Thư trong Gmail

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Frontline Plus; Enterprise Plus; Education Plus. So sánh phiên bản của bạn

Là quản trị viên, bạn có thể sử dụng công cụ điều tra bảo mật để xem và điều tra dữ liệu trạng thái trực tiếp về thư Gmail trong tổ chức của mình. Ví dụ: khi sử dụng nguồn dữ liệu là thư trong Gmail, bạn có thể chạy các cụm từ tìm kiếm trong tổ chức của mình về tên tệp đính kèm, nội dung email, mã thư, người gửi và người nhận.

Tìm kiếm dữ liệu thư trong Gmail

Khả năng chạy tìm kiếm tuỳ thuộc vào phiên bản Google, đặc quyền quản trị và nguồn dữ liệu của bạn. Bạn có thể tìm kiếm tất cả người dùng, bất kể phiên bản Google Workspace mà họ sử dụng.

Để chạy một lượt tìm kiếm trong công cụ điều tra bảo mật, trước tiên, hãy chọn một nguồn dữ liệu. Sau đó, hãy chọn một hoặc nhiều điều kiện cho nội dung bạn muốn tìm. Đối với mỗi điều kiện, hãy chọn một thuộc tính, một toán tử và một giá trị.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Bảo mậtsau đóTrung tâm bảo mậtsau đóCông cụ điều tra.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Trung tâm bảo mật.

  2. Nhấp vào Nguồn dữ liệu rồi chọn Thư Gmail.
  3. Nhấp vào Thêm điều kiện.
    Lưu ý: Bạn có thể thêm một hoặc nhiều điều kiện vào nội dung tìm kiếm hoặc tuỳ chỉnh nội dung tìm kiếm bằng các truy vấn lồng ghép. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tuỳ chỉnh nội dung tìm kiếm bằng các truy vấn lồng ghép.
  4. Nhấp vào Thuộc tínhsau đóchọn một lựa chọn. Ví dụ: để lọc theo một loại sự kiện cụ thể, hãy chọn Sự kiện.
    Để xem danh sách đầy đủ các thuộc tính, hãy chuyển đến phần Nội dung mô tả thuộc tính.
  5. Chọn một toán tử.
  6. Nhập một giá trị hoặc chọn một giá trị trong danh sách.
  7. (Không bắt buộc) Để thêm các điều kiện tìm kiếm khác, hãy lặp lại các bước trên.
  8. Nhấp vào Tìm kiếm.
    Bạn có thể xem kết quả tìm kiếm từ công cụ điều tra trong một bảng ở cuối trang.
  9. (Không bắt buộc) Để lưu thông tin điều tra, hãy nhấp vào biểu tượng Lưu sau đónhập tiêu đề và nội dung mô tảsau đónhấp vào Lưu.

Lưu ý

  • Trong thẻ Trình tạo điều kiện, các bộ lọc được biểu thị dưới dạng điều kiện bằng toán tử AND/OR. Bạn cũng có thể sử dụng thẻ Bộ lọc để thêm các cặp giá trị và tham số đơn giản nhằm lọc kết quả tìm kiếm.
  • Nếu đã đổi tên cho một người dùng, bạn sẽ không thấy kết quả truy vấn theo tên cũ của người dùng đó. Ví dụ: nếu đổi tên Ten-cu@example.com thành Ten-moi@example.com, bạn sẽ không thấy kết quả cho các sự kiện liên quan đến Ten-cu@example.com.
  • Bạn chỉ có thể tìm kiếm dữ liệu trong những tin nhắn chưa bị xoá khỏi Thùng rác.

{: #AttributeDescriptions }

Nội dung mô tả thuộc tính

Đối với nguồn dữ liệu này, bạn có thể sử dụng các thuộc tính sau khi tìm kiếm dữ liệu sự kiện trong nhật ký.

Thuộc tính Mô tả
Tất cả nội dung Nội dung trong thư email, bao gồm cả nội dung hiển thị trong phần nội dung, nội dung trong tệp văn bản đính kèm và nội dung trong các loại tệp đính kèm thông thường, chẳng hạn như DOC, XLS và PDF. Không bao gồm URL của các đường liên kết trong nội dung thư.
Tên tệp đính kèm Tên của tệp đính kèm trong một tin nhắn
Bcc Địa chỉ của những người dùng được Bcc trong một tin nhắn
Cc Địa chỉ của những người dùng được Cc trong một tin nhắn
Ngày Ngày và giờ diễn ra sự kiện (hiển thị theo múi giờ mặc định trong trình duyệt của bạn)
Có tệp đính kèm Cho biết thư có tệp đính kèm hay không
Nhãn Nhãn cho thư (ví dụ: Đã xoá, Hộp thư đến, Đã gửi, Thư rác, Đã gắn dấu sao, Thùng rác hoặc Chưa đọc)
Mã nhận dạng thư Mã nhận dạng thư duy nhất nằm trong phần đầu thư
Kích thước thư Kích thước của thư
Người nhận Địa chỉ email của người nhận
Người gửi Địa chỉ email của người gửi
Tiêu đề Dòng tiêu đề của email

