Gérer votre liste d'adresses globale

Lorsque vous activez Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), la liste d'adresses globale (LAG) de votre organisation dans Google Workspace devient automatiquement disponible pour chaque utilisateur GWSMO dans Outlook.

L'AGL est un annuaire partagé dans lequel vous pouvez effectuer des recherches. Il contient tous les utilisateurs, groupes, contacts partagés et ressources définis pour votre domaine Google Workspace. Ces mêmes contacts mondiaux sont disponibles dans l'interface Web de Gmail.

Par défaut, les adresses de cette liste sont partagées avec tous les utilisateurs de votre organisation. Elles incluent l'adresse e-mail principale de chaque utilisateur, ainsi que les alias ou les pseudonymes d'adresse e-mail. Le format de leur nom (par exemple, "Nom, Prénom" ou "Prénom, Nom") suit les paramètres de format de nom Gmail.

Si vous modifiez la LAG dans Google Workspace, la liste de chaque utilisateur est également mise à jour dans Outlook. Il peut s'écouler jusqu'à 24 heures avant que les mises à jour soient disponibles dans Outlook ou que les utilisateurs puissent consulter la LAG après avoir installé GWSMO.

Quelles fonctions sont disponibles ou non disponibles pour les utilisateurs Outlook ?

Les utilisateurs de GWSMO peuvent :

• Affichez la liste d'adresses globale de tous les utilisateurs, groupes, contacts partagés et ressources Google Workspace de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez Champs acceptés ci-dessous.
• Recherchez des contacts par utilisateur, groupe et adresse de ressource dans le carnet d'adresses Outlook. La saisie des premiers caractères d'une adresse répertoriée dans le carnet permet d'obtenir de manière semi-automatique les premières adresses qui correspondent ;
• rechercher les informations sur la disponibilité des autres utilisateurs et ressources, comme les salles de conférence. Vous pouvez également inclure des informations de disponibilité pour les membres de votre organisation qui utilisent encore Microsoft Exchange. Pour en savoir plus, consultez Configurer les informations de disponibilité pour les utilisateurs Exchange.

Les utilisateurs de GWSMO dans Outlook ne peuvent pas afficher les données Exchange qui n'ont pas été répliquées dans Google Workspace.

Gérer la LAG

En tant qu'administrateur Annuaire, vous pouvez gérer la liste d'adresses globale pour contrôler la visibilité des informations utilisateur dans Google Contacts et d'autres services Google. Si les utilisateurs de votre domaine ne peuvent accéder à aucune adresse globale dans Outlook ou Gmail, vérifiez que le partage des contacts est activé dans la console d'administration Google.

Pour modifier les paramètres de partage des contacts, vous devez être super-administrateur ou administrateur des services, ou disposer des droits d'accès aux services des paramètres de l'annuaire dans un rôle personnalisé. Pour en savoir plus, consultez Désigner un utilisateur comme administrateur ou Créer, modifier et supprimer des rôles d'administrateur personnalisés.

Activer l'annuaire

Pour vous assurer que la LAG est disponible pour les utilisateurs de GWSMO, vous devez activer le répertoire de votre organisation et définir les paramètres de partage des contacts dans la console d'administration Google. Pour en savoir plus, consultez Activer l'annuaire et définir les options de partage.

Désactiver l'annuaire

Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs aient accès à la LAG, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité pour l'ensemble de l'organisation ou pour un utilisateur individuel :

• Pour désactiver le partage de contacts pour votre organisation et masquer toutes les adresses globales pour vos utilisateurs, accédez à Désactiver l'annuaire.
•  Pour désactiver le partage de contacts pour un utilisateur spécifique, ajoutez une clé de registre à son ordinateur. Consultez Désactiver la liste d'adresses globale d'un utilisateur.

Remarque : Vous devrez peut-être également désactiver l'annuaire lors de sa configuration initiale ou lors d'un dépannage.

Paramètres supplémentaires de l'annuaire

Voici d'autres paramètres de l'annuaire susceptibles de vous intéresser :

• Déterminez comment les membres de votre organisation voient les adresses e-mail : Définissez les adresses e-mail devant figurer dans l'annuaire.
• Définir les utilisateurs visibles par d'autres membres de votre organisation : Définir les utilisateurs visibles par d'autres membres dans un annuaire
• Masquer des profils dans l'annuaire de votre organisation : Masquer un utilisateur dans l'annuaire

Champs d'adresses globales

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