Bạn chỉ muốn xuất một số dữ liệu của tổ chức mình? Chuyển đến phần Chọn dữ liệu Workspace bạn muốn xuất.
Với công cụ Xuất dữ liệu, bạn có thể xuất dữ liệu của tổ chức sang một tệp lưu trữ trên Google Cloud Storage rồi tải dữ liệu đó xuống.
Để cho phép người dùng tải dữ liệu của họ xuống, hãy cho phép Google Takeout và hướng dẫn người dùng xem bài viết Cách tải dữ liệu của bạn trên Google xuống.
Trước khi bắt đầu
Yêu cầu
Để xuất dữ liệu của tổ chức, bạn phải:
- Sử dụng tài khoản quản trị viên cấp cao của Google Workspace hoặc Cloud Identity đã được tạo ít nhất 30 ngày (trừ phi bạn tạo tài khoản tổ chức chưa được 30 ngày).
- Đã bật tính năng Xác minh 2 bước (2SV) cho tài khoản của bạn. Chỉ quản trị viên bắt đầu xuất dữ liệu mới bắt buộc phải bật tính năng 2SV. Để kiểm tra xem bạn đã bật tính năng xác minh 2 bước cho tài khoản của mình hay chưa, hãy xem lại các chế độ cài đặt bảo mật của tài khoản.
Để truy cập vào dữ liệu đã xuất, bạn phải bật Google Cloud cho(các) tài khoản quản trị của mình. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Bật hoặc tắt Google Cloud cho người dùng.
Dữ liệu nào được xuất?
Công cụ Xuất dữ liệu xuất dữ liệu giống như dữ liệu mà người dùng có thể truy cập thông qua Google Takeout. Công cụ này cũng xuất dữ liệu chỉ dành cho quản trị viên, chẳng hạn như dữ liệu đã bị xoá mà Vault giữ lại và dữ liệu do khách hàng sở hữu. Dữ liệu do khách hàng sở hữu là dữ liệu thuộc về tổ chức của bạn chứ không phải người dùng cá nhân, chẳng hạn như thư Gmail trong vùng cách ly của quản trị viên.
- Dữ liệu lịch – Dữ liệu sau đây do khách hàng sở hữu cũng được đưa vào: thông tin đặt chỗ tài nguyên có cấu trúc.
- Dữ liệu Chat – Dữ liệu sau đây do khách hàng sở hữu cũng được đưa vào: tin nhắn và tệp đính kèm cho các phòng do người dùng trong tổ chức của bạn tạo.
- Dữ liệu trên Chrome
- Dữ liệu Lớp học
- Dữ liệu Cloud Search –(chỉ dành cho quản trị viên)
- Dữ liệu về người liên hệ
- Dữ liệu trên Drive – Dữ liệu sau đây do khách hàng sở hữu cũng được đưa vào: dữ liệu trong bộ nhớ dùng chung và tài liệu được chia sẻ.
- Dữ liệu của Gemini
- Dữ liệu trên Gmail – Dữ liệu sau đây do khách hàng sở hữu cũng được đưa vào:
- Thư trong vùng cách ly quản trị
- Thư ở chế độ bảo mật của Gmail mà người gửi và người nhận cùng thuộc một miền
- Dữ liệu nhóm – Dữ liệu của các nhóm không có chủ sở hữu trong tổ chức của bạn cũng được đưa vào.
Lưu ý: Dữ liệu do người dùng trong nhóm người tiêu dùng tạo chỉ được cung cấp cho những người dùng đó.
- Giữ lại dữ liệu
- Dữ liệu trên NotebookLM
- Dữ liệu về lời nhắc
- Tập lệnh do thông báo có điều kiện tạo ra.
- Dữ liệu Tasks
Lưu ý: Dữ liệu gần đây đã xoá trong Tasks, bao gồm cả dấu thời gian xoá, cũng được đưa vào.
- Dữ liệu thoại – Dữ liệu sau đây do khách hàng sở hữu cũng được đưa vào:
- Đơn đặt hàng chuyển mạng giữ số
- Cài đặt Người trả lời tự động
- Danh sách điện thoại bàn
- Địa chỉ thuế
- Mã số thuế
- Số điện thoại và việc chỉ định số điện thoại
- Dữ liệu giấy phép người dùng
- Nhóm đổ chuông
Lưu ý: Dữ liệu Voice đã bị xoá gần đây cũng được đưa vào.
