สร้างป้ายกำกับการแยกประเภทสำหรับองค์กร

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Starter, Frontline Standard และ Frontline Plus; Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Standard และ Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

หมายเหตุ

• ฟีเจอร์บางอย่างที่อธิบายไว้ในบทความนี้ เช่น การแยกประเภทอัตโนมัติ กฎการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) และกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยตามป้ายกำกับ จำเป็นต้องใช้ Google Workspace รุ่นที่มีความสามารถ DLP หากต้องการยืนยันว่ารุ่นของคุณมีสิทธิ์ใช้ฟีเจอร์ขั้นสูงเหล่านี้หรือไม่ โปรดดูการเปรียบเทียบ Google Workspace รุ่นต่างๆ
• หากต้องการใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทกับไฟล์ในไดรฟ์ ให้ไปที่นี่แทน หากต้องการใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทกับข้อความใน Gmail ให้ไปที่นี่แทน

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถสร้างป้ายกำกับการแยกประเภทเพื่อให้ผู้ใช้ใช้กับไฟล์ในไดรฟ์และข้อความใน Gmail ได้ และคุณสามารถสร้างได้สูงสุด 150 รายการ โดยรวมป้ายกำกับที่มีตราสถานะหลายรายการด้วย คุณสามารถสร้างป้ายกำกับได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ

ข้อควรปฏิบัติก่อนที่จะเริ่มต้น: ดูข้อมูลเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับป้ายกำกับ

ขั้นตอนที่ 1 สร้างป้ายกำกับ

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู ความปลอดภัยการเข้าถึงและการควบคุมข้อมูลเครื่องมือจัดการป้ายกำกับ

   ไปที่เครื่องมือจัดการป้ายกำกับ

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับจัดการป้ายกำกับการแยกประเภท

2. คลิกป้ายกำกับใหม่
3. ป้อนชื่อสำหรับป้ายกำกับ
4. เลือกช่องข้างแอปที่ต้องการใช้ป้ายกำกับ
5. (ไม่บังคับ) เพิ่มคำอธิบายของป้ายกำกับ ผู้ใช้จะเห็นคำอธิบายของป้ายกำกับเมื่อเปิดแผงป้ายกำกับสำหรับไฟล์
6. (ไม่บังคับ) สำหรับป้ายกำกับซึ่งมีฟิลด์ที่มีตราสถานะ ให้เพิ่มลิงก์ไปยังเอกสารประกอบเกี่ยวกับป้ายกำกับดังกล่าว และผู้ใช้จะเห็นลิงก์ "ดูข้อมูลเพิ่มเติม" นี้เมื่อชี้ไปที่ป้ายกำกับที่มีตราสถานะหรือเมื่อเปิดแผงป้ายกำกับสำหรับไฟล์

ดำเนินการต่อในส่วนถัดไปเพื่อเพิ่มฟิลด์ (ไม่บังคับ) และเผยแพร่ป้ายกำกับ

ขั้นตอนที่ 2 (ไม่บังคับ) เพิ่มฟิลด์ลงในป้ายกำกับ

คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ไปยังป้ายกำกับได้สูงสุด 10 ฟิลด์เพื่อให้การจัดประเภทมีความละเอียดมากขึ้น เช่น ป้ายกํากับแผนกอาจมีฟิลด์ที่มีรายการตัวเลือกอื่นๆ เช่น การเงิน วิศวกรรม และกฎหมาย

1. เมื่อป้ายกำกับเปิดอยู่ ให้คลิกเพิ่มฟิลด์

2. คลิกเพิ่มฟิลด์ ข้างฟิลด์แต่ละประเภทที่ต้องการเพิ่ม โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทฟิลด์ในตารางที่อยู่ถัดจากขั้นตอนเหล่านี้

