Tak samo jak Ty modyfikujesz ustawienia Google Workspace dotyczące obsługi przychodzących e-maili, niektórzy adresaci spoza organizacji mogli skonfigurować swój system poczty e-mail zgodnie ze swoimi potrzebami. W rezultacie mogą wystąpić problemy podczas wysyłania im wiadomości.
Typowe problemy i zalecane czynności
E-mail dociera do skrzynki odbiorczej adresata po ponad godzinie
- Jeśli e-mail został wysłany mniej niż 30 dni temu, możesz skorzystać z przeszukiwania dzienników poczty e-mail, aby prześledzić drogę, jaką wiadomość przebyła do systemu poczty e-mail adresata.
- Innym sposobem na odkrycie przyczyny opóźnienia w dostarczeniu e-maila jest skopiowanie nagłówka otrzymanej wiadomości i wklejenie go do narzędzia służącego do analizowania nagłówków. Pozwala to sprawdzić, czy e-mail został opóźniony podczas przesyłania czy po zostaniu zaakceptowanym przez serwer poczty e-mail adresata.
Serwer poczty adresata odrzuca połączenia z Google
Jeśli serwer adresata odrzuci wiadomość zewnętrzną przesłaną z serwerów Google, otrzymasz raport o niedoręczeniu. (nazywany wiadomością o problemie z dostarczeniem). Pojawia się on w skrzynce odbiorczej użytkownika i informuje, że e-mail został odrzucony.
W wiadomości o problemie z dostarczeniem zwykle zawarta jest odpowiedź SMTP z serwera adresata, która określa powód odrzucenia e-maila przez serwer.
- Skontaktuj się z adresatem, poinformuj go o problemie i poproś o dodanie Twojej domeny lub adresu e-mail do listy dozwolonych.
- Jeśli nadal potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z zespołem pomocy.
System odbiorcy oznacza wysłane e-maile jako spam
Skonfiguruj rekordy SPF, DKIM i DMARC dla swojej domeny. Dzięki temu adresaci będą mogli zweryfikować autentyczność otrzymywanych od Ciebie e-maili.
Sprawdzone metody wysyłania e-maili
Aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia powyższych problemów, administratorzy powinni zastosować następujące metody.
Postępowanie zgodnie z naszymi wskazówkami dla nadawców e-maili
Jeśli regularnie wysyłasz e-maile z ankietami, ulotki lub inną komunikację masową przy użyciu Google Workspace lub systemu poczty e-mail innej firmy, postępuj zgodnie z wymaganiami i zaleceniami określonymi we Wskazówkach dla nadawców e-maili. Postępowanie zgodnie z tymi wskazówkami zmniejsza ryzyko oznaczenia Twoich wiadomości jako spamu lub zablokowania Twojej domeny przez systemy poczty adresatów.
Kierowanie poczty z innych systemów przez Google Workspace
Możesz użyć usługi przekaźnika SMTP, jeśli:
- konfigurujesz skaner, drukarkę lub aplikację internetową do wysyłania e-maili (na przykład skanowanie do e-maila);
- korzystasz z dodatkowego systemu obsługującego pocztę e-mail innego niż Google (takiego jak CRM, system zgłoszeniowy czy system automatyzacji marketingu) do skanowania w poszukiwaniu spamu wiadomości wychodzących.
Dzięki temu, że e-maile spoza Google wyglądają tak, jakby pochodziły z domeny Google Workspace, usługa przekaźnika SMTP uwierzytelnia te e-maile.
Proszenie adresata o umieszczenie Twojej domeny na liście dozwolonych
Lista dozwolonych to lista zatwierdzonych nadawców. Jeśli adresat zdecyduje się umieścić Twoją domenę na swojej liście dozwolonych, wyeliminuje ryzyko nieotrzymania od Ciebie e-maili. Możesz zrobić dla adresata to samo i dodać jego domenę do filtra spamu.