Google Vault הוא כלי לניהול מדיניות לגבי מידע ו-eDiscovery ב-Google Workspace. בעזרת Vault אפשר לשמור, להחזיק, לחפש ולייצא את נתוני המשתמשים ב-Google Workspace. אתם יכולים להשתמש ב-Vault לנתונים הבאים:
- הודעות Gmail
- קבצים ב-Google Drive.
- אירועים ביומן Google
- הודעות ב-Google Chat (כשהיסטוריית השיחות מופעלת)
- הקלטות של Google Meet ויומנים משויכים של צ'אטים, שאלות ותשובות וסקרים
- הודעות בקבוצות Google
- הודעות טקסט, הודעות קוליות והתמלילים שלהן ויומני שיחות ב-Google Voice (מינויים לתוסף ל-Voice בלבד)
- Google Sites
- שיחות באפליקציית Gemini
- שיחות עם Gemini ב-Workspace
מידע נוסף על סוגי נתונים נתמכים
דרישות לגבי רישיונות
כדי ש-Vault יוכל לחפש ולשמור נתונים של משתמש:
- למשתמשים צריך להיות רישיון ל-Google Workspace שכולל את Google Vault.
- לאדמינים צריך להיות רישיון ל-Google Workspace שכולל את Google Vault.
| רישיונות ל-Vault כלולים | רישיונות לתוסף Vault זמינים |
|---|---|
|
כדי לקבל מידע על המהדורות התואמות, פנו למחלקת המכירות של Google. |
איך הרישוי פועל
- אם Vault כלול במהדורה שלכם, כל המשתמשים והאדמינים בארגון מקבלים רישיון ל-Vault באופן אוטומטי.
- אם Vault זמין כרישיון לתוסף, אתם יכולים לקנות רישיונות ל-Vault לחלק מהמשתמשים והאדמינים בארגון או לכולם. רק משתמשים שהוקצו להם רישיונות ל-Vault מכוסים על ידי Vault. רק אדמינים עם רישיונות ל-Vault יכולים להשתמש ב-Vault. איך מקבלים את Google Vault
- אם תמחקו משתמש או רישיון נדרש, יכול להיות שהנתונים שלו יימחקו באופן סופי ולא יהיו זמינים יותר ב-Vault.
ניהול מידע: שמירה ומחיקה של נתונים
- לשמור נתונים כל עוד צריכים אותם. אם הארגון שלכם נדרש לשמור נתונים למשך זמן מסוים, אתם יכולים להגדיר את Vault כך שישמור אותם. הנתונים נשארים זמינים ל-Vault גם אם המשתמשים מוחקים אותם ומרוקנים את האשפה שלהם.
- להסיר נתונים כשכבר אין בהם צורך. אם הארגון שלכם נדרש למחוק מידע אישי ורגיש אחרי פרק זמן מסוים, אתם יכולים להגדיר את Vault כך שיסיר את המידע מחשבונות המשתמשים ויתחיל למחוק אותו סופית מכל המערכות של Google.
כללי השמירה של Vault חלים ישירות על מערכות הנתונים של שירותי Google הנתמכים. Vault הוא לא ארכיון נתונים. כשתוקף כללי השמירה פג, כל הנתונים שנמחקו על ידי משתמשים או אדמינים ולא נמצאים בהחזקה לצורך משפטי כפופים לתהליכי מחיקה רגילים. כשהנתונים נמחקים באופן סופי אחרי שתקופת השמירה מסתיימת, המשתמשים או האדמינים לא יכולים לשחזר אותם. מידע נוסף על שמירת נתונים
הערה: Vault לא שומר נתונים עד שמגדירים כללי שמירה. עד שתעשו את זה, המשתמשים יוכלו למחוק נתונים והשירותים יוכלו למחוק אותם באופן סופי בהתאם לפרוטוקול של אותו שירות.
eDiscovery: חיפוש, שמירה וייצוא של נתונים רלוונטיים
בעזרת Vault, משתמשים מורשים יכולים לחפש נתונים, להחזיק נתונים לצורך משפטי ולייצא נתונים לניתוח נוסף.