   เคล็ดลับ

   1. ลดจำนวนฟิลด์ในป้ายกำกับให้เหลือน้อยที่สุดเพื่อเป็นการส่งเสริมให้มีการใช้งานอย่างสม่ำเสมอ ผู้ใช้มีแนวโน้มที่จะใช้ป้ายกํากับและแก้ไขค่าในฟิลด์ข้อมูลหากทําได้ง่ายและรวดเร็ว
   2. กฎการคุ้มครองข้อมูลไดรฟ์จะใช้ได้เฉพาะป้ายกำกับซึ่งมีฟิลด์ที่มีตราสถานะ หรือป้ายกำกับที่มีประเภทฟิลด์รายการตัวเลือกที่เลือกได้รายการเดียว แต่จะไม่รองรับฟิลด์ประเภทอื่นๆ

3. คลิกเพิ่มฟิลด์

4. คลิกฟิลด์เพื่อกำหนดค่าตัวเลือก เช่น ชื่อฟิลด์ ตัวเลือกที่มีให้ใช้งาน หรือรูปแบบของฟิลด์วันที่ คุณสามารถตั้งค่าสีป้ายและเรียงลำดับตัวเลือกฟิลด์ใหม่ได้

5. (ไม่บังคับ) กำหนดให้เป็นฟิลด์ที่ต้องกรอกโดยการทำเครื่องหมายในส่วนกำหนดให้ผู้ใช้ต้องเลือกตัวเลือก สำคัญ: ผู้ใช้จะเห็นไฮไลต์ป้ายกำกับเหล่านี้เพื่อกระตุ้นให้ดำเนินการจนเสร็จสิ้น แต่จะไม่มีการบังคับใช้ฟิลด์ที่ต้องกรอก

หากคุณเพิ่มตัวเลือกฟิลด์หรือฟิลด์ไว้เกิน คุณก็สามารถลบตัวเลือกดังกล่าวก่อนที่จะเผยแพร่ป้ายกำกับได้ สำหรับฟิลด์หรือตัวเลือกฟิลด์ที่ต้องการลบ ให้คลิกเพิ่มเติม ลบ

โปรดตรวจสอบฟิลด์ใหม่อย่างละเอียด หลังจากเผยแพร่ป้ายกํากับแล้ว คุณจะเปลี่ยนประเภทฟิลด์ไม่ได้ สำหรับฟิลด์บุคคล คุณจะเปลี่ยนไม่ได้ว่าผู้ใช้จะเลือกค่าหลายค่าได้หรือไม่

ประเภทฟิลด์

ช่อง	สิ่งที่ผู้ใช้ทำได้	รายละเอียดเพิ่มเติม
รายการป้าย	เลือก 1 ตัวเลือกจากรายการตราสถานะ	คุณเพิ่มฟิลด์รายการตราสถานะได้เพียง 1 ฟิลด์ต่อป้ายกำกับ ไม่เกิน 200 ตัวเลือก ผู้ใช้เลือกได้เพียง 1 ตัวเลือก
รายการตัวเลือก (เลือกรายการเดียว)	เลือก 1 ตัวเลือกจากรายการ	ไม่เกิน 200 ตัวเลือก
รายการตัวเลือก (เลือกหลายรายการ) ไม่รองรับสำหรับ Gmail	เลือกตัวเลือกอย่างน้อย 1 รายการ	ไม่เกิน 200 ตัวเลือก ผู้ใช้จะเลือกได้ไม่เกิน 10 ค่า
ตัวเลข ไม่รองรับสำหรับ Gmail	ป้อนค่าที่เป็นตัวเลข	เฉพาะตัวเลขจำนวนเต็ม
วันที่ ไม่รองรับสำหรับ Gmail	เลือกวันที่ในปฏิทิน	ตั้งค่ารูปแบบวันที่เป็นแบบยาว: เดือน วว, ปปปป หรือแบบสั้น: ดด/วว/ปป
ข้อความ ไม่รองรับสำหรับ Gmail	ป้อนข้อความในกล่องข้อความ	ระบุได้ไม่เกิน 100 อักขระ
บุคคล ไม่รองรับสำหรับ Gmail	เลือกบุคคลจากรายชื่อติดต่อของ Workspace	การกําหนดค่าที่ไม่บังคับ: อนุญาตการเลือกหลายรายการ หากอนุญาตการเลือกหลายรายการ ผู้ใช้จะเลือกได้ไม่เกิน 10 รายการ

