दूसरा चरण: लोगों को एआई का इस्तेमाल करने के लिए बढ़ावा देना

दूसरे चरण में, कर्मचारियों को एआई की सुविधाओं का इस्तेमाल करने के लिए प्रोत्साहित करें. साथ ही, उन्हें रोज़ाना के काम में एआई का इस्तेमाल करने के लिए कहें. इसके लिए, आपको ट्रेनिंग, उपयोगकर्ता गाइड, और पीयर-टू-पीयर सहायता देनी होगी.

इस पेज पर इन विषयों के बारे में बताया गया है

पहला चरण: Google Guides को शुरुआती अडॉप्टर के तौर पर शामिल करना

एआई का इस्तेमाल करने के बारे में जानने और इसका प्रचार करने के लिए, हर बड़े विभाग या ग्रुप से शुरुआती अडॉप्टर शामिल करें. Google Guides का तकनीकी तौर पर बहुत ज़्यादा जानकारी होना ज़रूरी नहीं है. हालांकि, वे उत्साही और "गो-टू" टीम के सदस्य होने चाहिए. साथ ही, उनमें नए टूल इस्तेमाल करने की दिलचस्पी होनी चाहिए.

आपके Google Guides के पास ये काम करने के लिए समय और दिलचस्पी होनी चाहिए:

  • टीमों के साथ मिलकर काम करना, ताकि इस्तेमाल के उदाहरणों की पहचान की जा सके और लोगों को टूल इस्तेमाल करने का तरीका दिखाया जा सके
  • ऑफ़िस आवर्स आयोजित करके, डेमो देकर, और कंपनी के फ़ोरम में हिस्सा लेकर, पीयर-टू-पीयर सहायता देना
  • ईमेल, ब्लॉग पोस्ट या न्यूज़लेटर में सबसे सही तरीके और सफलता की कहानियां शेयर करना
  • सुझाव, राय या शिकायत इकट्ठा करना और उन्हें अडॉप्शन टीम को भेजना, ताकि यह पता लगाया जा सके कि क्या सही काम कर रहा है और किन चीज़ों में सुधार की ज़रूरत है.

दूसरा चरण: ट्रेनिंग गाइड उपलब्ध कराना

Workspace में एआई की सुविधाओं का इस्तेमाल करने के लिए, ऑन-डिमांड ट्रेनिंग कॉन्टेंट उपलब्ध कराएं, ताकि लोग अपनी रफ़्तार से सीख सकें. अपनी गाइड को, इस गाइड के पहले चरण में बताए गए इस्तेमाल के उदाहरणों और लक्ष्यों के आधार पर बनाएं.

तीसरा चरण: किकऑफ़ ट्रेनिंग और लगातार सहायता उपलब्ध कराना

लोगों को एआई की सुविधाओं का इस्तेमाल करने में मदद करने के लिए, इन-पर्सन ट्रेनिंग दें. साथ ही, सहायता पाना आसान बनाएं और लोगों को जोड़े रखने के लिए, उनसे नियमित तौर पर संपर्क करें.

उपयोगकर्ताओं को सहायता देने और उन्हें जोड़े रखने के कुछ बेहतरीन तरीके यहां दिए गए हैं:

  • किकऑफ़ ट्रेनिंग, जिनमें Google Guides, हर टीम से मिलकर, उनके रोल के लिए एआई के इस्तेमाल के उदाहरण दिखाते हैं
  • हर हफ़्ते ऑफ़िस आवर्स, जिनमें Google Guides मौजूद होते हैं. यहां उपयोगकर्ता, 1-ऑन-1 सहायता पा सकते हैं
  • एक इंटरनल हब, जिसमें एआई के सभी संसाधनों का ऐक्सेस होता है. जैसे, ऑन-डिमांड ट्रेनिंग और ऑफ़िस आवर्स के शेड्यूल
  • Google Chat स्पेस, जहां उपयोगकर्ता सवाल पूछ सकते हैं, इस्तेमाल के उदाहरण शेयर कर सकते हैं, और एआई के इस्तेमाल के बारे में एक-दूसरे से बातचीत कर सकते हैं. स्पेस बनाने का तरीका जानें
  • दिलचस्प प्रतियोगिताएं, जैसे कि सबसे असरदार या क्रिएटिव प्रॉम्प्ट को ट्रैक करना और उन्हें हाइलाइट करना
  • अक्सर पूछे जाने वाले सवाल, सुझाव, और सफलता की कहानियां, जिन्हें आपके एआई हब पर पोस्ट किया जाता है या ईमेल, ब्लॉग पोस्ट या न्यूज़लेटर के ज़रिए शेयर किया जाता है
  • पोस्टर , जिन्हें आपके ऑफ़िस में हर जगह लगाया जाता है. इनमें एआई से जुड़े रिमाइंडर और सुझाव शामिल होते हैं

कम समय में पूरे किए जा सकने वाले "पल्स-चेक" सर्वे कराना

दूसरे चरण के दौरान, कम समय में पूरे किए जा सकने वाले सर्वे की एक सीरीज़ कराएं. इनमें उपयोगकर्ताओं से उनकी पसंदीदा सुविधा के बारे में पूछें. साथ ही, यह भी पूछें कि वह सुविधा उनके लिए कितनी मददगार साबित हुई है. जवाबों का इस्तेमाल करके, अक्सर पूछे जाने वाले सवाल, सुझाव, और सफलता की कहानियां बनाएं. साथ ही, यह पता लगाएं कि लोगों को कहां ज़्यादा सहायता की ज़रूरत हो सकती है.

