Dit artikel is bedoeld voor beheerders. Ga naar Bestanden delen vanuit Google Drive voor meer informatie over het delen van bestanden of het instellen van machtigingen voor uw eigen bestanden .
Ondersteuning voor alle edities van Google Workspace, Cloud Identity en G Suite.
Als beheerder kunt u bepalen of gebruikers bestanden en mappen vanuit Google Docs, Sheets, Slides, Sites, Mijn Kaarten en gedeelde schijven kunnen delen met mensen buiten uw organisatie. U kunt ook een indicator inschakelen die aangeeft of een gedeelde schijf of een Drive-bestand eigendom is van of gedeeld wordt met iemand buiten uw organisatie.
Let op : Gems worden opgeslagen en gedeeld in Google Drive, dus de deelinstellingen voor Drive zijn ook van toepassing op Gems. Alle Google-bestanden die in een Gem zijn opgenomen, worden gedeeld met iedereen die toegang heeft tot de Gem. Zie Gem-deling in- of uitschakelen voor meer informatie.
Opmerking: De deelinstellingen voor Drive gelden ook voor delen in Gemini Business. Zie Toegang tot Workspace-gegevens beheren in Gemini Business en Enterprise voor meer informatie.
Op deze pagina
- Voorbeeld van deelinstellingen voor scenario's
- Schakel het delen van bestanden en mappen met externe gebruikers in of uit in Drive.
- Sta extern delen alleen toe met bepaalde domeinen.
- Schakel de indicator voor extern gedeelde bestanden in of uit.
- Bepaal wie content mag verplaatsen naar een gedeelde schijf die eigendom is van een andere organisatie.
- Probeer Drive-deling te beheren met vertrouwensregels.
- En wat gebeurt er met gebruikersaccounts die geen Drive meer hebben?
Opmerking: Om het delen met externe gebruikers die geen Google gebruiken te beheren, kunt u het delen door bezoekers in- of uitschakelen .
Voorbeeld van deelinstellingen voor scenario's
Stel aangepaste deelopties in voor een groep of organisatie-eenheid.
U kunt ervoor kiezen om alleen gebruikers in bepaalde groepen of organisatie-eenheden toe te staan content extern te delen, en extern delen voor alle anderen te blokkeren. Dit kunt u doen via de instellingen voor delen in Google Drive of met vertrouwensregels.
Met de instellingen voor het delen in Drive:
- Als je dat nog niet hebt gedaan, plaats de gebruikers dan in organisatie-eenheden of configuratiegroepen .
- Schakel het delen met externe partijen voor de hoogste organisatie-eenheid uit, zoals beschreven in de volgende sectie.
- Klik aan de linkerkant op de groep of organisatie-eenheid die u extern wilt laten delen.
Belangrijk: Groepsinstellingen hebben voorrang op instellingen van organisatie-eenheden. Als een gebruiker tot meerdere groepen behoort, worden de instellingen van de groep met de hoogste prioriteit op de gebruiker toegepast.
- Schakel externe delen in.
Met vertrouwensregels: leer hoe u dit doet in Vertrouwensregels maken en beheren voor het delen in Drive .
Deel content met externe gebruikers die geen Google-account hebben.
Je kunt gebruikers toestaan bestanden en mappen te delen met externe gebruikers die geen Google-account hebben door 'Delen met bezoekers' in te schakelen. Je kunt ervoor kiezen om delen met iedereen of alleen met vertrouwde domeinen toe te staan. Zie 'Delen met niet-Google-gebruikers toestaan met delen met bezoekers' voor instructies.
Sta alleen toe dat inhoud in specifieke mappen extern gedeeld kan worden.
Ondersteunde edities voor deze functie: Business Starter, Business Standard en Business Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard en Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Vergelijk uw editie
De deelinstellingen in uw beheerdersconsole gelden voor gebruikers per organisatie-eenheid of groep. U hebt geen controle over individuele mappen in 'Mijn schijven' van gebruikers.
Om alleen bepaalde bestanden extern te delen, kunt u gedeelde schijven gebruiken. Bij deze aanpak fungeert de gedeelde schijf als de map.
- Maak een organisatie-eenheid zonder leden.
- Schakel het delen met externe partijen voor de hoogste organisatie-eenheid uit, zoals beschreven in de volgende sectie.
- Schakel extern delen in voor de nieuwe organisatie-eenheid; hiermee wordt de instelling voor de bovenliggende organisatie-eenheid overschreven.
- (Optioneel) Om het delen met mensen buiten uw organisatie zonder Google-accounts mogelijk te maken, schakelt u bezoekersdeling in voor de nieuwe organisatie-eenheid.
- Maak een gedeelde schijf aan om bestanden en mappen op te slaan die u extern kunt delen.
- Identificeer de personen die de bestanden extern mogen delen en voeg deze personen toe als leden van de gedeelde schijf met het toegangsniveau Bijdrager , Inhoudsbeheerder of Beheerder . Als u veel gebruikers hebt, voeg ze dan toe als een groep.