Xử lý dựa trên kết quả tìm kiếm

Sau khi chạy một cụm từ tìm kiếm trong công cụ điều tra bảo mật, bạn có thể thực hiện hành động đối với kết quả tìm kiếm. Ví dụ: bạn có thể chạy một tìm kiếm dựa trên các sự kiện trong nhật ký Gmail, sau đó dùng công cụ này để xoá thư cụ thể, gửi thư đến vùng cách ly hoặc gửi thư đến hộp thư đến của người dùng. Để biết thêm thông tin chi tiết về các thao tác trong công cụ điều tra bảo mật, hãy xem phần Xử lý dựa trên kết quả tìm kiếm.

Quản lý các cuộc điều tra

Xem danh sách các cuộc điều tra

Để xem danh sách các cuộc điều tra mà bạn sở hữu và các cuộc điều tra được chia sẻ với bạn, hãy nhấp vào biểu tượng Xem các cuộc điều tra . Danh sách điều tra bao gồm tên, nội dung mô tả, chủ sở hữu của các cuộc điều tra và ngày sửa đổi gần đây nhất.

Trong danh sách này, bạn có thể thực hiện hành động đối với bất kỳ cuộc điều tra nào mà bạn sở hữu, chẳng hạn như xoá một cuộc điều tra. Đánh dấu vào hộp cho một hoạt động điều tra, rồi nhấp vào Thao tác.

Lưu ý: Ngay phía trên danh sách các hoạt động điều tra, trong mục Truy cập nhanh, bạn có thể xem các hoạt động điều tra đã lưu gần đây.

Định cấu hình chế độ cài đặt cho các hoạt động điều tra

Là quản trị viên cấp cao, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt để :

  • Thay đổi múi giờ cho các cuộc điều tra. Múi giờ áp dụng cho các điều kiện và kết quả tìm kiếm.
  • Bật hoặc tắt chế độ Yêu cầu người đánh giá. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Yêu cầu người đánh giá cho các thao tác hàng loạt.
  • Bật hoặc tắt chế độ Xem nội dung. Chế độ cài đặt này cho phép những quản trị viên có đặc quyền thích hợp xem nội dung.
  • Bật hoặc tắt chế độ Bật lý do thực hiện hành động.

Để xem hướng dẫn và thông tin chi tiết, hãy chuyển đến bài viết Định cấu hình chế độ cài đặt cho hoạt động điều tra.

Quản lý các cột trong kết quả tìm kiếm

Bạn có thể kiểm soát những cột dữ liệu sẽ xuất hiện trong phần kết quả tìm kiếm.

  1. Ở góc trên cùng bên phải của bảng kết quả tìm kiếm, hãy nhấp vào biểu tượng Quản lý cột .
  2. (Không bắt buộc) Để xoá các cột hiện tại, hãy nhấp vào biểu tượng Xoá mục .
  3. (Không bắt buộc) Để thêm cột, bên cạnh phần Thêm cột mới, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống rồi chọn cột dữ liệu.
    Lặp lại bước trên nếu cần.
  4. (Không bắt buộc) Để thay đổi thứ tự của các cột, hãy kéo tên cột.
  5. Nhấp vào Lưu.

Xuất dữ liệu từ kết quả tìm kiếm

Bạn có thể xuất kết quả tìm kiếm trong công cụ điều tra bảo mật sang Google Trang tính hoặc sang một tệp CSV. Để biết hướng dẫn, hãy xem bài viết Xuất kết quả tìm kiếm.

Chia sẻ, xoá và sao chép các cuộc điều tra

Để lưu tiêu chí tìm kiếm hoặc chia sẻ tiêu chí đó với người khác, bạn có thể tạo và lưu một cuộc điều tra, sau đó chia sẻ, sao chép hoặc xoá cuộc điều tra đó.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Lưu, chia sẻ, xoá và sao chép các cuộc điều tra.

Khi nào sẽ có dữ liệu và dữ liệu sẽ xem được trong bao lâu?

Để biết thêm thông tin về nguồn dữ liệu, hãy xem bài viết Thời gian giữ lại dữ liệu và độ trễ.