अहम जानकारी: Forms में आसानी से सर्वे बनाएं. आपको तुरंत नतीजे मिलते हैं. साथ ही, चार्ट और ग्राफ़ की मदद से, जवाबों की खास जानकारी एक नज़र में देखी जा सकती है. Forms में सर्वे बनाने का तरीका जानें

सवाल के सैंपल देखने के लिए, यहां क्लिक करें

अहम जानकारी: Gemini से इन सवालों को अपने संगठन के हिसाब से ढालने के लिए कहें. शुरू करने के लिए, Gemini के लिए प्रॉम्प्ट लिखने के सुझाव पर जाएं.

सुविधा के बारे में सुझाव, राय या शिकायत

  • पिछले हफ़्ते, आपने Gemini for Workspace का इस्तेमाल कितनी बार किया?
  • पिछले हफ़्ते, आपने एआई की किस सुविधा का सबसे ज़्यादा इस्तेमाल किया?
  • ऊपर बताई गई [सुविधा का नाम] ने, किसी खास टास्क को पूरा करने में आपकी मदद कैसे की? क्या यह सुविधा आपके लिए मददगार साबित हुई?
  • बताएं कि आपको ऊपर बताई गई [सुविधा का नाम] में सबसे ज़्यादा क्या पसंद आया. साथ ही, यह भी बताएं कि इसमें क्या सुधार किया जा सकता है.

ओपन-एंडेड एक्सप्लोरेशन

  • क्या इस हफ़्ते, एआई के साथ आपके अनुभव के बारे में कोई चौंकाने वाली बात (सकारात्मक या नकारात्मक) सामने आई?
  • क्या आपको किसी ऐसी समस्या का सामना करना पड़ा जिसकी आपको उम्मीद नहीं थी? आपने उन समस्याओं को हल करने की कोशिश कैसे की?

Gemini के इस्तेमाल और गतिविधि की निगरानी करना

जब लोग Google Workspace के साथ Gemini का इस्तेमाल करना शुरू कर देते हैं, तब Admin console का इस्तेमाल करके, यह ट्रैक करें कि कितने लोग इसका इस्तेमाल कर रहे हैं. साथ ही, यह भी जानें कि Gemini, आपकी कंपनी के डेटा का इस्तेमाल कैसे कर रहा है.

रिपोर्ट की मदद से, एआई के इस्तेमाल को ट्रैक करना

Gemini की रिपोर्ट देखकर ट्रैक करें कि कितने लोग Google Workspace के साथ Gemini का इस्तेमाल कर रहे हैं. साथ ही, यह भी देखें कि वे किन ऐप्लिकेशन के साथ इसका इस्तेमाल कर रहे हैं. अपनी कंपनी, टीमों या लोगों के हिसाब से, इसके इस्तेमाल को ट्रैक करें.

रिपोर्ट की मदद से, यह पता लगाया जा सकता है कि कौनसी टीमें या लोग, एआई का ज़्यादा इस्तेमाल करते हैं. साथ ही, यह भी पता लगाया जा सकता है कि किन लोगों ने एआई का इस्तेमाल कम किया है और उन्हें एआई की ट्रेनिंग की ज़रूरत हो सकती है. इसके अलावा, इस्तेमाल के अलग-अलग उदाहरणों के बारे में भी जानकारी पाई जा सकती है. उदाहरण के लिए, आपको पता चल सकता है कि आपकी इंजीनियरिंग टीम, Google Docs में Gemini का इस्तेमाल करके बातचीत को बेहतर बना रही है. हालांकि, वे Meet में Gemini की सुविधाओं का फ़ायदा नहीं उठा रही है. जैसे, मीटिंग की खास जानकारी और नोट लेना.

जानें कि: अपने संगठन में Gemini के इस्तेमाल से जुड़ा डेटा कैसे देखें

देखें कि Gemini, कंपनी के डेटा का इस्तेमाल कैसे करता है

उपयोगकर्ताओं के प्रॉम्प्ट का जवाब देते समय, Gemini, Google Drive से कॉन्टेंट ऐक्सेस करता है. यह देखने के लिए कि कौनसा कॉन्टेंट ऐक्सेस किया गया है, Drive में ऑडिट लॉग खोजें. उदाहरण के लिए, अगर Gemini, उपयोगकर्ता के किसी सवाल के जवाब में, फ़ाइलों के किसी सेट से डेटा ऐक्सेस करता है, तो ऐक्सेस की गई हर फ़ाइल के लिए एक इवेंट जनरेट होता है.

ज़्यादा जानें: Google Workspace में की गई गतिविधि के लिए, Gemini के ऑडिट लॉग