ขั้นตอนที่ 3 กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ดูหรือใช้ป้ายกำกับ

โดยค่าเริ่มต้น ทุกคนในองค์กรจะดูและใช้ป้ายกำกับได้ แก้ไขสิทธิ์ของป้ายกำกับเพื่อควบคุมว่าผู้ใดบ้างที่มีสิทธิ์ดู ใช้ แก้ไขค่าของฟิลด์ และค้นหาตามป้ายกำกับ เช่น

• หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกหรือกลุ่มที่มีผู้ใช้ภายนอกดูและใช้ป้ายกำกับ ให้เพิ่มผู้ใช้และกลุ่มดังกล่าวในส่วนสิทธิ์ขั้นสูง
• หากต้องการทดสอบป้ายกำกับใหม่ คุณสามารถตั้งค่าจำกัดการเข้าถึงในตอนแรก และให้สิทธิ์เฉพาะกลุ่มทดสอบในการเข้าถึงป้ายกำกับเท่านั้น โดยหลังจากทดสอบแล้ว คุณจะเปลี่ยนสิทธิ์เพื่อให้ทุกคนใช้ป้ายกำกับนี้ได้
• หากป้ายกำกับมีข้อมูลลับ คุณอาจตั้งค่าจำกัดการเข้าถึงเพื่อให้มีเพียงผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลดังกล่าวเท่านั้นที่จะดูหรือใช้ป้ายกำกับได้

หมายเหตุ

• สำหรับป้ายกำกับการแยกประเภทของไดรฟ์ สิทธิ์ในไฟล์จะยังคงมีผล เช่น หากผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์แบบดูอย่างเดียว ผู้ใช้จะดูป้ายกำกับที่ใช้กับไฟล์นั้นได้เท่านั้น แม้ว่าผู้ใช้จะมีสิทธิ์ใช้และตั้งค่าป้ายกำกับดังกล่าวก็ตาม
• ผู้ใช้ทุกคนที่มีบัญชี Google จะได้รับสิทธิ์ในการดูหรือใช้ป้ายกํากับ แต่ป้ายกำกับการแยกประเภทของไดรฟ์จะใช้ได้เฉพาะสำหรับรายการที่เป็นของผู้ใช้ซึ่งมีใบอนุญาตที่รองรับป้ายกำกับไดรฟ์หรือรายการในไดรฟ์ที่แชร์เท่านั้น

วิธีตั้งค่าสิทธิ์ในป้ายกำกับ

1. เปิดป้ายกำกับหากยังไม่ได้เปิด
2. ในแผงสิทธิ์ทางด้านขวา ให้คลิกแก้ไข
3. เลือกระดับสิทธิ์สำหรับองค์กรดังต่อไปนี้
   1. ใช้ป้ายกำกับและกำหนดค่าได้ - ผู้ใช้จะสามารถใช้ กำหนดค่า และค้นหาป้ายกำกับนี้ในไฟล์ที่ตนเองมีสิทธิ์แก้ไขได้
   2. ดูป้ายกำกับนี้ได้ - ผู้ใช้จะสามารถดูและค้นหาป้ายกำกับนี้ในไฟล์ที่ตนเองมีสิทธิ์ดูหรือแสดงความคิดเห็นได้
   3. จำกัดการเข้าถึง - เฉพาะผู้ใช้และกลุ่มที่คุณระบุเท่านั้นที่จะดูหรือใช้ป้ายกำกับได้ คุณสามารถเลือกสิทธิ์ให้กับผู้ใช้แต่ละคนหรือกลุ่มแต่ละกลุ่มในขั้นตอนถัดไปได้
4. (ไม่บังคับ) เพิ่มสิทธิ์ให้กับผู้ใช้และกลุ่มที่ต้องการ ดังนี้
   1. ในส่วนสิทธิ์ขั้นสูง ให้เริ่มป้อนบัญชีผู้ใช้หรือบัญชีกลุ่ม แล้วเลือกบัญชีที่ต้องการ บัญชีที่แนะนำนั้นมีทั้งผู้ใช้ภายในและภายนอกและกลุ่มที่คุณเคยติดต่อ หากไม่เห็นบัญชีผู้ใช้หรือกลุ่มในรายการคำแนะนำ คุณก็เพิ่มบัญชีด้วยตนเองได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบตัวแทนจำหน่าย คุณจะเพิ่มผู้ใช้หรือกลุ่มของลูกค้าจากพาร์ทเนอร์ได้ หมายเหตุ: ป้ายกำกับการแยกประเภทของ Gmail ไม่รองรับกลุ่มแบบไดนามิก
   2. เลือกระดับสิทธิ์สำหรับบัญชีนั้น
5. คลิกบันทึก