Opmerking:
- Je kunt mensen buiten je organisatie toevoegen als leden van een gedeelde schijf als ze een Google-account hebben. Als ze geen Google-account hebben, kun je het delen door bezoekers inschakelen , zodat je gebruikers content met hen kunnen delen.
- Bekijk en begrijp de machtigingen die aan elk toegangsniveau zijn verbonden . Bepaal het juiste toegangsniveau voor de leden van de gedeelde schijf op basis van de specifieke behoeften van uw organisatie.
- Wijs de gedeelde schijf toe aan de nieuwe organisatie-eenheid .
- Verplaats de inhoud naar de gedeelde schijf .
- (Optioneel) Als u een melding wilt ontvangen wanneer er inhoud aan de gedeelde schijf wordt toegevoegd en extern wordt gedeeld, kunt u een rapportageregel instellen op basis van gebeurtenissen in het schijflogboek .
Schakel het delen van bestanden en mappen met externe gebruikers in of uit in Drive.
Het delen van content in Drive met mensen buiten uw organisatie kan een belangrijk samenwerkingsproces zijn, maar het brengt ook het risico van datalekken met zich mee. Als u extern delen inschakelt, hebt u opties om het delen te beperken, zoals gebruikers waarschuwen voordat ze delen of het delen van links blokkeren.
Als u het delen met externe gebruikers uitschakelt, kunnen gebruikers de volgende items niet met externe gebruikers delen:
- Uitnodigingen voor items die zijn gemaakt in Docs, Sheets en Slides.
- Links naar bestanden die zijn opgeslagen in Drive.
- Bijlagen bij e-mails, die rechtstreeks vanaf apparaten zijn geüpload of in Drive zijn opgeslagen.
Externe gebruikers verliezen ook de toegang tot alle items die eerder met hen waren gedeeld.
U kunt ook voorkomen dat deze items van externe gebruikers naar gebruikers binnen uw organisatie worden verzonden. Deze beperkingen gelden voor externe groepsleden. Wanneer bestanden worden gedeeld met een groep die externe gebruikers bevat, hebben die externe gebruikers geen toegang tot het bestand.
Let op : Beperkingen gelden op gebruikersniveau, niet op groepsniveau. Hoewel bestanden dus wel met een externe groep kunnen worden gedeeld, hebben externe gebruikers in die groep die door uw deelinstellingen zijn geblokkeerd, geen toegang tot de bestanden.
Externe delen in- of uitschakelen:
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Apps Google Werkruimte Drive en documenten .Hiervoor is beheerdersrechten voor service-instellingen vereist.
- Klik op Instellingen voor delen Opties voor delen .
- (Optioneel) Om de instelling alleen op bepaalde gebruikers toe te passen, selecteert u aan de zijkant een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of configuratiegroep (geavanceerd).
Groepsinstellingen hebben voorrang op organisatie-eenheden. Meer informatie
- Om extern delen in te schakelen, klikt u op 'Aan' en kiest u de gewenste deelopties.
- Om het delen met externe bronnen uit te schakelen, klikt u op Uit . U kunt ook voorkomen dat externe content met uw gebruikers wordt gedeeld, inclusief content in opslagsystemen van derden.
- Klik op Opslaan. Of u kunt voor een organisatie-eenheid op Overschrijven klikken.
Om de overgeërfde waarde later te herstellen, klikt u op Overnemen (of Ongedaan maken voor een groep).
Het kan tot 24 uur duren voordat de wijzigingen zichtbaar zijn. Gedurende deze tijd kunnen oude en nieuwe instellingen afwisselend van kracht zijn.
Sta extern delen alleen toe met bepaalde domeinen.
Je kunt het delen van bestanden alleen toestaan met vertrouwde (toegestane) domeinen. Wanneer je een whitelist gebruikt om het delen te beperken:
- Het domein moet een Google Workspace-domein zijn, tenzij je gebruikmaakt van bezoekersdeling .
- Je kunt niet slechts bepaalde domeinen in de whitelist voor het delen van bestanden selecteren. Alle vertrouwde domeinen worden automatisch opgenomen.
- Gebruikers kunnen geen bestanden delen met persoonlijke accounts.
- Als uw organisatie een combinatie van Cloud Identity- en Google Workspace-licenties heeft, is de whitelist ook van toepassing op Cloud Identity-gebruikers.
Voordat u begint: Leer indien nodig hoe u de instelling kunt toepassen op een afdeling of groep .
Voeg, indien mogelijk, vertrouwde domeinen toe aan uw whitelist .
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Apps Google Werkruimte Drive en documenten .Hiervoor is beheerdersrechten voor service-instellingen vereist.
- Klik op Instellingen voor delen Opties voor delen .
- (Optioneel) Om de instelling alleen op bepaalde gebruikers toe te passen, selecteert u aan de zijkant een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of configuratiegroep (geavanceerd).
Groepsinstellingen hebben voorrang op organisatie-eenheden. Meer informatie
- Klik op Toegestane domeinen en kies de gewenste deelopties.
- Klik op Opslaan. Of u kunt voor een organisatie-eenheid op Overschrijven klikken.
Om de overgeërfde waarde later te herstellen, klikt u op Overnemen (of Ongedaan maken voor een groep).
