Om DLP för Gmail

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Standard och Frontline Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard och Education Plus. Jämför utgåvor

Med DLP för Gmail kan du skapa regler för dataskydd som hanterar känsligt innehåll som användarna delar i e-postmeddelanden. Med DLP för Gmail tillämpas regler på meddelanden som skickas till eller tas emot från personer inom och utanför organisationen.

Hur fungerar DLP för Gmail?

När en användare skickar eller tar emot ett e-postmeddelande skannar DLP meddelandet efter känsligt innehåll. Om ett meddelande eller en bilaga bryter mot en regel tillämpas åtgärden som definieras i regeln på meddelandet.

DLP för Gmail-flöde

1. Lägg till dataskyddsregler som definierar känsligt innehåll och åtgärden som vidtas för meddelanden med känsligt innehåll.
2. När en användare skickar eller tar emot ett e-postmeddelande skannar DLP innehållet efter regelmatchning.
3. Om en regel matchas tillämpar DLP den åtgärd som definieras i regeln.
4. Alla händelser loggas i Händelser i regellogg för granskning.

Vad skannas?

• Dokumentfiltyper — TXT, DOC, DOCX, RTF, HTML, XHTML, XML, PDF, PPT, PPTX, ODP, ODS, ODT, XLS, XLSX, PS, CSS, CSV, JSON, SH
• Bildfiltyper som är tillgängliga när optisk teckenigenkänning (OCR) är aktiverat: EPS, BMP, GIF, JPEG, PNG. För asynkrona DLP-skanningar skannar OCR även efter bilder i PDF-filer. OCR fungerar efter bästa förmåga och kan missa bilder.
• Komprimerade filtyper: BZIP, GZIP, RAR, TAR, ZIP
• Anpassade filtyper – HWP, KML, KMZ, SDC, SDD, SDW, SXC, SXI, SXW, WML, XPS
• filmetadata, till exempel filnamn och filnamnstillägg

Om ett meddelande har fler än en bilaga utlöses regeln om någon av bilagorna matchar regelvillkoret. Detta kan ibland leda till att regler som innehåller villkoret NOT ger oväntade resultat. Om till exempel villkoret NOT(content contains SSN) används och en av bilagorna innehåller SSN är villkoret sant och regeln utlöses inte.

Vad skannas inte?

• e-posttext och ämnesrader för regler som använder villkor för filnamn, tillägg eller typ.
• innehåll i lösenordsskyddade filer Använd regler för efterlevnad av bilagor om du vill blockera eller placera lösenordsskyddade bilagor i karantän. Mer information finns i Filtrera meddelanden med bilagor.

Förstå utlösare

Innan du definierar vilket innehåll regeln ska leta efter anger du den utlösare som ska starta genomsökningen. Med DLP för Gmail är utlösarna:

• Meddelande skickat – utgående meddelanden och bilagor skannas.
• Meddelande mottaget – inkommande meddelanden och bilagor skannas.

Förstå DLP-åtgärder

När känsligt innehåll hittas tillämpar regeln en åtgärd. Du kan välja bland åtgärderna i följande tabell.

Om du har liknande regler med olika svarsåtgärder har den striktare åtgärden företräde. Om till exempel en regel varnar användare när ett personnummer hittas och en annan regel blockerar användaren från att använda personnummer utlöses blockeringsregeln och användaren kan inte skicka eller ta emot e-postmeddelandet.

Om du väljer Meddelande har tagits emot som utlösare är de enda tillgängliga åtgärderna Endast granskning och Tillämpa klassificeringsetiketter.

Åtgärd	Beskrivning
Blockera meddelande	Endast utgående meddelanden. Blockerar leveransen av e-postmeddelanden och skickar en avisering till användaren. Du kan även lägga till ett anpassat meddelande för användarna. Händelsen loggas.
Varna användarna	Endast utgående meddelanden. Användaren kan fortsätta efter ett varningsmeddelande. Du kan även lägga till ett anpassat varningsmeddelande för användarna. Användarens val att fortsätta registreras i logghändelserna.
Karantänplacera meddelande	Endast utgående meddelanden. Placerar meddelanden i karantän så att en administratör kan granska dem innan de skickas eller returneras. Du kan även tillämpa karantänvillkor eller lägga till ett anpassat meddelande för användarna. Mer information finns i Konfigurera e-postkarantän.
Endast granskning	Användaren kan fortsätta utan avbrott och händelsen loggas. Du kan välja att granska meddelanden från externa avsändare, interna avsändare eller båda.
Tillämpa klassificeringsetiketter	Tillämpar en befintlig klassificeringsetikett på matchande e-postmeddelanden. Endast märkta etiketter och standardetiketter med fälttypen Alternativlista stöds. Du kan välja att tillämpa klassificeringsetiketter på meddelanden från externa avsändare, interna avsändare eller båda. En dataskyddsregel kan inte ha en klassificeringsetikett som både villkor och åtgärd. Mer information finns i Gmail DLP och automatiska klassificeringsetiketter.
Lägg till anpassad anteckning	Lägger till ett anpassat sidhuvud eller en sidfot i matchande e-postmeddelanden. Mer information finns i Lägga till anpassade anteckningar.

