Evita la filtración de datos en mensajes y archivos adjuntos de Chat

Chat es una aplicación sensible a la latencia, y diseñamos la DLP de Chat para que no degrade la experiencia del usuario final.

• En el caso de los mensajes, la DLP tiene una cantidad fija de tiempo para realizar análisis. Según la complejidad y la cantidad de detectores que tengas, es posible que algunos no se completen a tiempo y no se apliquen. El estado del análisis de la DLP se incluye en el registro de auditoría de Google Chat para los mensajes enviados y los archivos adjuntos subidos.
• Es posible que los siguientes detectores predefinidos requieran más tiempo para analizarse. Usarlos en las reglas de DLP de Chat aumenta el riesgo de que se agote el tiempo de espera del análisis:
  • Fecha de nacimiento
  • Nombre de la persona
• Los archivos adjuntos tienen más tiempo para los análisis.

Los archivos de valores separados por comas (.csv) se tratan como texto sin formato. Como resultado, es posible que la DLP no encuentre incumplimientos en las columnas que son evidentes cuando revisas los datos del archivo.

Asegúrate de que las aplicaciones de Gmail y Google Chat de tus usuarios estén actualizadas para que reciban mensajes completos sobre las conversaciones de Chat bloqueadas. En las versiones anteriores de Gmail y Chat, se bloqueará el contenido que solo debería activar una advertencia.

Si creas una regla de DLP sin condiciones, la regla aplicará la acción especificada a todos los mensajes de Chat o todos los archivos subidos (según si seleccionas mensajes, archivos adjuntos o ambos cuando crees la regla).

Estos son algunos mensajes que pueden recibir los usuarios cuando se bloquea un mensaje o un archivo adjunto de Chat:

• No se pudo enviar el mensaje
• No se pudo actualizar el mensaje

  Es posible que tu mensaje incluya contenido sensible (como números de tarjetas de crédito) que no se debe compartir según las políticas de tu organización. Edítalo según sea necesario o consulta con el administrador si crees que se trata de un error.

Cuando se bloquea un mensaje, el usuario puede descartar el diálogo o hacer clic en Editar mensaje y editar el texto del mensaje o quitar el archivo adjunto infractor.

Cuando un mensaje o un archivo adjunto de Chat activa una advertencia, los usuarios reciben el siguiente mensaje. Ten en cuenta que el mensaje se bloquea inicialmente y solo se envía si el usuario decide enviarlo de todos modos:

• Revisa tu mensaje

  Es posible que tu mensaje incluya contenido sensible (como números de tarjetas de crédito) que no se debe compartir según las políticas de tu organización. Edítalo según sea necesario o consulta con el administrador si crees que se trata de un error.

Después de recibir una advertencia, el usuario puede hacer clic en Editar mensaje y editar el texto del mensaje, hacer clic en Enviar de todos modos para enviar el texto tal como está o descartar el diálogo.

Esta regla bloquea una conversación (interna o externa) cuando un texto o un archivo adjunto contiene un número de seguridad social.

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Reglas Crear regla Protección de datos.

   Ir a Protección de datos

   Se requiere tener los privilegios para ver y administrar la regla de DLP.

