अपने संगठन के लिए क्लासिफ़िकेशन लेबल बनाना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Frontline Starter, Frontline Standard, और Frontline Plus; Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

ध्यान दें:

• इस लेख में बताई गई कुछ सुविधाओं के लिए, Google Workspace का ऐसा वर्शन होना ज़रूरी है जिसमें डीएलपी की सुविधाएं उपलब्ध हों. जैसे, अपने-आप कैटगरी में बांटने की सुविधा, डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) से जुड़े नियम, और लेबल के आधार पर Vault में निजी डेटा के रखरखाव से जुड़े नियम. यह पुष्टि करने के लिए कि आपके वर्शन में ये बेहतर सुविधाएं उपलब्ध हैं या नहीं, Google Workspace के वर्शन की तुलना करें लेख पढ़ें.
• Drive में मौजूद फ़ाइलों पर क्लासिफ़िकेशन लेबल लगाने के लिए, यहां जाएं. अपने Gmail मैसेज पर क्लासिफ़िकेशन लेबल लगाने के लिए, यहां जाएं.

एडमिन के तौर पर, उपयोगकर्ताओं के लिए क्लासिफ़िकेशन लेबल बनाए जा सकते हैं. इससे उपयोगकर्ता, Drive में मौजूद फ़ाइलों और Gmail में मौजूद मैसेज पर इन लेबल को लागू कर सकते हैं. बैज वाले कई लेबल के साथ-साथ, ज़्यादा से ज़्यादा 150 लेबल बनाए जा सकते हैं. Admin console में लेबल बनाए जाते हैं.

शुरू करने से पहले: लेबल बनाने के सबसे सही तरीकों के बारे में जानें.

पहला चरण. लेबल बनाएं

1. Google Admin console में, मेन्यू सुरक्षाऐक्सेस और डेटा कंट्रोललेबल मैनेजर पर जाएं.

   लेबल मैनेजर पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास क्लासिफ़िकेशन लेबल मैनेज करने के एडमिन के अधिकार होने चाहिए.

2. नया लेबल पर क्लिक करें.
3. लेबल के लिए कोई नाम डालें.
4. उन ऐप्लिकेशन के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगाएं जिनमें आपको लेबल का इस्तेमाल करना है.
5. (ज़रूरी नहीं) लेबल की जानकारी जोड़ें. जब उपयोगकर्ता किसी फ़ाइल के लिए लेबल पैनल खोलते हैं, तब उन्हें लेबल का ब्यौरा दिखता है.
6. (ज़रूरी नहीं) बैज वाले लेबल के लिए, लेबल के बारे में जानकारी देने वाले दस्तावेज़ का लिंक जोड़ें. जब लोग बैज वाले लेबल पर कर्सर घुमाते हैं या किसी फ़ाइल के लिए लेबल पैनल खोलते हैं, तब उन्हें "ज़्यादा जानें" लिंक दिखता है.

फ़ील्ड जोड़ने (ज़रूरी नहीं) और लेबल पब्लिश करने के लिए, अगले सेक्शन पर जाएं.

दूसरा चरण. (ज़रूरी नहीं) लेबल में फ़ील्ड जोड़ना

ज़्यादा बारीकी से क्लासिफ़िकेशन करने के लिए, लेबल में ज़्यादा से ज़्यादा 10 फ़ील्ड जोड़े जा सकते हैं. उदाहरण के लिए, डिपार्टमेंट लेबल में एक ऐसा फ़ील्ड हो सकता है जिसमें विकल्पों की सूची हो. जैसे, फ़ाइनेंस, इंजीनियरिंग, और लीगल.

1. लेबल खुला होने पर, फ़ील्ड जोड़ें पर क्लिक करें.

2. आपको जिस तरह का फ़ील्ड जोड़ना है उसके बगल में मौजूद, फ़ील्ड जोड़ें पर क्लिक करें. फ़ील्ड टाइप के बारे में जानकारी पाने के लिए, यह तरीका अपनाने के बाद दी गई टेबल देखें.

   अहम जानकारी:

   1. लेबल में फ़ील्ड की संख्या कम रखें, ताकि लोग इसका लगातार इस्तेमाल करें. अगर लेबल लगाने और फ़ील्ड वैल्यू में बदलाव करने की प्रोसेस आसान और तेज़ होगी, तो उपयोगकर्ता ज़्यादा संभावना है कि ऐसा करेंगे.
   2. Drive में डेटा की सुरक्षा के नियम, सिर्फ़ बैज वाले फ़ील्ड वाले लेबल या एक विकल्प चुनने वाले विकल्पों की सूची वाले फ़ील्ड टाइप वाले लेबल का इस्तेमाल कर सकते हैं. अन्य फ़ील्ड टाइप काम नहीं करते.

