Tak samo jak Ty modyfikujesz ustawienia Google Workspace dotyczące obsługi przychodzących e-maili, niektórzy odbiorcy spoza organizacji mogli skonfigurować swój system poczty e-mail zgodnie ze swoimi potrzebami. W rezultacie mogą wystąpić problemy podczas wysyłania im wiadomości.
Typowe problemy i zalecane czynności
E-mail dociera do skrzynki odbiorczej adresata po ponad godzinie
- Jeśli e-mail został wysłany mniej niż 30 dni temu, możesz użyć przeszukiwania dzienników poczty e-mail, aby prześledzić drogę wiadomości do systemu poczty e-mail odbiorcy.
- Innym sposobem na odkrycie przyczyny opóźnienia w dostarczeniu e-maila jest skopiowanie nagłówka otrzymanej wiadomości i wklejenie go do narzędzia służącego do analizowania nagłówków. Wskazuje, czy e-mail został opóźniony w trakcie przesyłania lub po tym, jak serwer poczty odbiorcy zaakceptował wiadomość do dostarczenia.
Serwer poczty adresata odrzuca połączenia z Google
Jeśli serwer adresata odrzuci wiadomość zewnętrzną przesłaną z serwerów Google, otrzymasz raport o niedoręczeniu (nazywany wiadomością o problemie z dostarczeniem). Pojawi się ona w skrzynce odbiorczej użytkownika z informacją, że wiadomość została odrzucona.
Wiadomość o problemie z dostarczeniem zwykle zawiera odpowiedź SMTP z serwera adresata, która określa powód odrzucenia e-maila przez serwer.
- Skontaktuj się z adresatem, aby poinformować go o problemie i zaproponować dodanie Twojej domeny lub adresu e-mail do listy dozwolonych.
- Jeśli wciąż potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z zespołem pomocy.
System odbiorcy oznacza wysłane e-maile jako spam
Skonfiguruj rekordy SPF, DKIM i DMARC dla swojej domeny. Dzięki temu adresaci będą mogli zweryfikować autentyczność otrzymywanych od Ciebie e-maili.
Sprawdzone metody wysyłania e-maili
Aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia powyższych problemów, administratorzy powinni zastosować następujące metody.
Zastosowanie naszych wskazówek dla nadawców e-maili
Jeśli regularnie wysyłasz e-maile z ankietami, ulotki lub inną komunikację masową przy użyciu Google Workspace lub systemu poczty e-mail innej firmy, postępuj zgodnie z wymaganiami i zaleceniami określonymi we Wskazówkach dla nadawców e-maili. Postępowanie zgodnie z tymi wskazówkami zmniejsza ryzyko oznaczenia Twoich wiadomości jako spamu lub zablokowania Twojej domeny przez systemy poczty adresatów.
Kierowanie poczty z innych systemów przez Google Workspace
Możesz użyć usługi przekaźnika SMTP, jeśli:
- konfigurujesz skaner, drukarkę lub aplikację internetową do wysyłania e-maili (na przykład skanowanie do e-maila);
- korzystasz z dodatkowego systemu obsługującego pocztę e-mail innego niż Google (takiego jak CRM, system zgłoszeniowy czy system automatyzacji marketingu) do skanowania w poszukiwaniu spamu wiadomości wychodzących.
Usługa przekaźnika SMTP sprawia, że e-maile spoza Google wyglądają tak, jakby pochodziły z domeny Google Workspace, dzięki czemu mogą zostać uwierzytelnione.
Proszenie adresata o umieszczenie Twojej domeny na liście dozwolonych
Lista dozwolonych to lista zatwierdzonych nadawców. Dodanie domeny do listy dozwolonych w dużej mierze eliminuje ryzyko, że przyszłe e-maile nie dotrą do odbiorcy, choć to on decyduje o tym, czy to zrobić. Możesz zrobić dla adresata to samo i dodać jego domenę do filtra spamu.