Как управлять аккаунтами бывших сотрудников и их данными

Эта функция доступна в версиях Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard и Education Plus. Сравнение версий

Если у вас подписка на одного пользователя, следуйте инструкциям в статье Как отправить в архив подписку на одного пользователя.

Когда сотрудник увольняется, вы можете отправить его аккаунт в архив, чтобы безопасно хранить его данные и заблокировать доступ к сервисам Google Workspace. При этом статус аккаунта меняется на "В архиве".

Данные отправленных в архив аккаунтов учитываются в лимите объединенного хранилища организации.

Что происходит с отправленным в архив аккаунтом

При отправке аккаунта пользователя в архив его данные из сервисов Google Workspace сохраняются в системах Google. Если у пользователя есть лицензия Google Сейфа или лицензия из подписки на функцию "Отправленный в архив аккаунт", которая предоставляет доступ к Сейфу, то защита его данных будет обеспечена согласно правилам хранения Сейфа и запретам на удаление, а вы сможете выполнять поиск данных и экспортировать их. Подробнее…

Данные пользователя из основных сервисов, таких как Gmail и Google Диск, а также из дополнительных сервисов, таких как Класс, доступны другим пользователям из организации, у которых есть лицензия Google Сейфа.

  • Данные пользователей остаются в том регионе хранения, который был установлен администратором. Подробнее о том, как выбрать географическое местоположение для данных…

    Примечание. Аккаунтам Google Workspace for Education, как активным, так и отправленным в архив, должна быть назначена лицензия Education Standard или Education Plus, чтобы на них распространялись правила в отношении регионов хранения данных.

  • Для документов пользователя на Google Диске продолжают действовать правила защиты от потери данных (DLP). Подробнее о DLP для Диска…

Если у пользователя есть лицензия на дополнение, например Сейф или Google Voice, он сохранит лицензию после того, как вы отправите его аккаунт в архив. Когда дополнение больше не будет нужно, вы сможете удалить лицензию после отправки аккаунта в архив. Подробнее об удалении лицензий…

Отправить в архив можно как активные, так и заблокированные аккаунты. Если аккаунт пользователя отправлен в архив, его активную лицензию Google Workspace можно будет назначить другому сотруднику в течение 24 часов.

После отправки аккаунта пользователя в архив

Отправленные в архив пользователи:

  • Не могут войти в управляемый аккаунт Google, и использовать сервисы Google Workspace, такие как Gmail, Google Календарь и Диск.
  • недоступны в глобальном списке адресов, а в каталоге имеют статус "В архиве". Подробнее о том, как узнать статус аккаунта пользователя…
  • Отправленный в архив аккаунт можно вернуть из архива или удалить, но нельзя заблокировать.
  • Сведения о статусе аккаунтов включаются в отчеты о пользователях, чтобы администраторам было удобно отслеживать аккаунты в архиве, управлять ими и со временем удалять их.
  • Не могут получать новые письма и приглашения на мероприятия, так как при отправке на архивный аккаунт они блокируются.

Возвращение аккаунта из архива

После возврата аккаунта из архива восстанавливается доступ ко всем его данным и предыдущий статус.

Чтобы разархивировать аккаунт, требуется свободная лицензия Google Workspace, совпадающая с той, которая ранее была назначена пользователю. Если свободных активных лицензий нет, появится сообщение об ошибке, а аккаунт останется в архиве.

Когда вы вернете аккаунт пользователя из архива, вам потребуется назначить этому пользователю лицензию Google Workspace вручную.

Подготовка

Чтобы отправить аккаунт пользователя в архив, вам потребуется подписка на функцию "Отправленный в архив аккаунт" или гибкий тарифный план:

При использовании любой версии вы можете обратиться к представителю отдела продаж Google или партнеру Google Cloud .

Как отправить в архив или вернуть из архива одного пользователя

Если у вас версия Education, перейдите к статье Как отправлять аккаунты в архив в версиях Education.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Каталог > Пользователи.

    Вам потребуются права на управление пользователями. В противном случае некоторые элементы управления будут недоступны.

  2. Найдите пользователя в списке. Подробнее о том, как найти аккаунт пользователя…

Чтобы отправить пользователя в архив:

  1. Наведите указатель мыши на аккаунт пользователя и нажмите Ещё.
  2. Если у вас:
    • Enterprise Standard или Enterprise Plus – выберите Отправить аккаунт пользователя в архив.
    • Business Starter, Business Standard или Business Plus – выберите Удалить пользователя > нажмите Отправить аккаунт пользователя в архив.
      При необходимости нажмите Купить подписку "Отправленный в архив аккаунт" и следуйте инструкциям на экране. Если этот параметр недоступен, вы не сможете купить эту подписку в консоли администратора. Вам нужно будет обратиться в отдел продаж Google или к партнеру Google Cloud .
  3. Нажмите Готово.

