Công ty của bạn cần có kế hoạch về cách ứng phó với tình trạng gián đoạn dịch vụ ảnh hưởng đến nhà cung cấp chính của bạn.
Hướng dẫn nhân viên cách sử dụng tài khoản Workspace
Nhân viên nên biết cách đăng nhập vào Google Workspace trước khi xảy ra sự cố ngừng hoạt động. Ngoài ra, bạn nên phát triển tài liệu đào tạo để hoàn thành các việc cần làm trong Google Workspace. Bạn có thể sử dụng lại các bài viết trợ giúp sau:
- Chuyển từ Microsoft sang Google Workspace
- Chuyển từ Slack sang Google Chat
- Chuyển từ Zoom, Skype hoặc Webex
- Chuyển từ Box, Dropbox hoặc ổ C:\
Khi xảy ra sự cố ngừng hoạt động
Sau đây là một số bước bạn có thể thực hiện khi xảy ra sự cố ngừng hoạt động. Làm việc với đối tác của Google nếu bạn muốn được đào tạo, quản lý thay đổi hoặc hỗ trợ thêm.
Nếu bạn đang sử dụng cùng một miền cho cả nhà cung cấp chính và Workspace: Chuyển bản ghi MX của miền sang
smtp.google.com. Tìm hiểu thêm.Thông báo cho người dùng chuyển sang Workspace.
Nhân viên đăng nhập vào Workspace:
- Nhân viên phải biết tên người dùng và mật khẩu của mình
- Nhân viên nên sử dụng khoá bảo mật
- Thay đổi mật khẩu khi đăng nhập lần đầu
Nhân viên có quyền truy cập ngay vào tất cả các dịch vụ của Google Workspace. Nếu bạn mua gói Business Continuity Plus, nhân viên có thể truy cập vào email, lịch và tin nhắn được đồng bộ hoá của họ.
Tiếp tục sử dụng Workspace cho đến khi dịch vụ được khôi phục bằng nhà cung cấp chính của bạn.
Sau khi sự cố mất điện được giải quyết
Khi dịch vụ được khôi phục bằng nhà cung cấp chính, bạn nên làm như sau:
- Nếu bạn đã thay đổi bản ghi MX khi sự cố bắt đầu, hãy chuyển bản ghi MX trở lại nhà cung cấp chính của bạn.
- Xuất dữ liệu của tổ chức bạn.
- Kiểm tra các quy tắc lưu giữ mặc định trong Vault để đảm bảo dữ liệu của bạn sẽ bị xoá sau khi bạn xuất dữ liệu.