Beheerdersrechten instellen om de privacy van gebruikers te beschermen

Beheerdersaccounts in uw organisatie hebben standaard toegang tot gebruikerscontent en activiteitsrecords voor Google Workspace-services, zoals Gmail- en Chat-activiteitsrecords in controlelogboeken. Als hoofdbeheerder kunt u de beveiliging en privacy van uw gebruikers beschermen door beheerders alleen de rechten te geven die vereist zijn voor normaal gebruik.

U kunt bijvoorbeeld het aantal beheerders in uw organisatie beperken dat toegang heeft tot rapporten en controlelogboeken, de onderzoekstool, het beveiligingsdashboard en de Meet-kwaliteitstool. Ga naar de gedeelten hieronder voor instructies om rechten aan of uit te zetten voor deze services.

Praktische tips voor de beveiliging van beheerdersaccounts

We raden hoofdgebruikers aan een apart gebruikersaccount te gebruiken voor dagelijkse activiteiten. Ze moeten alleen inloggen op hun hoofdbeheerdersaccount als ze specifieke hoofdbeheerderstaken moeten uitvoeren. Het is ook belangrijk dat hoofdbeheerders verificatie in 2 stappen gebruiken, bij voorkeur met beveiligingssleutels, omdat ze met hun account toegang hebben tot alle bedrijfs- en werknemersgegevens in de organisatie.

Ga naar Best practices voor de beveiliging van beheerdersaccounts voor meer informatie.

Over beheerdersrollen en -rechten

In de Google Beheerdersconsole kunt u beheerdersrechten aanzetten voor specifieke gebruikers door beheerdersrollen aan die gebruikers toe te wijzen. U kunt vooraf ingestelde beheerdersrollen of aangepaste beheerdersrollen toewijzen. U kunt beheerdersrechten ook uitzetten door gebruikers niet meer toe te wijzen aan beheerdersrollen.

Neem de beheerdersrechten in uw organisatie door voor Rapporten, het beveiligingsdashboard, de tool voor beveiligingsonderzoek en de tool voor Meet-kwaliteit om de beveiliging en privacy van uw gebruikers te beschermen. Ga naar de gedeelten hieronder voor meer informatie.

Rechten voor rapporten

Als u het recht voor Rapporten wilt aan- of uitzetten, gaat u naar de Google Beheerdersconsole, klikt u op Beheerdersrollen, klikt u op een van de rollen in de linkerkolom en klikt u op Rechten. Het recht voor rapporten vindt u onder Rapporten.

Beheerders met het recht Rapporten kunnen rapporten bekijken om mogelijke beveiligingsrisico's te onderzoeken, te controleren wie wanneer is ingelogd, te begrijpen hoe gebruikers content maken en delen, gebruikersactiviteiten (zoals documentbewerkingen) bij te houden en wijzigingen te bekijken die door andere beheerders zijn gemaakt.

Beheerders met het recht Rapporten hebben ook toegang tot de controlelogboeken van Gmail, Chat, Meet, Voice en de meeste andere services. Ze kunnen informatie bekijken over de deelnemers van vergaderingen en de inhoud ervan, zoals de naam, het e-mailonderwerp en gegevens van elk bericht of gesprek.

Recht voor beveiligingsdashboard

Als u het recht voor het beveiligingsdashboard wilt aan- of uitzetten, gaat u naar de Google Beheerdersconsole, klikt u op Beheerdersrollen, klikt u op een van de rollen in de linkerkolom en klikt u op Rechten. Het recht voor het beveiligingsdashboard (Dashboards) staat onder Services > Beveiligingscentrum.

Het beveiligingsdashboard bevat verschillende rapporten met verzamelde informatie die is afgeleid van berichtcontent, zoals het aantal e-mails dat gebruikers als spam classificeren. Ga naar Het beveiligingsdashboard gebruiken voor meer informatie.

Hoofdbeheerders hebben automatisch toegang tot het beveiligingsdashboard en kunnen rechten aan- of uitzetten voor gemachtigde beheerders. Zie ook Beheerdersrechten voor het beveiligingscentrum.

Rechten voor de tool voor beveiligingsonderzoek

Als u rechten voor de tool voor beveiligingsonderzoek wilt aan- of uitzetten, gaat u naar de Google Beheerdersconsole, klikt u op Beheerdersrollen, klikt u op een van de rollen in de linkerkolom en klikt u op Rechten. De rechten voor de tool voor beveiligingsonderzoek staan onder Services > Beveiligingscentrum. Als u rechten toewijst voor de onderzoekstool, kunt u beheerders verschillende rechten geven die geschikt zijn voor hun rol en taken.

Met de tool voor beveiligingsonderzoek kunnen beheerders zoekopdrachten uitvoeren en resultaten bekijken die gevoelige content kunnen bevatten, zoals het onderwerp van een e-mail of de titel van een document. Beheerders kunnen kopteksten van Gmail-berichten bekijken, content updaten of verwijderen uit de onderzoekstool en de inhoud van Gmail-berichten bekijken om te zien waarom een bericht wordt beschouwd als risicovol.

