Công ty của bạn cần có kế hoạch ứng phó với tình trạng gián đoạn dịch vụ ảnh hưởng đến nhà cung cấp chính.
Hướng dẫn nhân viên cách sử dụng tài khoản Workspace
Nhân viên cần biết cách đăng nhập vào Google Workspace trước khi xảy ra tình trạng ngừng dịch vụ. Ngoài ra, bạn nên xây dựng tài liệu đào tạo để nhân viên biết cách hoàn thành công việc trong Google Workspace. Bạn có thể sử dụng lại các bài viết trợ giúp sau:
- Chuyển từ Microsoft sang Google Workspace
- Chuyển từ Slack sang Google Chat
- Chuyển từ Zoom, Skype hoặc Webex
- Chuyển từ Box, Dropbox hoặc ổ C:
Khi xảy ra tình trạng ngừng dịch vụ
Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện trong thời gian ngừng dịch vụ. Hãy làm việc với đối tác của Google nếu bạn muốn được đào tạo thêm, quản lý thay đổi hoặc hỗ trợ.
Nếu bạn đang sử dụng cùng một miền cho cả nhà cung cấp chính và Workspace: Chuyển bản ghi MX của miền sang
smtp.google.com. Tìm hiểu thêm.Thông báo cho người dùng chuyển sang Workspace.
Nhân viên đăng nhập vào Workspace:
- Nhân viên phải biết tên người dùng và mật khẩu của mình
- Bạn nên yêu cầu nhân viên sử dụng khoá bảo mật
- Thay đổi mật khẩu khi đăng nhập lần đầu
Nhân viên có thể truy cập ngay vào tất cả các dịch vụ của Google Workspace. Nếu bạn đã mua gói Business Continuity Plus, thì nhân viên có thể truy cập vào email, lịch và cuộc trò chuyện đã đồng bộ.
Tiếp tục sử dụng Workspace cho đến khi dịch vụ được khôi phục với nhà cung cấp chính.
Sau khi tình trạng ngừng hoạt động được giải quyết
Khi dịch vụ được khôi phục với nhà cung cấp chính, bạn nên làm như sau:
- Nếu bạn đã thay đổi bản ghi MX khi tình trạng ngừng hoạt động bắt đầu, hãy chuyển lại bản ghi đó cho nhà cung cấp chính.
- Xuất dữ liệu của tổ chức bạn.
- Kiểm tra các quy tắc lưu giữ mặc định trong Vault để đảm bảo dữ liệu của bạn sẽ bị xoá sau khi bạn xuất dữ liệu.