ไดเรกทอรีสำหรับ Google Workspace, Cloud Identity และ Essentials มีข้อมูลติดต่อของทุกคนในองค์กรและรายชื่อติดต่อบุคคลภายนอกที่แชร์ โดยคุณสามารถกำหนดประเภทของอีเมล (อีเมลหลัก ชื่อแทน หรือโดเมน) ที่ต้องการแชร์ และข้อมูลโปรไฟล์ที่จะเปิดเผยในบริการต่างๆ ของ Google ได้ หากคุณกำลังตั้งค่าไดเรกทอรี ให้ตรวจสอบว่าปิดใช้ไดเรกทอรีนั้นอยู่ (ปิดการแชร์รายชื่อติดต่อ) จากนั้นจึงค่อยเปิดใช้เมื่อพร้อมแล้ว
ทำไมต้องเปิดไดเรกทอรี
หากไดเรกทอรีเปิดอยู่ จะมีลักษณะดังนี้
- ผู้ใช้จะค้นหาข้อมูลโปรไฟล์ใน Google Contacts และบริการอื่นๆ ของ Google ได้
- ระบบจะเติมข้อความให้โดยอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้ป้อนอีเมลส่วนบุคคลหรือกลุ่ม
- เมื่อผู้ใช้แตะหรือชี้ไปที่รูปโปรไฟล์ของผู้อื่น ระบบจะเปิดการ์ดพร้อมข้อมูลโปรไฟล์ขึ้นมา
- Google ปฏิทินจะแนะนำห้องประชุมที่เหมาะสมกับสถานที่และจำนวนของผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อสร้างอาคาร ฟีเจอร์ และทรัพยากรในปฏิทิน
- นักเรียนจะส่งอีเมลถึงครูและเพื่อนร่วมชั้นได้ใน Classroom
ระบบจะแชร์อีเมลใดบ้าง
เมื่อเปิดใช้งานไดเรกทอรี ผู้ใช้ในองค์กรจะค้นหาสิ่งต่อไปนี้ได้
- ผู้ใช้ทุกคนในไดเรกทอรีหรือผู้ใช้ในไดเรกทอรีที่กำหนดไว้สำหรับหน่วยขององค์กรของตนเอง
- อีเมลของกลุ่มที่ตั้งค่าให้มองเห็นได้
- รายชื่อติดต่อที่ได้รับมอบจากบุคคลอื่น
ระบบจะไม่แชร์ข้อมูลใดบ้าง
- รายชื่อติดต่อส่วนบุคคลที่ผู้ใช้เพิ่มเอง
- ผู้ใช้ที่คุณระงับหรือลบไปแล้ว
- ผู้ใช้ที่คุณซ่อนจากไดเรกทอรี
สิ่งที่แชร์เมื่อไดเรกทอรีปิดอยู่
ผู้ใช้อาจเห็นรายละเอียดของกันและกันขณะที่โต้ตอบกันผ่าน Workspace แม้ว่าจะปิดไดเรกทอรีไว้ก็ตาม โดยตัวอย่างสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นมีดังนี้
- เมื่อผู้ใช้เข้าร่วมพื้นที่ Google Chat ผู้ใช้จะเห็นรายละเอียดโปรไฟล์ของกันและกัน
- ใน Classroom ครูและนักเรียน/นักศึกษาจะเห็นข้อมูลติดต่อของผู้ใช้คนอื่นๆ ในชั้นเรียน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลใน Classroom
- ตัวอย่างข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างโดยสังเขปเท่านั้น
ปิดไดเรกทอรี
โดยปกติคุณควรปิดใช้ไดเรกทอรีในขณะที่ตั้งค่าไดเรกทอรีเป็นครั้งแรกหรือเมื่อต้องการแก้ปัญหา
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
การตั้งค่าไดเรกทอรี - คลิกการตั้งค่าการแชร์
การแชร์รายชื่อติดต่อ
- ยกเลิกการเลือกช่องเปิดการแชร์รายชื่อติดต่อ
- คลิกบันทึก
เปิดใช้ไดเรกทอรีและตั้งค่าวิธีการแชร์
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
การตั้งค่าไดเรกทอรี - คลิกการตั้งค่าการแชร์
การแชร์รายชื่อติดต่อ
- เลือกช่องเปิดการแชร์รายชื่อติดต่อ
- เลือกอีเมลที่ต้องการให้อยู่ในไดเรกทอรีดังนี้
- แสดงอีเมลทั้งหมด - แสดงอีเมลหลักของผู้ใช้และอีเมลแทนที่มี
- แสดงเฉพาะอีเมลรองและอีเมลแทน - หากผู้ใช้มีอีเมลรอง (อีเมลที่อยู่นอกโดเมน) หรืออีเมลแทน ระบบจะแสดงเฉพาะอีเมลรองและอีเมลแทนเท่านั้น แต่ไม่แสดงอีเมลหลัก
- แสดงเฉพาะอีเมลหลัก - ระบุเฉพาะอีเมลหลักของผู้ใช้ ไม่แสดงอีเมลแทนหรืออีเมลรอง
- แสดงเฉพาะอีเมลในโดเมนหลักของผู้ใช้ - หากคุณมีชื่อแทนโดเมน ระบบจะแสดงอีเมลในโดเมนหลักของผู้ใช้ และซ่อนอีเมลที่เป็นชื่อแทนโดเมนทั้งหมด
เลือกโปรไฟล์ที่จะปรากฏในไดเรกทอรีในรายชื่อติดต่อบนเว็บ หากมีโปรไฟล์ของโดเมนหรือรายชื่อติดต่อบุคคลภายนอกจำนวนมาก ให้แสดงเฉพาะโปรไฟล์บางประเภทเพื่อให้ค้นหาอีเมลได้เร็วขึ้นและช่วยให้ไดเรกทอรีโหลดได้เร็วขึ้น
- แสดงเฉพาะโปรไฟล์ในโดเมน - รวมโปรไฟล์ของผู้ใช้ภายใน (ผู้ใช้ที่มีอีเมลอยู่ในโดเมน) โดยไม่รวมรายชื่อติดต่อบุคคลภายนอก หมายเหตุ: การตั้งค่านี้จะยังคงแสดงรายชื่อติดต่อที่แชร์ในโดเมนในระบบเติมข้อความอัตโนมัติและระบบการค้นหา
- แสดงเฉพาะรายชื่อติดต่อที่แชร์ในโดเมน - ระบุเฉพาะรายชื่อติดต่อบุคคลภายนอกที่แชร์
- แสดงทั้งโปรไฟล์ในโดเมนและรายชื่อติดต่อที่แชร์ในโดเมน - ระบุทั้งรายชื่อติดต่อบุคคลภายนอกที่แชร์และภายใน
คลิกบันทึก