Net zoals je Google Workspace aanpast voor het verwerken van inkomende e-mail, configureren sommige externe ontvangers hun e-mailsysteem naar eigen behoefte. Hierdoor kun je problemen ondervinden met e-mails die je naar hen verzendt.
Veelvoorkomende problemen en aanbevolen acties
Het duurt meer dan een uur voordat een e-mail in iemands inbox terechtkomt.
- Als de e-mail minder dan 30 dagen geleden is verzonden, kunt u met behulp van de zoekfunctie voor e-maillogboeken het traject van uw bericht naar het e-mailsysteem van de ontvanger traceren.
- Een andere manier om een vertraging in de e-mailbezorging te ontdekken, is door een kopie van de header van het ontvangen bericht te maken en deze in een tool voor headeranalyse te plakken. Deze tool laat zien of de e-mail vertraging opliep tijdens het transport of nadat de mailserver van de ontvanger het bericht had geaccepteerd voor bezorging.
De mailserver van de ontvanger heeft verbindingen van Google geweigerd.
Als een ontvangende server een extern verzonden bericht, dat via Google-servers is verstuurd, weigert , geeft Google een melding van niet-bezorging. Dit wordt soms een 'bounce-bericht' genoemd. Het verschijnt in de inbox van de gebruiker en vermeldt dat het bericht is teruggestuurd .
Het bouncebericht bevat meestal het SMTP-antwoord van de ontvangende server, wat een goede indicatie geeft van waarom de server het pakket heeft geweigerd.
- Neem contact op met de ontvanger om hem of haar op de hoogte te stellen van het probleem en voor te stellen uw domein of e-mailadres toe te voegen aan de lijst met veilige afzenders.
- Als je nog steeds hulp nodig hebt, neem dan contact op met de supportafdeling .
Het systeem van de ontvanger heeft de verzonden e-mails als spam gemarkeerd.
Stel SPF- , DKIM- en DMARC -records in voor uw domein. Dit zorgt ervoor dat ontvangers de authenticiteit en de bron van de berichten die ze van u ontvangen, kunnen verifiëren.
Beste werkwijzen voor het versturen van e-mails
Om het risico op de bovengenoemde problemen te verkleinen, dienen beheerders de volgende werkwijzen toe te passen.
Volg onze richtlijnen voor het verzenden van e-mails.
Als u regelmatig enquêtes, flyers of andere massaberichten verstuurt via Google Workspace of een extern e-mailsysteem, volg dan de vereisten en aanbevelingen in de richtlijnen voor e-mailverzenders . Door deze richtlijnen te volgen, verkleint u het risico dat de e-mailsystemen van de ontvangers uw berichten als spam markeren of uw domein blokkeren.
E-mails van andere systemen routeren via Google Workspace
Je kunt SMTP-relay gebruiken als je:
- Stel een scanner, printer of webapplicatie in om e-mail te verzenden (bijvoorbeeld scannen naar e-mail).
- Gebruik een aanvullend systeem (niet van Google) dat e-mail kan verwerken (bijvoorbeeld een CRM-, ticketing- of marketingautomatiseringssysteem) om uitgaande berichten op spam te controleren.
Door ervoor te zorgen dat e-mails die niet van Google afkomstig zijn, lijken te komen van uw Google Workspace-domein, zorgt SMTP-relay ervoor dat deze e-mails worden geverifieerd.
Vraag de ontvanger om uw domein aan zijn of haar whitelist toe te voegen.
Een whitelist is een lijst met goedgekeurde afzenders. Hoewel de ontvanger zelf kan beslissen of hij/zij dit doet, verkleint het toevoegen van een domein aan een whitelist grotendeels de kans dat toekomstige e-mails niet aankomen. U kunt hetzelfde voor hen doen door hun domein toe te voegen aan het spamfilter .