क्लासिफ़िकेशन लेबल के एडमिन के तौर पर इस्तेमाल शुरू करना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Frontline Starter, Frontline Standard, और Frontline Plus; Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

एडमिन के तौर पर, आपके पास क्लासिफ़िकेशन लेबल बनाने का विकल्प होता है. इन लेबल को Drive में सेव की गई फ़ाइलों और आपके उपयोगकर्ताओं के लिखे गए Gmail मैसेज पर लागू किया जा सकता है. क्लासिफ़िकेशन लेबल, मेटाडेटा होते हैं. इनकी मदद से, आपका संगठन Drive में मौजूद फ़ाइलों और Gmail मैसेज को व्यवस्थित कर सकता है, उन्हें ढूंढ सकता है, और उन पर नीतियां लागू कर सकता है. Drive के लेबल, टैग की तरह आसान हो सकते हैं. इसके अलावा, उनमें कई स्ट्रक्चर्ड मेटाडेटा फ़ील्ड हो सकते हैं. जैसे, चुनने के लिए फ़ील्ड, तारीखें, संख्याएं या लोग.

इस पेज पर

• इस्तेमाल के उदाहरण
• क्लासिफ़िकेशन के लेबल किन चीज़ों पर लागू किए जा सकते हैं
• क्लासिफ़िकेशन लेबल कहां दिखते हैं
• लेबल कौन देख सकता है
• लेबल की सीमाएं
• Drive में मौजूद आइटम पर क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू करने के तरीके
• अगले चरण
• अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

इस्तेमाल के उदाहरण

क्लासिफ़िकेशन लेबल, ऑफ़िस में काम करने के कई सामान्य कामों के लिए फ़ायदेमंद होते हैं. जैसे, रिकॉर्ड मैनेजमेंट, क्लासिफ़िकेशन, स्ट्रक्चर्ड फ़ाइंडिंग, वर्कफ़्लो, रिपोर्टिंग, ऑडिटिंग वगैरह.

• सूचना प्रबंधन की रणनीति के तहत, फ़ाइलों और मैसेज को कैटगरी में बांटना संवेदनशील कॉन्टेंट या ऐसे कॉन्टेंट की पहचान करने के लिए लेबल का इस्तेमाल करें जिसे खास तरीके से हैंडल करने की ज़रूरत होती है. उदाहरण के लिए, "संवेदनशीलता" लेबल की मदद से, "गोपनीय" या "बहुत संवेदनशील" के तौर पर मार्क की गई फ़ाइलों का ऐक्सेस सीमित किया जा सकता है. इसके अलावा, उपयोगकर्ताओं को बाहरी लोगों को "बहुत संवेदनशील" मैसेज भेजने से रोका जा सकता है.
• Drive और Gmail मैसेज में मौजूद आइटम पर नीति लागू करना डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) के नियमों में, लेबल को शर्त या कार्रवाई के तौर पर इस्तेमाल करें, ताकि अनुपालन से जुड़ी ज़रूरी शर्तों को पूरा किया जा सके. उदाहरण के लिए, अगर किसी फ़ाइल या मैसेज में व्यक्तिगत पहचान से जुड़ी जानकारी (पीआईआई) शामिल है, तो डीएलपी की मदद से, उस पर "गोपनीय" लेबल अपने-आप लागू किया जा सकता है. साथ ही, किसी फ़ाइल को बाहरी तौर पर शेयर करने या मैसेज भेजने की सुविधा को ब्लॉक किया जा सकता है. किसी नियम में लेबल का इस्तेमाल करने पर, लेबल में बदलाव करने की सुविधा लॉक हो जाती है. इसका मतलब है कि लेबल को बंद या मिटाया नहीं जा सकता.
• Drive में फ़ाइलें तेज़ी से ढूंढना आपके संगठन के लोग, लेबल और फ़ील्ड के आधार पर कॉन्टेंट ढूंढ सकते हैं. उदाहरण के लिए, "अनुबंध की स्थिति" और "तारीख" लेबल फ़ील्ड का इस्तेमाल करके, Drive में उन सभी अनुबंधों को खोजा जा सकता है जिन पर हस्ताक्षर होने बाकी हैं और जिनकी समयसीमा शुक्रवार को खत्म हो रही है. Gmail में क्लासिफ़िकेशन लेबल के आधार पर खोज करने की सुविधा काम नहीं करती.