ขั้นตอนที่ 4 ดูตัวอย่างและเผยแพร่ป้ายกำกับ

ระบบจะสร้างป้ายกํากับใหม่ในสถานะ "ฉบับร่าง" เพื่อให้คุณตรวจสอบดูได้ว่าป้ายกํากับจะปรากฏต่อผู้ใช้อย่างไรก่อนที่จะเปิดให้ใช้งาน

หากต้องการดูตัวอย่างลักษณะการทำงานของป้ายกำกับในไดรฟ์และ Gmail ให้ตรวจสอบแผงแสดงตัวอย่างทางด้านขวา ที่ด้านบน ให้เลือกแอปที่ต้องการดูตัวอย่างป้ายกำกับ หากป้ายกำกับมีฟิลด์ที่ Gmail ไม่รองรับ ฟิลด์เหล่านั้นจะไม่แสดงในตัวอย่างของ Gmail แต่ระบบจะแสดงในตัวอย่างของไดรฟ์

วิธีเผยแพร่ป้ายกำกับ

1. เปิดป้ายกำกับหากยังไม่ได้เปิด
2. ตรวจสอบป้ายกำกับและฟิลด์ที่ต้องการ สำคัญ: หลังจากที่เผยแพร่ป้ายกำกับแล้ว คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนประเภทฟิลด์ได้
3. คลิกเผยแพร่
4. ยืนยันว่าคุณต้องการเผยแพร่ป้ายกำกับโดยคลิกเผยแพร่

ตอนนี้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูหรือใช้ป้ายกำกับจะมีสิทธิ์เข้าถึง และคุณจะสามารถใช้ป้ายกำกับเพื่อแยกประเภทและปกป้องข้อมูลได้ (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป)

เมื่อคุณแก้ไขป้ายกำกับ ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงเป็นฉบับร่าง หากต้องการให้ผู้ใช้มองเห็นข้อมูลที่คุณแก้ไข คุณต้องเผยแพร่ป้ายกํากับอีกครั้ง

ขั้นตอนที่ 5 (ไม่บังคับ) ใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทเพื่อแยกประเภท ปกป้อง และจัดการข้อมูล

คุณสามารถตั้งค่านโยบายเพื่อใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทกับไฟล์ในไดรฟ์หรือข้อความใน Gmail โดยอัตโนมัติ อีกทั้งยังตั้งค่ากฎการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) และกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยเพื่อป้องกันการลบโดยอิงตามป้ายกำกับของไฟล์ได้ด้วย

สำคัญ

• เมื่อคุณใช้ป้ายกำกับสำหรับการแยกประเภทเริ่มต้น, การแยกประเภท AI, DLP หรือกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย ระบบจะล็อกการตั้งค่าของป้ายกำกับไว้ในเครื่องมือจัดการป้ายกำกับ วิธีนี้จะช่วยไม่ให้มีการแก้ไขป้ายกํากับที่อาจละเมิดนโยบายธุรกิจ
• เมื่อใช้ป้ายกำกับในกฎ DLP หรือกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย คุณจะปิดใช้หรือลบป้ายกำกับดังกล่าวไม่ได้ ผู้จัดการป้ายกำกับจะเห็นว่ามีการใช้ป้ายกำกับในกฎในคอลัมน์กฎของตารางป้ายกำกับ แต่จะไม่เห็นรายละเอียดของกฎที่ใช้ป้ายกำกับ เว้นแต่จะมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบที่จำเป็น