Чтоб вернуть пользователя из архива:

  1. Наведите указатель мыши на имя пользователя и нажмите Вернуть аккаунт пользователя из архива.
  2. Нажмите Готово.

Как отправить в архив или вернуть из архива нескольких пользователей

Это можно сделать с помощью CSV-файла или Admin SDK API.

Чтобы отправить в архив или вернуть из него несколько аккаунтов пользователей с помощью CSV-файла:

  1. Следуйте инструкциям в статье Как добавить или обновить список пользователей с помощью CSV-файла.
  2. Скачав файл шаблона, в столбце New Status [Upload Only] (Новый статус [Только загрузка]) введите Archived, чтобы отправить пользователя в архив, или Active, чтобы вернуть его из архива.

Чтобы отправить в архив или вернуть из него несколько аккаунтов пользователей с помощью API Admin SDK:

  1. Следуйте инструкциям на странице Метод: users.update.
  2. Для логической переменной archived задайте значение True (чтобы отправить пользователя в архив) или False (чтобы вернуть пользователя из архива).

Рекомендуется отправлять аккаунты пользователей в архив, а не отменять подписку

Если вы начнете отменять подписку на Google Workspace, в процессе отмены у вас может быть возможность отправить всех пользователей в архив. Эта возможность будет доступна в том случае, если:

  • вы оформили подписку на версию Business, Enterprise Standard или Enterprise Plus;
  • вы используете гибкий план;
  • у вас от 2 до 300 пользователей.

В зависимости от количества пользователей отправка аккаунтов в архив может занять до нескольких часов.

Чтобы узнать общий статус процесса отправки в архив, в верхней части любой страницы в консоли администратора нажмите "Задачи" .

Когда все аккаунты будут отправлены в архив, вы можете вернуть из архива один или несколько из них, следуя инструкциям, которые приведены выше.

Подробнее о том, как отменить подписку Google Workspace…

Как отправлять аккаунты пользователей в архив без отдельной подписки

Если у вас нет подписки на функцию "Отправленный в архив аккаунт", вы все равно можете отправлять аккаунты в архив, если у вас оформлен гибкий план. Этот вариант доступен в качестве альтернативы удалению пользователя.

При архивации пользователя в процессе удаления можно назначить представителя, который будет управлять запросами на доступ к файлам и будущим письмам. Если письмо адресовано архивированному пользователю, отправитель получит уведомление о том, к кому обратиться вместо него.

Чтобы назначить представителя для отправленного в архив пользователя:

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Каталог > Пользователи.

    Вам потребуются права на управление пользователями. В противном случае некоторые элементы управления будут недоступны.

  2. В списке Пользователи наведите указатель мыши на имя пользователя, которого нужно обновить, и нажмите Ещё > Обновить делегированного пользователя.
  3. Нажмите Имя или адрес электронной почты делегирующего пользователя и выберите делегирующего пользователя из списка.
  4. В разделе Выберите, что может получать представитель установите флажки рядом с элементами, которые он должен получать.
  5. Нажмите Сохранить изменения.

Чтобы узнать, можно ли отправить пользователя в архив без отдельной подписки:

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Оплата > Подписки.

    Требуется право на управление платежами.

  2. Если на странице Подписки нет версии "Отправленный в архив аккаунт", вы можете отправить пользователя в архив без отдельной подписки на эту функцию.

Подробнее о том, как удалить аккаунт пользователя из организации…

Как посмотреть отправленные в архив лицензии и аккаунты

В консоли администратора можно посмотреть количество назначенных лицензий на архивные аккаунты. Вы также можете проверить, активен ли аккаунт пользователя или отправлен в архив.

Чтобы проверить количество назначенных лицензий для отправленных в архив аккаунтов:

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Оплата > Подписки.

    Требуется право на управление платежами.

  2. Проверьте наличие лицензий в одном из следующих мест:
    • Если в списке есть подписка на функцию "Отправленный в архив аккаунт", проверьте количество лицензий в столбце Лицензии.
    • Если подписка на отправленные в архив аккаунты не указана, в основном аккаунте Workspace в столбце Назначенные лицензии проверьте количество отправленных в архив лицензий.

Если на странице "Подписки" нет ни одного из этих вариантов, вы не сможете узнать общее количество назначенных архивных лицензий. Чтобы проверить статус архивации отдельного пользователя, выполните следующие действия:

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Каталог > Пользователи.

    Вам потребуются права на управление пользователями. В противном случае некоторые элементы управления будут недоступны.

  2. Найдите пользователя в списке. Подробнее о том, как найти аккаунт пользователя…
  3. Чтобы узнать, отправлен ли аккаунт в архив, посмотрите значение в столбце Статус.