Domyślnie użytkownicy w Twojej organizacji mogą znaleźć informacje o profilu wszystkich innych osób. Aby ograniczyć, kogo użytkownicy mogą znaleźć na listach autouzupełniania, w Kontaktach i wyszukiwaniach, skonfiguruj katalog niestandardowy. Przypisywanie katalogów według jednostki organizacyjnej, dzięki czemu niektórzy użytkownicy otrzymują katalog niestandardowy, a inni – wszystkie kontakty w katalogu lub żadne. Dowiedz się więcej o ustawieniach widoczności.
Możesz na przykład skonfigurować katalog niestandardowy dla pracowników tymczasowych, który będzie zawierać tylko osoby z ich zespołu, a pracownikom zatrudnionym na stałe zezwolić na wyszukiwanie wszystkich użytkowników w katalogu.
Możesz utworzyć maksymalnie 100 katalogów niestandardowych.
Wymagane uprawnienia
Aby tworzyć katalogi niestandardowe, musisz mieć wszystkie te uprawnienia administratora:
- Usługi > Ustawienia usług.
- Uprawnienia w interfejsie Admin API > Grupy > Odczyt (minimalne wymagane uprawnienia, jeśli grupy są już skonfigurowane). Jeśli chcesz tworzyć lub edytować grupy, musisz mieć dodatkowe uprawnienia do Grup.
Krok 1. Ukryj katalog
Jeśli nie chcesz, aby użytkownicy mogli znaleźć informacje kontaktowe, dopóki nie skonfigurujesz niestandardowych katalogów, wyłącz udostępnianie kontaktów.
Krok 2. Uporządkuj konta użytkowników
Aby korzystać z katalogów niestandardowych, skonfiguruj jednostki organizacyjne i grupy. Aby dodać użytkowników do katalogu niestandardowego, umieść ich w grupach i dodaj te grupy do katalogu niestandardowego. Następnie przypisujesz katalogi niestandardowe do jednostek organizacyjnych.
- Utwórz jednostki organizacyjne, które odpowiadają zbiorom użytkowników, którym przypiszesz niestandardowe katalogi. Jeśli na przykład chcesz, aby pracownicy pełnoetatowi korzystali z innego katalogu niż stażyści, utwórz jednostkę organizacyjną dla każdej grupy pracowników.
- Dodawanie użytkowników do jednostek organizacyjnych.
- Utwórz grupy Google i dodaj do nich użytkowników. Te grupy służą do zapełniania katalogów niestandardowych. Możesz na przykład utworzyć grupy kadry kierowniczej, pracowników pełnoetatowych, stażystów i dostawców. Uwaga: do katalogu niestandardowego nie można dodawać grup dynamicznych.
Wskazówka: aby ukryć członków grupy, ustaw poziom dostępu grupy na Ograniczony. Aby ukryć adres e-mail grupy przed użytkownikami, którzy nie są jej członkami, ukryj grupę w katalogu grup.
Krok 3. Utwórz katalog niestandardowy
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Katalog
Ustawienia katalogu. - Kliknij Ustawienia widoczności.
- Po lewej stronie wybierz jednostkę organizacyjną, dla której chcesz utworzyć katalog.
- W sekcji Widoczność katalogu wybierz Użytkownicy w katalogu niestandardowym.
- Na dole kliknij Utwórz nowy.
- Wpisz nazwę katalogu niestandardowego.
W sekcji Uwzględnij grupy zaznacz pola obok grup, które chcesz uwzględnić w katalogu niestandardowym. Aby przejść bezpośrednio do grupy, wpisz jej nazwę i kliknij Szukaj.
Uwaga: gdy dodasz grupę do katalogu niestandardowego, nie będzie ona ukryta przed innymi użytkownikami. Każdy może znaleźć adres grupy i wyświetlić jej członków, jeśli pozwalają na to poziomy dostępu do grupy. Dowiedz się więcej o zarządzaniu grupami.
Kliknij Utwórz i wybierz Zapisz.
Krok 4. Pokaż katalog
Aby umożliwić użytkownikom w organizacji wyszukiwanie i używanie informacji kontaktowych, włącz udostępnianie kontaktów. Po wprowadzeniu tej zmiany:
- Użytkownicy, do których przypisano katalog niestandardowy, mogą znaleźć tylko osoby z tego katalogu. Mogą znaleźć wszystkie udostępnione kontakty zewnętrzne. Mogą też znaleźć wszystkie grupy, które są dla nich widoczne.
- Użytkownicy w jednostkach organizacyjnych, do których nie jest przypisany katalog niestandardowy, mogą znaleźć:
- wszystkie osoby w katalogu, jeśli ich jednostka organizacyjna nie dziedziczy katalogu niestandardowego, lub
- tylko osoby z katalogu niestandardowego, jeśli ich jednostka organizacyjna dziedziczy katalog niestandardowy z jednostki nadrzędnej.