3. फ़ील्ड जोड़ें पर क्लिक करें.

4. विकल्पों को कॉन्फ़िगर करने के लिए, किसी फ़ील्ड पर क्लिक करें. जैसे, फ़ील्ड का नाम, कौनसे विकल्प उपलब्ध हैं या तारीख वाले फ़ील्ड का फ़ॉर्मैट. बैज के रंग सेट किए जा सकते हैं. साथ ही, फ़ील्ड के विकल्पों का क्रम बदला जा सकता है.

5. (ज़रूरी नहीं) उपयोगकर्ताओं को एक विकल्प चुनना ज़रूरी है को चुनकर, फ़ील्ड को ज़रूरी बनाएं. अहम जानकारी: उपयोगकर्ताओं को इन लेबल पर हाइलाइट दिखती हैं, ताकि वे जानकारी पूरी कर सकें. हालांकि, ज़रूरी फ़ील्ड को लागू नहीं किया जाता.

अगर आपने कोई अतिरिक्त फ़ील्ड या फ़ील्ड का विकल्प जोड़ा है, तो लेबल पब्लिश करने से पहले उन्हें मिटाया जा सकता है. आपको जिस फ़ील्ड या फ़ील्ड के विकल्प को मिटाना है उसके लिए, ज़्यादा मिटाएं पर क्लिक करें.

नए फ़ील्ड को ध्यान से देखें. लेबल पब्लिश करने के बाद, फ़ील्ड टाइप में बदलाव नहीं किया जा सकता. व्यक्ति फ़ील्ड के लिए, यह नहीं बदला जा सकता कि उपयोगकर्ता एक से ज़्यादा वैल्यू चुन सकते हैं या नहीं.

फ़ील्ड के प्रकार

फ़ील्ड	उपयोगकर्ता क्या-क्या कर सकते हैं	ज़्यादा जानकारी
बैज की सूची	बैज की सूची में से कोई एक विकल्प चुनना	हर लेबल के लिए, बैज की सूची वाला सिर्फ़ एक फ़ील्ड जोड़ा जा सकता है 200 से ज़्यादा विकल्प नहीं होने चाहिए उपयोगकर्ता सिर्फ़ एक विकल्प चुन सकते हैं
विकल्पों की सूची (सिर्फ़ एक विकल्प चुनें)	सूची में से कोई एक विकल्प चुनना	200 से ज़्यादा विकल्प नहीं होने चाहिए
विकल्पों की सूची (एक से ज़्यादा विकल्प चुनने की सुविधा) Gmail के लिए उपलब्ध नहीं है	सूची में से एक या उससे ज़्यादा विकल्प चुनना	200 से ज़्यादा विकल्प नहीं होने चाहिए उपयोगकर्ता, 10 से ज़्यादा वैल्यू नहीं चुन सकते
नंबर Gmail के लिए उपलब्ध नहीं है	कोई संख्या डालें	सिर्फ़ पूर्ण संख्याएं
तारीख Gmail के लिए उपलब्ध नहीं है	कैलेंडर में कोई तारीख चुनना	तारीख का फ़ॉर्मैट Long: Month DD, YYYY या Short: MM/DD/YY पर सेट किया जा सकता है
टेक्स्ट Gmail के लिए उपलब्ध नहीं है	टेक्स्ट बॉक्स में टेक्स्ट डालना	इसमें 100 से ज़्यादा वर्ण नहीं होने चाहिए
व्यक्ति Gmail के लिए उपलब्ध नहीं है	Workspace के संपर्कों में से किसी व्यक्ति का नाम चुनना होगा	वैकल्पिक कॉन्फ़िगरेशन: एक से ज़्यादा सेक्शन की अनुमति दें अगर एक से ज़्यादा विकल्प चुनने की अनुमति है, तो उपयोगकर्ता 10 से ज़्यादा विकल्प नहीं चुन सकते

तीसरा चरण. यह सेट करना कि किसी लेबल को कौन देख सकता है या उसका इस्तेमाल कर सकता है

डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके संगठन का हर व्यक्ति लेबल देख सकता है और उन्हें लागू कर सकता है. लेबल में बदलाव करने की अनुमतियां सेट करें. इससे यह कंट्रोल किया जा सकता है कि कौन लेबल को देख सकता है, उसे लागू कर सकता है, उसके फ़ील्ड की वैल्यू में बदलाव कर सकता है, और लेबल के हिसाब से खोज कर सकता है. उदाहरण के लिए:

• संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं या ऐसे ग्रुप जिनमें संगठन से बाहर के उपयोगकर्ता शामिल हैं उन्हें लेबल देखने और इस्तेमाल करने की अनुमति देने के लिए, इन उपयोगकर्ताओं और ग्रुप को ऐडवांस अनुमतियां सेक्शन में जोड़ें.
• किसी नए लेबल को टेस्ट करने के लिए, शुरुआत में सीमित ऐक्सेस सेट किया जा सकता है. साथ ही, सिर्फ़ टेस्ट ग्रुप को लेबल का ऐक्सेस दिया जा सकता है. टेस्टिंग के बाद, अनुमतियों में बदलाव किया जा सकता है, ताकि सभी लोग लेबल का इस्तेमाल कर सकें.
• अगर किसी लेबल में गोपनीय जानकारी है, तो पाबंदी वाला ऐक्सेस सेट किया जा सकता है. इससे सिर्फ़ वे उपयोगकर्ता लेबल को देख या इस्तेमाल कर पाएंगे जिनके पास उस जानकारी का ऐक्सेस होना चाहिए.

ध्यान दें:

• Drive में मौजूद फ़ाइलों के लिए, क्लासिफ़िकेशन लेबल के साथ-साथ फ़ाइल की अनुमतियां भी लागू होती हैं. उदाहरण के लिए, अगर किसी उपयोगकर्ता के पास किसी फ़ाइल को सिर्फ़ देखने का ऐक्सेस है, तो वह उस फ़ाइल पर लागू किए गए लेबल ही देख सकता है. भले ही, उसे उन लेबल को लागू करने और सेट करने की अनुमति हो.
• Google खाते का इस्तेमाल करने वाले किसी भी व्यक्ति को लेबल देखने या उन्हें लागू करने की अनुमति दी जा सकती है. हालांकि, Drive के क्लासिफ़िकेशन लेबल सिर्फ़ उन आइटम पर लागू किए जा सकते हैं जिनका मालिकाना हक उन उपयोगकर्ताओं के पास है जिनके पास Drive के लेबल इस्तेमाल करने का लाइसेंस है. इसके अलावा, ये लेबल शेयर की गई ड्राइव में मौजूद आइटम पर भी लागू किए जा सकते हैं.

लेबल की अनुमतियां सेट करने के लिए:

1. अगर लेबल पहले से खुला हुआ नहीं है, तो उसे खोलें.
2. दाईं ओर मौजूद अनुमतियां पैनल में, बदलाव करें पर क्लिक करें.
3. अपने संगठन के लिए, अनुमति का लेवल चुनें:
   1. लेबल लागू कर सकते हैं और वैल्यू सेट कर सकते हैं–उपयोगकर्ता, उन फ़ाइलों पर यह लेबल लागू कर सकते हैं, इसकी वैल्यू सेट कर सकते हैं, और इसे खोज सकते हैं जिनमें बदलाव करने की अनुमति उनके पास है.
   2. यह लेबल देख सकते हैं–उपयोगकर्ता, उन फ़ाइलों पर लगा यह लेबल देख और खोज सकते हैं जिन्हें देखने और जिन पर टिप्पणी करने की अनुमति उन्हें मिली है.
   3. पाबंदी वाला ऐक्सेस–सिर्फ़ वे उपयोगकर्ता और ग्रुप लेबल देख सकते हैं या उन्हें लागू कर सकते हैं जिन्हें आपने चुना है. अगले चरण में, हर उपयोगकर्ता या ग्रुप के लिए अनुमतियां चुनी जा सकती हैं.
4. (ज़रूरी नहीं) कुछ उपयोगकर्ताओं और ग्रुप के लिए अनुमतियां जोड़ें:
   1. ऐडवांस अनुमतियां में जाकर, किसी उपयोगकर्ता या ग्रुप खाते का नाम डालें और खाता चुनें. सुझाए गए खातों में, आपके संगठन के अंदर और बाहर के उपयोगकर्ता और ग्रुप शामिल होते हैं. ये वे लोग और ग्रुप होते हैं जिनसे आपने संपर्क किया है. अगर आपको सुझाव वाली सूची में कोई उपयोगकर्ता या ग्रुप खाता नहीं दिखता है, तो उसे मैन्युअल तरीके से जोड़ा जा सकता है. उदाहरण के लिए, अगर आप रीसेलर एडमिन हैं, तो आपके पास रीसेल किए गए किसी भी ग्राहक के उपयोगकर्ताओं या ग्रुप को जोड़ने का विकल्प होता है. ध्यान दें: Gmail क्लासिफ़िकेशन लेबल के लिए, डाइनैमिक ग्रुप काम नहीं करते.
   2. उस खाते के लिए अनुमति का लेवल चुनें.
5. सेव करें पर क्लिक करें.

चरण 4. लेबल की झलक देखना और उसे पब्लिश करना

नए लेबल, "ड्राफ़्ट" स्थिति में बनाए जाते हैं, ताकि उन्हें उपलब्ध कराने से पहले, यह देखा जा सके कि वे उपयोगकर्ताओं को कैसे दिखेंगे.

Drive और Gmail में कोई लेबल कैसे काम करेगा, इसकी झलक देखने के लिए, दाईं ओर मौजूद झलक पैनल देखें. सबसे ऊपर, वह ऐप्लिकेशन चुनें जिसके लिए आपको लेबल की झलक देखनी है. अगर किसी लेबल में ऐसे फ़ील्ड शामिल हैं जो Gmail में काम नहीं करते, तो वे फ़ील्ड Gmail की झलक में नहीं दिखते. हालांकि, वे Drive की झलक में दिखते हैं.

किसी लेबल को पब्लिश करने के लिए:

1. अगर लेबल पहले से खुला हुआ नहीं है, तो उसे खोलें.
2. लेबल और किसी भी फ़ील्ड की समीक्षा करें. अहम जानकारी: लेबल पब्लिश होने के बाद, फ़ील्ड टाइप को बदला नहीं जा सकता.
3. पब्लिश करें पर क्लिक करें.
4. पब्लिश करें पर क्लिक करके, पुष्टि करें कि आपको लेबल पब्लिश करना है.

जिन उपयोगकर्ताओं के पास लेबल को देखने या इस्तेमाल करने की अनुमतियां हैं उनके पास अब इसका ऐक्सेस है. साथ ही, डेटा को कैटगरी में बांटने और सुरक्षित रखने के लिए, लेबल का इस्तेमाल किया जा सकता है. इसके बारे में अगले सेक्शन में बताया गया है.

लेबल में बदलाव करने पर, बदलाव ड्राफ़्ट के तौर पर सेव हो जाते हैं. बदलावों को उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध कराने के लिए, आपको लेबल को फिर से पब्लिश करना होगा.

चरण 5. (ज़रूरी नहीं) डेटा को क्लासिफ़ाई करने, सुरक्षित रखने, और मैनेज करने के लिए, क्लासिफ़िकेशन लेबल का इस्तेमाल करना

Drive में मौजूद फ़ाइलों या Gmail में मौजूद ईमेल पर, क्लासिफ़िकेशन लेबल अपने-आप लागू होने के लिए नीतियां सेट अप की जा सकती हैं. आपके पास डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) और Vault में निजी डेटा के रखरखाव के नियम सेट अप करने का विकल्प भी है. इससे फ़ाइल के लेबल के आधार पर, उसे मिटाने से रोका जा सकता है.

अहम जानकारी:

• डिफ़ॉल्ट क्लासिफ़िकेशन, एआई क्लासिफ़िकेशन, डीएलपी या Vault के लिए निजी डेटा के रखरखाव के नियमों के लिए किसी लेबल का इस्तेमाल करने पर, लेबल की सेटिंग, लेबल मैनेजर में लॉक हो जाती हैं. इससे लेबल में ऐसे बदलाव नहीं किए जा सकते जिनसे कारोबार की नीतियों का उल्लंघन हो सकता है.
• डीएलपी के नियमों या Vault के निजी डेटा के रखरखाव के नियमों में लेबल का इस्तेमाल करने पर, लेबल को बंद या मिटाया नहीं जा सकता. लेबल मैनेजर यह देख सकते हैं कि लेबल का इस्तेमाल, लेबल की टेबल के नियम कॉलम में मौजूद किसी नियम में किया गया है. हालांकि, वे उस नियम की जानकारी नहीं देख सकते जिसमें लेबल का इस्तेमाल किया गया है. ऐसा तब तक नहीं किया जा सकता, जब तक उनके पास एडमिन के ज़रूरी अधिकार न हों.