Công cụ Xuất dữ liệu không xuất:
- Dữ liệu cho những tài khoản người dùng được tạo trong vòng 24 giờ trước khi quá trình xuất bắt đầu.
- Dữ liệu đã bị xoá, trừ phi dữ liệu đó được lưu giữ hoặc giữ lại theo chính sách của Google Vault.
Dữ liệu xuất đầy đủ bao gồm dữ liệu của những người dùng có các loại tài khoản sau:
- Được cấp phép và đang hoạt động
- Bị quản trị viên tạm ngưng
- Đã lưu trữ
- Vault Former Employee
- Đối với dữ liệu xuất từ Chrome: Người dùng Google Workspace for Education đang hoạt động
Dữ liệu đã xuất được lưu trữ ở đâu?
Công cụ Xuất dữ liệu sẽ xuất dữ liệu của tổ chức bạn sang một bộ chứa Google Cloud Storage (GCS). Theo mặc định, công cụ Xuất dữ liệu cung cấp một bộ chứa Cloud Storage tạm thời do Google cung cấp.
Nếu bạn chọn một bộ chứa do Google cung cấp
- Bạn có thể chọn một nhóm nằm ở Hoa Kỳ, Châu Âu hoặc cho biết bạn Không có lựa chọn ưu tiên.
- Dữ liệu đã xuất sẽ tự động bị xoá sau 60 ngày kể từ khi bắt đầu xuất.
Nếu bạn chọn bộ chứa Cloud Storage của riêng mình
Để giữ lại dữ liệu lâu hơn 60 ngày, bạn cần tạo một tệp xuất tuỳ chỉnh và chọn bộ chứa Cloud Storage của riêng mình. Hãy xem bài viết Xuất dữ liệu Workspace bằng bộ nhớ dữ liệu cục bộ để biết thêm thông tin.
Mất bao lâu để xuất dữ liệu?
Khi bạn bắt đầu xuất dữ liệu, tất cả quản trị viên cấp cao đều nhận được email thông báo rằng có một yêu cầu xuất dữ liệu đang chờ xử lý. Bạn có thể xuất dữ liệu chậm nhất là 48 giờ sau khi bắt đầu xuất. Khoảng thời gian chờ này giúp bảo mật dữ liệu của tổ chức bạn.
Quá trình xuất dữ liệu thường mất 72 giờ nhưng có thể lên tới 14 ngày, tuỳ thuộc vào lượng dữ liệu cần xuất. Tất cả quản trị viên cấp cao đều nhận được email thông báo khi quy trình này hoàn tất. Tất cả quản trị viên cấp cao đều có thể xem tệp xuất.
Xuất dữ liệu của người dùng
Các bước này bắt đầu quá trình xuất toàn bộ dữ liệu của tổ chức và có trong tất cả các phiên bản Google Workspace. Để biết thông tin về các lựa chọn nâng cao khác, hãy xem bài viết Chọn dữ liệu Workspace bạn muốn xuất.
Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Dữ liệu
Nhập và xuất dữ liệu
Xuất dữ liệu.Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.
- Nhấp vào Thiết lập tệp xuất dữ liệu mới.
- Trong hộp Tên, hãy nhập tên cho tệp xuất.
- Trong hộp Export Type (Loại xuất), hãy chọn Standard (Chuẩn).
- Trong hộp Phạm vi, hãy đánh dấu vào Xuất tất cả dữ liệu người dùng của toàn bộ tổ chức.
- Trong hộp Dịch vụ, hãy giữ nguyên tất cả dịch vụ đã chọn.
- Bỏ qua hộp Nhãn.
- Trong hộp Phạm vi ngày và loại, hãy chọn một phạm vi ngày. Không đánh dấu vào hộp Xuất dữ liệu liên tục.
Trong hộp Đích đến, hãy chọn Bộ chứa trên đám mây do Google cung cấp.
