Dit artikel is bedoeld voor beheerders van Google Workspace voor het onderwijs.
Laat studenten en medewerkers Google Takeout gebruiken om hun Google Drive-bestanden, Gmail-berichten en Google Foto's-inhoud naar een ander Google-account te kopiëren. Afgestudeerde studenten kunnen bijvoorbeeld gegevens kopiëren en overzetten naar hun persoonlijke Google-account.
Leer hoe gebruikers content van een schoolaccount naar een ander account kopiëren.
Om gegevensoverdracht voor andere Google-services, zoals YouTube of Foto's, te beheren, ga je naar Takeout toestaan of blokkeren voor gebruikers .
Wat gebruikers kunnen kopiëren en overdragen
Standaard is de machtiging voor het overzetten van Takeout-gegevens ingeschakeld voor alle organisatie-eenheden. Met deze machtiging kunnen gebruikers hun Gmail- en Drive-gegevens downloaden:
- Drive : Gebruikers kunnen kopieën van documenten en mappen die ze bezitten overzetten naar Mijn Drive.
- Gmail : Kopieer en verplaats hun e-mails (niet contacten, chats of taken).
- Foto's : Gebruikers kunnen foto's, video's en albums die ze bezitten overzetten. De albumtitels in het bestemmingsaccount bevatten het e-mailadres van de oorspronkelijke eigenaar.
Let op : Er worden tijdens dit proces geen documenten, e-mails of foto's verwijderd; er worden kopieën gemaakt in het nieuwe account, terwijl de originele bestanden ongewijzigd blijven. Bestanden op Google Drive kunnen niet worden gekopieerd als u het delen van bestanden buiten uw domein uitschakelt.
Stap 1: Stel overdrachtsrechten in
Voor deze stap hebt u beheerdersrechten nodig voor organisatie-eenheden (op het hoogste niveau) en service-instellingen.
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Gegevens Gegevens importeren en exporteren Google Takeout .Hiervoor is beheerdersrechten voor service-instellingen vereist.
- Klik op Aanvullende overdrachtsrechten .
- Vink het vakje voor overdrachtstoegang aan of uit.
- Opmerking : Door dit vakje aan te vinken, krijgen uw gebruikers toegang tot de tool en kunnen ze beginnen met het overdragen van hun gegevens.
Schakel in het gedeelte 'Gegevensoverdrachtservices ' Drive, Gmail of Foto's in voor elke service die u wilt toestaan voor gebruikers om gegevens over te dragen.
Belangrijk : Gebruikers hebben alleen toegang tot de tool ' Uw inhoud overdragen ' als het selectievakje in stap 3 is aangevinkt en ten minste één van de services die in stap 4 worden vermeld, is ingeschakeld. Als alle services zijn uitgeschakeld, hebben gebruikers geen toegang tot de tool, zelfs niet als 'Aanvullende overdrachtsrechten' is ingeschakeld. Lees meer over het in- of uitschakelen van services .
(Optioneel) Om deze instellingen op een specifieke groep gebruikers toe te passen, selecteert u de organisatie-eenheid in het deelvenster Organisatie-eenheden voordat u de instellingen wijzigt.
- Leer meer over organisatiestructuur .
Klik op Opslaan .
Stap 2. Zorg ervoor dat je instellingen gegevensoverdracht toestaan.
Zorg ervoor dat Google Takeout is ingeschakeld voor uw gebruikers. Als de service is uitgeschakeld, hebben gebruikers geen toegang tot de tool, zelfs niet als u hen toestemming hebt gegeven om hun content over te zetten.
Opmerking :
- Drive delen : Om bestanden die gebruikers bezitten over te dragen, moet extern delen voor Drive zijn ingeschakeld.
- Opslagruimte op de bestemming : Het bestemmingsaccount moet voldoende opslagruimte hebben om de overgedragen gegevens op te slaan.
Ga voor meer informatie naar Google Takeout toestaan of blokkeren , Bekijken welke apps zijn ingeschakeld voor een gebruiker, groep of organisatie-eenheid en Extern delen beheren voor uw organisatie .
Stap 3. Informeer de leerlingen over de overdrachtsprocedure.
Als studenten zich voorbereiden op een overstap naar een andere school of hun afstuderen, kunnen ze de overstap regelen via hun Google-accountpagina 's. Deel de instructies en kopieer de inhoud van je schoolaccount naar een ander account om studenten op weg te helpen.