यह लेख, Google Workspace for Education के एडमिन के लिए है.
छात्र-छात्राओं और स्टाफ़ को Google Takeout का इस्तेमाल करने की अनुमति दें, ताकि वे Google Drive में मौजूद अपनी फ़ाइलें, Gmail मैसेज, और Google Photos का कॉन्टेंट किसी दूसरे Google खाते में कॉपी कर सकें. उदाहरण के लिए, ग्रेजुएशन कर रहे छात्र-छात्राएं, डेटा को अपने निजी Google खाते में कॉपी और ट्रांसफ़र कर सकते हैं.
जानें कि उपयोगकर्ता स्कूल वाले खाते से कॉन्टेंट को कॉपी करके, किसी दूसरे खाते में कैसे ट्रांसफ़र करते हैं
YouTube या Photos जैसी Google की अन्य सेवाओं के लिए, डेटा ट्रांसफ़र को मैनेज करने के लिए उपयोगकर्ताओं के लिए Takeout को अनुमति दें या ब्लॉक करें पर जाएं.
उपयोगकर्ता क्या-क्या कॉपी और ट्रांसफ़र कर सकते हैं
डिफ़ॉल्ट रूप से, Takeout के ज़रिए डेटा ट्रांसफ़र करने की अनुमति, सभी संगठनात्मक इकाइयों के लिए चालू होती है. इस अनुमति से, उपयोगकर्ता अपने Gmail और Drive का डेटा डाउनलोड कर सकते हैं:
- Drive: उपयोगकर्ता 'मेरी ड्राइव' में मौजूद, अपने मालिकाना हक वाले फ़ोल्डर और दस्तावेज़ों की कॉपी ट्रांसफ़र कर सकते हैं.
- Gmail: अपने ईमेल को कॉपी और ट्रांसफ़र कर सकते हैं. हालांकि, वे संपर्क, चैट या टास्क से जुड़ा डेटा ट्रांसफ़र नहीं कर सकते.
- Photos: उपयोगकर्ता अपनी फ़ोटो, वीडियो, और एल्बम ट्रांसफ़र कर सकते हैं. डेस्टिनेशन खाते में मौजूद एल्बम के टाइटल में, ओरिजनल मालिक का ईमेल पता शामिल होगा.
ध्यान दें: इस प्रोसेस के दौरान, कोई भी दस्तावेज़, ईमेल या फ़ोटो नहीं मिटाई जाती. नए खाते में इनकी कॉपी बनाई जाती है, जबकि ओरिजनल फ़ाइलों में कोई बदलाव नहीं होता. अपने डोमेन से बाहर फ़ाइल शेयर करने की सुविधा बंद करने पर, Drive की फ़ाइलों को कॉपी नहीं किया जा सकता.
पहला चरण: ट्रांसफ़र करने की अनुमतियां सेट करना
इस चरण के लिए, आपके पास संगठन की इकाइयों (टॉप-लेवल) और सेवा की सेटिंग के लिए, एडमिन के खास अधिकार होने चाहिए.
-
Google Admin console में, मेन्यू
डेटा
डेटा इंपोर्ट और एक्सपोर्ट करें
Google Takeout पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- ट्रांसफ़र करने से जुड़ी अन्य अनुमतियां पर क्लिक करें.
- ट्रांसफ़र के ऐक्सेस वाले बॉक्स पर सही का निशान लगाएं या हटाएं.
- ध्यान दें: इस बॉक्स पर सही का निशान लगाने से, आपके उपयोगकर्ता इस टूल को ऐक्सेस कर पाएंगे और अपना डेटा ट्रांसफ़र कर पाएंगे.
डेटा ट्रांसफ़र करने की सेवाएं सेक्शन में जाकर, Drive, Gmail या Photos को उन सभी सेवाओं के लिए चालू करें जिनके लिए आपको उपयोगकर्ताओं को डेटा ट्रांसफ़र करने की अनुमति देनी है.
अहम जानकारी: उपयोगकर्ता, अपना कॉन्टेंट ट्रांसफ़र करें टूल को सिर्फ़ तब ऐक्सेस कर सकते हैं, जब तीसरे चरण में दिया गया चेकबॉक्स चुना गया हो और चौथे चरण में दी गई कम से कम एक सेवा चालू हो. अगर सभी सेवाएं बंद हैं, तो उपयोगकर्ता इस टूल को ऐक्सेस नहीं कर सकते. भले ही, डेटा ट्रांसफ़र करने की अतिरिक्त अनुमतियां चालू हों. सेवाओं को चालू या बंद करने के बारे में ज़्यादा जानें.
(ज़रूरी नहीं) अगर आपको ये सेटिंग, उपयोगकर्ताओं के किसी खास ग्रुप पर लागू करनी हैं, तो सेटिंग बदलने से पहले संगठन की इकाइयां पैनल में जाकर, संगठन की इकाई चुनें.
- संगठन की संरचना के बारे में ज़्यादा जानें.
सेव करें पर क्लिक करें.
दूसरा चरण. पक्का करें कि आपकी सेटिंग में डेटा ट्रांसफ़र की अनुमति हो
पक्का करें कि आपके उपयोगकर्ताओं के लिए, Google Takeout की सुविधा चालू हो. अगर सेवा बंद है, तो उपयोगकर्ता इस टूल को ऐक्सेस नहीं कर सकते. भले ही, आपने उन्हें अपना कॉन्टेंट ट्रांसफ़र करने की अनुमति दी हो.
ध्यान दें:
- Drive में फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा: उपयोगकर्ताओं को अपनी फ़ाइलें ट्रांसफ़र करने के लिए, Drive में संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा चालू होनी चाहिए.
- डेस्टिनेशन स्टोरेज: डेस्टिनेशन खाते में, ट्रांसफ़र किए गए डेटा को सेव करने के लिए ज़रूरत के मुताबिक स्टोरेज होना चाहिए.
ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Takeout को अनुमति देना या ब्लॉक करना, देखें कि किसी उपयोगकर्ता, ग्रुप या संगठन की इकाई के लिए कौनसे ऐप्लिकेशन चालू हैं, और अपने संगठन के लिए बाहरी शेयरिंग की सुविधा मैनेज करना पर जाएं.
तीसरा चरण. छात्र-छात्राओं को ट्रांसफ़र करने की प्रोसेस के बारे में जानकारी देना
अगर छात्र-छात्राएं, डेटा ट्रांसफ़र करने या स्नातक होने के लिए तैयार हैं, तो वे अपने Google खाते के पेजों पर जाकर, डेटा ट्रांसफ़र करने की सुविधा सेट अप कर सकते हैं. छात्र-छात्राओं को शुरू करने में मदद करने के लिए, उन्हें अपने स्कूल वाले Google खाते के कॉन्टेंट को कॉपी करके, किसी दूसरे Google खाते में ट्रांसफ़र करना लेख में दिए गए निर्देश शेयर करें.