瞭解不同類型的使用者帳戶，以及如何在機構組織中新增電子郵件地址。
關於 Google Workspace 帳戶
Google 支援兩種帳戶類型：Google Workspace 專用的 Google Workspace 帳戶 (例如 juan@cymbalgroup.com) 和個人的 gmail.com 帳戶 (例如 juan@gmail.com)。Google Workspace 帳戶是由 Google Workspace 管理員建立及進行管理；個人的 gmail.com 帳戶則是由個人在申請 Gmail 時建立，擁有者為個人。
貴公司或貴校使用 Google Workspace 後，每位使用者都會獲得一個使用貴機構網域的專屬電子郵件地址。舉例來說，胡安使用 juan@cymbalgroup.com，小蜜則使用 emily@cymbalgroup.com。使用者可以透過這個地址登入 Google Workspace 帳戶及存取 Google 服務，Google Workspace 管理員可以透過 Google 管理控制台管理使用者帳戶。
許多使用者也會使用以 gmail.com 結尾的個人 Gmail 地址，例如 juan@gmail.comjuan@gmail.com。這個電子郵件地址是使用者在 www.gmail.com 上申請 Gmail 時自行建立的另一個帳戶。Google Workspace 管理員無法控管個人的 gmail.com 帳戶。
如要使用貴機構的電子郵件服務，使用者必須登入自己的 Google Workspace 帳戶，而非個人的 gmail.com 帳戶。
電子郵件別名和委派電子郵件地址的差異
有時組織內使用者需要多個電子郵件地址，或是需要代表其他使用者讀取及傳送電子郵件。如有這種情況，您可以建立「備用電子郵件地址」 (也稱為電子郵件別名) 或「委派電子郵件地址」。下表可協助您判斷最適合的解決方案。
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備用電子郵件地址 (電子郵件別名)
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委派電子郵件
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| 使用時機 |
適合使用者身兼多個角色的小型機構。 使用者可以使用另一個電子郵件地址收發電子郵件，而且全都可以在現有的收件匣中進行。 |
適合中大型機構，這類機構的使用者會需要其他人代為回覆電子郵件。 您可以使用委派功能，授予一或多位使用者 (稱為「委派代表」) 他人帳戶的存取權，例如管理員。委派代表可以閱讀、傳送及刪除委派帳戶的郵件。 |
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| 範例 |
胡安經營一人公司，但須使用另一個電子郵件地址來處理業務問題。 他前往管理控制台，在自己的 juan@cymbalgroup.com 帳戶中，新增了 info@cymbalgroup.com 這組備用電子郵件地址，之後便可在 juan@cymbalgroup.com 的收件匣中，讀取及寄送這兩個地址的電子郵件。 |
導演需要行政助理以自己的名義傳送電子郵件。 導演將助理的帳戶 (admin@cymbalgroup.com) 設為委派代表，允許對方存取自己的 boss@cymbalgroup.com 帳戶。 |
| 事前準備 |
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| 帳單 | 您最多可為每位使用者新增 30 個別名，無須額外付費。 |
你最多可以在單一使用者帳戶中新增 1,000 名委派代表，無須額外付費。 為了讓帳戶發揮最佳效能，建議每個帳戶最多不要超過 40 名委派使用者。 |
| 操作說明 | 新增或刪除備用電子郵件地址 (電子郵件別名) | 委派使用者的電子郵件地址 |
注意：如要讓多位使用者透過同一個電子郵件地址收發郵件，請使用 Google 群組。