2. Agrega el nombre y la descripción de la regla, por ejemplo, Bloquear cuando se comparta el número de seguridad social en el chat.
3. En Google Chat, selecciona Mensaje enviado y Archivo subido (para archivos adjuntos).
4. Haz clic en Continuar.
5. En la sección Acciones, en Google Chat, selecciona Bloquear mensaje. También selecciona cuándo debe aplicarse la acción. Para este ejemplo, selecciona Conversaciones externas y Conversaciones internas. Deja seleccionadas las opciones Espacios, Chats grupales y Chats 1:1.
6. Opcional: En la sección Alertas, haz lo siguiente:
   • Elige un nivel de gravedad (Bajo, Medio o Alto) para la manera en que se informará un evento activado por esta regla en el panel de seguridad.
   • Elige si los eventos activados por esta regla también deben enviar una alerta al Centro de alertas. Además, elige si se deben enviar notificaciones de alerta por correo electrónico a todos los administradores avanzados o a otros destinatarios.
7. Haz clic en Continuar.
8. En la sección Permiso, elige Aplicar a todo <domain.name>, o bien elige buscar y también incluir o excluir unidades organizativas o grupos a los que se aplica la regla.
9. En la sección Condiciones de contenido, haz clic en Agregar condición y selecciona los siguientes valores:
   1. Tipo de contenido que se analizará: Todo el contenido (ten en cuenta que Todo el contenido es el único tipo de contenido disponible si seleccionas Google Chat, independientemente de las otras apps que selecciones)
   2. Qué se analizará: Coincide con el tipo de datos predefinido (recomendado)
   3. Seleccionar el tipo de datos: Número de seguridad social de Estados Unidos
   4. Umbral de probabilidad: Alto. Es el umbral de confianza para la condición. Esta es una medida adicional que se usa para determinar si los mensajes activan la acción de la regla.
   5. Cantidad mínima de coincidencias únicas: 1 Es la cantidad mínima de veces que debe ocurrir una coincidencia única en un mensaje o adjunto para que se active la acción.
   6. Cantidad mínima de coincidencias: 1 Cantidad de veces que debe aparecer el contenido en un mensaje o adjunto para activar la acción. Por ejemplo, si seleccionas 2, el contenido debe aparecer al menos dos veces en un mensaje para activar la acción.
10. Haz clic en Continuar para revisar los detalles de la regla. La acción para Chat es bloquear mensajes en conversaciones internas y externas.
11. Elige un estado para la regla:
    • Activa: Tu regla se ejecuta de inmediato.
    • Inactiva: Tu regla existe, pero no se ejecuta de inmediato. Esto te brinda tiempo para revisar la regla y compartirla con los miembros del equipo antes de la implementación. Puedes activar la regla más adelante en Seguridad Control de acceso y datos Protección de datos Administrar reglas. Haz clic en el estado Inactiva de la regla y selecciona Activa. La regla se ejecuta después de que la activas, y de que DLP realice un análisis en busca de contenido sensible.
12. Haz clic en Crear.

Esta regla de combinación bloquea el uso compartido externo de la información del pasaporte a través de un archivo adjunto de Chat o un archivo de Drive.

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Reglas Crear regla Protección de datos.

   Ir a Protección de datos

   Se requiere tener los privilegios para ver y administrar la regla de DLP.

2. Agrega el nombre y la descripción de la regla, por ejemplo, Bloquear cuando se comparte un número de pasaporte en Chat y Conduce.
3. En Google Drive, selecciona Archivos de Drive. En Google Chat, selecciona solo Se subió el archivo.
4. Haz clic en Continuar.
5. En la sección Acciones, haz lo siguiente:
   1. En Google Chat, selecciona Bloquear mensaje. Además, selecciona cuándo se debe aplicar la acción. Para este ejemplo, anula la selección de Conversaciones internas y deja seleccionada la opción Conversaciones externas. También puedes seleccionar a qué tipos de chats se aplicará la regla.
   2. En Google Drive, selecciona Bloquear uso compartido externo.
6. Opcional: En la sección Alertas, haz lo siguiente:
   • Elige un nivel de gravedad (Bajo, Medio o Alto) para la manera en que se informará un evento activado por esta regla en el panel de seguridad.
   • Elige si los eventos activados por esta regla también deben enviar una alerta al Centro de alertas. Además, elige si se deben enviar notificaciones de alerta por correo electrónico a todos los administradores avanzados o a otros destinatarios.
7. Haz clic en Continuar.
8. En la sección Permiso, elige Aplicar a todo <domain.name>, o bien elige buscar y también incluir o excluir unidades organizativas o grupos a los que se aplica la regla.
9. En la sección Condiciones de contenido, haz clic en Agregar condición y selecciona los siguientes valores:
   1. Tipo de contenido que se analizará: Todo el contenido (ten en cuenta que Todo el contenido es el único tipo de contenido disponible si seleccionas Google Chat, independientemente de las otras apps que selecciones).
   2. Qué se analizará: Coincide con el tipo de datos predefinido (recomendado)
   3. Seleccionar el tipo de datos: Pasaporte de Estados Unidos
   4. Umbral de probabilidad: Alto. Es el umbral de confianza para la condición. Esta es una medida adicional que se usa para determinar si los mensajes activan la acción.
   5. Cantidad mínima de coincidencias únicas: 1 Es la cantidad mínima de veces que debe ocurrir una coincidencia única en un documento para que se active la acción.
   6. Cantidad mínima de coincidencias: 1 Es la cantidad de veces que debe aparecer el contenido en un mensaje para activar la acción. Por ejemplo, si seleccionas 2, el contenido debe aparecer al menos dos veces en un mensaje para activar la acción.
10. Haz clic en Continuar para revisar los detalles de la regla. La acción de Chat es bloquear el contenido solo para las conversaciones externas. La acción para Drive es bloquear el uso compartido externo.
11. Elige un estado para la regla:
    • Activa: Tu regla se ejecuta de inmediato.
    • Inactiva: Tu regla existe, pero no se ejecuta de inmediato. Esto te brinda tiempo para revisar la regla y compartirla con los miembros del equipo antes de la implementación. Puedes activar la regla más adelante en Seguridad Control de acceso y datos Protección de datos Administrar reglas. Haz clic en el estado Inactiva de la regla y selecciona Activa. La regla se ejecuta después de que la activas, y de que DLP realice un análisis en busca de contenido sensible.
12. Haz clic en Crear.

