Iniziare come amministratore delle etichette di classificazione

Versioni supportate per questa funzionalità: Frontline Starter, Frontline Standard e Frontline Plus; Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard ed Enterprise Plus; Education Standard ed Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials ed Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Confronta la tua versione

In qualità di amministratore, puoi creare etichette di classificazione da applicare ai file archiviati su Drive e ai messaggi di Gmail scritti dai tuoi utenti. Le etichette di classificazione sono metadati che possono aiutare la tua organizzazione a organizzare, trovare e applicare policy ai file su Drive e ai messaggi di Gmail. Le etichette di Drive possono essere semplici, come un tag. In alternativa, possono avere molti campi di metadati strutturati, ad esempio campi di selezione, date, numeri o persone.

In questa pagina

Esempi di casi d'uso

Le etichette di classificazione sono utili per molti scenari di lavoro comuni, tra cui gestione dei record, classificazione, ricerca strutturata, flusso di lavoro, reporting, controllo e altro ancora.

  • Classificare file e messaggi per seguire una strategia di governance delle informazioni Utilizza un'etichetta per identificare contenuti sensibili o che richiedono una gestione speciale. Ad esempio, con un'etichetta "Sensibilità", potresti limitare l'accesso ai file contrassegnati come "Riservato" o "Molto sensibile" oppure impedire agli utenti di inviare messaggi contrassegnati come "Molto sensibile" a utenti esterni.
  • Applicare policy agli elementi nei messaggi di Drive e Gmail Utilizza un'etichetta come condizione o azione nelle regole di Prevenzione della perdita di dati (DLP) per soddisfare i requisiti di conformità. Ad esempio, se un file o un messaggio contiene PII, con DLP puoi applicare automaticamente un'etichetta "Riservato" e bloccare la condivisione esterna di un file o l'invio del messaggio. Quando utilizzi un'etichetta in una regola, le modifiche distruttive vengono bloccate, pertanto non è possibile né disattivare né eliminare l'etichetta.
  • Trovare i file in Drive più velocemente Le persone della tua organizzazione possono trovare contenuti in base a etichette e campi. Ad esempio, con i campi delle etichette "Stato del contratto" e "Data di scadenza", potresti cercare su Drive tutti i contratti in attesa di firma e in scadenza venerdì. La ricerca in base alle etichette di classificazione in Gmail non è supportata.

Altre tassonomie di etichette di esempio:

  • Controllo delle esportazioni: EAR, ITAR, OFAC
  • Conformità: FINRA, HIPAA
  • Privacy: PII, SPII, non PII
  • Stato: Bozza, In revisione, Finale
  • Tipo di contenuti: Contratto, Documento di progettazione, Simulazione
  • Test clinico: ID esperimento, ID paziente

A che cosa puoi applicare le etichette di classificazione

  • Qualsiasi file di Drive di proprietà della tua organizzazione
  • Qualsiasi messaggio di Gmail scritto da un utente della tua organizzazione in Gmail
  • Messaggi email scritti in client di posta non Gmail, ma che possono essere etichettati solo dalle regole DLP, non dall'utente

Non puoi applicare le etichette di classificazione a quanto segue:

  • Cartelle, scorciatoie, Drive condivisi o file di proprietà di un'altra organizzazione
  • File di proprietà di utenti che non dispongono di una licenza che supporta le etichette di Google Drive
  • Email inviate da persone esterne all'organizzazione
  • Messaggi email già inviati o ricevuti

Chi può vedere le etichette

Quando crei un'etichetta, puoi specificare chi può visualizzarla e utilizzarla: l'intera organizzazione (impostazione predefinita) o solo determinati utenti e gruppi. Se un utente non può applicare l'etichetta o vederla, non la visualizzerà in Drive o Gmail.

I super amministratori e gli amministratori con il privilegio di gestione delle etichette possono visualizzare tutte le etichette nel Gestore etichette. Gli amministratori con il privilegio di Report possono visualizzare le etichette applicate ai file elencati nei report e nei controlli, anche se non dispongono del privilegio di gestione etichette.

Quando un'etichetta è abilitata per Drive:

  • Gli utenti con autorizzazione di visualizzazione e modifica per l'etichetta e accesso in modifica a un file possono applicare le etichette e modificare i valori dei campi. Se hanno solo accesso in visualizzazione al file, possono visualizzare le etichette, ma non possono applicarle o modificare i valori dei campi.
  • Gli utenti con accesso in visualizzazione alle etichette e con qualsiasi accesso a un file possono eseguire ricerche su Drive in base a etichette o campi.

Quando un'etichetta è abilitata per Gmail:

  • Gli utenti con autorizzazione di visualizzazione e modifica per l'etichetta possono applicarla e modificare i valori dei campi quando scrivono un nuovo messaggio.
  • Gli utenti con autorizzazione di sola visualizzazione per un'etichetta vedono quanto segue:
    • Etichette ereditate dalla bozza quando rispondono a un messaggio o lo inoltrano con l'etichetta
    • Etichette applicate ai messaggi ricevuti
  • Gli utenti delegati nell'account di un altro utente dispongono delle stesse autorizzazioni per le etichette di quella casella di posta che il proprietario dell'account, anche se l'utente delegato non dispone di queste autorizzazioni.