नमूना लेबल की अन्य टैक्सोनॉमी:

• एक्सपोर्ट कंट्रोल: EAR, ITAR, OFAC
• अनुपालन: FINRA, हिपा
• निजता: व्यक्तिगत पहचान से जुड़ी जानकारी, संवेदनशील व्यक्तिगत पहचान से जुड़ी जानकारी, व्यक्तिगत पहचान से जुड़ी जानकारी नहीं
• स्थिति: ड्राफ़्ट, समीक्षा में है, फ़ाइनल
• कॉन्टेंट का टाइप: कानूनी समझौता, डिज़ाइन दस्तावेज़, मॉकअप
• दवा का ट्रायल: एक्सपेरिमेंट आईडी, मरीज़ का आईडी

किन चीज़ों पर क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू किए जा सकते हैं

• Drive में मौजूद ऐसी कोई भी फ़ाइल जिस पर आपके संगठन का मालिकाना हक है
• Gmail में मौजूद कोई भी ईमेल, क्योंकि इसे आपके संगठन के किसी व्यक्ति ने Gmail में लिखा है
• Gmail के अलावा किसी अन्य ईमेल क्लाइंट में लिखे गए ईमेल मैसेज. हालांकि, इन मैसेज को सिर्फ़ डीएलपी के नियमों के हिसाब से लेबल किया जा सकता है. उपयोगकर्ता इन्हें लेबल नहीं कर सकता

इन पर क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू नहीं किए जा सकते:

• किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाले फ़ोल्डर, शॉर्टकट, शेयर की गई ड्राइव या फ़ाइलें
• उन उपयोगकर्ताओं के मालिकाना हक वाली फ़ाइलें जिनके पास Google Drive के लेबल इस्तेमाल करने का लाइसेंस नहीं है
• आपके संगठन से बाहर के लोगों के भेजे गए ईमेल मैसेज
• पहले से भेजे या पाए गए ईमेल मैसेज

लेबल कौन देख सकता है

लेबल बनाते समय, यह सेट किया जा सकता है कि उसे कौन देख और इस्तेमाल कर सकता है: आपका पूरा संगठन (डिफ़ॉल्ट रूप से) या सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ता और ग्रुप. अगर किसी उपयोगकर्ता को लेबल लगाने या देखने की अनुमति नहीं है, तो उसे Drive या Gmail में लेबल नहीं दिखेगा.

सुपर एडमिन और वे एडमिन जिनके पास लेबल मैनेज करने का अधिकार है, वे लेबल मैनेजर में सभी लेबल देख सकते हैं. जिन एडमिन के पास रिपोर्ट देखने का अधिकार होता है वे रिपोर्ट और ऑडिट में शामिल फ़ाइलों पर लागू किए गए लेबल देख सकते हैं. भले ही, उनके पास लेबल मैनेज करने का अधिकार न हो.

Drive के लिए लेबल चालू होने पर:

• जिन उपयोगकर्ताओं के पास लेबल देखने और उसमें बदलाव करने की अनुमति और किसी फ़ाइल में बदलाव करने का ऐक्सेस होता है वे लेबल लागू कर सकते हैं और फ़ील्ड की वैल्यू में बदलाव कर सकते हैं. अगर उनके पास फ़ाइल को सिर्फ़ देखने का ऐक्सेस है, तो वे लेबल देख सकते हैं. हालांकि, वे लेबल लागू नहीं कर सकते या फ़ील्ड की वैल्यू में बदलाव नहीं कर सकते.
• उपयोगकर्ताओं के पास लेबल देखने का ऐक्सेस होता है. साथ ही, किसी फ़ाइल का ऐक्सेस होने पर, वे Drive में लेबल या फ़ील्ड के हिसाब से खोज सकते हैं.

Gmail के लिए किसी लेबल को चालू करने पर:

• जिन उपयोगकर्ताओं के पास लेबल को देखने और उसमें बदलाव करने की अनुमति होती है वे नया मैसेज लिखते समय, लेबल को लागू कर सकते हैं और फ़ील्ड की वैल्यू में बदलाव कर सकते हैं.
• जिन उपयोगकर्ताओं के पास किसी लेबल को सिर्फ़ देखने की अनुमति होती है उन्हें यह दिखता है:
  • किसी मैसेज का जवाब देते समय या लेबल वाले मैसेज को फ़ॉरवर्ड करते समय, ड्राफ़्ट किए गए मैसेज में शामिल किए गए लेबल
  • उन्हें मिलने वाले मैसेज पर लागू किए गए लेबल
• किसी दूसरे उपयोगकर्ता के खाते के प्रतिनिधि के तौर पर काम करने वाले लोगों के पास, उस इनबॉक्स में लेबल से जुड़ी वही अनुमतियां होती हैं जो खाते के मालिक के पास होती हैं. भले ही, प्रतिनिधि के तौर पर काम करने वाले व्यक्ति के पास वे अनुमतियां न हों.

क्लासिफ़िकेशन लेबल कहां दिखते हैं

Drive के लेबल:

उपयोगकर्ता, 'मेरी ड्राइव' में मौजूद ऐसी फ़ाइल पर लागू किए गए सभी लेबल देख सकते हैं जिसे खोला नहीं गया है. ये लेबल, फ़ाइल के 'जानकारी' पैनल में दिखते हैं. फ़ाइल के गतिविधि पैनल में, लेबल से जुड़ी गतिविधि दिखती है.

खुली हुई फ़ाइलों के लिए, उपयोगकर्ता फ़ाइलें लेबल पर क्लिक करके, लेबल में बदलाव करने वाला पैनल खोल सकते हैं. इस बारे में ज़्यादा जानें कि उपयोगकर्ता, लेबल का इस्तेमाल कैसे करते हैं.

