เริ่มต้นใช้งานในฐานะผู้ดูแลระบบป้ายกำกับการแยกประเภท

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Starter, Frontline Standard และ Frontline Plus; Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Standard และ Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถสร้างป้ายกำกับการแยกประเภทเพื่อใช้กับไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์และข้อความ Gmail ที่ผู้ใช้เขียนได้ ซึ่งป้ายกำกับดังกล่าวเป็นข้อมูลเมตาที่ช่วยให้องค์กรจัดระเบียบ ค้นหา และใช้นโยบายกับไฟล์ในไดรฟ์และข้อความ Gmail ได้ ป้ายกำกับไดรฟ์อาจจะอยู่ในรูปแบบง่ายๆ เช่น แท็ก หรืออาจมีฟิลด์ข้อมูลเมตาที่มีโครงสร้างหลายฟิลด์ เช่น ฟิลด์การเลือก วันที่ ตัวเลข หรือบุคคล

ในหน้านี้

• ตัวอย่าง Use Case
• รายการที่คุณใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทได้
• ตำแหน่งที่ป้ายกำกับการแยกประเภทปรากฏ
• ผู้ใดจะเห็นป้ายกํากับบ้าง
• ขีดจำกัดของป้ายกำกับ
• วิธีใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทในรายการในไดรฟ์
• ขั้นตอนถัดไป
• คำถามที่พบบ่อย

ตัวอย่าง Use Case

ป้ายกำกับการแยกประเภทสามารถนำไปใช้ประโยชน์กับการดำเนินงานทั่วไปของที่ทำงานได้ ซึ่งรวมไปถึงการจัดการระเบียน การแยกประเภท การค้นหาแบบมีโครงสร้าง เวิร์กโฟลว์ การรายงาน การตรวจสอบ และอื่นๆ อีกมากมาย

• แยกประเภทไฟล์และข้อความตามกลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูล ใช้ป้ายกำกับเพื่อระบุเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนหรือเนื้อหาที่ต้องการการจัดการพิเศษ ตัวอย่างเช่น เมื่อมีป้ายกำกับ "ระดับความละเอียดอ่อน" คุณจะสามารถจำกัดการเข้าถึงไฟล์ที่ระบุไว้ว่า "ข้อมูลลับ" หรือ "ข้อมูลละเอียดอ่อนสูง" หรือป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ส่งข้อความ "ข้อมูลละเอียดอ่อนสูง" ไปให้ผู้ใช้ภายนอกได้
• ใช้นโยบายกับรายการในไดรฟ์และข้อความ Gmail ใช้ป้ายกำกับเป็นเงื่อนไขหรือการดำเนินการในกฎการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) เพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น หากไฟล์หรือข้อความมี PII คุณก็ใช้ป้ายกำกับ "ลับ" และบล็อกการแชร์ไฟล์ภายนอกหรือการส่งข้อความด้วย DLP ได้โดยอัตโนมัติ เมื่อใช้ป้ายกำกับในกฎ ระบบจะล็อกไม่ให้มีการแก้ไขป้ายกำกับในลักษณะที่ทำลายได้ ซึ่งหมายความว่าจะปิดใช้หรือลบไม่ได้
• ค้นหาไฟล์ในไดรฟ์ได้เร็วขึ้น ผู้ใช้ในองค์กรจะค้นหาเนื้อหาตามป้ายกํากับและตามฟิลด์ได้ เช่น หากมีฟิลด์ป้ายกำกับ "สถานะสัญญา" และ "วันที่ครบกำหนด" คุณจะสามารถค้นหาสัญญาทั้งหมดในไดรฟ์ที่กำลังรอการลงนามและจะครบกำหนดในวันศุกร์ ทั้งนี้ ระบบไม่รองรับการค้นหาตามป้ายกำกับการแยกประเภทใน Gmail

ตัวอย่างการจัดหมวดหมู่ป้ายกำกับเพิ่มเติม

• การควบคุมการส่งออก: EAR, ITAR, OFAC
• การปฏิบัติตามข้อกำหนด: FINRA, HIPAA
• ความเป็นส่วนตัว: PII, SPII, ไม่มี PII
• สถานะ: ฉบับร่าง, อยู่ระหว่างการตรวจสอบ, ฉบับไฟนอล
• ประเภทเนื้อหา: สัญญา เอกสารการออกแบบ การจำลอง
• การตรวจสอบสารเสพติด: รหัสการทดสอบ รหัสผู้ป่วย