Vault תומך בשלבים הראשונים של תהליך ה-eDiscovery, כפי שמתואר במודל הייחוס של גילוי אלקטרוני (EDRM):
- זיהוי – אתם יכולים לחפש בנתונים של הארגון ב-Google Workspace לפי חשבון משתמש, יחידה ארגונית, תאריך או מילת מפתח, ולראות תצוגה מקדימה של הודעות, קבצים מצורפים וקבצים נתמכים. רוב השירותים תומכים בחיפושים באמצעות אופרטורים בוליאניים. מידע נוסף על חיפוש
- שמירה – כדי לשמור נתונים ללא הגבלת זמן לצורך משפטי או למטרות אחרות, אתם יכולים להגדיר החזקות בחשבונות, ביחידות ארגוניות ובקבוצות. בהודעות ב-Gmail ובצ'אט, אתם יכולים גם להגדיר תנאים כדי להגביל את ההחזקה להודעות שתואמות לתנאים. מידע על החזקות
איסוף – אחרי שמחפשים נתונים, אפשר לייצא אותם לצורך עיבוד וניתוח. הייצוא כולל:
- עותק מקיף של כל הנתונים שתואמים לקריטריונים של החיפוש שלכם
- המטא-נתונים שצריך כדי לקשר את הנתונים שיוצאו למשתמשים ספציפיים בארגון
- המידע המאמת שנדרש כדי להוכיח שהנתונים שיוצאו תואמים לנתונים שמאוחסנים בשרתים של Google.
ייצוא נתונים זמין ב-Vault למשך 15 ימים, ואז הייצוא נמחק כדי להגן על הנתונים האלה. מידע על ייצוא
בקרת גישה וביקורת
אתם יכולים לקבוע למי תהיה גישה ל-Vault ואילו פעולות יהיו זמינות לו. כך אפשר לוודא שרק למשתמשים מורשים תהיה גישה לנתונים של הארגון. מפעילים את Vault ביחידות ארגוניות נבחרות ומקצים את היחידות הארגוניות לתפקיד אדמין עם הרשאות Vault. מידע נוסף על שליטה בגישה ל-Vault ועל הרשאות ב-Vault
ב-Vault יש יומן ביקורת מלא של פעילות המשתמשים ב-Vault, כולל מתי משתמש יוצר או עורך כלל שמירה, מריץ חיפוש או מייצא נתונים. אי אפשר לערוך את יומן הביקורת. מידע נוסף על דוחות ביקורת
איך מתחילים לעבוד עם Vault
- אם לארגון שלכם יש מהדורת Google Workspace שלא כוללת את Vault, אתם יכולים לקנות רישיונות ל-Vault.
- סופר-אדמין ב-Google Workspace צריך להגדיר את הרשאות הגישה של המשתמשים ל-Vault ואת ההרשאות ב-Vault. הם יכולים גם להגדיר כללי שמירה כברירת מחדל כדי להתחיל לשמור נתונים באופן מיידי. אנחנו ממליצים לעבוד עם הצוות המשפטי או עם צוות התאימות של הארגון כדי לקבוע את הדרישות שלכם בנוגע לניהול מדיניות לגבי מידע ול-eDiscovery.
- משתמשי Vault יכולים להיכנס לחשבון ולהתחיל לעבוד. כדי להתחיל לעבוד במהירות, אפשר לעיין במאמר איך מתחילים לעבוד עם תכונות החיפוש והייצוא ב-Vault.
השלבים הבאים
יש לך שאלות? שאלות נפוצות על Google Vault
נתקלתם בבעיה? במאמר בעיות מוכרות אפשר לראות את הבעיות המוכרות, ובמאמר מה חדש אפשר לעקוב אחרי תיקונים ותכונות חדשות.