Drive में मौजूद फ़ाइलों पर लेबल अपने-आप लागू होने की सुविधा

फ़ाइलों पर लेबल अपने-आप लागू होने की सुविधा को तीन तरीकों से चालू किया जा सकता है: डिफ़ॉल्ट क्लासिफ़िकेशन, डीएलपी, और एआई क्लासिफ़िकेशन. ये अलग-अलग तरीके से काम करते हैं. आपको जिस तरह की लेबलिंग करनी है उसके हिसाब से, इन्हें एक साथ इस्तेमाल किया जा सकता है.

Gmail में ईमेल पर अपने-आप लेबल लागू होना

डेटा लीक होने की रोकथाम से जुड़े नियमों का इस्तेमाल करके, मैसेज के कॉन्टेंट के आधार पर उन्हें अपने-आप लेबल किया जा सकता है. ज़्यादा जानने के लिए, Gmail में डीएलपी और अपने-आप लागू होने वाले लेबल की सुविधा के बारे में जानकारी पर जाएं.

लेबल पर आधारित डीएलपी नियमों की मदद से, बाहरी शेयरिंग और भेजने की सुविधा को रोकना

ऐसे नियम तय किए जा सकते हैं जो सिर्फ़ किसी खास लेबल या फ़ील्ड वाले आइटम या मैसेज पर लागू होते हैं. उदाहरण के लिए, ऐसा डीएलपी नियम बनाया जा सकता है जो दस्तावेज़ों या मैसेज में क्रेडिट कार्ड नंबर और सोशल सिक्योरिटी नंबर को स्कैन करता हो. अगर कोई मैच मिलता है, तो संवेदनशीलता जैसे लेबल लागू किए जाते हैं. साथ ही, फ़ील्ड की वैल्यू को गोपनीय पर सेट किया जाता है. इसके अलावा, बाहरी शेयरिंग और भेजने की सुविधा को ब्लॉक कर दिया जाता है.

डेटा की सुरक्षा से जुड़े नियमों में, बैज वाले फ़ील्ड या विकल्पों की सूची वाले फ़ील्ड के साथ लेबल इस्तेमाल किए जा सकते हैं. अन्य फ़ील्ड टाइप काम नहीं करते.

डीएलपी नियम सेट अप करने के लिए, Drive के लिए डीएलपी नियम और कस्टम कॉन्टेंट डिटेक्टर बनाना या ईमेल और अटैचमेंट में डेटा लीक होने से रोकना में दिया गया तरीका अपनाएं. अहम जानकारी: डीएलपी के नियम सेट अप किए जा सकते हैं, ताकि उन्हें Drive में मौजूद फ़ाइलों और Gmail में मौजूद मैसेज, दोनों पर लागू किया जा सके. जब डीएलपी को लेबल का पता चलेगा, तब आपको हर ऐप्लिकेशन के लिए यह चुनना होगा कि कौनसी कार्रवाई करनी है.

Google Vault की मदद से, लेबल के हिसाब से Drive पर मौजूद फ़ाइलों को सेव रखना

डेटा को सुरक्षित रखने के नियम तय किए जा सकते हैं. इन नियमों के तहत, Drive के लेबल और फ़ील्ड की वैल्यू के आधार पर, किसी आइटम को मिटने से रोका जा सकता है या उसे मिटाना ज़रूरी किया जा सकता है. उदाहरणों और ज़्यादा जानने के लिए, Vault की मदद से Drive में फ़ाइलें सेव रखना लेख पढ़ें.

अगले चरण

अब आपके पास ऐसे लेबल हैं जिनका इस्तेमाल आपका संगठन कर सकता है:

1. अपने उपयोगकर्ताओं को बताएं कि Drive में मौजूद फ़ाइलों पर क्लासिफ़िकेशन लेबल कैसे लागू करें और उनका इस्तेमाल करके फ़ाइलें कैसे खोजें.
2. अपने उपयोगकर्ताओं को Gmail मैसेज पर क्लासिफ़िकेशन लेबल लगाने का तरीका सिखाएं.
3. लेबल में बदलाव करने, उन्हें बंद करने, मिटाने, और मॉनिटर करने का तरीका जानें.