Så här fungerar DLP-villkor

Du kan skapa en dataskyddsregel utan villkor. I det här fallet gäller regeln för alla skickade meddelanden, alla mottagna filer eller båda (beroende på vilken utlösare du väljer).

Du kan även ange villkor i dataskyddsregeln som definierar vilket innehåll eller vilken aktivitet regeln ska söka efter. Du kan använda fördefinierade datatyper eller skapa egna anpassade innehållsdetektorer. Du kan även kombinera flera villkor med operatorerna AND, OR eller NOT.

Mer information finns i Så här använder du fördefinierade innehållsdetektorer, Skapa en anpassad detektor och Dataskyddsregler med operatorer för kapslade villkor.

Obs! Villkor som baseras på filnamn, filnamnstillägg eller filtyp gäller endast e-postbilagor. Dessa attribut genomsöks inte i e-postmeddelandets brödtext eller ämnesrad.

Innehållstyp att skanna	Det här ska du söka efter	Detaljer och användning
Allt innehåll	Matchar fördefinierad datatyp Innehåller textsträng Innehåller ordet Matchar vanligt uttryck Matchar ord från ordlistan	Söker igenom allt innehåll efter känsliga uppgifter. Alternativet Allt innehåll skannar bara fem rubriktyper: Ämne, Till, Från, Hemlig kopia och Kopia. Dessa rubriker är omedelbart tillgängliga för synkron skanning. Vi rekommenderar att du använder något av följande alternativ för att skanna alla meddelanderubriker: Lägg till flera villkor med operatorn OR för att skanna brevhuvuden. Skapa en separat regel specifikt för att skanna e-postrubriker.
Body	Matchar fördefinierad datatyp Innehåller textsträng Innehåller ordet Matchar vanligt uttryck Matchar ord från ordlistan	Söker igenom meddelandetext och bilagor efter känsliga uppgifter.
Klassificeringsetikett	Är	om en klassificeringsetikett har tillämpats på meddelandet Mer information finns i Gmail DLP och automatiska klassificeringsetiketter. En dataskyddsregel kan inte ha en klassificeringsetikett som både villkor och åtgärd.
Status är konfidentiellt läge	är aktiverat är inaktiverat.	Om konfidentiellt läge har aktiverats för meddelandet. Mer information finns i Skydda Gmail-meddelanden med konfidentiellt läge.
E-postrubriker	Matchar fördefinierad datatyp Innehåller textsträng Innehåller ordet Matchar vanligt uttryck Matchar ord från ordlistan	Söker igenom brevhuvuden efter känsliga uppgifter. De flesta rubriker skannas asynkront, men rubrikerna Ämne, Till, Från, Hemlig kopia och Kopia skannas både asynkront och synkront. Undvik att störa användarna genom att inte ange ett negativt matchningsvillkor (ett NOT-villkor) för ej tillgängliga e-postrubriker.
Ämne	Matchar fördefinierad datatyp Innehåller textsträng Innehåller ordet Matchar vanligt uttryck Matchar ord från ordlistan	Söker synkront igenom e-postämnen efter känsliga uppgifter.
Filnamn	Innehåller textsträng Innehåller ordet	Söker igenom det exakta filnamnet på e-postbilagor. Det här villkoret genomsöker inte e-postmeddelandets brödtext eller ämnesrad.
File extension (Filnamnstillägg)	Är lika med valfri textsträng	Söker igenom filnamnstillägg för e-postbilagor. Inkludera inte en punkt (ange pdf, inte .pdf).
Filtyp	Matchar vanlig MIME-typ Matchar anpassad MIME-typ Matchar systemfilskategori	Skannar den strukturella filtypen (MIME-typ) för e-postbilagor för att identifiera specifika medieformat eller systemfilklasser, oavsett vad tilläggstexten säger. Det här villkoret genomsöker inte e-postmeddelandets brödtext eller ämnesrad.

Skapa en regel

Du skapar regeln när du har bestämt vad du vill att den ska göra. Mer information finns i Skapa dataskyddsregler.

