建立共用收件匣

支援這項功能的版本：Business Starter、Business Standard 和 Business Plus。版本比較

Google Workspace 管理員可以建立信箱，並授予組織使用者存取權。舉例來說，管理員可以將使用者新增為 sales@yourdomain.com 的委派代表，建立銷售部門的共用收件匣。共用收件匣設定完畢後，委派代表就能讀取、傳送及刪除郵件，以及在共用收件匣中查看及新增聯絡人。

本頁內容

新建共用收件匣及新增委派代表

  1. 使用「管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。

    非管理員帳戶無法存取 Google 管理控制台。

  2. 在首頁的「使用者」部分，按一下「設定共用電子郵件地址」。
  3. 輸入共用收件匣的電子郵件地址，例如 salesteam@yourorganization.com。
  4. 按一下「新增使用者」，然後新增每位新使用者的詳細資料。您可以新增使用者的次要電子郵件地址 (備用電子郵件地址或別名)。
  5. 按一下「繼續」。系統會自動將登入操作說明傳送至所有主要使用者電子郵件帳戶。
  6. (選用) 如要將登入操作說明傳送至次要電子郵件地址 (如有)，請按一下「傳送登入操作說明」。

  7. 按一下「Next」。

    如未點選「下一步」，使用者仍會新增至電子郵件帳戶，但無法存取共用收件匣。

  8. 查看新加入使用者清單，然後點選「下一步」。

  9. 按一下「完成」。

將現有電子郵件帳戶轉換為共用收件匣

您可以將機構中的任何現有電子郵件帳戶 (包括委派帳戶) 轉換為共用收件匣，並指派委派代表。

  1. 使用「管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。

    非管理員帳戶無法存取 Google 管理控制台。

  2. 在首頁的「使用者」部分，按一下「設定共用電子郵件地址」。
  3. 輸入要轉換的電子郵件地址，例如 Alex@yourorganization.com。
  4. (選用) 如要變更電子郵件地址前顯示的名稱，請按一下「編輯」。
  5. 按一下「Next」。
  6. 按一下「依名稱或電子郵件地址搜尋」。
  7. 在使用者清單中，選取要新增為委派代表的使用者。

  8. 查看新加入使用者清單，然後點選「下一步」。

    如未點選「下一步」，使用者仍會新增至電子郵件帳戶，但無法存取共用收件匣。

  9. 按一下 [完成]。

追蹤共用收件匣中的電子郵件

從共用收件匣傳送的每封電子郵件，都會顯示共用收件匣地址 (「寄件地址」)，以及實際寄出郵件的委派代表 (「寄件者」)。除非您隱藏「寄件者」資訊，否則寄件者和收件者也能查看這項資訊。詳情請參閱「管理委派代表或變更設定」。

管理委派代表或變更設定

凡是能存取共用收件匣的使用者，都可以新增/刪除委派代表或更新選項。

  1. 使用共用收件匣帳戶登入 Gmail。
  2. 依序按一下「設定」圖示 接下來「查看所有設定」。
  3. 按一下頂端的「帳戶」，然後前往「授予您帳戶的存取權」。
  4. 如要刪除委派代表，請按一下委派代表名稱旁的「刪除」。
  5. 如要新增委派代表，請按一下「新增其他帳戶」，然後完成相關步驟。
  6. 在「標示為已讀」和「寄件者資訊」部分，選擇共用收件匣的選項。