Dove vengono visualizzate le etichette di classificazione

Etichette di Drive:

Gli utenti possono vedere tutte le etichette applicate a un file non aperto in Il mio Drive, dove sono elencate nel riquadro Dettagli del file. L'attività dell'etichetta viene mostrata nel riquadro Attività del file.

Per i file aperti, gli utenti possono fare clic su Filee poi Etichette per aprire il riquadro di modifica delle etichette. Scopri di più su come gli utenti utilizzano le etichette.

1. Etichetta con campo badge
2. Etichetta standard

Etichette Gmail:

Gli utenti possono vedere le etichette dei badge nella visualizzazione della casella di posta di Gmail. Quando aprono un messaggio, le etichette vengono visualizzate accanto al nome del mittente interno per ogni messaggio a cui si applicano. Le etichette di classificazione di Gmail esistono insieme alle etichette personali di Gmail dell'utente. Quando una conversazione è aperta, le eventuali etichette personali vengono applicate all'intera conversazione e sono elencate accanto all'oggetto in alto.

Le etichette non vengono visualizzate per:

  • File scaricati da Drive
  • File visualizzati in anteprima in Gmail, Calendar, Chat o Meet

Limiti delle etichette di classificazione

  • Puoi creare fino a 150 etichette per la tua organizzazione.
  • Etichette di classificazione di Drive:
    • I file possono avere fino a cinque etichette applicate dagli utenti. Puoi applicare fino a 20 etichette in totale tra quelle applicate dall'utente e quelle basate su regole.
    • Le etichette possono essere applicate a qualsiasi file di Drive, ma non a cartelle, scorciatoie, Drive condivisi o file di proprietà di un'altra organizzazione.
  • Etichette di classificazione di Gmail:
    • I messaggi possono avere fino a 20 etichette di classificazione totali applicate dagli utenti e dalle regole. Gli utenti visualizzano un avviso se superano questo limite. Se le etichette vengono applicate in base a regole, vengono applicate solo le prime 20 etichette con ranking più alto.

Modi per applicare le etichette di classificazione

Etichette di classificazione di Drive:

Hai diverse opzioni e puoi usarne più di una:

Etichette di classificazione di Gmail:

  • Gli utenti possono applicare ai messaggi le etichette per cui hanno l'autorizzazione mentre li scrivono nell'app web Gmail.
  • Se la tua versione di Google Workspace supporta la Prevenzione della perdita di dati (DLP) per Gmail, puoi configurare regole DLP per applicare automaticamente le etichette ai messaggi. Le regole DLP applicano le etichette ai nuovi messaggi che soddisfano le condizioni delle regole.

Passaggi successivi

Creare etichette di classificazione per l'organizzazione

Domande frequenti

A quali tipi di file e messaggi possono essere applicate le etichette?

Le etichette possono essere applicate a qualsiasi file di Drive, inclusi i file caricati come PDF, file di Microsoft Office, file di testo e altri ancora.

Le etichette non possono essere applicate a cartelle, scorciatoie, Drive condivisi o file di proprietà di un'altra organizzazione.

Le etichette di classificazione non possono essere applicate ai messaggi di Gmail inviati da persone esterne alla tua organizzazione o dopo l'invio del messaggio.

Posso rendere obbligatori etichette o campi?

Puoi contrassegnare i campi come obbligatori, ma agli utenti non sarà impedito di utilizzare, condividere o modificare i file o di inviare un messaggio se non completano un'etichetta.

Le etichette con campi obbligatori vengono evidenziate per l'utente per incoraggiarne il completamento. In Drive, è visibile un banner quando un campo obbligatorio non viene compilato.

Posso importare etichette e campi da altri sistemi o organizzazioni?

No. Inoltre, le etichette non sono supportate da Google Workspace Domain Transfer.

Chi può creare le etichette? Chi può vedere le etichette?

Per creare etichette, devi disporre almeno del privilegio Gestione etichette.

Per visualizzare le etichette:

  • In Drive, un utente deve disporre almeno dell'accesso in visualizzazione per l'etichetta e al file.
  • In Gmail, un utente deve disporre almeno dell'accesso in visualizzazione per l'etichetta. Se ha accesso delegato all'account di un altro utente, può vedere le etichette a cui il proprietario dell'account ha accesso in visualizzazione.
  • Nel Gestore etichette, un amministratore deve essere un super amministratore o disporre del privilegio di gestione etichette.
  • Nei report e nei controlli di Drive, gli amministratori devono avere il privilegio Report, anche se non dispongono del privilegio di gestione etichette,

Le etichette e i campi sono localizzati nella lingua predefinita dell'utente?

No. Gli utenti vedono il testo inserito dall'autore dell'etichetta.