo electrónico (incluido el asunto).
    • Asunto: Analiza solo el asunto del mensaje.
    • Etiquetas de clasificación: Analiza las etiquetas de clasificación aplicadas a los mensajes.
    • Estado del modo confidencial: Analiza si el modo confidencial está activado para los mensajes.

  2. Elige Qué analizar y selecciona las opciones y los atributos para tu análisis. Para obtener detalles sobre este campo, visita Acerca de las opciones y los atributos de Qué analizar en la página Evita que se filtren datos en correos electrónicos y archivos adjuntos.

  3. Haz clic en Continuar y revisa los detalles de la regla.

  4. En Estado de la regla, elige una opción:

    • Activa: Tu regla se ejecuta de inmediato.
    • Inactiva: Tu regla existe, pero no está en efecto. Esto te da tiempo para revisarla y compartirla con los miembros del equipo antes de la implementación. Puedes activar la regla más adelante en Seguridad y luego Control de acceso y datos y luego Protección de datos y luego Administrar reglas. Haz clic en el estado Inactiva de la regla y selecciona Activa. La regla se ejecuta después de que la activas y de que DLP realiza un análisis en busca de contenido sensible.

  5. Haz clic en Crear.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero, por lo general, se aplican más rápido. Más información

Usa la herramienta de investigación de seguridad para ver los eventos de registro de las notas personalizadas aplicadas automáticamente. Usa Eventos de registro de reglas como fuente de datos. Para obtener pasos detallados, visita la sección Investiga eventos de reglas de DLP con la herramienta de investigación de seguridad en la página Evita que se filtren datos en correos electrónicos y archivos adjuntos.

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