Dit artikel is bedoeld voor beheerders. Voor meer informatie over het beheren van de toegang tot uw eigen bestanden kunt u hier terecht .
Ondersteunde edities voor deze functie: Business Standard en Business Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Standard en Education Plus; G Suite Business; Nonprofits. Vergelijk uw editie
Als beheerder kunt u de algemene toegangsopties bepalen die gebruikers hebben wanneer ze een bestand delen in Mijn Drive. Standaard hebben gebruikers twee algemene toegangsopties: Beperkt of uw hele organisatie. U kunt andere opties toevoegen door doelgroepen aan te maken.
Doelgroepen zijn lijsten met groepen en gebruikers, zoals een afdeling of team, die u zelf instelt. Nadat u doelgroepen hebt aangemaakt, kunt u de primaire doelgroep selecteren. De primaire doelgroep is degene die automatisch aan gebruikers wordt voorgesteld. In eerste instantie heet de primaire doelgroep uw organisatie en omvat deze alle gebruikers binnen uw organisatie.
Op deze pagina
- Voorbeelden van algemene toegangsconfiguraties
- Hoe algemene toegangsopties van toepassing zijn
- Stel algemene toegangsopties in.
- Stel de standaard algemene toegang in voor nieuwe items.
Voorbeelden van algemene toegangsconfiguraties
- De primaire doelgroep aanpassen: U kunt per groep of organisatie-eenheid instellen welke doelgroep de primaire doelgroep is. Als u bijvoorbeeld een organisatie-eenheid Marketing hebt, kunt u een doelgroep 'Marketing' aanmaken en deze instellen als de primaire doelgroep voor die organisatie-eenheid. Op die manier is 'Marketing' de eerste optie die een gebruiker in de organisatie-eenheid Marketing krijgt wanneer hij of zij algemene toegang wil verlenen.
- Beperk de algemene toegangsopties: U kunt doelgroepen toevoegen en verwijderen in de algemene toegangsopties voor gebruikers. U kunt gebruikers bijvoorbeeld toestaan om alleen hun eigen afdeling toegang te geven en de optie voor de hele organisatie uitschakelen.
Hoe algemene toegangsopties van toepassing zijn
- Gedeelde schijven krijgen de algemene toegangsopties die u instelt voor de organisatie-eenheid waaraan de gedeelde schijf is toegewezen.
- Als u een doelgroep verwijdert uit de deelinstellingen, blijven bestanden gedeeld met die doelgroep , ook al staat die doelgroep niet meer in de algemene deelopties. Om verdere toegang te blokkeren, verwijdert u leden uit de doelgroep of verwijdert u de doelgroep uit de lijst met doelgroepen in de map.
- Als uw organisatie licenties voor Cloud Identity en Google Workspace heeft, gelden de algemene toegangsopties ook voor Cloud Identity-gebruikers.
Stel algemene toegangsopties in.
Voordat u begint: Leer indien nodig hoe u de instelling kunt toepassen op een afdeling of groep .
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Apps Google Werkruimte Drive en documenten .Hiervoor is beheerdersrechten voor service-instellingen vereist.
- Klik op Deelinstellingen > Doelgroepen .
De lijst 'Doelgroepen' toont alle doelgroepen die al op de service zijn toegepast, in de volgorde waarin ze in de deelinstellingen van gebruikers staan vermeld. - (Optioneel) Om de instelling alleen op bepaalde gebruikers toe te passen, selecteert u aan de zijkant een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of configuratiegroep (geavanceerd).
Groepsinstellingen hebben voorrang op organisatie-eenheden. Meer informatie
- Klik op Doelgroep toevoegen .
- Vink het vakje aan naast de doelgroep die u wilt toevoegen. Als de enige doelgroep de hoogste organisatie-eenheid is, klikt u op Doelgroep aanmaken . Zie 'Over doelgroepen' voor meer informatie over het instellen van doelgroepen .
- Klik op Opslaan .
- Wijs de doelgroep aan die u als primaire doelgroep wilt instellen en verplaats deze naar positie 1 door het nummer te verslepen of aan te passen.
- (Optioneel) Plaats de overige doelgroepen in de gewenste volgorde. Om een doelgroep te verwijderen, klikt u op 'Item verwijderen'.
. - Klik op Opslaan. Of u kunt voor een organisatie-eenheid op Overschrijven klikken.
Om de overgeërfde waarde later te herstellen, klikt u op Overnemen (of Ongedaan maken voor een groep).
Het kan tot 24 uur duren voordat de wijzigingen zichtbaar zijn. Gedurende deze tijd kunnen oude en nieuwe instellingen afwisselend van kracht zijn.
Stel de standaard algemene toegang in voor nieuwe items.
Standaard staat de algemene toegang ingesteld op 'Beperkt' . Dit is de aanbevolen instelling voor de meeste gebruikers, zodat ze een bestand alleen kunnen delen wanneer ze daar klaar voor zijn en hun persoonlijke bestanden privé kunnen houden.
Voordat u begint: Leer indien nodig hoe u de instelling kunt toepassen op een afdeling of groep .
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Apps Google Werkruimte Drive en documenten .Hiervoor is beheerdersrechten voor service-instellingen vereist.
- Klik op Instellingen voor delen > Standaardtoegang .
- (Optioneel) Om de instelling alleen op bepaalde gebruikers toe te passen, selecteert u aan de zijkant een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of configuratiegroep (geavanceerd).
Groepsinstellingen hebben voorrang op organisatie-eenheden. Meer informatie
- Kies een optie:
- Alleen toegankelijk voor de eigenaar — Alleen de eigenaar van het bestand heeft toegang tot nieuwe bestanden.
- Iedereen binnen uw organisatie heeft toegang tot het item als ze de link hebben (voor organisaties zonder specifieke doelgroepen). Bestanden met deze instelling worden niet in zoekresultaten opgenomen, tenzij er links naar dat bestand zijn vanuit andere bestanden die wel doorzoekbaar zijn.
- Iedereen binnen uw organisatie kan het item zoeken en vinden (voor organisaties zonder specifieke doelgroepen). Bestanden met deze instelling worden pas in de Drive van een gebruiker weergegeven nadat die gebruiker het bestand heeft geopend of het bestand met hem of haar is gedeeld.
- De primaire doelgroep heeft toegang tot het item als ze de link hebben (voor organisaties met een doelgroep). Bestanden met deze instelling worden niet in de zoekresultaten opgenomen, tenzij er links naar dat bestand zijn vanuit andere bestanden die wel doorzoekbaar zijn.
- De primaire doelgroep kan het item zoeken en vinden (voor organisaties met een doelgroep). Bestanden met deze instelling worden pas in de Drive van een gebruiker weergegeven nadat die gebruiker het bestand heeft geopend of het bestand met hem of haar is gedeeld.
- Klik op Opslaan. Of u kunt voor een organisatie-eenheid op Overschrijven klikken.
Om de overgeërfde waarde later te herstellen, klikt u op Overnemen (of Ongedaan maken voor een groep).
Het kan tot 24 uur duren voordat de wijzigingen zichtbaar zijn. Gedurende deze tijd kunnen oude en nieuwe instellingen afwisselend van kracht zijn.