ใช้ป้ายกำกับกับไฟล์ในไดรฟ์โดยอัตโนมัติ

การใช้ป้ายกำกับกับไฟล์โดยอัตโนมัติมี 3 วิธี ได้แก่ การแยกประเภทเริ่มต้น, DLP และการแยกประเภทโดย AI ซึ่งแต่ละวิธีจะทำงานในลักษณะที่ต่างกันไป และสามารถใช้ร่วมกันได้โดยขึ้นอยู่กับประเภทของการติดป้ายกำกับที่คุณต้องการ

ใช้ป้ายกำกับกับข้อความใน Gmail โดยอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้กฎ DLP เพื่อติดป้ายกำกับข้อความโดยอัตโนมัติตามเนื้อหาของข้อความ โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อเกี่ยวกับ DLP สำหรับ Gmail และป้ายกำกับการแยกประเภทอัตโนมัติ

ป้องกันการแชร์และการส่งกับภายนอกด้วยกฎ DLP ตามป้ายกำกับ

คุณสามารถกำหนดกฎที่มีผลเฉพาะกับรายการหรือข้อความที่มีป้ายกำกับหรือฟิลด์ที่ต้องการเท่านั้นได้ เช่น สร้างกฎ DLP ที่จะสแกนหาหมายเลขบัตรเครดิตและหมายเลขประกันสังคมในเอกสารหรือข้อความ หากพบผลลัพธ์ที่ตรงกัน ระบบจะใช้ป้ายกำกับ เช่น "ความละเอียดอ่อน" และตั้งค่าฟิลด์เป็น "ลับ" อีกทั้งการแชร์และการส่งกับภายนอกจะถูกบล็อก

กฎการคุ้มครองข้อมูลสามารถใช้ป้ายกำกับซึ่งมีฟิลด์ที่มีตราสถานะหรือฟิลด์รายการตัวเลือก แต่จะไม่รองรับฟิลด์ประเภทอื่นๆ

หากต้องการตั้งกฎ DLP ให้ทำตามขั้นตอนในหัวข้อสร้างกฎ DLP สำหรับไดรฟ์และตัวตรวจจับเนื้อหาที่กำหนดเองหรือป้องกันข้อมูลรั่วไหลในอีเมลและไฟล์แนบ เคล็ดลับ: คุณสามารถตั้งค่ากฎ DLP ให้ใช้กับทั้งไฟล์ในไดรฟ์และข้อความใน Gmail ได้ โดยสามารถเลือกการดำเนินการที่จะทำกับแต่ละแอปเมื่อ DLP ตรวจพบป้ายกำกับ

เก็บรักษาไฟล์ในไดรฟ์ตามป้ายกำกับด้วย Google ห้องนิรภัย

คุณสามารถกำหนดกฎการเก็บรักษาที่ป้องกันไม่ให้ลบรายการ หรือกำหนดให้ลบรายการตามป้ายกำกับของไดรฟ์และค่าที่ระบุในฟิลด์ได้ โปรดดูตัวอย่างและข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อเก็บรักษาไฟล์ในไดรฟ์ด้วยห้องนิรภัย

ขั้นตอนถัดไป

เมื่อคุณมีป้ายกำกับที่องค์กรของคุณสามารถใช้ได้แล้ว ให้ทำดังนี้

1. สอนผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีติดป้ายกำกับการแยกประเภทของไดรฟ์และใช้ป้ายกำกับในการค้นหาไฟล์
2. สอนผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทของ Gmail
3. ดูวิธีแก้ไข ปิดใช้ ลบ และตรวจสอบป้ายกำกับ