Lưu ý quan trọng: Tuỳ thuộc vào phiên bản bạn đang dùng, hộp Đích đến có thể cung cấp lựa chọn xuất sang thùng lưu trữ trên đám mây mà bạn sở hữu.
Chọn khu vực cho nhóm tài nguyên:** Hoa Kỳ**, Châu Âu hoặc Không có lựa chọn ưu tiên.
Nhấp vào Bắt đầu xuất.
Thời gian chạy ước tính sẽ được tính toán nếu có cho tệp xuất của bạn. Sau khi hoàn tất, thời gian hoàn tất ước tính sẽ xuất hiện.
Xem và tải dữ liệu đã xuất xuống
Sau khi quá trình xuất dữ liệu hoàn tất, quản trị viên cấp cao trong tổ chức của bạn sẽ nhận được thông báo qua email kèm theo đường liên kết để xem kho lưu trữ. Bạn cũng có thể truy cập vào kho lưu trữ bằng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Dữ liệu
Nhập và xuất dữ liệu
Xuất dữ liệu.Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.
- Bảng Xuất dữ liệu liệt kê tất cả các lần xuất dữ liệu của bạn và bao gồm:
- Tên tệp xuất
- Ngày bắt đầu và ngày hoàn thành gần đây nhất
- Người thiết lập từng hoạt động xuất
- Trạng thái xuất
- Việc bạn có thể làm với dữ liệu đã xuất
- Trong bảng Xuất dữ liệu, hãy nhấp vào tên của bản xuất để mở chế độ xem chi tiết.
- Trong mục Phạm vi, bạn có thể xem những người dùng, nhóm hoặc đơn vị tổ chức đã được xuất.
- Trong mục Trạng thái, bạn có thể xem quá trình xuất đã chạy hoàn tất hay chưa hoặc có lỗi hay không:
- Thất bại: Không có dữ liệu nào được xuất
- Lỗi: Một số dữ liệu bị thiếu trong kho lưu trữ
- Hoàn tất: Tất cả dữ liệu đã được xuất
- Để xem kho lưu trữ, hãy nhấp vào Thao tác
Xem kho lưu trữ.
- Nếu quá trình xuất dữ liệu hoàn tất nhưng có lỗi, bạn có thể chạy quy trình khắc phục.
Xem tệp lưu trữ dữ liệu xuất
Kho lưu trữ dữ liệu đã xuất có ở dạng tệp nén (tệp zip). Thư mục gốc có danh sách các thư mục người dùng chứa tệp zip dữ liệu của người dùng đó. Dữ liệu được phân chia theo dịch vụ (chẳng hạn như Drive hoặc Gmail) và có giới hạn về kích thước tệp. Ví dụ: dữ liệu của người dùng trong Drive và Gmail có thể được chia thành nhiều tệp có nhãn: Drive (Phần 1), Drive (Phần 2), Gmail (Phần 1) và Gmail (Phần 2).
Lưu ý: Thứ tự của các dịch vụ có thể khác nhau mỗi khi bạn xuất. Vì vậy, đừng lo lắng nếu Drive xuất hiện ở vị trí đầu tiên vào lần này và Gmail xuất hiện ở vị trí đầu tiên vào lần sau.
Cách xem và tải tệp lưu trữ dữ liệu đã xuất xuống:
- Trong giao diện người dùng Cloud Storage, hãy nhấp vào thư mục gốc.
Lưu ý: Một số dữ liệu, chẳng hạn như tệp trong ổ đĩa dùng chung, thuộc về một tài khoản dịch vụ chứ không phải người dùng. Trong tệp lưu trữ xuất, các tài khoản dịch vụ có tên là "Resource".
Bạn chỉ có thể tải từng đối tượng xuống bằng giao diện người dùng Cloud Storage. Để tải một thư mục hoặc nhiều đối tượng xuống cùng một lúc, hãy sử dụng công cụ dòng lệnh gcloud storage.
Ví dụ:
gcloud storage cp --continue-on-error --recursive
"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .
- Nhấp vào tệp zip để tải dữ liệu của người dùng xuống.
- Giải nén tệp để xem dữ liệu của người dùng theo sản phẩm.