Vanliga användningsfall

I följande tabell finns exempel på hur du kan kombinera en utlösare (vad användaren gör), villkor (vad som kontrolleras) och en specifik åtgärd (tillämpningen) för att definiera din DLP-policy. Så här använder du tabellen:

1. Välj en utlösare.
2. Mappa villkorsvärden till motsvarande alternativ.
3. Välj en åtgärd.

Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer

Användningsfall	Utlösare	Villkor	Åtgärd
Varna användare när Gmail-meddelanden eller bilagor innehåller ett kreditkortsnummer	Google Gmail Meddelandet har skickats	Innehållstyp: Allt innehåll Matchning: Matchar fördefinierad datatyp Datatyp: Globalt – kreditkortsnummer Sannolikhetströskel: Hög Minsta antal unika matchningar: 1 Minsta antal matchningar: 1	Varna användarna
Blockera Gmail-meddelanden när meddelandetexten innehåller ett amerikanskt personligt skatteregistreringsnummer och meddelandet inte använder konfidentiellt läge	Google Gmail Meddelandet har skickats	Villkor 1: Innehållstyp: Brödtext Matchning: Matchar fördefinierad datatyp Datatyp: USA – individuellt skatteregistreringsnummer AND Villkor 2: Innehållstyp: Status är konfidentiellt läge Värde: Inaktiverad	Blockera meddelande
Klassificera inkommande e-postmeddelanden från ett internt jobb	Google Gmail Meddelande mottaget	Innehållstyp: E-postrubriker Matchning: Innehåller textsträng Värde: an-internal-job-address@example.com Minsta antal gånger mönstret upprepas: 1	Tillämpa klassificeringsetikett: Internt

Förstå prioriteringar och konflikter för DLP-regler

När ett e-postmeddelande utlöser en eller flera regler för förebyggande av dataförlust (DLP) vidtar Gmail åtgärder för att skydda data i e-postmeddelanden. Om ett enskilt meddelande utlöser flera regler följer Gmail en uppsättning prioriteringssteg för att säkerställa att den viktigaste eller mest skyddande åtgärden sker först.

Om flera regler till exempel gäller för ett meddelande blockerar Gmail i stället för att karantänplacera och karantänplacerar i stället för att varna. Detta säkerställer att känslig data alltid hanteras av den striktaste regeln som gäller för ett meddelande.

DLP-åtgärdstyper

Åtgärder kategoriseras utifrån hur de påverkar meddelandet eller användaren. Här är några termer som används i följande tabell:

• Klientsidan – åtgärder som sker i Gmail-vyn Skriv när användaren skriver meddelandet, till exempel en varningsdialogruta.
• På serversidan – åtgärder som sker efter att användaren klickar på Skicka i ett nytt meddelande, medan Gmails leveranssystem behandlar meddelandet.
• Konflikt – när två olika regler gäller för samma e-postmeddelande. En regel kan till exempel varna användaren och en annan kan blockera meddelandet från att skickas.

Åtgärdskategori	Beskrivning	När det händer	Exempel
Leveranskontroller	Ändrar om e-postmeddelandet faktiskt skickas. De här är de viktigaste.	När du skriver och efter att du har skickat	Blockera, placera i karantän, varna användare
Rapportering och loggar	Sparar en post om händelsen så att du kan granska den senare utan att meddelandet påverkas	När du skriver och efter att du har skickat	Endast granskning
Ändringar av meddelandemetadata	uppdaterar dold information eller etiketter i e-postmeddelandet (till exempel känslighetsetiketter)	När du skriver och efter att du har skickat Dessa åtgärder utförs alltid på meddelanden, oberoende av andra åtgärder som aktiveras. Taggar läggs till när en användare skriver ett meddelande, men de kan vanligtvis inte ändras när ett meddelande redan har lagrats i systemet.	Tillämpa etiketter
E-poständringar	lägger till eller ändrar text i själva e-postmeddelandet	Endast efter att ha skickat	Lägga till en sidfot
Varningar	Skickar en avisering till administratören eller till en viss person	När du skriver och efter att du har skickat	Avisering från varningscentret

Så hanterar Gmail prioriteringar och konflikter i DLP-regler

Om ett meddelande aktiverar flera regler använder Gmail följande logik för att avgöra hur reglerna ska tillämpas på meddelandet:

Visningsprioritet – från mest till minst strikt

Om flera regler gäller för ett meddelande tillämpar Gmail endast den mest restriktiva. Så här prioriteras meddelandeåtgärder:

• Blockera meddelande (högsta prioritet) – meddelandet blockeras omedelbart från att skickas och användaren får en varning om att meddelandet inte har skickats.
• Karantänmeddelande – e-postmeddelandet hålls kvar tills en administratör godkänner eller avvisar sändningen och användaren får en varning.
• Varna användaren – användaren får en varning om meddelandeinnehållet. De kan välja att skicka meddelandet ändå.

När ett meddelande aktiverar flera DLP-regler med samma åtgärd (till exempel blockering av meddelandet) tillämpar Gmail bara en av dem. Gmail tillämpar den första regeln i alfabetisk ordning efter regelresursnamnet. Om ett meddelande till exempel aktiverar två blockeringsregler, en med regelresursnamnet policies/abb7a1e4c9f2d8a och en med regelresursnamnet policies/bb7aa1e4c9f2d8a, tillämpar Gmail endast regeln policies/abb7a1e4c9f2d8a. Gmail ignorerar den andra regeln.

