โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้ในองค์กรจะดูข้อมูลโปรไฟล์ของ ทุกคนได้ หากต้องการจำกัดผู้ที่ผู้ใช้จะค้นหาได้ในรายการเติมข้อความอัตโนมัติ, Contacts และการค้นหา ให้ตั้งค่าไดเรกทอรีที่กำหนดเอง กำหนดไดเรกทอรีตามหน่วยขององค์กร เพื่อให้ผู้ใช้บางรายได้รับไดเรกทอรีที่กำหนดเอง ขณะที่ผู้ใช้บางรายได้รับรายชื่อติดต่อทั้งหมดใน ไดเรกทอรี หรือไม่ได้รับเลย ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าระดับการเข้าถึง
เช่น คุณสามารถตั้งค่าไดเรกทอรีที่กำหนดเองสำหรับพนักงานชั่วคราวซึ่ง มีเฉพาะบุคคลในทีมของพนักงาน และอนุญาตให้พนักงานประจำค้นหาผู้ใช้ทั้งหมดใน ไดเรกทอรีได้
คุณสร้างไดเรกทอรีที่กำหนดเองได้ถึง 100 รายการ
สิทธิ์ที่จำเป็น
หากต้องการสร้างไดเรกทอรีที่กำหนดเอง คุณต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบทั้งหมดต่อไปนี้
- บริการ > การตั้งค่าบริการ
- สิทธิ์ API ของผู้ดูแลระบบ > กลุ่ม > อ่าน (ต้องมีขั้นต่ำหากตั้งค่ากลุ่มไว้แล้ว หากต้องการสร้างหรือแก้ไขกลุ่ม คุณจะต้องมีสิทธิ์เพิ่มเติมของ Groups
ขั้นตอนที่ 1: ซ่อนไดเรกทอรี
หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้ค้นหาข้อมูลติดต่อจนกว่าคุณจะตั้งค่าไดเรกทอรีที่กำหนดเอง ให้ปิดการแชร์รายชื่อติดต่อ
ขั้นตอนที่ 2: จัดระเบียบผู้ใช้
ตั้งค่าหน่วยขององค์กรและกลุ่มเพื่อใช้ไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หากต้องการเพิ่มผู้ใช้ ลงในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง ให้จัดกลุ่มผู้ใช้และเพิ่มกลุ่มเหล่านั้นลงใน ไดเรกทอรีที่กำหนดเอง จากนั้นจึงมอบหมายไดเรกทอรีที่กำหนดเองให้กับหน่วยขององค์กร
- สร้างหน่วยขององค์กร ที่สอดคล้องกับชุดผู้ใช้ที่คุณจะมอบหมายไดเรกทอรีที่กำหนดเอง ให้ เช่น หากต้องการให้พนักงานประจำใช้ไดเรกทอรีที่แตกต่างจากนักศึกษาฝึกงาน ให้สร้างหน่วยขององค์กรสำหรับพนักงานแต่ละกลุ่ม
- เพิ่มผู้ใช้ไปยังหน่วยขององค์กร
- สร้างกลุ่มใน Google และเพิ่ม ผู้ใช้ลงในกลุ่ม คุณใช้กลุ่มเหล่านี้เพื่อสร้างไดเรกทอรีที่กำหนดเอง เช่น คุณอาจสร้างกลุ่มผู้บริหาร พนักงานประจำ เด็กฝึกงาน และผู้ให้บริการ หมายเหตุ: คุณเพิ่มกลุ่มแบบไดนามิก ลงในไดเรกทอรีที่กำหนดเองไม่ได้
เคล็ดลับ: หากต้องการซ่อนสมาชิกของกลุ่ม ให้ตั้งค่าระดับการเข้าถึงของกลุ่มเป็นจำกัด หากต้องการซ่อนอีเมลของกลุ่มจากผู้ใช้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกกลุ่ม ให้ซ่อนกลุ่มจากไดเรกทอรี Groups
ขั้นตอนที่ 3: สร้างไดเร็กทอรีที่กำหนดเอง
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
การตั้งค่าไดเรกทอรี - คลิกการตั้งค่าระดับการเข้าถึง
- เลือกหน่วยขององค์กรที่ต้องการสร้างไดเรกทอรีทางด้านซ้าย
- ในส่วนระดับการเข้าถึงไดเรกทอรี ให้เลือกผู้ใช้ในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง
- คลิกสร้างใหม่ที่ด้านล่าง
- ป้อนชื่อไดเรกทอรีที่กำหนดเอง
ในส่วนรวมกลุ่ม ให้เลือกช่องข้างกลุ่มที่ต้องการรวมไว้ในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หากต้องการไปที่กลุ่มโดยตรง ให้ป้อนชื่อกลุ่มแล้วคลิกค้นหา
หมายเหตุ: เมื่อเพิ่มกลุ่มลงในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง ระบบจะไม่ซ่อนกลุ่มจากผู้ใช้รายอื่น ทุกคนจะค้นหาอีเมลกลุ่มและดูสมาชิกกลุ่มได้หากระดับการเข้าถึงกลุ่มอนุญาต ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดการ กลุ่ม
คลิกสร้าง แล้วคลิกบันทึก
ขั้นตอนที่ 4: แสดงไดเรกทอรี
หากต้องการให้ผู้ใช้ในองค์กรค้นหาและใช้ข้อมูลติดต่อได้ ให้เปิดการแชร์รายชื่อติดต่อ สิ่งที่จะเกิดขึ้นมีดังนี้
- ผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายไดเรกทอรีที่กำหนดเองจะค้นหาได้เฉพาะบุคคลในไดเรกทอรีที่กำหนดเองนั้น โดยค้นหารายชื่อติดต่อภายนอกที่แชร์ทั้งหมดได้ นอกจากนี้ยัง ค้นหากลุ่มทั้งหมดที่มองเห็นได้ด้วย
- ผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรที่ไม่ได้กำหนดไดเรกทอรีที่กำหนดเองจะค้นหาได้จากตัวเลือกต่อไปนี้
- ทุกคนในไดเรกทอรี หากหน่วยขององค์กรไม่ได้รับค่า ไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หรือ
- เฉพาะผู้ที่อยู่ในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หากหน่วยขององค์กรรับค่า การใช้ไดเรกทอรีที่กำหนดเองจากหน่วยขององค์กรระดับบนสุด