Zoals u in Google Workspace kunt aanpassen wat er gebeurt met ontvangen e-mails, kunnen externe ontvangers ook hun e-mailsysteem aanpassen aan hun behoeften. Er kunnen daardoor problemen optreden met e-mails die u naar deze gebruikers stuurt.
Veelvoorkomende problemen en aanbevolen acties
Het duurt meer dan een uur voordat een e-mail in de inbox van iemand aankomt
- Als de e-mail minder dan 30 dagen geleden is gestuurd, kunt u Zoeken in e-maillogboeken gebruiken om de overdracht van uw bericht naar het e-mailsysteem van de ontvanger te traceren.
- U kunt er ook op een andere manier achter komen waardoor een e-mail vertraagd is bezorgd. Kopieer de berichtkop en plak deze in de koptekstanalysetool. Hier staat of de e-mail is vertraagd tijdens het transport of nadat de e-mailserver van de ontvanger het bericht heeft geaccepteerd voor bezorging.
De e-mailserver van de ontvanger weigert verbindingen van Google
Als de server van een ontvanger een extern verzonden bericht weigert dat wordt verzonden door de Google-servers, levert Google een weigeringsrapport. Dit wordt ook wel een 'bouncebericht' genoemd. Het bericht verschijnt in de inbox van de gebruiker met de melding dat het bericht is teruggestuurd.
In het bouncebericht staat meestal de SMTP-reactie van de ontvangende server. Hieraan kunt u vaak zien waarom de server het bericht heeft geweigerd.
- Neem contact op met de ontvanger om deze op de hoogte te stellen van het probleem en stel voor uw domein of e-mailadres toe te voegen aan de toelatingslijst.
- Neem contact op met support als u nog meer hulp nodig heeft.
Het systeem van de ontvanger markeert verzonden e-mails als spam
SPF-, DKIM- en DMARC-records instellen voor uw domein. Zo kunnen ontvangers de authenticiteit en bron verifiëren van de berichten die ze van u krijgen.
Praktische tips voor het verzenden van e-mails
Beheerders moeten de volgende acties uitvoeren om te voorkomen dat zich bovenstaande problemen voordoen.
Onze richtlijnen voor e-mailverzenders volgen
Als u regelmatig enquêtes, flyers of andere communicaties naar veel mensen tegelijk stuurt via Google Workspace of een e-mailsysteem van derden, volgt u de vereisten en aanbevelingen in de Richtlijnen voor e-mailverzenders. Als u deze richtlijnen volgt, is er minder kans dat de e-mailsystemen van de ontvangers uw berichten markeren als spam of uw domein blokkeren.
E-mails uit andere systemen via Google Workspace sturen
In de volgende situaties kunt u SMTP-relay gebruiken:
- Als u instelt dat een scanner, printer of web-app e-mails kan verzenden (bijvoorbeeld bij scannen naar e-mail).
- Als u uitgaande berichten scant op spam met een ander e-mailsysteem dan dat van Google (zoals CRM, ticketsystemen of automatische marketingmails).
SMTP-relay zorgt dat deze e-mails worden geverifieerd, omdat het lijkt alsof deze niet-Google-mails afkomstig zijn uit uw Google Workspace-domein.
De ontvanger vragen uw domein op de toelatingslijst te zetten
Een toelatingslijst is een lijst met goedgekeurde afzenders. Hoewel het aan de ontvanger is, wordt het risico dat toekomstige e-mails niet aankomen grotendeels weggenomen als een domein aan een toelatingslijst wordt toegevoegd. U kunt hetzelfde doen door het domein van de ontvanger toe te voegen aan het spamfilter.