(Alleen voor formulieren) Klik onder 'Instellingen voor delen' op 'Formulierreacties' . Kies of gebruikers in uw domein kunnen reageren op extern gemaakte formulieren of formulieren extern kunnen delen om reacties te ontvangen.
Let op : als u deze opties uitschakelt, worden de deelinstellingen van Google Drive toegepast op de deelnemers die het formulier invullen.
- Klik op Opslaan. Of u kunt voor een organisatie-eenheid op Overschrijven klikken.
Om de overgeërfde waarde later te herstellen, klikt u op Overnemen (of Ongedaan maken voor een groep).
Het kan tot 24 uur duren voordat de wijzigingen zichtbaar zijn. Gedurende deze tijd kunnen oude en nieuwe instellingen afwisselend van kracht zijn.
Schakel de indicator voor extern gedeelde bestanden in of uit.
Standaard wordt er een waarschuwingsindicator 'Extern' weergegeven wanneer een gedeelde schijf of een Drive-bestand eigendom is van of gedeeld wordt met iemand buiten uw organisatie. U kunt deze instelling echter voor sommige of alle gebruikers in- of uitschakelen. Als u de instelling uitschakelt, kunt u de extern gedeelde bestanden nog steeds bekijken in de logboekgebeurtenissen van Drive .
Om de indicator in of uit te schakelen:
Voordat u begint: Leer indien nodig hoe u de instelling kunt toepassen op een afdeling of groep .
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Apps Google Werkruimte Drive en documenten .Hiervoor is beheerdersrechten voor service-instellingen vereist.
- Klik op Instellingen voor delen Opties voor delen .
- (Optioneel) Om de instelling alleen op bepaalde gebruikers toe te passen, selecteert u aan de zijkant een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of configuratiegroep (geavanceerd).
Groepsinstellingen hebben voorrang op organisatie-eenheden. Meer informatie
- Klik op Externe bestanden markeren Vink het vakje 'Externe bestanden markeren' aan of uit om de indicator in of uit te schakelen.
- Klik op Opslaan. Of u kunt voor een organisatie-eenheid op Overschrijven klikken.
Om de overgeërfde waarde later te herstellen, klikt u op Overnemen (of Ongedaan maken voor een groep).
Het kan tot 24 uur duren voordat de wijzigingen zichtbaar zijn. Gedurende deze tijd kunnen oude en nieuwe instellingen afwisselend van kracht zijn.
Inzicht in het weergavegedrag van indicatoren
Wanneer de waarschuwingsindicator is ingeschakeld, wordt deze weergegeven voor Drive-bestanden die eigendom zijn van of gedeeld worden met iemand buiten uw organisatie, met de volgende uitzonderingen:
- De indicator wordt niet weergegeven als een groep in Google Groepen die eigendom is van uw organisatie toegang heeft tot het bestand, zelfs als de groep leden buiten uw organisatie bevat.
- De indicator wordt altijd weergegeven als serviceaccounts toegang hebben tot het bestand, ongeacht of het serviceaccount eigendom is van iemand binnen of buiten uw organisatie.
- De indicator wordt altijd weergegeven als automatisch gegenereerde Google Classroom- groepen toegang hebben tot het bestand.
Bepaal wie content mag verplaatsen naar een gedeelde schijf die eigendom is van een andere organisatie.
U kunt het verplaatsen van inhoud van gedeelde schijven met een externe bron of bestemming toestaan of blokkeren. Bijvoorbeeld:
- U kunt voorkomen dat inhoud van een gedeelde schijf binnen uw organisatie naar een externe gedeelde schijf of naar de Mijn schijf van een externe gebruiker wordt verplaatst.
- Je kunt voorkomen dat inhoud van de Mijn Drive van een gebruiker binnen je organisatie naar een externe gedeelde schijf wordt verplaatst.
Ga voor meer informatie naar Beperken wie inhoud naar externe gedeelde schijven mag verplaatsen .
Probeer Drive-deling te beheren met vertrouwensregels.
Ondersteunde edities voor deze functie: Frontline Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Standard en Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Vergelijk uw editie
In plaats van Drive-instellingen te gebruiken voor het delen buiten uw organisatie, kunt u vertrouwensregels gebruiken om het delen zowel binnen als buiten uw organisatie te beheren. Vertrouwensregels geven u meer controle over met wie uw gebruikers kunnen delen. Zie Vertrouwensregels maken en beheren voor het delen in Drive voor meer informatie.
En wat gebeurt er met gebruikersaccounts die geen Drive meer hebben?
Als een gebruiker in uw organisatie geen Drive- en Docs-service meer heeft voor zijn of haar account – bijvoorbeeld omdat de Google Workspace-licentie van het account is verwijderd – kunnen bestanden die van die gebruiker zijn alleen nog binnen uw organisatie worden gedeeld, zelfs als de deelinstellingen voor die bestanden extern delen toestaan.
Om de beperking voor het extern delen van bestanden van de gebruiker op te heffen, kunt u een gearchiveerde gebruikerslicentie (AU-licentie) aan hun account toevoegen. Ga naar Gearchiveerde gebruikerslicenties toevoegen voor meer informatie.