En este ejemplo, registrarás cuándo el nombre clave de un proyecto (en este ejemplo, SpiderWeb) o el acrónimo del proyecto (en este ejemplo, SpdW) aparecen en los documentos subidos para Chat (como un archivo adjunto) en el registro de auditoría de reglas.

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Reglas Crear regla Protección de datos.

   Ir a Protección de datos

   Se requiere tener los privilegios para ver y administrar la regla de DLP.

2. Agrega el nombre y la descripción de la regla, por ejemplo, Registrar cuando se comparten nombres en Chat.
3. En Google Chat, selecciona solo Se subió el archivo.
4. Haz clic en Continuar.
5. En la sección Acciones, en Chat, selecciona Solo auditar. Además, en Chat, selecciona cuándo debe aplicarse la acción. En este ejemplo, selecciona Conversaciones externas y Conversaciones internas.
6. Opcional: En la sección Alertas, haz lo siguiente:
   • Elige un nivel de gravedad (Bajo, Medio o Alto) para la manera en que se informará un evento activado por esta regla en el panel de seguridad.
   • Elige si los eventos activados por esta regla también deben enviar una alerta al Centro de alertas. Además, elige si se deben enviar notificaciones de alerta por correo electrónico a todos los administradores avanzados o a otros destinatarios.
7. Haz clic en Continuar.
8. En la sección Permiso, elige Aplicar a todo <domain.name>, o bien elige buscar y también incluir o excluir unidades organizativas o grupos a los que se aplica la regla.
9. En la sección Condiciones de contenido, haz clic en Agregar condición y selecciona los siguientes valores:
   1. Tipo de contenido que se analizará: Todo el contenido (ten en cuenta que Todo el contenido es el único tipo de contenido disponible si seleccionas Google Chat, independientemente de las otras apps que selecciones).
   2. Qué se analizará: Contiene una cadena de texto
   3. Ingresa los contenidos que deben coincidir: SpiderWeb
10. Haz clic en Agregar condición para agregar una condición OR y selecciona los siguientes valores:
    1. Tipo de contenido que se analizará: Todo el contenido
    2. Qué se analizará: Contiene una cadena de texto
    3. Ingresa los contenidos que deben coincidir: SpdW
11. Haz clic en Continuar para revisar los detalles de la regla. En Acción, ten en cuenta que la acción para Chat es solo de auditoría y menciona que la acción se produce para conversaciones externas e internas.
12. Elige un estado para la regla:
    • Activa: Tu regla se ejecuta de inmediato.
    • Inactiva: Tu regla existe, pero no se ejecuta de inmediato. Esto te brinda tiempo para revisar la regla y compartirla con los miembros del equipo antes de la implementación. Puedes activar la regla más adelante en Seguridad Control de acceso y datos Protección de datos Administrar reglas. Haz clic en el estado Inactiva de la regla y selecciona Activa. La regla se ejecuta después de que la activas, y de que DLP realice un análisis en busca de contenido sensible.
13. Haz clic en Crear.

En este ejemplo, crearás un detector personalizado que enumera los términos sensibles del proyecto. Luego, usarás este detector personalizado como condición en una regla de DLP.

Crea el detector

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Seguridad Control de acceso y datos Protección de datos.

   Ir a Protección de datos

   Se requiere tener los privilegios de administrador para ver y administrar la regla de DLP.

2. Haz clic en Administrar detectores.
3. Haz clic en Agregar detector y, luego, en Lista de palabras.
4. En la ventana Agregar lista de palabras, haz lo siguiente:
   1. Agrega el nombre (por ejemplo, Términos sensibles) y una descripción.
   2. Agrega una lista de tus términos sensibles separados por comas. Ten en cuenta que se ignoran las mayúsculas y los símbolos, y solo se buscan coincidencias con palabras completas. Las palabras de los detectores de listas de palabras deben contener al menos 2 caracteres que sean letras o dígitos.
5. Haz clic en Crear. Ahora puedes usar el detector personalizado en una condición de regla.

Usa el detector personalizado en una regla

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Seguridad Control de acceso y datos Protección de datos.

   Ir a Protección de datos

   Se requiere tener los privilegios de administrador para ver y administrar la regla de DLP.

2. Haz clic en Administrar reglas Agregar regla Regla nueva.
3. Agrega el nombre (por ejemplo, Términos sensibles para advertir a los usuarios) y una descripción para la regla.
4. En Google Chat, selecciona Se envió el mensaje y Se subió el archivo.
5. Haz clic en Continuar.
6. En la sección Acciones, en Chat, selecciona Advertir a los usuarios. Además, en Chat, selecciona cuándo debe aplicarse la acción. Para este ejemplo, selecciona Conversaciones externas y Conversaciones internas.
7. Opcional: En la sección Alertas, haz lo siguiente:
   • Elige un nivel de gravedad (Bajo, Medio o Alto) para la manera en que se informará un evento activado por esta regla en el panel de seguridad.
   • Elige si los eventos activados por esta regla también deben enviar una alerta al Centro de alertas. Además, elige si se deben enviar notificaciones de alerta por correo electrónico a todos los administradores avanzados o a otros destinatarios.
8. En la sección Permiso, elige Aplicar a todo <domain.name>, o bien elige buscar y también incluir o excluir unidades organizativas o grupos a los que se aplica la regla.
9. En la sección Condiciones de contenido, haz clic en Agregar condición y selecciona los siguientes valores:
   • Tipo de contenido que se analizará: Todo el contenido (ten en cuenta que Todo el contenido es el único tipo de contenido disponible si seleccionas Google Chat, independientemente de las otras apps que selecciones).
   • Qué se analizará: Coincide con palabras de una lista
   • Nombre de la lista de palabras: Términos sensibles
   • Modo de coincidencia: Coincidir con cualquier palabra
   • Cantidad total mínima de veces que se detecta una palabra: 1
10. Haz clic en Continuar para revisar los detalles de la regla. En Acción, ten en cuenta que la acción para Chat es Advertir a los usuarios y menciona que la acción se produce en conversaciones externas e internas.
11. Elige un estado para la regla:
    • Activa: Tu regla se ejecuta de inmediato.
    • Inactiva: Tu regla existe, pero no se ejecuta de inmediato. Esto te brinda tiempo para revisar la regla y compartirla con los miembros del equipo antes de la implementación. Puedes activar la regla más adelante en Seguridad Control de acceso y datos Protección de datos Administrar reglas. Haz clic en el estado Inactiva de la regla y selecciona Activa. La regla se ejecuta después de que la activas, y de que DLP realice un análisis en busca de contenido sensible.
12. Haz clic en Crear.

Una plantilla de regla proporciona un conjunto de condiciones que abarcan muchas situaciones típicas de protección de datos. Usa una plantilla de regla para configurar políticas en situaciones comunes de protección de datos.

En este ejemplo, se usa una plantilla de regla para bloquear el envío de un mensaje de chat, la carga de un archivo en un chat o el uso compartido de un archivo de Drive si el mensaje o el archivo contiene información de identificación personal (PII) de EE.UU.

Antes de comenzar, accede a tu Cuenta de administrador avanzado o a una cuenta de administrador delegado con los siguientes privilegios:

• Privilegios de administrador de la unidad organizacional.
• Privilegios del administrador de grupos.
• Privilegios para ver y administrar la regla de DLP. Ten en cuenta que debes habilitar los permisos Ver y Administrar para tener acceso completo a la creación y edición de reglas. Te recomendamos crear una función personalizada que tenga ambos privilegios.
• Privilegios de Ver metadatos y atributos (obligatorios únicamente para el uso de la herramienta de investigación): Centro de seguridad Herramienta de investigación Regla Ver metadatos y atributos.

Obtén más información sobre los privilegios de administrador y cómo crear roles de administrador personalizados.

1. Ve a Menú Reglas.
2. Haz clic en Plantillas.
3. En la página Plantillas, haz clic en Prevent PII information sharing (US).
4. En la sección Nombre, acepta el nombre y la descripción predeterminados de la regla o ingresa valores nuevos.
5. En Apps, las siguientes opciones están preseleccionadas:
   • En Google Chat, se marcan las opciones Se envió el mensaje y Se subió el archivo.
   • En el caso de Gmail, se marca la opción Mensaje enviado.
   • En Google Drive, se selecciona Archivos de Drive.
6. Haz clic en Continuar para revisar las acciones predeterminadas seleccionadas para la plantilla de regla de PII (para Chat y Gmail, Bloquear mensaje; para Drive, Bloquear uso compartido externo).
7. Haz clic en Continuar.
8. En la sección Permiso, busca y selecciona los grupos de unidades organizativas a los que se aplica la regla.
9. Revisa las condiciones preseleccionadas predeterminadas para la plantilla de regla de PII:
   • Tipo de contenido que se analizará: Todo el contenido (ten en cuenta que Todo el contenido es el único tipo de contenido disponible si seleccionas Google Chat, independientemente de las otras apps que selecciones).
   • Qué se analizará: Coincide con el tipo de datos predefinido (recomendado)
   • Seleccionar el tipo de datos: Varios tipos de datos, incluidos el número de seguridad social, el número de licencia de conducir y el número de pasaporte de Estados Unidos
   • Umbral de probabilidad: Muy alto. Es el umbral de confianza para la condición. Esta es una medida adicional que se usa para determinar si los mensajes activan la acción.
   • Cantidad mínima de coincidencias únicas: 1 Es la cantidad mínima de veces que debe ocurrir una coincidencia única en un documento para que se active la acción.
   • Cantidad mínima de coincidencias: 1 Es la cantidad de veces que debe aparecer el contenido en un mensaje para activar la acción. Por ejemplo, si seleccionas 2, el contenido debe aparecer al menos dos veces en un mensaje para activar la acción.
10. Haz clic en Continuar para revisar los detalles de la regla.
11. Elige un estado para la regla:
    • Activa: Tu regla se ejecuta de inmediato.
    • Inactiva: Tu regla existe, pero no se ejecuta de inmediato. Esto te brinda tiempo para revisar la regla y compartirla con los miembros del equipo antes de la implementación. Puedes activar la regla más adelante en Seguridad Control de acceso y datos Protección de datos Administrar reglas. Haz clic en el estado Inactiva de la regla y selecciona Activa. La regla se ejecuta después de que la activas, y de que DLP realice un análisis en busca de contenido sensible.
12. Haz clic en Crear.

Como administrador de tu organización, puedes agregar un mensaje para que se muestre a los usuarios cuando se active una regla. Puedes personalizar el mensaje para ayudar a los usuarios a comprender y corregir el contenido infractor, y, luego, bloquear el mensaje o advertirles.

1. Ve a Menú Reglas.
2. En Clasificar y proteger el contenido sensible, haz clic en Crear regla.
3. Haz clic en Nombre y, luego, ingresa un nombre para la regla.
   (Opcional) Para ingresar una descripción de la regla, haz clic en Descripción y escríbela.
4. En Apps y Google Chat, elige una o más de las siguientes opciones:
   • Para aplicar la regla a los mensajes, marca la casilla Mensaje enviado.
   • Para aplicar la regla a los archivos adjuntos, marca la casilla Archivo subido.
5. Haz clic en Continuar.
6. Haz clic en Acción y elige una opción:
   • Para advertir a los usuarios, selecciona Advertir a los usuarios.
   • Para bloquear el mensaje, selecciona Bloquear mensaje.
7. Selecciona cuándo aplicar la regla y marca la casilla Personalizar mensaje.
8. Ingresa tu mensaje personalizado. Puedes crear mensajes de hasta 300 caracteres e insertar vínculos. Una URL insertada se tiene en cuenta para el límite de caracteres del mensaje.
9. Opcional: Si quieres elegir un nivel de gravedad para la manera de informar eventos activados por esta regla en la Consola del administrador, en Alertas, selecciona Bajo, Medio o Alto.
10. Opcional: Para enviar una alerta al Centro de alertas cuando la regla active un evento, marca la casilla Enviar al Centro de alertas y, para enviar una notificación sobre la alerta a todos los administradores avanzados, marca la casilla Todos los administradores avanzados. También puedes ingresar otros destinatarios de correo electrónico para las notificaciones.
11. En Permiso, elige una opción:
    • Para aplicar la regla a toda tu organización, selecciona All in domain.name.
    • Para aplicar la regla a unidades organizativas o grupos específicos, selecciona Unidades organizativas o grupos y, luego, incluye o excluye esas entidades.
12. (Opcional) Para agregar una condición, haz lo siguiente:
    1. Haga clic en Agregar condición. En el caso de Google Chat, Todo el contenido es la única opción.
    2. Haz clic en Qué se debe analizar y completa los atributos necesarios para el tipo de análisis.
       
       Si creas una regla de DLP sin condiciones, la regla aplicará la acción especificada a todos los mensajes de Chat y a todos los archivos subidos (según si seleccionas mensajes, archivos adjuntos o ambos cuando crees la regla).
13. Haz clic en Continuar y revisa los detalles de la regla.
14. Elige un estado para la regla:
    • Activa: Tu regla se ejecuta de inmediato.
    • Inactiva: Tu regla existe, pero no se ejecuta de inmediato. Esta opción te da tiempo para revisar la regla y compartirla con los miembros del equipo antes de la implementación. Para activar la regla más adelante, en la Consola del administrador, ve a Seguridad Control de acceso y datos Protección de datos Administrar reglas, cambia el estado a Activa y haz clic en Confirmar.
15. Haz clic en Crear.

1. En la página principal de la Consola del administrador, ve a Seguridad Control de acceso y datos Protección de datos.
2. En Parámetros de protección de datos, haz clic en Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El estado predeterminado es ACTIVADO. Si el OCR está DESACTIVADO, selecciona DESACTIVADO y desliza el control hasta ACTIVADO.
3. Haz clic en Guardar. Así se activa el OCR para las reglas de protección de datos que se aplican a Google Chat.

Nota: Una vez activado el OCR, su configuración se aplicará a todas las reglas de DLP para Chat. No se puede aplicar de manera selectiva a reglas específicas.

Puedes verificar que el OCR esté activado cuando crees una regla de protección de datos.

1. En la página principal de la Consola del administrador, ve a Reglas.
2. En Protect your sensitive content, haz clic en Create a rule.
3. Ingresa un nombre y una descripción para la regla.
4. En Apps, marca Se subió el archivo para Google Chat.
5. Haz clic para verificar si el OCR está activado. Si no está seleccionado el OCR para Google Chat, selecciona la casilla Google Chat y haz clic en Guardar.
6. Haz clic en Continuar para terminar de crear la regla. Para obtener ayuda sobre cómo crear reglas, consulta los ejemplos de reglas de la DLP de Chat que se encuentran más arriba.

No puedes ver el mensaje o el archivo adjunto original infractor en los siguientes casos:

• No se envió (se bloqueó). Solo se puede ver el contenido que se envía y que incumple una regla de solo auditoría.
• Se envió en una conversación que pertenece a otra organización.
• El mensaje superó el período de retención.