Lösa etikettkonflikter – system och användare

Om regler försöker tillämpa etiketter, till exempel Offentligt eller Konfidentiellt:

• DLP och DLP – om en ny DLP-regel tillämpar en annan etikett än en gammal DLP-regel har den nyare etiketten företräde och ersätter den gamla etiketten.
• Användare och DLP – om en användare väljer en etikett manuellt och den aktiverade DLP-regeln tillåter användaråsidosättningar ersätter Gmail inte den användarvalda etiketten med en automatisk DLP-etikett.

Ändringar i meddelandeinnehåll

Ändringar av meddelandeinnehåll som görs med DLP-regler har lägre prioritet än regler för DLP-leveransåtgärder (varna, karantän, blockera). Exempel på ändringar av meddelandeinnehåll är att lägga till en sidfot i ett meddelande och lägga till ett prefix i ett meddelandeämne.

Om ett meddelande aktiverar flera regler för att lägga till en sidfot tillämpar Gmail reglerna i alfabetisk ordning baserat på varje regels resursnamn och lägger till alla sidfötter. Läs mer om hur du hittar en regels resursnamn.

Inspelningar och varningar

• Rapporter: Gmail registrerar alla regler som aktiveras, även om åtgärden hoppades över eftersom en annan regel hade företräde.
• Varningar: Användarna får en varning endast när den specifika åtgärden faktiskt inträffar. Om en karantänåtgärd till exempel har konfigurerats men meddelandet i stället blockerades får användarna ingen karantänvarning.

Om synkron och asynkron skanning

När Gmail-meddelanden skickas kan regler genomsökas synkront eller asynkront:

• Synkron skanning – dataskyddsregler skannas när användaren klickar på Skicka. Användaren meddelas om känsligt innehåll innan meddelandet lämnar postlådan. Gmail på webben och Gmail-appen utför synkron genomsökning.

  Obs! E-postmeddelanden som en användare sparar som utkast skannas också och användaren meddelas om känsligt innehåll.

• Asynkron skanning – dataskyddsregler skannas när meddelandet lämnar avsändarens postlåda. Användarna får ett meddelande om att meddelandet är blockerat eller karantänplacerat innan det levereras till mottagaren. Asynkron skanning sker när en användare skickar ett meddelande med en e-postapp från tredje part och när synkron skanning misslyckas.

När Gmail-meddelanden tas emot genomsöks reglerna innan meddelandet levereras till mottagarens postlåda.

Resultat av synkron och asynkron skanning av skickade meddelanden

DLP för Gmail-interaktioner

Hur interagerar DLP med andra e-postregler?

Dataskyddsregler utvärderas före regler för innehållsefterlevnad och dirigeringsregler.

Om dataskyddsregler inte godkänner blockerings- eller karantänåtgärder för ett meddelande utvärderas meddelandet av regler för innehållsefterlevnad och dirigering. Om en regel för innehållsefterlevnad eller dirigering tillämpar en åtgärd som skapar en ny kopia av meddelandet (till exempel lägger till en ny mottagare) skannar DLP de nya kopiorna av meddelandet innan de skickas.

Mer information finns i Konfigurera regler för avancerad filtrering av e-postinnehåll.

Hur interagerar DLP för Gmail med grupper?

För e-postmeddelanden som skickas till eller tas emot av grupper (till exempel support@example.com) gäller dataskyddsregler endast när regeln har angetts för hela organisationen.

För meddelanden som skickas till grupper gör DLP för Gmail följande:

• Skannar endast meddelanden när de levereras utanför organisationen.
• Stöder endast åtgärden Blockera meddelande.

För meddelanden som tas emot av grupper gör DLP för Gmail följande:

• Skannar endast den ursprungliga kopian av meddelandet.
• Tillämpar samma klassificeringsetiketter på alla gruppmedlemmar.

Undersöka händelser i dataskyddsregler med verktyget för säkerhetsutredningar

Exportera DLP-överträdelser med BigQuery

Du kan exportera DLP-överträdelser som loggas i regellogghändelser till anpassade tabeller för vidare utredning. Mer information finns i Konfigurera export av tjänstloggar till BigQuery.

Dela din feedback

Klicka på Skicka feedback på en dataskyddssida i administratörskonsolen.

Relaterade ämnen

• Gmail DLP och automatiska klassificeringsetiketter
• Visa storleksbegränsningar för DLP-innehåll och -regler
• Använd optisk teckenigenkänning för att läsa bilder
• Alternativ för vidarebefordran av e-post och leverans för Google Workspace
• Konfigurera e-postkarantän
• Logghändelser för regel