Fase 2: Logra que las personas comiencen a usar la IA

En la fase 2, haz que los empleados se sumerjan en el uso de la IA en su trabajo diario. Deberás proporcionar capacitación, guías del usuario y asistencia entre pares.

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Paso 1: Recluta Guías de Google como usuarios pioneros

Recluta usuarios pioneros de cada departamento o grupo principal para explorar y promover el uso de la IA. Las Guías de Google no tienen que ser muy técnicas, pero deben ser miembros del equipo entusiastas y "de referencia" que estén ansiosos por usar herramientas nuevas.

Tus Guías de Google deben tener el tiempo y el interés necesarios para hacer lo siguiente:

  • Trabajar con los equipos para identificar casos de uso y mostrar a las personas cómo usar las herramientas
  • Brindar asistencia entre pares organizando horarios de atención, dando demostraciones y participando en foros de la empresa
  • Compartir prácticas recomendadas y casos de éxito en correos electrónicos, entradas de blog o boletines informativos
  • Recopilar y transmitir comentarios al equipo de adopción para determinar qué funciona bien y qué se debe mejorar

Paso 2: Proporciona guías de capacitación

Para que las personas puedan aprender a su propio ritmo, proporciona materiales de capacitación a pedido para usar las funciones potenciadas por IA en Workspace. Basa tus guías en los casos de uso y los objetivos que identificaste en la fase 1 de esta guía.

Paso 3: Proporciona capacitación inicial y asistencia continua

Para ayudar a las personas a sumergirse en el uso de la IA, proporciona capacitación presencial, facilita la obtención de asistencia y comunícate con ellas con regularidad para mantenerlas interesadas.

Estas son algunas buenas formas de brindar asistencia a los usuarios y mantenerlos interesados:

  • Capacitaciones iniciales en las que las Guías de Google se reúnen con cada equipo para demostrar los casos de uso de la IA para su rol
  • Horarios de atención semanales a cargo de las Guías de Google, en los que los usuarios pueden obtener asistencia personalizada
  • Un centro interno con acceso a todos los recursos de IA, como la capacitación a pedido y los horarios de atención
  • Un espacio de Google Chat en el que los usuarios pueden hacer preguntas, compartir casos de uso y, de otro modo, interactuar entre sí sobre el uso de la IA (obtén información para crear un espacio)
  • Competencias amistosas, por ejemplo, para hacer un seguimiento de las instrucciones más eficaces o creativas y celebrarlas
  • Preguntas frecuentes, sugerencias y casos de éxito publicados en tu centro de IA o compartidos por correo electrónico, entradas de blog o boletines informativos
  • Posters que se muestran en todo el lugar de trabajo con recordatorios y sugerencias sobre la IA

Realiza encuestas breves de "control de estado".

Durante la fase 2, realiza una serie de encuestas breves en las que se les pregunte a los usuarios sobre una función favorita que hayan estado usando y cómo les ha funcionado. Usa las respuestas para crear preguntas frecuentes, sugerencias y casos de éxito, y para identificar dónde las personas podrían necesitar más asistencia.

Sugerencia: Crea tu encuesta fácilmente en Formularios. Obtendrás resultados instantáneos y podrás resumir las respuestas de un vistazo con gráficos. Ir a Crear una encuesta en Formularios

Haz clic aquí para ver preguntas de muestra

Sugerencia: Pídele a Gemini que adapte estas preguntas para tu organización. Para comenzar, ve a Sugerencias para escribir instrucciones para Gemini.

Comentarios específicos sobre las funciones

  • ¿Con qué frecuencia usaste Gemini para Workspace la semana pasada?
  • ¿Qué función potenciada por IA usaste más la semana pasada?
  • ¿Cómo te ayudó [nombre de la función anterior] a realizar una tarea específica? ¿Fue exitosa?
  • Describe qué es lo que más te gusta de [nombre de la función anterior] y qué se podría mejorar.

Exploración abierta

  • ¿Hubo algo sorprendente (positivo o negativo) en tu experiencia con la IA esta semana?
  • ¿Te encontraste con obstáculos inesperados? ¿Cómo intentaste superarlos?

Supervisa el uso y la actividad de Gemini.

Una vez que las personas comiencen a usar Gemini con Google Workspace, usa la Consola del administrador para hacer un seguimiento de la adopción y obtener información sobre cómo Gemini usa los datos de tu empresa.

Haz un seguimiento del uso de la IA con informes

Consulta los informes de Gemini para hacer un seguimiento de cuántas personas usan Gemini con Google Workspace y con qué apps lo usan. Haz un seguimiento del uso en toda la empresa, dentro de los equipos o por personas.

Con los informes, puedes averiguar qué equipos o personas son usuarios avanzados, o quiénes tienen tasas de adopción bajas y podrían necesitar más capacitación sobre la IA. También puedes obtener estadísticas sobre la adopción de diferentes casos de uso. Por ejemplo, es posible que descubras que tu equipo de ingeniería usa Gemini en Documentos de Google para mejorar las comunicaciones, pero no aprovecha las funciones de Gemini en Meet, como los resúmenes de reuniones y la toma de notas.

Obtén información para: Revisar el uso de Gemini en tu organización

Consulta cómo Gemini usa los datos de la empresa

Cuando responde a las instrucciones de los usuarios, Gemini accede al contenido de Google Drive. Para ver a qué contenido se accedió, puedes ejecutar búsquedas en los registros de auditoría de Drive. Por ejemplo, si Gemini accede a los datos de un conjunto de archivos en respuesta a la consulta de un usuario, se genera un evento para cada archivo al que se accedió.

Más información: Registros de auditoría de Gemini con la actividad de Google Workspace