			बैज फ़ील्ड वाला लेबल
			स्टैंडर्ड लेबल

Gmail के लेबल:

उपयोगकर्ता, Gmail के मेलबॉक्स व्यू में बैज के लेबल देख सकते हैं. जब वे कोई मैसेज खोलते हैं, तो उन्हें मैसेज भेजने वाले संगठन के व्यक्ति के नाम के बगल में लेबल दिखते हैं. ये लेबल, उन सभी मैसेज के लिए दिखते हैं जिन पर ये लेबल लागू होते हैं. Gmail में क्लासिफ़िकेशन लेबल, उपयोगकर्ता के निजी Gmail खाते के लेबल के साथ दिखते हैं. कोई बातचीत खुली होने पर, सभी निजी लेबल पूरी बातचीत पर लागू होते हैं. ये लेबल, सबसे ऊपर विषय के बगल में दिखते हैं.

इनके लिए लेबल नहीं दिखते:

• Drive से डाउनलोड की गई फ़ाइलें
• Gmail, Calendar, Chat या Meet में पूर्वावलोकन की गई फ़ाइलें

क्लासिफ़िकेशन लेबल की सीमाएं

• अपने संगठन के लिए, ज़्यादा से ज़्यादा 150 लेबल बनाए जा सकते हैं.
• Drive में डेटा की कैटगरी तय करने के लिए लेबल:
  • फ़ाइलों में, उपयोगकर्ता के लागू किए गए ज़्यादा से ज़्यादा पांच लेबल हो सकते हैं. उपयोगकर्ता की ओर से लागू किए गए लेबल और नियम के हिसाब से लागू किए गए लेबल, दोनों को मिलाकर ज़्यादा से ज़्यादा 20 लेबल लागू किए जा सकते हैं.
  • लेबल, Drive में मौजूद किसी भी फ़ाइल पर लागू किए जा सकते हैं. हालांकि, इन्हें फ़ोल्डर, शॉर्टकट, शेयर की गई ड्राइव या किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों पर लागू नहीं किया जा सकता.
• Gmail में डेटा की कैटगरी तय करने के लिए लेबल:
  • उपयोगकर्ता और नियमों के ज़रिए, मैसेज पर ज़्यादा से ज़्यादा 20 क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू किए जा सकते हैं. अगर उपयोगकर्ता इस सीमा से ज़्यादा ईमेल भेजते हैं, तो उन्हें चेतावनी दिखती है. अगर लेबल नियमों के हिसाब से लागू किए जाते हैं, तो सिर्फ़ रैंक किए गए टॉप 20 लेबल लागू होते हैं.

क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू करने के तरीके

Drive में डेटा की कैटगरी तय करने के लिए लेबल:

आपके पास कई विकल्प हैं और एक से ज़्यादा विकल्पों का इस्तेमाल किया जा सकता है:

• जिन उपयोगकर्ताओं के पास फ़ाइलों में बदलाव करने का ऐक्सेस होता है वे Google Drive में मौजूद फ़ाइलों पर लेबल लगा सकते हैं.
• Labels API का इस्तेमाल करके, प्रोग्राम के हिसाब से लेबल बनाए, उनमें बदलाव किए, उन्हें लागू किया, और हटाया जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Drive Labels API का दस्तावेज़ देखें.
• फ़ाइलें बनाने या उन्हें किसी नए मालिक को ट्रांसफ़र करने पर, उन पर डिफ़ॉल्ट क्लासिफ़िकेशन वाले लेबल अपने-आप लागू किए जा सकते हैं.
• अगर आपके Google Workspace वर्शन में Drive के लिए, डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) की सुविधा उपलब्ध है, तो डीएलपी से जुड़े नियम सेट अप करके, कॉन्टेंट पर अपने-आप लेबल लागू किए जा सकते हैं. डीएलपी के नियम, नई और मौजूदा, दोनों तरह की फ़ाइलों पर लेबल लागू करते हैं. ये ऐसी फ़ाइलें होती हैं जो नियम की शर्तों को पूरा करती हैं.
• अगर आपके Google Workspace वर्शन में यह सुविधा उपलब्ध है, तो एआई की मदद से डेटा का वर्गीकरण करने की सुविधा सेट अप करें. इससे नई और मौजूदा, दोनों तरह की फ़ाइलों पर लेबल लागू किए जा सकेंगे.

Gmail में डेटा की कैटगरी तय करने के लिए लेबल:

• उपयोगकर्ता, Gmail के वेब ऐप्लिकेशन में ईमेल लिखते समय, उन लेबल को लागू कर सकते हैं जिनका इस्तेमाल करने की अनुमति उनके पास है.
• अगर आपके Google Workspace वर्शन में Gmail के लिए, डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) की सुविधा काम करती है, तो डीएलपी से जुड़े नियम सेट अप करके, मैसेज पर अपने-आप लेबल लागू किए जा सकते हैं. डीएलपी नियम, उन नए मैसेज पर लेबल लागू करते हैं जो नियम की शर्तों से मेल खाते हैं.

अगले चरण

अपने संगठन के लिए क्लासिफ़िकेशन लेबल बनाना

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल