Nếu có ít hơn 50 người dùng, bạn có thể chỉ cần sử dụng đơn vị tổ chức để Bật hoặc tắt một dịch vụ cho người dùng Google Workspace.
Nếu tắt một dịch vụ cho một hoặc nhiều đơn vị tổ chức, bạn có thể bật dịch vụ đó cho một số thành viên bằng cách sử dụng nhóm quản lý quyền truy cập. Điều này giúp bạn cấp quyền truy cập cho một số người dùng mà không cần thay đổi cấu trúc tổ chức.
Ví dụ: YouTube hiện đang tắt cho tất cả các đơn vị tổ chức. Tuy nhiên, một số người trong nhóm Tiếp thị và Bán hàng cần có quyền truy cập vào YouTube. Để ghi đè chế độ cài đặt đơn vị tổ chức của những người đó cho chính sách này, hãy thêm họ vào một nhóm truy cập rồi bật YouTube cho nhóm đó.
Trên trang này
- Các lựa chọn cấp cho người dùng quyền sử dụng các dịch vụ
- Cách sử dụng nhóm quản lý quyền truy cập
- Thiết lập nhóm truy cập
- Xác minh chế độ cài đặt
- Chỉnh sửa nhóm quản lý quyền truy cập
- Khắc phục sự cố
Các lựa chọn cấp cho người dùng quyền sử dụng các dịch vụ
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, bạn có thể vô hiệu hoá quyền sử dụng bất kỳ dịch vụ nào của Google như Google Drive đối với một đơn vị tổ chức. Sau đó, nếu một số người dùng trong đơn vị tổ chức đó cần dùng Drive, bạn có 2 phương án:
- Chuyển những người dùng đó vào một đơn vị tổ chức có bật Drive.
- Hoặc thêm những người dùng đó vào một nhóm quản lý quyền truy cập rồi bật Drive cho nhóm đó. Mỗi thành viên đều có thể dùng dịch vụ này, kể cả khi dịch vụ này bị tắt đối với đơn vị tổ chức của họ.
| Đơn vị tổ chức | Khi dùng nhóm quản lý quyền truy cập |
|---|---|
 |
 |
| Google Drive bị tắt đối với đơn vị tổ chức 1 và 2 |
Tuy nhiên, một nhóm người dùng trong đơn vị tổ chức 1 và 2 vẫn có thể sử dụng Google Drive |
Cách sử dụng nhóm truy cập
Nhóm quản lý quyền truy cập có thể bật quyền truy cập của người dùng vào các dịch vụ của Google. Nhóm quản lý quyền truy cập không thể tắt quyền truy cập của người dùng vào một dịch vụ đã được bật cho một đơn vị tổ chức.
- Nhóm truy cập có thể bao gồm mọi người dùng hoặc nhóm trong tổ chức của bạn.
- Bạn có thể tạo một nhóm dưới dạng nhóm truy cập hoặc sử dụng một nhóm hiện có.
- Nhóm truy cập chỉ kiểm soát việc một dịch vụ có bật cho người dùng hay không. Bạn kiểm soát các chế độ cài đặt dịch vụ (chẳng hạn như chế độ chia sẻ trên Drive) bằng cách sử dụng một đơn vị tổ chức hoặc nhóm cấu hình. Tìm hiểu thêm
So sánh với đơn vị tổ chức
| Nhóm có quyền truy cập | Đơn vị tổ chức | |
|---|---|---|
| Chức năng |
Bật các dịch vụ. |
|
| Quyền truy cập vào dịch vụ | Bật dịch vụ cho người dùng trong nhóm. Luôn ghi đè chế độ cài đặt của đơn vị tổ chức. | Bật hoặc tắt dịch vụ cho người dùng trong đơn vị tổ chức. |
| Các dịch vụ được hỗ trợ | ||
| Tư cách thành viên của người dùng | Người dùng thuộc nhiều đơn vị tổ chức có thể thuộc cùng một nhóm. Người dùng có thể thuộc nhiều nhóm. | Người dùng thuộc một đơn vị tổ chức duy nhất. |
| Tính kế thừa | Có. Các nhóm trong một nhóm sẽ có quyền truy cập vào dịch vụ. | Có. Đơn vị tổ chức có thể kế thừa hoặc ghi đè chế độ cài đặt của đơn vị tổ chức mẹ. |
| Tự động cấp phép cho người dùng | Không | Có |
So sánh với các nhóm cấu hình
Các nhóm quản lý quyền truy cập sẽ thay thế quyền truy cập vào dịch vụ của một đơn vị tổ chức. Để ghi đè chế độ cài đặt dịch vụ (chẳng hạn như chế độ chia sẻ trên Drive), hãy sử dụng một nhóm cấu hình.
Hãy xem bài viết Tuỳ chỉnh các chế độ cài đặt dịch vụ thông qua nhóm cấu hình.
Lưu ý: Bạn có thể dùng cùng một nhóm làm cả nhóm truy cập và nhóm cấu hình. Do đó, bạn có thể dùng một nhóm để cấp cho người dùng quyền truy cập vào một dịch vụ và tuỳ chỉnh các chế độ cài đặt cho dịch vụ đó.
Thiết lập nhóm truy cập
Làm theo các bước sau để bật một dịch vụ bằng nhóm quản lý quyền truy cập.
Lưu ý: Để thiết lập nhóm truy cập cho các ứng dụng được bảo vệ bằng tính năng lưu trữ mật khẩu, hãy xem bài viết Làm quen với các ứng dụng được bảo vệ bằng tính năng lưu trữ mật khẩu.
Bước 1. Liệt kê các thành viên trong nhóm và đơn vị tổ chức của họ
Xác định đơn vị tổ chức cho từng người dùng mà bạn muốn đưa vào nhóm truy cập. Đối với các dịch vụ có trong một số phiên bản nhất định, chẳng hạn như Google Vault, hãy kiểm tra để đảm bảo người dùng đã được cấp giấy phép.
Bước 2: Tắt dịch vụ cho các đơn vị tổ chức
Đặt chính sách chung bằng cách tắt dịch vụ cho từng đơn vị tổ chức của người dùng. Chế độ cài đặt này áp dụng cho tất cả người dùng trong đơn vị tổ chức. (Sau này, bạn sẽ bật quyền truy cập vào dịch vụ cho nhóm truy cập.)
-
Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản quản trị viên.
Nếu không sử dụng tài khoản quản trị viên, bạn sẽ không thể truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Ứng dụng
Tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào loại dịch vụ: Google Workspace, Các dịch vụ bổ sung của Google, Ứng dụng web và di động hoặc Ứng dụng trên Google Workspace Marketplace.
- Chọn đơn vị tổ chức cho một người dùng trong nhóm truy cập.
- Ở bên phải, hãy trỏ vào hàng của dịch vụ.
- Nhấp vào Tắt.
- Nếu cần, hãy lặp lại quy trình này cho các đơn vị tổ chức của những thành viên khác trong nhóm.
Bước 3: Tạo nhóm truy cập
Bạn có thể tạo một nhóm để dùng làm nhóm truy cập hoặc sử dụng một nhóm hiện có.
Bạn phải tạo nhóm theo một trong những cách sau:
- Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google
- Sử dụng Google Cloud Directory Sync
- Sử dụng Directory API
Lưu ý quan trọng: Bạn không thể dùng các nhóm được tạo trong Google Groups làm nhóm truy cập. Để kiểm tra cách tạo một nhóm, hãy dùng Groups API.
Nhóm động yêu cầu nhãn bảo mật để dùng làm nhóm truy cập.
Nếu đáp ứng các tiêu chí nêu trên, nhóm của bạn sẽ xuất hiện khi bạn bật một dịch vụ cho nhóm.
Bước 4: Bật dịch vụ cho nhóm
Để thực hiện bước này, bạn cần có đặc quyền quản trị đối với Nhóm, Đơn vị tổ chức (cấp cao nhất) và Chế độ cài đặt dịch vụ. Tìm hiểu thêm về Định nghĩa về đặc quyền của quản trị viên.
-
Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản quản trị viên.
Nếu không sử dụng tài khoản quản trị viên, bạn sẽ không thể truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Ứng dụng
Tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào loại dịch vụ: Google Workspace, Các dịch vụ bổ sung của Google, Ứng dụng web và di động hoặc Ứng dụng trên Google Workspace Marketplace.
- Trong phần Nhóm, hãy tìm và chọn nhóm của bạn:
- Để xem danh sách nhóm truy cập, hãy nhấp vào Tìm nhóm.
- Tìm kiếm theo tên hoặc địa chỉ nhóm.
Nếu bạn không tìm thấy nhóm của mình, thì có thể đó là nhóm được tạo trong Google Groups và không thể dùng làm nhóm truy cập.
- Ở bên phải, hãy trỏ vào hàng của dịch vụ rồi nhấp vào Bật.
Để tắt dịch vụ cho nhóm này sau, hãy nhấp vào Không đặt.
Lưu ý: Để thiết lập nhiều dịch vụ, hãy đánh dấu vào hộp của từng dịch vụ rồi nhấp vào Bật ở trên cùng bên phải.
Xác minh chế độ cài đặt
Để đảm bảo các nhóm quản lý quyền truy cập hoạt động như mong đợi, hãy kiểm tra trạng thái dịch vụ dựa trên người dùng, dịch vụ hoặc nhóm quản lý quyền truy cập.
Xác minh quyền truy cập dịch vụ của người dùng
Kiểm tra trang tài khoản của người dùng để xác minh các dịch vụ và tư cách thành viên nhóm của họ.
Kiểm tra quyền truy cập theo dịch vụ
Xác minh cách định cấu hình đơn vị tổ chức và nhóm cho một dịch vụ cụ thể.
-
Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản quản trị viên.
Nếu không sử dụng tài khoản quản trị viên, bạn sẽ không thể truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Ứng dụng
Tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào loại dịch vụ: Google Workspace, Các dịch vụ bổ sung của Google, Ứng dụng web và di động hoặc Ứng dụng trên Google Workspace Marketplace.
- Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào Tất cả người dùng trong tài khoản này.
- Tìm một dịch vụ có trạng thái Bật cho một số người dùng. Trạng thái này cho biết dịch vụ đang bật cho một đơn vị tổ chức hoặc nhóm truy cập.
- Trỏ vào Bật cho một số người dùng rồi nhấp vào Xem chi tiết.
- Xem trạng thái dịch vụ của tất cả các nhóm và đơn vị tổ chức.
Kiểm tra quyền truy cập theo nhóm
Kiểm tra trạng thái của tất cả các dịch vụ cho một đơn vị tổ chức hoặc nhóm cụ thể.
-
Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản quản trị viên.
Nếu không sử dụng tài khoản quản trị viên, bạn sẽ không thể truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Ứng dụng
Tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Google Workspace hoặc Các dịch vụ bổ sung của Google.
-
Ở bên trái, hãy chọn chế độ xem.
| Xem | Các thao tác đối với dịch vụ | Trạng thái của dịch vụ |
|---|---|---|
| Tất cả người dùng trong tài khoản này |
Bật cho tất cả mọi người hoặc Tắt cho mọi người (thao tác này sẽ huỷ thiết lập tất cả các nhóm có quyền truy cập) |
Trạng thái dựa trên các nhóm và đơn vị tổ chức.
|
| Groups |
Bật hoặc Huỷ đặt |
|
| Đơn vị tổ chức |
Bật hoặc Tắt |
Trạng thái chỉ dựa trên đơn vị tổ chức.
|
Chỉnh sửa nhóm truy cập
Tắt dịch vụ cho một nhóm truy cập
Trên trang này, hãy chuyển đến Bước 4: Bật dịch vụ.
Bật hoặc tắt dịch vụ cho mọi người
-
Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản quản trị viên.
Nếu không sử dụng tài khoản quản trị viên, bạn sẽ không thể truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Ứng dụng
Tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào loại dịch vụ: Google Workspace, Các dịch vụ bổ sung của Google, Ứng dụng web và di động hoặc Ứng dụng trên Google Workspace Marketplace.
-
Ở bên trái, hãy nhấp vào Tất cả người dùng trong tài khoản này.
-
Trỏ vào một dịch vụ rồi nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác
chọn Tắt cho mọi người hoặc Bật cho mọi người.- Tắt cho mọi người – Xoá các nhóm có quyền truy cập (không còn hiển thị là Bật).
- Bật cho mọi người – Không thay đổi chế độ cài đặt nhóm truy cập.
Quản lý tư cách thành viên trong nhóm
Khi bạn xoá thành viên khỏi hoặc xoá một nhóm truy cập, các thành viên sẽ không còn quyền truy cập vào các dịch vụ thông qua nhóm đó nữa.
Khắc phục sự cố
Tôi không thấy nhóm truy cập trên trang ứng dụng
- Nhóm đó có thể được tạo trong Google Groups và không thể dùng làm nhóm truy cập.
- Tìm địa chỉ nhóm thay vì tên nhóm.
- Hãy thử làm mới trang ứng dụng.
- Kiểm tra để đảm bảo bạn có đặc quyền quản trị viên đối với Nhóm.
Người dùng thuộc một nhóm có quyền truy cập nhưng không thể đăng nhập vào dịch vụ của họ
- Kiểm tra các dịch vụ và tư cách thành viên nhóm của người dùng.
- Kiểm tra để đảm bảo người dùng đã được cấp giấy phép cho dịch vụ.
Tôi đã bật một nhóm quản lý quyền truy cập, nhưng trạng thái dịch vụ là tắt đối với tất cả các đơn vị tổ chức
Trạng thái dịch vụ cho biết dịch vụ đang bật hay tắt đối với đơn vị tổ chức. Biểu tượng này không cho biết liệu đơn vị tổ chức có chứa người dùng trong một nhóm truy cập hay không. Để kiểm tra chế độ cài đặt dịch vụ của một nhóm có quyền truy cập, hãy làm theo 4 bước đầu tiên trong phần Bước 4: Bật dịch vụ.