Hoofdgebruikers hebben automatisch toegang tot de tool voor beveiligingsonderzoek en ze kunnen rechten aan- of uitzetten voor gemachtigde beheerders. Zie ook Beheerdersrechten voor het beveiligingscentrum.

Rechten voor de Meet-kwaliteitstool

Als u het recht voor de Meet-kwaliteitstool wilt aan- of uitzetten, gaat u naar de Google Beheerdersconsole, klikt u op Beheerdersrollen, klikt u op een van de rollen in de linkerkolom en klikt u op Rechten. Het recht voor de Meet-kwaliteitstool vind je onder Services > Google Meet > Manage Meet Settings > Admin quality dashboard access (Services > Google Meet > Meet-instellingen beheren > Toegang tot kwaliteitsdashboard voor beheerders).

In de Meet-kwaliteitstool vindt u informatie over de kwaliteit van elke instantie van een vergadering, inclusief de vergadering-ID en het aantal deelnemers. Zie Kwaliteit en statistieken van vergaderingen bijhouden voor meer informatie over beheerdersrechten voor de Meet-kwaliteitstool.

Rechten aanzetten door een beheerdersrol toe te wijzen

Een beheerdersrol toewijzen:

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Account en dan Beheerdersrollen.

    U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  2. Klik links op de rol die u wilt toewijzen.
  3. Klik op Beheerders.
  4. Klik op Gebruikers toewijzen.
  5. Zoek en selecteer maximaal 20 gebruikers.
  6. Klik op Rol toewijzen.
  7. Als Goedkeuring door meerdere partijen voor rollenbeheer (Beheerdersconsole) aanstaat, krijgt u een bericht dat een andere beheerder uw update moet goedkeuren. Als je je verzoek naar een andere beheerder wilt sturen, typ je een bericht (optioneel) en klik je op Verzoek sturen. Het verzoek verloopt na 3 dagen. Ga naar Goedkeuring door meerdere partijen voor gevoelige acties voor meer informatie.

Rechten uitzetten door een beheerdersrol in te trekken

Een beheerdersrol intrekken:

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Account en dan Beheerdersrollen.

    U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  2. Klik links op een van de aangepaste rollen in de lijst.
  3. Klik op Beheerders.
  4. Vink de vakjes aan voor de beheerders van wie u de rol wilt intrekken.
  5. Klik op Rol intrekken.
  6. Klik opnieuw op Rol intrekken om te bevestigen.
  7. Als Goedkeuring door meerdere partijen voor rollenbeheer (Beheerdersconsole) aanstaat, krijgt u een bericht dat een andere beheerder uw update moet goedkeuren. Als je je verzoek naar een andere beheerder wilt sturen, typ je een bericht (optioneel) en klik je op Verzoek sturen. Het verzoek verloopt na 3 dagen. Ga naar Goedkeuring door meerdere partijen voor gevoelige acties voor meer informatie.

Rechten toevoegen of verwijderen door een aangepaste beheerdersrol te updaten

U kunt specifieke beheerdersrechten voor meerdere gebruikers toevoegen of verwijderen door een aangepaste beheerdersrol te updaten. Als u bijvoorbeeld niet wilt dat een groep gebruikers het recht Rapporten heeft, kunt u dat recht verwijderen uit een aangepaste rol die u aan die gebruikers heeft toegewezen.

Beheerdersrechten toevoegen aan of verwijderen uit een aangepaste beheerdersrol:

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Account en dan Beheerdersrollen.

    U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  2. Klik links op een van de aangepaste rollen in de lijst.
  3. Klik op Rechten.
  4. Vink de vakjes aan of uit voor de rechten die u wilt toevoegen of verwijderen in de beheerdersrol.
  5. Klik op Opslaan.
  6. Als Goedkeuring door meerdere partijen voor rollenbeheer (Beheerdersconsole) aanstaat, krijgt u een bericht dat een andere beheerder uw update moet goedkeuren. Als je je verzoek naar een andere beheerder wilt sturen, typ je een bericht (optioneel) en klik je op Verzoek sturen. Het verzoek verloopt na 3 dagen. Ga naar Goedkeuring door meerdere partijen voor gevoelige acties voor meer informatie.

Als u bijvoorbeeld het recht Rapporten wilt uitzetten, vinkt u het selectievakje Rapporten uit. Als je rechten voor het beveiligingsdashboard wilt uitzetten, ga je naar het gedeelte Beveiligingscentrum en vink je het vakje Dashboards uit.

Rechten uitzetten door een aangepaste beheerdersrol te verwijderen

Als u een aangepaste beheerdersrol wilt verwijderen, kan de rol niet aan u zijn toegewezen en kunt u uzelf ook niet verwijderen. Vraag een andere hoofdbeheerder om de rol voor u in te trekken.

Zet rechten uit voor gemachtigde beheerders door een aangepaste beheerdersrol te verwijderen:

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Account en dan Beheerdersrollen.

    U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  2. Klik op de aangepaste rol die u wilt verwijderen.
  3. Klik op Rol verwijderen.
  4. Klik opnieuw op Rol verwijderen om te bevestigen.

Ga naar Aangepaste beheerdersrollen maken, bewerken en verwijderen voor meer informatie en instructies.