รายการที่คุณใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทได้

• ไฟล์ใดก็ได้ในไดรฟ์ที่องค์กรเป็นเจ้าของ
• ข้อความ Gmail ใดก็ตามที่ผู้ใช้ในองค์กรเขียนใน Gmail
• ข้อความอีเมลที่เขียนในโปรแกรมรับส่งอีเมลที่ไม่ใช่ Gmail ซึ่งมีเพียงกฎ DLP เท่านั้นที่ติดป้ายกำกับข้อความดังกล่าวได้ ไม่ใช่ผู้ใช้

คุณไม่สามารถใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทกับรายการต่อไปนี้ได้

• โฟลเดอร์ ทางลัด ไดรฟ์ที่แชร์ หรือไฟล์ขององค์กรอื่น
• ไฟล์ของผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาตซึ่งรองรับป้ายกำกับ Google ไดรฟ์
• ข้อความอีเมลที่ส่งจากบุคคลภายนอกองค์กร
• ข้อความอีเมลที่ส่งหรือที่ได้รับแล้ว

ผู้ใดจะเห็นป้ายกํากับบ้าง

เมื่อสร้างป้ายกำกับ คุณสามารถตั้งค่าผู้ที่มองเห็นและใช้ป้ายกำกับได้ ไม่ว่าจะเป็นทั้งองค์กร (ค่าเริ่มต้น) หรือเฉพาะผู้ใช้บางรายและกลุ่มบางกลุ่ม หากไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้หรือมองเห็นป้ายกำกับ ผู้ใช้จะไม่เห็นป้ายกำกับนั้นในไดรฟ์หรือ Gmail

ผู้ดูแลระบบขั้นสูงและผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์จัดการป้ายกำกับจะดูป้ายกำกับทั้งหมดในเครื่องมือจัดการป้ายกำกับได้ ส่วนผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์ในการรายงานสามารถดูป้ายกำกับที่ใช้กับไฟล์ที่แสดงในรายงานและการตรวจสอบได้ แม้จะไม่มีสิทธิ์จัดการป้ายกำกับก็ตาม

สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อเปิดใช้ป้ายกำกับสำหรับไดรฟ์

• ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูและแก้ไขป้ายกำกับและสิทธิ์แก้ไขไฟล์จะใช้ป้ายกำกับและแก้ไขค่าในฟิลด์ได้ หากมีสิทธิ์ดูไฟล์เท่านั้น ผู้ใช้จะดูป้ายกำกับได้ แต่จะไม่สามารถติดป้ายกำกับหรือแก้ไขค่าในฟิลด์
• ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูป้ายกำกับและสิทธิ์เข้าถึงไฟล์จะค้นหาไดรฟ์ตามป้ายกำกับหรือฟิลด์ได้

สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อเปิดใช้ป้ายกำกับสำหรับ Gmail

• ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูและแก้ไขป้ายกำกับจะใช้ป้ายกำกับและแก้ไขค่าในฟิลด์ได้เมื่อเขียนข้อความใหม่
• ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูป้ายกำกับอย่างเดียวจะเห็นข้อมูลต่อไปนี้
  • ป้ายกำกับที่รับค่าเดิมมาจากฉบับร่างเมื่อผู้ใช้ตอบกลับหรือส่งต่อข้อความที่มีป้ายกำกับ
  • ป้ายกำกับที่ติดไว้กับข้อความที่ได้รับ
• ผู้ใช้ที่ได้รับมอบสิทธิ์ในบัญชีของผู้ใช้รายอื่นจะมีสิทธิ์ของป้ายกำกับในกล่องจดหมายเดียวกันกับเจ้าของบัญชี แม้ว่าผู้ใช้ที่ได้รับมอบสิทธิ์จะไม่มีสิทธิ์ดังกล่าวก็ตาม

ตำแหน่งที่ป้ายกำกับการแยกประเภทปรากฏ

ป้ายกำกับไดรฟ์:

ผู้ใช้จะมองเห็นป้ายกํากับทั้งหมดที่ใช้กับไฟล์ที่ไม่ได้เปิดในไดรฟ์ของฉัน ซึ่งแสดงอยู่ในแผงรายละเอียดของไฟล์ ส่วนกิจกรรมของป้ายกำกับจะแสดงในแผงกิจกรรมของไฟล์

สำหรับไฟล์แบบเปิด ผู้ใช้จะสามารถคลิกไฟล์ ป้ายกำกับเพื่อเปิดแผงแก้ไขป้ายกำกับได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้งานป้ายกํากับของผู้ใช้

			ป้ายกำกับที่มีช่องป้าย
			ป้ายกำกับมาตรฐาน

ป้ายกำกับ Gmail:

ผู้ใช้จะเห็นป้ายกำกับตราสถานะในมุมมองกล่องจดหมายของ Gmail เมื่อเปิดข้อความ ป้ายกำกับจะปรากฏข้างชื่อผู้ส่งภายในสำหรับข้อความแต่ละรายการที่ใช้ป้ายกำกับนั้น ป้ายกำกับการแยกประเภทของ Gmail จะอยู่ควบคู่กับป้ายกำกับ Gmail ส่วนตัวของผู้ใช้ เมื่อการสนทนาเปิดอยู่ ป้ายกำกับส่วนตัวจะมีผลกับการสนทนาทั้งหมดและจะแสดงอยู่ถัดจากหัวเรื่องที่ด้านบน

ป้ายกำกับจะไม่แสดงกับรายการต่อไปนี้

• ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาจากไดรฟ์
• ไฟล์ที่แสดงตัวอย่างใน Gmail, ปฏิทิน, Chat หรือ Meet

ขีดจำกัดของป้ายกำกับการแยกประเภท

• คุณสามารถสร้างป้ายกำกับให้องค์กรได้สูงสุด 150 รายการ
• ป้ายกำกับการแยกประเภทของไดรฟ์:
  • ไฟล์จะมีป้ายกํากับที่ใช้โดยผู้ใช้ได้สูงสุด 5 ป้าย คุณจะใช้ป้ายกำกับรวมกันได้สูงสุด 20 ป้ายระหว่างป้ายกำกับที่ใช้โดยผู้ใช้และป้ายกำกับที่ใช้โดยกฎ
  • คุณสามารถใช้ป้ายกำกับกับไฟล์ใดก็ได้ในไดรฟ์ แต่จะใช้ไม่ได้กับโฟลเดอร์ ทางลัด ไดรฟ์ที่แชร์ หรือไฟล์ขององค์กรอื่น
• ป้ายกำกับการแยกประเภทของ Gmail:
  • ข้อความจะมีป้ายกำกับการแยกประเภทรวมกันได้สูงสุด 20 ป้ายที่ติดโดยผู้ใช้และกฎ ซึ่งผู้ใช้จะเห็นคำเตือนหากใช้เกินขีดจำกัดดังกล่าว และหากใช้ป้ายกำกับตามกฎ ระบบจะใช้เฉพาะป้ายกำกับที่มีอันดับสูงสุด 20 อันดับแรก

วิธีใช้ป้ายกำกับการแยกประเภท

ป้ายกำกับการแยกประเภทของไดรฟ์:

คุณมีตัวเลือกหลายตัวเลือก และจะใช้ได้มากกว่า 1 ตัวเลือก ดังนี้

• ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์แก้ไขไฟล์จะนำป้ายกำกับไปใช้กับไฟล์ใน Google ไดรฟ์ได้
• คุณสามารถใช้ API ป้ายกำกับเพื่อสร้าง แก้ไข ใช้ และนำป้ายกำกับออกแบบเป็นโปรแกรมได้ โปรดดูรายละเอียดในเอกสารประกอบของ Google Drive Labels API
• คุณสามารถใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทเริ่มต้นกับไฟล์ได้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างหรือโอนไปยังเจ้าของใหม่
• หากรุ่น Google Workspace ของคุณรองรับการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) สำหรับไดรฟ์ คุณจะสามารถตั้งค่ากฎเพื่อใช้ป้ายกำกับโดยอัตโนมัติกับเนื้อหาได้ กฎ DLP จะใช้ป้ายกำกับกับทั้งไฟล์ใหม่และไฟล์ที่มีอยู่ซึ่งตรงกับเงื่อนไขของกฎ
• หากรุ่น Google Workspace ของคุณรองรับ คุณสามารถตั้งค่าการแยกประเภทข้อมูล AI เพื่อนำป้ายกำกับไปใช้กับทั้งไฟล์ใหม่และไฟล์ที่มีอยู่ได้

ป้ายกำกับการแยกประเภทของ Gmail:

• ผู้ใช้สามารถติดป้ายกำกับที่ตนมีสิทธิ์ใช้กับข้อความขณะเขียนในเว็บแอป Gmail ได้
• หากรุ่น Google Workspace ของคุณรองรับการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) สำหรับ Gmail คุณจะสามารถตั้งค่ากฎเพื่อใช้ป้ายกำกับโดยอัตโนมัติกับข้อความได้ กฎ DLP จะใช้ป้ายกำกับกับข้อความใหม่ที่ตรงกับเงื่อนไขของกฎ

ขั้นตอนถัดไป

สร้างป้ายกำกับการแยกประเภทสำหรับองค์กร

คำถามที่พบบ่อย